CONTROL Y AUDITORIA

UAP FILIAL HUANUCO

Concepto de control

Es el proceso de ejercitar una influencia directiva o

restrictiva, es decir, las posibilidades de dirigir actividades
hacia objetivos buscados o de evitar que se produzcan
resultados no deseados.

En general, se reconoce al control como una funcin

administrativa bsica; consiste en verificar que las
diferentes
actividades
que se
realizan
en una
organizacin tiendan a alcanzar sus objetivos.

Tipos de control
a) De acuerdo a su objetivo, en esta categora tenemos:
Correctivos, son aquellos que cuentan en su estructura con
los elementos para medir las desviaciones e informar sobre
ellas. Implican la determinacin de los desvos y su informe a
quien debe actuar sobre stos. Los controles correctivos,
tambin, pueden ser retroalimentados (datos del pasado) o
prealimentados, por ejemplo: presupuestos, ratios.
No correctivos, son los que prescinden de la medicin e
informacin de los desvos que se pueden producir, como es
el caso de controles de separacin por funciones y oposicin
de intereses.

Tipos de control
b) De acuerdo a su marco temporal, en este caso tenemos:
Retroalimentados, pues operan sobre hechos sucedidos.
Comparan los resultados ocurridos con los esperados.
Prealimentados, pues operan sobre eventos futuros (en los
procesos industriales se denominan control anticipante) y
previenen la ocurrencia de resultados indeseados.

Tipos de control

c) De acuerdo a su pertenencia al sistema operante, tenemos:

De secuencia abierta, donde el grupo de control no pertenece
al sistema operante; es independiente del mismo.
De secuencia cerrada, en el que todos los elementos del
control pertenecen al propio sistema operante.

Etapas del control

1.
Establecimiento de estndares: es la accin de
determinar el/los parmetro/s sobre los cuales se ejercer el
control y, posteriormente, el estado o valor de esos
parmetros considerado deseable. Este es el primer
elemento a establecer para instrumentar un sistema de
control. En esta especificacin se debern incluir, entre
otros, la precisin con que se medir el parmetro a
verificar, el mtodo de medicin y el instrumento sensible
que se aplicar, la periodicidad en la aplicacin y hasta los
responsables de esta tarea.

Etapas del control

2. Comparacin o diagnstico: implica el cotejo entre los

resultados reales con los deseables. En esta etapa se
investiga (ms o menos extensamente) acerca de las
causas de las desviaciones que acompaarn un informe
con las discrepancias detectadas, para ser fuente de
informacin de la siguiente fase.

Etapas del control

3. La determinacin de acciones correctivas es la tercera
etapa. Lleva implcita una decisin: corregir o dejar como
est. Obviamente ser ms certera y econmica la solucin
de la discrepancia mientras ms correcto sea el diagnstico
hecho en la etapa anterior.
4. La ejecucin de las acciones correctivas es el ltimo
paso. Sin ste, el control ser estril, intil e incompleto.
Ms an, infinitamente caro como respuesta al problema
que intent solucionar. Por ello, se considera que sin esta
etapa simplemente no ha existido una accin de control.

Principio de economicidad del control

Un principio bsico a tener en cuenta cuando se quiere
implementar un control, es analizar el costo de la
instrumentacin del mismo. Se considera que este costo
debe ser menor al beneficio (potencial o real) que se obtiene
con su implementacin. Por ello no se evalan todas las
caractersticas o parmetros posibles, sino slo aquellos que
dan un ratio positivo a la relacin costo de implementar la
medida-beneficio esperado (por estas razones se dice que el
control es selectivo).

Auditora y control
En este marco, la auditora es una funcin de control, con las
siguientes caractersticas:
Es del tipo retroalimentado, porque se refiere a hechos
sucedidos.
Es correctiva, ya que est orientada a la medicin e
informacin de los desvos.
Es de secuencia abierta, ya que el grupo de control es
independiente (no debe pertenecer al sistema operante,
aunque puede ser parte de la empresa).
Es selectiva.

