PLANEAMIENTO

FINANCIERO

Docente:

Mail:

Walter Pollack V.

wpollackv@hotmail.com.

FUNDAMENTOS DE PLANIFICACION Y CONTROL DE

UTILIDADES
PROCESO ADMINISTRATIVO

Desarrollo y aplicacin de objetivos generales y de largo

alcance para la empresa.
Especificacin de las metas de la empresa.
Un plan de utilidades de corto plazo detallado por
responsabilidades asignadas.
Procedimientos de Seguimientos.
El Proceso Administrativo es una serie de actividades
independientes, utilizadas por la administracin para
poder: planificar, organizar, suministrar personal y
controlar.

FUNDAMENTOS DE PLANIFICACION Y
CONTROL DE UTILIDADES
El PAPEL DE LA ADMINISTRACIN

Proceso de fijar las metas de la entidad

y de implementar las actividades para
alcanzar esas metas mediante el
empleo eficiente de los recursos
humanos, los materiales y capital.

FUNDAMENTOS DE PLANIFICACION Y
CONTROL DE UTILIDADES
ORIENTACION HACIA LAS METAS
Todas las empresas (organizaciones mercantiles) deben
tener objetivos y metas, las orientaciones primordiales a
las metas son:
El rendimiento sobre la inversin.
Contribucin a la mejora econmica y social del
mas basto medio ambiente.
Las organizaciones no mercantiles tienen objetivos
especficos como el cumplimiento de una misin dada
dentro de las limitaciones de sus costos.
Para ambos casos es esencial que los administradores de
la empresa y dems partes interesadas conozcan los
objetivos y metas, de lo contrario es imposible la eficaz
gua administrativa de las actividades y la medicin de la
efectividad con que se realizan las mismas.

FUNDAMENTOS DE PLANIFICACION Y
CONTROL DE UTILIDADES
ORIENTACIN HACIA LA GENTE
El xito de una empresa depende de la gente
relacionada con la misma. La gente constituye
la parte mas crtica de la administracin.
Desarrollar un personal eficaz, crear un
ambiente autntico de trabajo y motivar
positivamente a la gente determinan en gran
medida el xito de la mayor parte de las
empresas.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y EL
PROCESO ADMINISTRATIVO
La Administracin de una empresa requiere el
constante ejercicio de ciertas responsabilidades
directivas a las cuales se les denomina FUNCIONES
DE LA ADMINISTRACIN.
Planificar
Organizar
Suministrar el personal y administrar los Recursos
Humanos.
Guiar y
Controlar.
Las
5
funciones
constituyen
el
proceso
administrativo pues son ejercidas en forma continua
y coincidente al administrarse una empresa.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y EL
PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICAR
Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir
un futuro curso de accin para lograrlos comprende:
Establecer los objetivos de la empresa
Desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el cual
se cumplirn los objetivos.
Elegir un curso de accin para alcanzar los objetivos.
Iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en
acciones.
Replantear sobre la marcha para corregir deficiencias que
pudieran existir.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y EL
PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZAR
Es el proceso mediante el cual los
empleados
y
sus
labores
se
relacionan uno con los otros para
cumplir los objetivos de la empresa.
Es la divisin trabajo entre grupos e
individuos y coordinar las actividades
del grupo.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y EL
PROCESO ADMINISTRATIVO

SUMINISTRAR EL PERSONAL Y
ADMINISTRAR LOS RECURSOS
HUMANOS

Es el proceso de asegurar que se

recluten empleados competentes
se les desarrolle y se les
recompensa
para
lograr
los
objetivos de la empresa.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y EL
PROCESO ADMINISTRATIVO

GUIAR Y LA INFLUENCIA
INTERPERSONAL
Es el proceso de motivar a las
personas o grupos de personas
para ayudar voluntaria y
armnicamente en el logro de
los objetivos.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y EL
PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROLAR
Es el proceso de asegurar el
desempeo eficiente para alcanzar los
objetivos de la empresa. Implica:
Establecer metas y normas
Comparar el desempeo medido contra
las metas y normas establecidas.
Reforzar los aciertos y corregir las fallas.

EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
1. PLANEAR

Retroalimentacin
5.CONTROLAR

4. Dirigir e
Influencia
Personal

2.ORGANIZAR

3. Dotar el personal
y Administracin de
recursos Humanos

PROCESO
ADMINISTRATIVO

http://tecnojur.blogs.lexnova.es/2011/03/22/la-gestion-de-los-procesos-de-negocio/

PROCESO
ADMINISTRATIVO

http://www.google.com.pe/imgres?q=el+proceso+administrativo+y+sus+etapas&num=10&hl=es&biw=1366&bih=677&tbm=isch&tbnid=wIkmoOhV1svZtM:&imgrefurl=http
://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/gestion-procesos-organizaciones-metodo-diseno.htm&imgurl=http://www.gestiopolis.com/administracionestrategia/gestion-procesos-organizaciones-metodo-diseno1.jpg&w=372&h=414&ei=j6JAUPfUGIjZ0QHzvYGoDA&zoom=1&iact=hc&vpx=380&vpy=239&dur=4497&hovh=237
&hovw=213&tx=88&ty=140&sig=100429123308053042854&page=3&tbnh=147&tbnw=132&start=42&ndsp=26&ved=1t:429,r:15,s:42,i:253

PLANIFICAR
Es la primera funcin de la administracin, la
cual se lleva a cabo en forma continua
porque el transcurso del tiempo exige
replanificacin y desarrollo de nuevos planes.
La replanificacin continua a menudo
requiere
de
acciones
planificadas
recientemente para:
Corregir las deficiencias observadas en el
desempeo.
Hacer frente a sucesos imprevistos de
naturaleza.
Aprovechar los nuevos adelantos.

