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Gua Rpida - Introduccin

y Bases de Datos

Curso C.I.O. - Gua R

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CONTENIDO

Bienvenido a esta breve presentacin que le dara las pautas principales para
manejar el C.I.O.
En esta presentacion usted podra consultar la siguiente informacion:
Configuracion del Programa.
Como Crear su Propia Informacion en C.I.O.
Bases de Datos de Terceros.
Bases de Datos de Insumos.
Configuracion de Monedas.
Base de Datos de Analisis Unitarios (APUs).
De igual manera, podr encontrar mas informacion sobre cualquiera de estos
tema en el tutorial completo que C.I.O. trae incluido.

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Qu es C.I.O.?

Es un programa de presupuestos de obra y licitaciones, y de control de obra esta Gua Rpida es dirigida a la parte de Presupuestos.
Permite al usuario manejar tres bases de datos principales :
Proveedores (Terceros)
Insumos Bsicos (materiales, equipos, mano de obra, etc.)
Anlisis de Precios Unitarios
Permite armar presupuestos con casi cualquier estructura.
Permite disear e imprimir reportes libremente.

Como es el programa?
Tiene cuatro secciones principales :
Proyectos y Presupuestos
Base de Datos (Terceros, Insumos y Anlisis de Precios Unitarios)
Reportes
Utilidades

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Ingreso al CIO

Despus de iniciar el programa, aparece una ventana de control de acceso.

Para acceder al programa hay que dar su nombre y clave. Por defecto el nombre
es Admin y la clave es 99999. No importa si se escribe en maysculas o
minsculas.

Si se escribe mal el nombre o la clave, despus de oprimir OK aparece un

mensaje negando el acceso al programa, y hay que intentar nuevamente.
Finalmente aparece el men principal de C.I.O.

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Manejando C.I.O. - 1

C.I.O. se puede manejar de dos maneras, con el men tradicional o con el Panel de
Control. El men se encuentra en la parte superior de la ventana de C.I.O., como
cualquier programa Windows.
El Panel de Control es
una manera mas rpida y
sencilla de navegar por el
programa. Se puede abrir
cualquier opcin con un
clic del mouse.
Si cierre el Panel de
Control por equivocacin,
se puede reabrir con la
primera opcin del men
principal.

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Puede devolver a
la pgina principal
del Panel con este
botn

Manejando C.I.O. - 2
Preseleccionar el
proyecto o presupuesto
ac

Marcar ac y el Panel abre

automticamente al abrir CIO

Estos botones
muestran otras pginas
con mas opciones
Llegar a la opcin
requerida con un clic
ac con el mouse
El Panel solo da acceso a
las opciones mas comunes
- algunas funciones son
nicamente accesibles
desde el men.

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Configuracin - 1

Antes de empezar a utilizar el C.I.O., es importante mirar algunas de las opciones de

configuracin. Todas las opciones contempladas en esta seccin se encuentran en el men
Utilidades - Configuracin del men principal.
En la primera hoja se puede definir la orden de muestra
por defecto de cada una de las ventanas principales.
En la segunda hoja se puede configurar C.I.O. para que
al abrir las bases de datos de Insumos o APUs toda la
informacin relevante esta disponible de inmediato, y
con las opciones mas cmodas de edicin activadas. Se
recomienda marcar todas las casillas de esta hoja.
Tambin se puede seleccionar 4 o 6 posiciones
decimales para las cantidades de componentes en los
APUs, para lograr el nivel de precisin requerida.
En la tercera hoja, se puede colocar el porcentaje por
defecto de IVA. Los otros campos de esta ficha sern
explicados en el contexto de Juegos de Precios en la
seccin de Insumos.

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Configuracin - 2

En la hoja Tutorial debe indicar la ruta de

acceso hacia este tutor para que C.I.O.
puede mostrar las temas del tutorial en
lnea desde cualquier parte del programa
con el botn del Tutorial.

En Tablas Bsicas - Unidades est el listado

maestro de unidades y sus abreviaturas.
Oprima el botn Crear para agregar
una nueva unidad al listado. Digite
la abreviatura y su descripcin y
luego oprima el botn Confirmar
para grabar.