Etapas de un programa de auditora

1) Definicin del objetivo:

En los casos de trabajos de auditoras contables las
posibilidades para seleccionar el objetivo de la mismas estn
bastante limitadas y son previsibles; en el caso de otros tipos
de trabajos de auditora, como las de sistemas, el objetivo se
determina en funcin de las necesidades demandadas por
quien solicita el servicio.

Etapas de un programa de auditora

2) Definicin del alcance:

El alcance de una auditora es determinado siempre en forma
especfica para cada trabajo; en particular, lo fijan las
necesidades y expectativas del comitente. En la
determinacin del alcance influye de manera decisiva el
grado de certeza requerido a los datos que figuren en el
informe. Por ejemplo, si debe controlarse toda la poblacin o
puede hacerse un muestreo sobre el item que se est
auditando

Etapas de un programa de auditora

El alcance de la auditora ha de figurar expresamente (junto
con el objetivo) en el informe final, de modo que quede
perfectamente determinado no solamente hasta qu puntos
se ha llegado, sino qu materias fronterizas han sido
omitidas. Igualmente habrn de expresarse las excepciones
del alcance, cuando exista alguna cuestin que pudiera
suponerse incluida, sin estarlo.
Dentro de este paso debe contemplarse, tambin, la
fijacin de los interlocutores del equipo auditor, es decir,
determinar quines tendrn poder de decisin y de
validacin dentro de la empresa en el proyecto de auditora.
Igualmente, en esta instancia, deben determinarse los
destinatarios del Informe Final

3) Relevamiento e investigacin:
Esta etapa es la que demanda mayor esfuerzo, tiempo y
recursos de un programa de auditora; en ella el auditor debe
involucrarse en forma personal procurando obtener la
mayor cantidad posible de informacin de "primera
mano". Comprende las siguientes actividades:
-Elaboracin del Plan de Auditora y de los Programas de
Trabajo: Una vez hecho el estudio inicial y asignados los
recursos necesarios para la auditora, el responsable de la
misma y sus colaboradores establecen el Plan de Auditora,
donde el encargado de cada grupo de trabajo programa las
actividades que le corresponden y las eleva al responsable
general del proyecto para ser compatibilizadas.

3) Relevamiento e investigacin:
Caractersticas del Plan de Auditora:
Establece los recursos globales que van a ser
necesarios para el trabajo.
Establece las prioridades de evaluacin sobre el material
auditable (de acuerdo con las indicaciones del cliente).
Establece la disponibilidad requerida del personal y de
los dems recursos a controlar.
Describe las tareas a realizar y las responsabilidades de cada
integrante del equipo de trabajo.
Establece las ayudas que el auditor debe recibir por parte del
auditado. No se consideran calendarios porque en esta
instancia se manejan recursos genricos y no especficos.

3) Relevamiento e investigacin:
Una vez elaborado el Plan de Auditora, se procede a la
programacin detallada de sus actividades. En esta instancia
se elaboran los Programas de Trabajo que son las
cuantificaciones del Plan de Auditora. En ellos se asignan
los recursos humanos y materiales concretos para cada
segmento del plan general. En los Programas de Trabajo se
establece el calendario real de actividades a realizar; estos
documentos sirven para controlar el grado de avance del
proyecto de auditora.

3) Relevamiento e investigacin:
-Ejecucin de las actividades de relevamiento: En este punto
el auditor debe documentarse sobre cmo trabaja el rea o
sistema que se est auditando. En cuando se realizan las
actividades concretas -in situ- del trabajo de auditora:
observacin del ambiente de trabajo, entrevistas, encuestas,
anlisis de documentacin, etc.

4) Anlisis:
Realizadas las tareas de relevamiento e investigacin, las
actividades de esta etapa consisten en procesar la
informacin recabada, evaluar la calidad de los controles y
sacar las conclusiones pertinentes; es decir clasificar,
elaborar, ordenar los papeles de trabajo obtenidos en la
etapa anterior. El objetivo es obtener la informacin
documentada necesaria para avalar el resultado del trabajo,
es decir respaldar el Informe de Auditora.