La planificacin directiva comprende

cinco fases:
Establecer objetivos y metas empresariales.
Desarrollar premisas acerca del medio
ambiente en el que opera la entidad.
Tomar decisiones respecto a los cursos de
accin.
Emprender acciones que tiendan a activar los
planes.
Evaluar la retroalimentacin del desempeo
para la replanificacin.
La planificacin directiva es la base para el
ejercicio de las otras funciones.

TOMA DE DECISIONES
La esencia de la administracin exige
decisiones del mas elevado orden, las
cuales deben ser tomadas peridicamente
para delinear los cursos de accin futuros
de la empresa y corregir los pasados;
implica u importante proceso de direccin
empresarial, que permita hacer o dejar de
hacer algo, adoptar o rechazar una actitud.
Una sana toma de decisiones requiere
creatividad y confianza.

Pasos en el Proceso de Toma de

Decisiones

Reconocer un problema.
Identificar alternativas.
Especificar las fuentes de incertidumbre.
Escoger un criterio.
Considerar las preferencias de riesgo.
Evaluar alternativas.
Elegir la mejor alternativas.
Implantar el curso de accin
seleccionado.

PLANEACION DE LOS FLUJOS DE ENTRADA Y

DE SALIDA DE UNA EMPRESA
Manipulacin,por la Direccin, de:
FLUJOS DE ENTRADA

FLUJOS DE SALIDA
Productos

Gente
Capital
Materiales

Planeacin y
Control de las
Operaciones de
la empresa

Costos

Servicios
Contribuciones
Sociales
Ingresos

Utilidad
Inversin
Rendimiento sobre la Inversin

TOMA DE DECISIONES
Exige imaginacin y coraje.
La toma de decisiones implica 2 tareas:
Manipular las variables controlables pertinentes,
aquellas que pueden ser planificadas y
controladas activamente por la administracin.
Aprovechar la ventaja de las variables no
controlables pertinentes que pueden influir en el
xito operacional a largo plazo, considerando que
stas
no
pueden
ser
influidas
por
la
administracin,
sin
embargo
pueden
ser
proyectadas y planificadas para lograr el pleno
provecho de sus consecuencias favorables
previstas
y
manipular
las
consecuencias
desfavorables.

IDENTIFICACIN Y EVALUACIN DE LAS VARIABLES

Base para la manipulacinPERTINENTES
Estrategia y
Variables Pertinentes

Externas:
Poblacin
PBI
Ventas de la industria
Actividades de la Competencia
Industria
Lneas de Productos
Internas:
Empleados-Calidad
Empleados-Cantidad
Capital-Fuentes
Capital-Monto
Investigacin-Naturaleza
Investigacin-Costo
Publicidad
Productividad
Fijacin de precios a productos
Mtodo de Ventas

Mediano
Plazo

Corto
Plazo

NC

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

x
x
x

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

NC

x
x
x
x
x

Largo
Plazo
C NC

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

x
x
x

Referencia de
Planificacin

PLANES DE DIRECCIN
TIPO

DIMENSION
DE TIEMPO

Estratgico

Largo Plazo

Tctico u
Operacional

Corto Plazo

CARACTERISTICAS
Se concentra en los objetivos de la
empresa y sus estrategias globales;
afecta a todas las funciones de la adm.
entraan consecuencias de alcance
general y de largo plazo.
Afina los objetivos de la empresa para
desarrollar programas, polticas y
expectativas de desempeo; implica
tiempos entre el mediano y el corto
plazo; se encuentra en los niveles de
autoridad y responsabilidad asignadas
proporciona informacin sobre el
presupuesto para efectos de los
informes de desempeo.

ORGANIZAR
La actividad de organizacin depende de los
planes de la empresa y consiste en:
La subdivisin de una empresa en unidades de
trabajo: divisiones o departamentos.
La asignacin o delegacin de responsabilidades
administrativas.
La definicin del lugar de las decisiones.
Esto es el desarrollo de una estructura
organizacional, es importante que est bien
definida
porque
asigna
autoridad
y
responsabilidades de desempeo en forma
sistemtica.

DOS VISTAS DEL FLUJO DE AUTORIDAD

Derechos de Propiedad
Accionistas
Consejo de Administracin
Presidente
Vicepresidente
Gerente de Planta
Supervisor
Operador
A) Flujo de Autoridad Tradicional

B) Consenso desde Abajo

(autoridad de consenso)

Factores que influyen en la

Estructura de la Organizacin
Factores Internos:
Enfoque
conceptual
adoptado:
Toma
de
Decisiones
centralizada o descentralizada, con mayor delegacin de la
autoridad.
Espacio de Control
Diversidad de Productos y clase de operacin
Tamao de Organizacin
Tamao de Organizacin
Caractersticas de los empleados
Factores Externos:
Tecnologa
Caractersticas del mercado
Dependencia del medio ambiente
La estructura de la organizacin es fundamental para la
planificacin y control de utilidades porque tanto la planificacin
como el control se relacionan directamente con la distribucin
de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

EL ENTORNO DE LA
EMPRESA
El entorno actual se caracteriza por:
1.Cambios muy rpidos.
2.Globalizacin.
3.Importancia de las TIC -Tecnologas de la
Informacin y la Comunicacin-.
4.Creacin de grandes grupos empresariales
-oligopolios.
5.Y otros cambios sociales: incorporacin de
la mujer al trabajo, inmigracin, etctera.