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Monedas - 1

Se puede utilizar cualquier combinacin de monedas en C.I.O., registrndolas en

la ventana de Utilidades - Tablas Bsicas - Monedas. C.I.O. convierte de una
moneda a otra con las tasas de cambio guardadas aqu.
Cualquier valor en C.I.O.
puede ser grabado en
cualquier moneda, y
despus calculado en
cualquier otra moneda.

As podemos tener insumos en pesos, o dlares, o sucres, combinarlos en anlisis

unitarios y ver el valor del anlisis en cualquier otra moneda. Lo mismo con los
presupuestos - se puede tener cualquier combinacin de valores y monedas
adentro del presupuesto y reportar el presupuesto en cualquier moneda.

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Monedas - 2

Para evitar la necesidad de tener mltiples tasas de cambio para cada

combinacin de monedas (ej. Pesos a Dlares, Quetzales a Pesos, Dlares a
Quetzales, etc.) C.I.O. utiliza una sola tasa de cambio desde cada moneda hacia
la moneda por defecto (la Moneda Principal).

La moneda por defecto se define en esta

ventana. Si la moneda principal es el Peso
Colombiano, todas las otras monedas
deben tener su cambio hacia el Peso, en
trminos de cuantos pesos recibo por una
unidad de mi moneda?.

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Control de Usuarios

C.I.O. tiene un sistema sofisticado de control de usuarios que permite definir los
trabajos que cada persona puede ejecutar en el programa. Desde el momento en
que el usuario entra su nombre y clave para acceder al programa, C.I.O. est
controlando su trabajo en el programa, comparando siempre contra una tabla de
permisos manejado por el Administrador del Sistema.
El Administrador del Sistema (la persona
quien entra a C.I.O. con el nombre ADMIN)
tiene acceso a la opcin Control de
Usuarios del men de Administracin.
Aqu hay una tabla de usuarios del C.I.O. Se
puede crear, modificar y borrar usuarios con
los botones de la barra de herramientas. El
campo Login es el nombre corto que el
usuario digita para entrar a C.I.O.

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Claves de Acceso

El Administrador del Sistema es la nica

persona que tiene acceso a esta tabla, y la
persona que entra como Admin puede controlar
los dems usuarios del programa, agregando y
quitando permisos para acceder a los diferentes
mdulos del programa.
Un nuevo usuario tiene clave de acceso 12345
por defecto. El nuevo usuario puede acceder al
programa digitando el nombre corto en el campo
Nombre de la ventana Login y la clave 12345, y
luego utilizar la opcin Cambio de Clave para
colocar una clave personal.
Para cambiar la clave, C.I.O. muestra el nombre del usuario cuya clave se va a
cambiar, y debe digitar la clave original. Luego digite la clave nueva DOS VECES
en los dos campos suministrados. Si el usuario digita la nueva clave bien las dos
veces, C.I.O. la graba y reporta el cambio. Si no, reporta que la clave no fue
cambiada.

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Niveles de Acceso 1

En el listado de usuarios seleccione un usuario y oprima este botn que da

acceso a la tabla de permisos. Aparece una ventana para escoger entre
los permisos para la base de datos central o los proyectos. Las dems
opciones tienen que ver con los mdulos de Control de Obra.

Seleccionando Base de Datos Central

aparece esta ventana. Cada opcin tiene
un listado con Negado (no se puede ver),
Consultar (se puede ver pero no editar o
crear informacin), y Modificar (permiso
para hacer cualquier trabajo).
Estos son los permisos para el usuario
seleccionado en el listado.

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Niveles de Acceso 2

Seleccionando Datos de un Proyecto se ve esta ventana. Se puede dar el nivel

requerido para cada uno de los proyectos en el sistema.

Se debe dar los permisos requeridos para cada usuario del programa. Cuando un
usuario crea un nuevo proyecto, el sistema automticamente le da a este usuario
acceso a su proyecto. Pero si otras personas tienen que accederlo, hay que
agregar el permiso aqu.