5) Elaboracin del Informe:

La elaboracin del Informe Final es el ltimo paso de una
auditora. Es el exponente de la calidad del trabajo y el lugar
donde el auditor avala personal y profesionalmente su juicio
en forma documental.
Es el resultado tangible del trabajo de auditora. Todo lo que
se vuelque en el informe debe estar avalado por los
papeles
de
trabajo,
constancias documentales o
pruebas tangibles y objetivas; de otra manera ste puede
ser objetado y hasta desechado.

5) Elaboracin del Informe:

Los hechos a incluir en un informe de auditora implican la
existencia de una debilidad detectada que ha de ser corregida o
puntos de control que deben ser fortalecidos. El Informe debe
incluir solamente hechos importantes. La inclusin de hechos
poco relevantes o accesorios desva la atencin del lector y
desvirta el informe en su conjunto.
Resulta evidente la necesidad de redactar borradores e
informes parciales y previos del Informe Final, ya que es el
mtodo ms adecuado para equilibrar las tcnicas analticas
utilizadas durante el trabajo de relevamiento, con las
sintticas que exige la confeccin de este informe. Los
borradores e informes parciales pueden ser usados como
elementos de contraste de opiniones entre auditor y auditado, y
pueden descubrir fallos de apreciacin por parte de los
especialistas al evaluar las materias auditadas.

5) Elaboracin del Informe:

Estructura del Informe Final
El documento que formaliza la ejecucin del trabajo de
auditora es el
Informe Final. Segn Acha Iturmendi, sus captulos son:
1) Marco de ejecucin del trabajo de auditora. El
informe se inicia especificando las fechas de comienzo de la
auditora
y de redaccin del documento. Se incluyen
asimismo los nombres de los especialistas integrantes del
equipo auditor
y los nombres de todas las personas
entrevistadas (con indicacin de la posicin, responsabilidad o
puesto de trabajo que ostenten).
2) Definicin de objetivos y alcance de la auditora.

5) Elaboracin del Informe:

Estructura del Informe Final
3) Enumeracin de temas considerados. Antes de
tratarlos
en profundidad, se enumerarn lo ms
exhaustivamente posible todos los temas objeto de la auditora.
4) Cuerpo expositivo (Observaciones). Para cada tema
objeto de auditora se sigue el siguiente orden:
Situacin actual. Cuando se trate de una revisin peridica, en
la que se analiza no solamente una situacin, sino adems su
evolucin en el tiempo, se expondr la situacin prevista y la
situacin real. Tendencias. Se tratarn de hallar parmetros
de correlacin que permitan establecer tendencias de
situacin futura; no siempre es posible tal pretensin.
Puntos dbiles y amenazas. Debern explicarse por s mismos,
sin referencias a otros lugares del informe.

5) Elaboracin del Informe:

Estructura del Informe Final
5) Recomendaciones y Planes de Accin. Constituyen,
junto con la exposicin de puntos dbiles, el verdadero
objeto de una auditora. Consejos:
Siempre se explicitar la palabra recomendacin, y ninguna
otra. Debern entenderse por s solas, por su simple lectura.
Debern ser concretas y exactas en el tiempo, para que
puedan ser seguidas y verificadas en su implementacin.
Las recomendaciones se redactarn de forma tal que vayan
dirigidas expresamente a la persona o personas que puedan
implementarlas. Debern evitarse las recomendaciones
demasiado generales.

5) Elaboracin del Informe:

Estructura del Informe Final
6) Redaccin de la Carta de Introduccin o
Presentacin. Este documento tiene especial importancia
porque en pocas hojas resume la auditora realizada, de
manera que el cliente pueda formarse una idea aproximada
de la situacin final con la sola lectura de este informe
sinttico. As como pueden existir tantas copias del Informe
Final como solicite el cliente, no deberan hacerse copias de
este documento, ya que la informacin que contiene es de
naturaleza
confidencial. Su destinatario debe ser la
autoridad mxima de la empresa (o a quien ella delegue
expresamente)