Factores que influyen en la Estructura de la

Organizacin

CONTROLAR
Proceso de medir y evaluar el
desempeo de toda componente
organizacional de una empresa y
efectuar la accin correctiva, para
asegurar el cumplimiento eficiente
de los objetivos, metas y normas de
la Empresa.

TIPOS DE CONTROL
Preliminar:
Previo a la accin para asegurar que se
preparan los recursos y personal necesario.

Coincidente:
Vigilar las actividades constantes para
asegurar que se cumplan los procedimientos y
polticas.

Por Retroalimentacin:
Concentrando la atencin sobre los resultados
pasados para controlar las actividades futuras .

PROCESO DE CONTROL
CORRIENTE

Comparar el desempeo con las metas y normas

planificadas.
Preparar un informe que muestre lo realizado,
planificado
y
las
diferencias
entre
ambos
(variaciones)
Analizar las variaciones para determinar sus causas.
Desarrollar cursos de accin opcionales para
corregir las deficiencias y aprender de los xitos.
Hacer la seleccin de alternativas.
Realizar el seguimiento para evaluar la efectividad
de la correccin.
La comparacin de los resultados reales con las
metas y normas planificadas constituye una
medicin de la efectividad del control durante un
perodo pasado el cual constituye la base para una

ASPECTOS DE COMPORTAMIENTO DEL

PROCESO ADMINISTRATIVO
Actividad
Directiva
1. Planificacin

Algunos Factores Crticos de

Comportamiento
Participacin o no participacin
Proceso de planificacin
Comunicacin de los planes
Uso de los planes y las normas

2. Organizacin

Organigrama
Delegacin de autoridad y
responsabilidades
Especificacin de tareas
Conflictos entre el personal de lnea y el de
asesora

ASPECTOS DE COMPORTAMIENTO DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

Actividad
Directiva
3. Dotar el personal

Algunos Factores Crticos de

Comportamiento
Proceso de seleccin y contratacin
Escalafones/incentivos
Evaluacin del desempeo

4. Liderazgo

Enriquecimiento del trabajo

Futuras expectativas de los empleados
Estilo de Liderazgo
Actitud hacia los empleados

ASPECTOS DE COMPORTAMIENTO DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
Actividad
Directiva
5. Controlar

Algunos Factores Crticos de

Comportamiento
Mtodo de fijacin de metas y normas de desempeo
Significado de metas y normas
Mtodo de medir el desempeo
Mtodos de informar sobre el desempeo y de evaluarlo
Accin Correctiva
Recompensas y castigo
Actividades de seguimiento
Actitudes de los gerentes ante el riesgo
Evaluacin basada en el desempeo controlable
Lograr congruencia en las metas
Suministro de Incentivos

Caso Prctico
Definir una Empresa
prepara un organigrama general que
muestra su estructura bsica de la
organizacin por lneas de productos, por
funciones y por territorios. General La
empresa vende:
Es caracterstico de una empresa que cada
lnea
de
productos
tenga
tres
departamentos principales que se designan:
Produccin, distribucin y Finanzas. Las
regiones territoriales de Distribucin para
cada funcin son la de norte, sur, occidental

Caso Prctico
Se pide:
1. Dibujar un organigrama general que muestre la
autoridad y responsabilidades de lnea.
Comience con los accionistas.

La Colosal GM - Estructura de
Organizacin
Directorio
Gerente General
Secretaria
General

Gerente
Buick

Asesora

Gerente
Cadillac

Gerente
Chevrolet

Gerente
Pontiac

Finanzas
Produccin
Distribucin

Gerente
Saturno

2. Enumerar cinco organigramas mas detallados que GM tal

vez empleara para ilustrar relaciones estructurales mas
detalladas.
Departamentalizacin Funcional (Funcin)
Departamentalizacin Geogrfico (Zonal)
Departamentalizacin de Mercados (Canales de
Distribucin)
Departamentalizacin de Productos (Clases)
Departamentalizacin por Tiempo (Turnos)

3. Explicar como se relaciona la estructura de la organizacin con:

a.

La planificacin.- La relacin con la estructura organizacional es

total, ya que la organizacin se efecta de acuerdo a la meta y
objetivos planificados, con la finalidad de determinar su
cumplimiento.
b. El control.- En lo referente al control es la fase que determina si al
cumplirse lo planificado se est ejecutando tal como se planeo de
no ser as, se replantea las acciones hechos que obligan a reajustar
la organizacin con medidas correctivas que se orienten al
cumplimiento de metas y objetivos propuestos.
De igual manera se procede si al aplicar los procedimientos de
control se verifica que se est cumpliendo lo planeado, tambin se
puede efectuar ajustes (medidas de perfeccionamiento) para
optimizar resultados, logrando de esta manera superar objetivos y
metas.