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Creando su Propia Informacin

Ahora con el programa configurado, y el acceso para los usuarios bajo control, se
puede empezar a crear sus bases de datos.
C.I.O. tiene tres Bases de Datos principales - Terceros (proveedores), Insumos y
Anlisis de Precios Unitarios (APUs). Por defecto el programa trae cierta cantidad
de informacin en cada base de datos (varios cientos de proveedores, como 4.000
insumos y como 1.000 APUs en el caso de la base de datos colombiana, por
ejemplo), pero seguramente cada usuario va a querer agregar su propia
informacin, y/o ajustar la informacin existente.
C.I.O. esta diseado para crear presupuestos muy rpidamente utilizando las
bases de datos de insumos y APUs, entonces es mucho mas productivo si esta
informacin esta bien organizada antes de empezar el presupuesto. En cualquier
momento se puede editar o crear insumos o APUs, pero el proceso de
presupuestar ser mucho mas eficiente si la mayora de este trabajo se hace con
anticipacin.

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Base de Datos de Terceros

La base de datos de terceros es un listado maestro de personas y compaas.

Puede incluir proveedores, contratistas, clientes, fabricantes, etc. Se utiliza para
alimentar la base de datos de insumos. Permite almacenar todos los datos bsicos
de cada tercero, y se puede organizar en grupos y subgrupos.
Para acceder a los terceros, debe seleccionar Proyectos - Bases de Datos en el
men y luego el botn de Terceros, o ir a la hoja de Datos en el Panel de Control.

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Buscar Terceros - 1

Para moverse dentro de la base de datos de terceros se puede utilizar los botones
de movimiento de la barra de herramientas o moverse sobre la lista (en la hoja
Lista). Estas opciones se combinan con la posibilidad de ordenar la base de datos
por cdigo o nombre (men Ordenar).
Para ubicar rpidamente
un tercero en particular
por su cdigo o nombre,
digtelo en el campo
Bsqueda Rpida.

Hoja Lista

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Buscar Terceros - 2

Para una bsqueda ms formal, hay que utilizar la hoja Bsqueda. Se puede
utilizar cualquier combinacin de criterio. El botn Buscar activa la bsqueda y si
ha sido exitosa muestra la seal Bsqueda en verde en la parte superior de la
ventana.
Hoja Bsqueda
Bsqueda Detallada permite a
C.I.O. buscar en el campo
Nombre con ms cuidado,
encontrando lo buscado en
cualquier parte del texto y no
solo al principio.
Estas tcnicas de bsqueda
sirven igualmente para las
bases de datos de insumos y
anlisis unitarios.

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Creacin de Terceros - 1

Toda la edicin de datos se inicia con uno de los botones de edicin - Crear,
Modificar o Borrar.
Para crear un nuevo proveedor,
por ejemplo, empezamos
oprimiendo el botn Crear.
C.I.O. entra en el modo
Creando y presenta al usuario
una ventana en blanco. Llene
los datos de Nombre, Cdigo
y N.I.T., los cuales son
obligatorios, y llene los campos
de las fichas Detalles
Bsicos, Otra Informacin y
Email que sean necesarios.

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Creacin de Terceros - 2

El Cdigo del Tercero es un nmero nico para identificar el tercero en la base de datos C.I.O. no permite nmeros repetidos. Para encontrar un nmero libre se puede acudir al
sistema de ayuda sensible al contexto.
Coloque el cursor en el campo Cdigo y el botn de ayuda se activar
automticamente. Oprima el botn de ayuda y aparecer la ventana de
bsqueda de cdigos.
Esta ventana viene con un rango predefinido de nmeros
para buscar - en este caso de 10000 hasta 99999. Los
primeros nmeros (1-9999) estn reservados para la base de
datos de Tekhne, el Tekhne Informe. El usuario puede utilizar
nmeros en este rango, pero si luego actualiza con el diskette
del Tekhne Informe puede perder esta informacin.
Mejor, sencillamente oprima el botn Prximo y C.I.O. muestra el siguiente cdigo libre.
Ahora oprima OK y este cdigo pasa al campo en la ficha del tercero. Alternativamente el
botn Buscar muestra todos los cdigos libres y el usuario puede escoger cualquiera.

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Creacin de Terceros - 3

El otro campo que tiene ayuda disponible es el de Grupo. El manejo de los grupos
lo miramos en la Seccin 4 Grupos y Subgrupos del Tutorial completo.
Ahora los datos de nuestro nuevo tercero estn completos, pero hasta el momento
nuestro trabajo no ha sido grabado en la base de datos.
Confirmar

Descartar

Para esto hay que oprimir el botn Confirmar. En este momento la informacin
queda grabada y la ventana de terceros vuelve al modo de Consultando, y los
dems botones de la barra de herramientas se activan nuevamente.
Si al contrario, no se quiere grabar la informacin, Descartar abandona el trabajo,
volviendo el sistema otra vez al modo Consultando.