CAPITULO II
LOS FUNDAMENTOS DE LA
PLANIFICACIN Y
CONTROL DE UTILIDADES

PLANIFICACIN Y CONTROL INTEGRAL DE

UTILIDADES (PCU)
Es un proceso que ayuda a la administracin a
realizar eficazmente las fases de las funciones de
planificar y controlar.
El modelo de PCU comprende:
Desarrollo de la aplicacin de objetivos generales y de largo
alcance de la empresa.
Especificacin de las metas de la compaa.
Desarrollo del plan estratgico de utilidades de largo
alcance.
Especificacin del plan tctico de utilidades de corto plazo.
Establecimiento de un sistema de informes peridicos de
desempeo detallados por responsabilidades asignadas
Desarrollo de procedimientos de seguimiento.

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA
PLANIFICACIN Y CONTROL DE
UTILIDADES
Proceso Administrativo:
Comprende planificar, organizar, proveer el
personal, dirigir y controlar.
Compromiso de la alta administracin:
Promover la eficaz participacin por todos los
niveles en la entidad.
Estructura de Organizacin:
Especifica las asignaciones de la autoridad y la
responsabilidad a todos los niveles de la
organizacin.
Proceso de Planeacin (captulo 1)
Proceso de Control Administrativo (captulo 2)

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA
PLANIFICACIN Y CONTROL DE
UTILIDADES

Una continua y congruente coordinacin de todas las

funciones de la administracin.
Alimentacin
adelantada
continua,
retroalimentacin, seguimiento y replanificacin por
canales
de
comunicacin
descendente
y
ascendente.
Plan estratgico de utilidades (largo plazo).
Plan tctico de utilidades (corto plazo).
Un sistema de contabilidad por centros de
responsabilidad.
Uso continuo del principio de excepcin.
Un programa de administracin del comportamiento.

Alimentacin adelantada,
retroalimentacin y replanificacin
PLANEACIN
Objetivos y metas deseados.
Estrategia: largo alcance.
Tctica: corto plazo.
Alimentacin Adelantada

OPERACIONES
Actividades Reales,
transformacin y
recursos.
Medicin,
Evaluacin
CONTROL
Comparacin del desempeo
real con el planificado.

R
E
T
R
O
A
L
I
M
E
N
T
A
C
I

PLANEACION EMPLEANDO EL
PCU
El objetivo de la planeacin es brindar
a cada gerente los parmetros para la
toma de decisiones operacionales
sobre una base cotidiana. Los planes
aprobados constituyen el elemento
primordial
de
la
alimentacin
adelantada.

PLANEACION EMPLEANDO EL PCU

Segn ACKOFF la planeacin, en su etapa
inicial debe desarrollar tres tipos de
proyecciones:

Proyeccin para referencia:

Es un intento por especificar cual ser el futuro de la entidad
si no se hiciera nada, es decir si no hubiera planeacin.

Proyeccin anhelada:
Muestra una serie de esperanzas y sueos en cuanto al
estado futuro de la entidad.

Proyeccin Planificada:
Muestra que tan cerca puede lograr la entidad de manera
realista una proyeccin anhelada. Detalla objetivos y metas
planificadas al ser alcanzado durante el tiempo que cubre el

PLANEACION EMPLEANDO EL
PCU

La planeacin debe empezar con una proyeccin

para referencia y una proyeccin anhelada, debiendo
concluir con una proyeccin planificada que
represente un plan realista de la administracin
superior expresada en palabras y cifras.
La planificacin por la administracin superior es un
proceso continuo, ya una proyeccin planificada
nunca es un producto final y definitivo. Est en
constante modificacin al cambiar las condiciones y
disponerse de nueva informacin.

PLANEACION EMPLEANDO EL
PCU

La planificacin por la administracin superior

puede implantarse con informalidad o formalidad.
Formalidad.- Grado por el cual:
El proceso de planificacin estructurado
Las decisiones de la planificacin se expresan en
forma de planes escritos y resultados financieros
estandarizados.
La planificacin sigue las lneas de autoridad y
responsabilidad, por lo que hace posible la
aplicacin efectiva e integrada del concepto de la
alimentacin adelantada.

OBJETIVOS DE LA ENTIDAD
(Generales y de Largo Plazo)
Econmicos
Empleados
Clientes
Producciones
Dueos
Sociales

NIVEL
ES DE
LA
PLANE
ACIN

METAS DE LA ENTIDAD
Lneas de productos
Lneas de Servicios
Participacin en el mercado
Rentabilidad
Rendimientos sobre la inversin Tasa de Crecimiento
PLANES DE UTILIDADES
(Estructurados y Cuantificados)

Plan Estratgico de
Utilidades
General
Largo Plazo
Resp. Gnral.
Cuantificado

Plan Tctico de
Utilidades
Detallado
Corto Plazo
Resp. Detallada
Cuantificado

DESARROLLO DE PLANES DE
UTILIDADES
Actividad

Flujo de la
Informacin

Secuencia de
la Aprobacin

Principal
Participante

Objetivos del ente

Consejo de Adm, Principal

funcionario ejecutivo

Metas de la entidad

Grupo de Administracin

Plan estratgico de
Utilidades

Gerentes de nivel medio

Plan Tctico de Util.

Gerentes Operacionales

Superior

Calendario de la Planificacin
Es indispensable la existencia de un
calendario para iniciar y cumplir fases del
proceso de planificacin.
La planificacin es un proceso continuo en
todos los niveles de la administracin,
teniendo en cuenta la cotidiana toma de
decisiones, asuntos de largo plazo y
reevaluando el futuro, replanteando y
modificando los planes anteriores en el
proceso de toma de decisiones.
Una empresa que planifican con efectividad
reportan planificacin estratgica y tctica.

Control Administrativo empleando

la PCU
El propsito principal es asegurar el cumplimiento de
los objetivos, metas y normas del ente.
Dentro de las fases del Control, tenemos:
Observacin directa
Expresin verbal
Memoranda narrativa
Polticas
Procedimientos
Informes de los resultados reales
Informes de Desempeo
La PCU centra su atencin en los informes de
desempeo y en su evaluacin para determinar las
causas tanto de los desempeos buenos y mediocres.

Informe de Desempeo

Se clasifica por responsabilidades que se asignan,

es decir de acuerdo al organigrama y teniendo en
cuenta la autoridad y responsabilidad.
Se designan conceptos controlables y no
controlables.
Se formulan informes oportunos
Se comparan resultados reales con resultados
planificados.

Contabilidad por Centros de

Responsabilidad

El sistema de Contabilidad por Centros de

Responsabilidad es una basa fundamental
de PCU.
Se necesita un sistema desarrollado
especficamente para las responsabilidades
organizacionales de la empresa.
La contabilidad por costos histricos tiene
dos objetivos:
Determinar los ingresos y gastos
Suministrar datos pertinentes de los ingresos y
gastos para planificar y controlar los costos.

Costeo de Actividades
Los

costos

se

acumulan

por

departamentos y los sistemas de costeo

de productos asocian los costos con las
unidades de productos o servicios.
El costeo por actividades pueden ayudar
a los gerentes a suprimir actividades
redundantes o ineficaces para el costobeneficio.

Presupuesto
presupuestoBase
se construye
sobre
Cero

Este
la premisa de que cada actividad
considerada en el presupuesto debe
ser justificado.

ADAPTACION ORGANIZACIONAL A
PCU
Un programa de planificacin y control de
utilidades debe apoyarse en una buena
estructura organizacional de la empresa
y
en
muy
precisas
lneas
de
responsabilidad y autoridad. El propsito
es establecer un marco dentro del cual
puedan cumplirse los objetivos de la
empresa en forma coordinada y efectiva
sobre una base de continuidad.

Centros de Decisin o Areas de

Responsabilidad

Se define como una unidad organizacional

que es dirigida por un gerente con
autoridad y responsabilidad especificadas.
La empresa vista como un todo es un rea
de responsabilidad, al igual que lo es cada
unidad, divisin o departamento.
Es
a
travs
de
estas
reas
de
responsabilidad
que
los
planes
son
implementados, los objetivos cumplidos y el
control es puesto a funcionar

Clasificacin de las
Areas o Centros de
Centro deResponsabilidad
Costos
Centro de Ingresos
Centro de Utilidades
Centro de Inversin

Plan Integral de
Utilidades
las empresas realizan planes

Cada ao
integrales de utilidades de la siguiente forma:

La Direccin o Gerencia General especifica los

objetivos, metas, estrategias, supuestos de
planificacin y polticas generales, que se
comunican a los gerentes de las subunidades.
El gerente de cada subunidad, de acuerdo a los
polticas generales, desarrolla su propio segmento
del plan integral, normalmente es el plan de
ventas, pues casi todas las actividades de la
empresa estn en funcin del volumen de ventas.

Plan Integral de
El gerente de cada subunidad
presenta los
Utilidades

planes de utilidades de la subunidad a la

administracin general para que sta
efecte crticamente la evaluacin y sugiera
modificaciones en su caso.
Los planes de cada subunidad, aprobados
ya
por
el
nivel
superior
de
la
administracin, se consolidan entonces en
el plan integral de utilidades para toda la
empresa.

La Coordinacin empleando
la PCU
La Coordinacin es la sincronizacin de los
actos individuales, con el resultado de que
cada subdivisin de una empresa trabaja
eficazmente hacia los objetivos comunes,
apreciando debidamente a todas las dems
subdivisiones en una unidad de esfuerzos. A
estos resultados se les conoce como
Congruencia de Metas, lo que significa
desarrollar
y
mantener
las
distintas
actividades dentro de la empresa en
apropiada relacin unas con otras.

La Coordinacin
empleando la P.C.U.
Esta

armona

de esfuerzo

hacia

el

objetivo de la empresa, es una de las

tareas centrales de la administracin
porque implica una
diferencias

en

conciliacin de

esfuerzos,

tiempos,

polticas y asignacin de recursos.

Cmo se logra la
Coordinacin?

Se logra fundamentalmente, a travs del

eficaz desempeo de las funciones de la
administracin. Cuando los gerentes de todos
los niveles comprenden la forma en que sus
particulares funciones contribuyen al logro de
los objetivos globales de la empresa entonces
se establece la base para la Coordinacin. Es
importante que los empleados en su totalidad
conozcan con anticipacin lo que se planifica y
cmo,cundo y quien ha de llevarlo a cabo. La
comunicacin es esencial para la coordinacin.

Presupuestos Formales &

Presupuestos Informales
Un programa de planificacin y control
integral
de
utilidades
provee
la
formalizacin, las principales razones de
formalizacin son:
El proceso administrativo no puede realizarse
con efectividad si se hace completamente al
azar, la planificacin y el control deben de ser
lgicos, congruentes y sistemticos.
A causa de que intervienen un gran nmero de
personas en el proceso administrativo, el medio
ambiente debe caracterizarse por un grado
razonable de estabilidad y consistencia en el que
la gente pueda confiar da a da.