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Modificacin de Terceros

Para cambiar alguna informacin de un tercero, sencillamente oprima el

botn Modificar, y C.I.O. entra en el modo Modificando.
Para borrar un tercero, oprima el botn Borrar, y C.I.O. entra en el modo
Borrando.
Aparecer una ventana preguntando si
realmente quiere borrar la informacin.
No hay opcin de Deshacer o Undo
o similar despus de confirmar en esta
ventana.
Despus de confirmar aqu, C.I.O. borra
cualquier referencia de este tercero de su
base de datos, por ejemplo borrar los
precios de la base de insumos si es
necesario.

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Base de Datos de Insumos

Es el listado maestro de recursos bsicos. Puede incluir materiales, equipos, mano

de obra, transporte, y subcontratos. Se puede almacenar todos los datos bsicos
de cada insumo, y tambin un listado de hasta 99 precios para cada insumo. Se
puede organizar en grupos y subgrupos. Se utiliza para alimentar directamente a
los presupuestos, y tambin para los componentes de los Anlisis de Precios
Unitarios.

Para acceder a los insumos, debe seleccionar Proyectos - Bases de Datos en el

men y luego el botn de Insumos, o ir a la hoja de Datos en el Panel de Control.

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Creando y Editando Insumos - 1

Crear un insumo es como crear un tercero.

Se empieza oprimiendo el botn Crear.
C.I.O. entra en el modo Creando
y presenta al usuario una ficha
en blanco. Llene los datos de
Descripcin y Cdigo, los
cuales son obligatorios, y
cualquier campo de las fichas
Detalles Bsicos y Otra
Informacin que sea necesario.
Tambin es muy importante
indicar el Tipo de insumo para
poder generar reportes por clase
de insumo en los presupuestos.

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Creando y Editando Insumos - 2

Hay varios campos que tienen ayuda disponible, con un doble-click del mouse o
con el botn de ayuda de la barra de herramientas.

Los campos de Segunda Unidad y Por Rendimiento solo estn activados para
insumos de tipo Mano de Obra, Equipo o Transporte. En el caso contrario quedan
desactivados (en gris) y vacos. De igual manera, al escoger el tipo %
Subcontrato, los dos campos de Unidad y el campo Por Rendimiento quedan
desactivados, y la unidad ser definida como % automticamente. Hay mas
detalle sobre estas opciones en el tutorial completo.

Termina el proceso oprimiendo

el botn Confirmar.

Confirmar

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Descartar

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Creando y Editando Insumos - 3

La otra forma de crear un nuevo insumo es copiando un insumo existente.

Tpicamente se utiliza esta opcin cuando ya se tiene un insumo similar en la base
de datos que solamente varia en pocos aspectos con respecto al nuevo insumo a
crear.
Seleccione el insumo a copiar y oprima el botn Copiar. C.I.O.
entra en modo Copiando manteniendo todos los datos (incluyendo
precios y proveedores) del insumo original, salvo su cdigo.
Agregue un nuevo cdigo y haga los otros cambios necesarios, y luego Confirmar
o Descartar el trabajo. Si necesita cambiar precios o proveedores, esto hay que
hacerlo aparte, despus de copiar el insumo.
Modificando y borrando insumos funciona igual como en la
base de datos de terceros.

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Introduccin a Precios 1

Hasta el momento no hemos tocado el tema de los precios y proveedores de los

insumos en nuestra base de datos.
C.I.O. Light maneja un sistema de Juegos de Precios. Se puede tener hasta 99
juegos definidos en el programa, tpicamente para diferentes ciudades,
presupuestos particulares, para pedidos grandes, para pedidos pequeos, etc.
Cada insumo puede tener un proveedor y precio para cada uno de los juegos de
precios definidos, o sea puede tener hasta 99 cotizaciones.
Cuando queremos valorizar un APU o un presupuesto, tenemos que escoger UNO
de los juegos de precios y C.I.O. utiliza las cotizaciones de este juego para hacer
sus clculos.