Presupuestos Formales &

Presupuestos Informales
Los Objetivos, los planes y las metas si no se
consignan por escrito y en trminos de los futuros
probables impactos financieros de la empresa,
resultan ser ideas a medias. La observacin casual
nos dice que los objetivos, metas,polticas y
procedimientos carecen de precisin, consistencia
y comprensin cuando solo se llevan en la cabeza.
Para lograr una efectiva comunicacin y un mutuo
entendimiento, es esencial la formalizacin de
ciertos
objetivos,
metas,
polticas
y
procedimientos.

Presupuestos Formales &

Presupuestos Informales
La formalizacin exige el establecimiento y la
observancia de fechas lmite para los actos de
toma de decisiones, de planificacin y control.
La formalizacin constituye una base lgica para
una
flexibilidad
racional,
importante
y
congruente en la implantacin de los procesos
de planificacin y control.
La exageracin en la formalizacin y una
administracin flexible implican serios peligros
quiz an mayor que la falta de formalizacin.

Presupuestos Formales &

Presupuestos Informales
La informalidad tiene un valor en todos los
niveles de la administracin y el ejecutivo
debe procurar alcanzar un grado de
equilibrio entre ambos extremos. La
esencia del concepto de planificacin y
control integral de utilidades es que
pueden formalizarse ventajosamente fases
especificadas del proceso administrativo.

Flexibilidad en la Aplicacin
de la P.C.U.
Un programa de CPU no debe dominar
un negocio, cuando se ponen en marcha
los planes, debe existir una poltica
suprema y absoluta de administracin
de tal manera que no se imponga a la
fuerza y que sean aprovechadas todas
las
oportunidades
favorables
an
cuando no estn cubiertas por el
presupuesto.

Flexibilidad en la
Aplicacin de la CPU
No es raro que los presupuestos impongan
rigidez sobre un negocio y que operen
como cortapisa a la libertad de los gerentes
y los supervisores en la toma de decisiones.
Un programa de planificacin y control de
utilidades aplicado sobre una base bien
informada permite mayor libertad en todos
los niveles de la administracin. El enfoque
de la PCU prev excepciones, ajustes y la
replanificacin al ir evolucionando las
situaciones.

Flexibilidad en la Aplicacin
de la PCU

Del mismo modo en las reas de control la

flexibilidad es particularmente importante.
No deben interpretarse los presupuestos de
gastos y costos con rigidez, el presupuesto
no deber coartar las decisiones racionales
que hayan de tomarse en relacin con los
gastos solo porque no se previ un
desembolso. En estos casos se usan los
Presupuestos variables de gastos.

Expectativas realistas en
la PCU
En la PCU la administracin debe
mostrarse realista y evitar ser o
indebidamente
conservadora
o
irracionalmente optimista. El cuidado con
que se fijen las metas del presupuesto
para partidas tales como ventas, niveles
de produccin, costos,etc determina que
tan beneficioso es un programa de PCU

Expectativas realistas en
la PCU

Para que las expectativas sean realistas

deben relacionarse:
Con sus dimensiones especficas de tiempo
Con un medio ambiente interno y externo
supuesto que prevalecer por ese periodo
de tiempo.
Por consiguiente las metas especficas del
presupuesto,para que sean un verdadero
reto para los gerentes y unidades
operacionales.

Expectativas realistas en
el PCU
El desarrollo de las metas del
presupuesto
entraan
importantes
consecuencias del comportamiento. Las
metas
del
presupuesto
deben
establecerse
sobre
una
base
participativa e implementarse en formas
que constituyan un refuerzo positivo, en
lugar de un refuerzo negativo.

Impacto de los Presupuestos

sobre el Comportamiento de la
Gente
Los supervisores a menudo suponen que
los presupuestos pueden utilizarse como
instrumentos efectivos de presin para
incrementar la productividad. Lo que los
supervisores suelen frecuentemente no
alcanzar a visualizar, sin embargo, son los
efectos de tal presin presupuestal sobre
el comportamiento. Un efecto es que los
empleados, tal vez inconscientemente,
procuran no excederse en el cumplimiento
del presupuesto con el fin de .

Impacto de los Presupuestos

sobre el Comportamiento de la
Gente

disminuir la probabilidad de que el nivel de

desempeo presupuestado, en el fondo, sea
fijado aun mas alto.
Otra reaccin comn de la gente ante la
presin presupuestaria es crear grupos
informales, los cuales generalmente se
desarrollan paulatinamente al darse cuenta
los empleados de que otros tambin sienten
la presin y que sta puede aliviarse un
tanto comentndola con otros empleados
del grupo.

Impacto de los Presupuestos sobre el

Comportamiento de la Gente
Otras reacciones humanas a la presin
presupuestaria consisten:
En que los supervisores tratan de culpar a otros
cuando surgen problemas de produccin.
En que la lnea de asesora (staff) entra en
acaloradas
disputas,
como
cuando
los
supervisores culpan a la gente de presupuestos
o al personal de control de la produccin.
En que se deja crecer la presin sin ninguna
salida saludable, reduciendo con ello la
eficiencia debido a la distraccin, nerviosismo,
etc.

Acolchonamiento del
Presupuesto
Se

conoce

tambin

como

holgura

presupuestal y es la diferencia entre los

recursos

totales

disponibles

para

la

empresa y los recursos necesarios para

mantener a la coalicin organizacional
responsable por la holgura presupuestal.

Holgura Presupuestal
Frecuentemente es el resultado de un
fenmeno que es circular por lgica. Se
presenta la Holgura en un presupuesto
porque ste por lo general es recortado
al ser revisado en un nivel superior de la
administracin
y
a
su
vez
los
presupuestos se recortan porque han
sido acolchonados.

La Comunicacin en el Proceso
Administrativo
La comunicacin es el vnculo que
une a los elementos humanos de
una empresa. Las decisiones de la
administracin general y el liderazgo
son actuados a travs de la
comunicacin, que es el medio por
el cual es afectado, modificado y
energizado el comportamiento.

Flujos de la
Comunicacin
Hacia Abajo
Hacia Arriba
Lateral

Elementos del Proceso

de La Comunicacin

Ruido

1.Concepcin de Ideas
2.Codificacin
7.Retroalimentacin.
Alimentacin Adelantada
3.Transmisin
4.Recepcin
5.Decodificacin
6.Comprensin

CASO PRACTICO: Mi Presupuesto

Secreto
La tienda de departamentos Price, es un pequeo negocio.
En el curso del ao pasado el Presidente J.C. Price entreg
a cada gerente de los cinco departamentos de ventas un
plan detallado de ventas y un presupuesto de gastos de
venta.
Price manifest a quien compila estos casos: Mi gente
trabaja mucho, pero mucho mejor bajo un programa
presupuestal si les doy presupuestos de ventas un poco
excedidos de lo que realmente espero que puedan hacer.
Desde luego, no saben lo que espero en realidad, por lo
tanto las elevadas metas presupuestales que les fijo
mantienen la presin necesaria.

CASO PRCTICO: Mi Presupuesto

Secreto
Los presupuestos trimestrales de ventas en general se
establecen un 15% por encima de lo que Price espera en
realidad.
El encuestador de casos inquiri acerca de los
presupuestos de gastos de venta: Los abulta usted?,
Por supuesto que no, en la mayora de los gastos, excepto
tratndose de sus propios sueldos, les doy un presupuesto
apretado (como de 10% menos), y por la misma razn Y
cmo reaccionan ante los informes trimestrales de
desempeo? fue la pregunta del entrevistador. Price le
respondi. Por lo general dicen Hice lo que pude.

Dos de los gerentes s rebasaron mis presupuestos trimestrales

secretos tanto en las ventas como en los gastos, pero ninguno
de ellos cumplio totalmente los presupuestos que les entregu.
Se Pide:
1. Est de acuerdo con el punto de vista del Presidente? Razone
su contestacin
No, estoy de acuerdo con el punto de vista del Presidente por
las siguientes razones:
a.-) El exceder el presupuesto de ventas, determina que el
personal trabaje con una presin mayor, generando nerviosismo
y desesperacin por el cumplimiento de sus tareas. Esto de
presenta al inicio y en la primera vez, en el siguiente
presupuesto el personal baja su rendimiento; pues se ha dado
cuenta del exceso.

b.-) Esta presin presupuestal hace que los supervisores trasladen la

responsabilidad por cualquiera de las fallas que se presenten,
generando conflictos que inciden en el nivel d productividad.
c.-) El no cumplimiento de los presupuestos tambin generan
frustraciones en los trabajadores, bajando su produccin normal

2.- Que cambios recomendaria Ud.? Explique la base de sus

recomendaciones.
A.-) Es conveniente preparar los presupuestos, utilizando la base
cero, a la vez explicarle al responsable del cumplimiento, quien
lo coordinara con los trabajadores a fin de fijar con ellos los
mrgenes de cumplimiento tratando que ellos haga suyos estos
presupuesto y se identifique con los mismo, de ser as todos
trabajaran para cumplir sus metas cuyo xito creara un proceso de
retroalimentacin, orientandolo a su perfeccionamiento.
B.-) Recopilar informacin parea elaborar presupuestos partiendo
de la base de la empresa (trabajadores), esto permite que al final
sea una motivacin para su cumplimiento, se puede utilizar la
tcnica de crculos de calidad.

CAPITULO III
EL PROCESO DE
PLANIFICACION Y CONTROL
DE UTILIDADES.

Panorama General del

Proceso de PCU
Funcin de
Fases Secuenciales Responsabilidad
la administ.
del Proceso de PCU Primaria
1. Variables Externas
2. Objetivos Grales.
Administrac.
3. Metas Especficas
Ejecutiva
Planear
4. Estrategias de la emp.
5. Instrucc.de la Adm.Ejec.
6. Planes de Proyectos
7. Plan estratgico L.P.
Administ. a
8. Plan Tctico C.P.
Nivel Medio
Dirigir
9. Estruct. de planes de Util.
10.Informes de desempeo
Todos los
Controlar 11.Seguimiento
Niveles

Esquema de las Partes

de un Programa de PCU
(anual)
A. Plan Sustantivo:
1. Objetivos Generales de la Empresa.
2. Metas Especficas de la Empresa.
3. Estrategias de la Empresa.
4. Instrucciones de la Administracin
Ejecutiva para la planificacin.

Esquema de las Partes

de un Programa de PCU
(anual)
B. Plan Financiero:
1. Plan Estratgico de Largo Alcance
. Proyecciones de Ventas, costo y utilidad
. Proyectos importantes y adiciones de activos de
capital.
. Flujo de Efectivo y financiamiento.
. Necesidades de Personal

Esquema de las Partes de un

Programa de PCU (anual)
2. Plan Tctico de Utilidades de Corto
Plazo:
a. Plan de Operacin:
- Estado de Resultados planificado:
.Plan de produccin
.Plan de Ventas
.Presupuesto de Gastos de Administracin
.Presupuestos del Tipo Asignaciones,
investigacin y desarrollo, promocin y
publicidad

Esquema de las Partes de un

Programa de PCU (anual)
b. Plan de Situacin Financiera:
- Balance General Planificado
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital

c. Plan de Flujo de Efectivo

Esquema de las Partes de un

Programa de PCU (anual)
C. Presupuestos Variables de Gastos:
Frmulas de los gastos de produccin.