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Introduccin a Precios 2

Aqu vemos un insumo con

precios y proveedores para
tres juegos de precios,
nombrados Bogot,
Medelln y Cali.
Si estos fueran los nicos
juegos disponibles, cuando
se consultaran los anlisis
unitarios o se crearan
presupuestos se podra
escoger uno de estos tres
juegos.
Si decidimos valorizar un presupuesto utilizando esta lamina con el juego de
precios Bogot C.I.O. tomar el precio $24.840. Podemos revalorizar el mismo
presupuesto con el juego de precios Medelln en tal caso C.I.O. utilizar $20.470.

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Editando Juegos de Precios

Primero tenemos que definir los Juegos de Precios que queremos tener
disponibles en el sistema.

Los Juegos de Precios sencillamente

constan de un cdigo y una descripcin.
Se les pueden Crear, Modificar y Borrar
como cualquier otra informacin.

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Precios de Insumos - 1
Para poder ver o manipular los precios de un insumo,
primero debemos tener el botn Lista de Precios oprimido.
Sin esto, la lista de los precios queda desactivada.

Lista de Precios

Luego se puede traer la ficha de

precios a la vista. En este momento,
con la hoja de precios activada y a la
vista, los mismos botones de Crear,
Modificar y Borrar aplican para los
precios en lugar del insumo.

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Precios de Insumos - 2

Oprimiendo el botn Crear vemos la ficha de creacin de un nuevo precio.

Llene los datos requeridos,

y termina con el botn para
Confirmar.
Confirmar

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Precios de Insumos - 3

Modificando y borrando precios funciona exactamente como cualquier otra

informacin.
Adicionalmente hay dos maneras de modificar ms rpidamente los precios.
Primero, se puede hacer un doble-click sobre cualquier precio y C.I.O. entra
automticamente a modo Modificando.
Segundo, se puede oprimir el botn Editar Precios.
Editar Precios
Ahora haciendo doble-click sobre un precio
trae una ventana de edicin rpida del
precio.

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Base de Datos de Anlisis de

Precios Unitarios (APUs)

Este es el listado maestro de actividades. Un anlisis unitario es el anlisis de

los insumos bsicos requeridos para ejecutar una unidad de algn trabajo en
particular. Por ejemplo, un anlisis unitario de mampostera contiene todos los
recursos de materiales, equipos, mano de obra, etc., requeridos para ejecutar
un metro cuadrado del trabajo. Es la unidad fundamental para presupuestar.
Los recursos que conforman el anlisis se conocen como Componentes. En
C.I.O. los componentes pueden ser cualquier mezcla de insumos bsicos de la
base de datos de insumos, u otros anlisis utilizados como Sub-Anlisis
(mortero o concreto, por ejemplo, o cuadrillas de mano de obra - cada uno es un
anlisis unitario, pero se utilizan adentro de otros anlisis tambin).

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Acceso a los Anlisis Unitarios

Para acceder a los APUs,

debe seleccionar
Proyectos - Bases de
Datos en el men y luego
el botn de Anlisis, o ir a
la hoja de Datos en el
Panel de Control.
Al acceder a la base de datos de APUs, C.I.O.
muestra la ventana de Valorizacin de Anlisis.
Aqu se puede escoger el Juego de Precios que se
quiere utilizar para valorizar los APUs, si se van a
utilizar los descuentos disponibles en los precios, y
en que moneda C.I.O. debe reportar.
Estando en la base de datos de APUs se pueden
cambiar estas opciones en cualquier momento.

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Creando y Editando APUs - 1

Para crear un nuevo anlisis, empezamos

oprimiendo el botn Crear.

C.I.O. entra en el modo

Creando y presenta al usuario
una ventana en blanco. Llena
los datos de Descripcin y
Cdigo, los cuales son
obligatorios, y cualquier campo
de la ficha Detalles Bsicos
que sea necesaria.
Hay ayuda disponible para los campos Cdigo, Grupo y Subgrupo. Para
el Grupo C.I.O. muestra el listado de grupos y subgrupos de anlisis y se
puede arrastrar la informacin requerida.

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Creando y Editando APUs - 2

La otra forma de crear un nuevo anlisis es copiando un anlisis existente.