D. Datos Complementarios: anlisis de la

relacin costo-volumen-utilidad, anlisis
por razones.
E. Informes de Desempeo
F. Seguimiento, accin correctiva e
informes de replanificacin

Identificacin y
Evaluacin de las
Variables Externas
Es la administracin de los dos tipos de Variables
(controlables y no controlables).
Esto significa que la administracin debe
preocuparse
en
como
manipularlas,
aprovechando
los impactos favorables y minimizando los
desfavorables, lo significativo de este anlisis es
evaluar la actual fortaleza y debilidad de la
empresa

Desarrollo de los
Objetivos Generales de la
Empresa

La declaracin de objetivos generales debe expresar

la misin, visin y el carcter tico de la empresa.
Su propsito es crear la identidad, continuidad del
objeto y la definicin de la empresa.
Los objetivos de una empresa no debern
especificar metas cuantitativas, sino mas bien ser
una una expresin narrativa del propsito, objetivos
y el carcter filosfico de la empresa.
Representa el fundamento bsico en los que se
apoye el desarrollo y el reforzamiento positivo del
orgullo de la compaa

Desarrollo de Metas
Especficas para la Empresa
Tiene el propsito de definir con mayor
precisin la declaracin de objetivos generales
y moverse de lo general a lo especfico en
cuanto a informacin para la planificacin.
Suministra metas tanto narrativas como
cuantitativas que son precisas y suceptibles
de medicin. Deben desarrollarse estas metas
globales, pero especficas para los planes
estratgico y tctico de largo y corto plazo.

Desarrollo y Evaluacin de
las Estrategias de la
Empresa
Son los impulsos, las vas y las tcticas que
van a permitir el cumplimiento de los
objetivos
y
metas
planificadas.
Una
estrategia puede ser de corto y largo plazo.
Las estrategias se centran sobre el COMO
por lo que delinean un plan de accin para
la empresa.

Instrucciones de la
Administracin Ejecutiva
para la Planificacin
Llamada tambin Declaracin de Premisas
de Planificacin o Declaracin de las
directrices de Planificacin, esta fase es
primordial porque comunica el plan
sustantivo a los niveles medios y bajos de
la administracin. Explica los objetivos
generales, las metas y estrategias de la
empresa, as como otras instrucciones
necesarias para el desarrollo del plan
estratgico y tctico de utilidades.

Preparacin y Evaluacin de
los Planes de Proyectos

Comprenden conceptos tales como planes

para mejorar los actuales productos, nuevas
y
mas
amplias
instalaciones,
nueva
tecnologa, etc.
Durante el ciclo formal de la planeacin, la
administracin debe evaluar y decidir acerca
del estado del plan de cada proyecto en
proceso y seleccionar nuevos proyectos que
habrn de iniciarse durante las dimensiones
de tiempo del plan estratgico y tctico de
utilidades para el prximo ejercicio.

Desarrollo y Aprobacin de los

Planes Estratgico y Tctico de
Utilidades

Deber realizarse bajo las premisas de una

presupuestacin participativa, a medida que
se formulan y completan los dos planes de
utilidades debe iniciarse el proceso de
aprobacin, basndose en la accin de la
administracin ejecutiva y en la presentacin
y justificacin por los gerentes de las reas de
responsabilidad ante el nivel superior. Una vez
terminado este proceso se ponen en marcha
ambos planes bajo la supervisin del principal
funcionario de finanzas.

Implantacin de los Planes

de Utilidades

Es la funcin administrativa de conducir a los

principales subordinados hacia el logro de
objetivos y metas de la empresa. La eficaz
administracin en todos los niveles exige que
los objetivos , las metas, estrategias
y
polticas de la empresa sean comunicados a
los subordinados y claramente comprendidos
por stos, quienes con su participacin
establecen las bases de una comunicacin
efectiva.

Implantacin de los Planes

de Utilidades

Es la funcin administrativa de conducir a los

principales subordinados hacia el logro de
objetivos y metas de la empresa. La eficaz
administracin en todos los niveles exige que
los objetivos , las metas, estrategias
y
polticas de la empresa sean comunicados a
los subordinados y claramente comprendidos
por stos, quienes con su participacin
establecen las bases de una comunicacin
efectiva.

Objetivos, Estrategias, Poltica

Presupuesto
De Ventas
Valorizacin

Estudios de
Mercado
Presupuesto
De Ventas
Anlisis de
Variables

Entradas de
Caja

Ingresos
Varios
Presupuesto de
Produccin

Mano Obra

Materiales
Compras (A)
Uso Inventarios

Presupuesto
De Caja
Estudios de
Mercado

Requerimiento
De Personal

Presupuesto
De Costos

Prdidas y
Ganancias
Proyectado

Gastos de
Administ
Y Ventas
Pagos a
Proveed

Salidas
de Caja

Presupuesto
De Costos
Inversiones

Costo de Producto Prespuestado

Obligaciones
Financieras

Estructura del Presupuesto Empresarial