Tpicamente se utiliza esta opcin cuando ya se tiene un anlisis similar en la
base de datos que solamente varia en pocos aspectos con respecto al nuevo
anlisis a crear.
Seleccione el anlisis a copiar y oprima el botn Copiar. C.I.O.
entra en modo Copiando manteniendo todos los datos (incluyendo
los componentes) del anlisis original, salvo su cdigo.
Agregue un nuevo cdigo y haga los otros cambios necesarios, y luego
Confirmar o Descartar el trabajo. Si necesita cambiar informacin de los
componentes, esto hay que hacerlo aparte, despus de copiar el APU.
Modificando y borrando insumos funciona igual como en las
otras bases de datos.

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Introduccin a Componentes

Hasta el momento lo nico que hemos creado es la informacin de

encabezamiento del APU. Faltan los componentes que conforman el cuerpo del
anlisis, ahora se deben definir los recursos que se necesitan para desarrollar una
unidad de la actividad en cuestin.
Estos componentes pueden ser
cualquier combinacin de
insumos de la base de datos de
insumos - materiales, equipos,
mano de obra, transporte,
subcontratos o %subcontratos u otros APUs como sub-anlisis.

Ejemplos tpicos de sub-anlisis son morteros o concretos, o cuadrillas. Estos

tienen sus propios componentes, y luego se utilizan como componentes en otros
anlisis

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Creando Componentes - 1
Para poder ver o manipular los componentes de un anlisis,
primero debemos oprimir el botn Lista de Componentes.
Sin esto, la lista de los componentes queda desactivada.

Lista de Componentes
Luego se puede traer la ficha de componentes a la vista. En este momento, con
la ficha de componentes activada y a la vista, los mismos botones de Crear,
Modificar y Borrar aplican para los componentes del anlisis especficamente y
ya no para el anlisis general.
Oprimiendo el botn Crear vemos la ficha de creacin de un nuevo
componente.

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Tekhne

Creando Componentes - 2
Tipo de componente
(insumo o sub-anlisis)

Tipo de insumo
(si aplica)

Componente
(insumo o sub-anlisis)

Cantidad o rendimiento
del componente

Porcentaje de desperdicio
del componente
Valores del APU incluyendo
el nuevo componente

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Tekhne

Creando Componentes - 3

Si el Tipo de componente es Insumo, debe ingresar el cdigo de un insumo en el

campo Componente. Si es un Sub-Anlisis se debe modificar el Tipo a Anlisis y
se debe colocar el cdigo de un APU como el Componente.
Cantidad 1 es la cantidad del componente que se necesita para ejecutar una
unidad del APU. El Desperdicio es el porcentaje adicional del componente que se
necesita para cubrir el desperdicio en obra.
Los campos de valores muestran el valor unitario del componente, su valor total en
el APU, y el valor total del APU incluyendo los datos de este componente (estos se
actualizan dinmicamente a la medida que el usuario edita la cantidad y
desperdicio).
Se puede arrastrar el cdigo del insumo desde la ventana de insumos, o el cdigo
del sub-anlisis desde la ventana de sub-anlisis (ver Sub-Anlisis ms adelante
en esta seccin).
Confirmar, y el nuevo componente aparecer en el listado de componentes del
anlisis, y los valores del anlisis sern actualizados.

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Creando Componentes - 4

Modificando y borrando componentes funciona exactamente como cualquier otra

informacin.
Adicionalmente hay dos maneras de modificar ms rpidamente los componentes.
Primero, se puede hacer un doble-click sobre cualquier componente y C.I.O. entra
automticamente a modo Modificando.
Segundo, se puede oprimir el botn Edicin Rpida.
Edicin Rpida
Ahora haciendo doble-click sobre un
componente trae una ventana de edicin
rpida del componente.

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Juegos de Precios

En cualquier momento se puede ir a la opcin Juego de Precios del men

Editar para cambiar la moneda en la cual C.I.O. presenta los valores, y el juego
de precios.
Aparece la ventana de Valorizacin de
Anlisis nuevamente. Despus de cambiar la
moneda o precios, C.I.O. actualiza la ventana
de anlisis inmediatamente, tanto el listado de
componentes como la ficha de valores.

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