GESTIN DE COMPRAS

Y
APROVISIONAMIENTO
3. MTODOS DE
COMPRA Y
ABASTECIMIENTOS

Mtodos de compra y abastecimientos

rdenes anticipadas
Contratos nacionales
Compras sin existencia
Contratacin por sistema
Procedimiento de rdenes pequeas
Sistema de caja menor
Sistema de rdenes de pago contra
entrega
rdenes electrnicas
Sistema de rdenes de pago electrnico
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Mtodos de compra y abastecimientos

rdenes anticipadas
Aplicacin: rdenes de una sola partida, de precio fijo.

Definicin: es un convenio o contrato para proporcionar

una cantidad definida de artculos especificados durante un
perodo de tiempo y a un precio convenido. Si el precio no ha
sido acordado, debe especificarse el mtodo para determinarlo
(bolsa, inflacin, etc.).
Las entregas se hacen bajo un sistema especfico de
autorizacin de entrega.
Una variante de la orden anticipada no considera las cantidades
aunque s el precio.
Artculos con precio unitario bajo y consumo elevado,
generalmente para familias de artculos cuya fuente es un solo
proveedor
Predefinir el mecanismo a travs del
cual el vendedor le entrega al comprador y las especificaciones
del control de calidad a utilizar

Uso:

Consideracin:

Mtodos de compra y abastecimientos

rdenes anticipadas
VENTAJAS PARA EL
COMPRADOR
Simplificacin del papeleo
Seguridad de un suministro
regular
Inversin en inventarios
reducida
Liberacin de tiempo para otras
actividades
Uso ms efectivo de los recursos

DESVENTAJAS PARA LOS

PROVEEDORES
Por lo general las rdenes de
compra grandes no se cumplen
Cuando al final del contrato no se
cumplen las previsiones, el proveedor
queda con altos niveles de inventario
4

Mtodos de compra y abastecimientos

Contratos nacionales

Aplicacin: compaas instituciones con ubicaciones m

Definicin: consiste en aplicar el poder total de compra

de la institucin compaa, consolidando los requerimientos
en el proceso de negociacin.

Propsito: ganar una ventaja en la negociacin por

volumen, aunque no constituye un intento por centralizar la
funcin de compras a primer nivel

Mtodos de compra y abastecimientos

Compras sin existencia (en

Aplicacin: productos de alto volumen y de consumo con
consignacin)

Definicin: el comprador no asume responsabilidad

financiera sobre el inventario que est comprando. nicamente
asume esta responsabilidad cuando utilice la mercanca. Dicha
mercanca puede estar localizada en las instalaciones del
comprador en las del vendedor
ganar tiempo de respuesta. Para lograrlo,
deben trabajar muy cerca, aunque los precios podran ser un
poco ms elevados ya que el proveedor asume la mayora de
los costos asociados a los inventarios

Propsito:

VENTAJAS PARA AMBOS

El comprador gana al liberar capital ligado al inventario
El papeleo se reduce de forma considerable
Se reduce la obsolescencia del inventario as como el tiempo
de entrega
Para el vendedor mantiene la venta segura

Mtodos de compra y abastecimientos

Contratacin por sistema

Aplicacin: productos de alto volumen y de consumo con

Definicin: Es una tcnica proyectada para permitir que

se ordenen y se tengan en existencias materiales de uso
frecuente con un mnimo de gastos administrativos. El contrato
por sistema es a mayor plazo que los otros mtodos de compra

Propsito: disminuir gastos de administracin y

establecer condiciones de adquisicin ms estables. Se deben
especificar las cantidades a abastecer (EOQ) as como los plazos
de entrega. El pago se hace peridico de acuerdo con los
consumos.

Mtodos de compra y abastecimientos

Procedimiento de rdenes pequeas

Aplicacin: compras no recurrentes y sumas bajas

Definicin: Es un mtodo de compra que busca

disminuir los costos asociados a la realizacin de compras de
productos no recurrentes y cuyos valores son tan bajos que no
es posible aplicar los otros mtodos

Propsito: reducir la cantidad de papeleo y acelerar el

tiempo de compra

Sistema de caja menor

Sistema de rdenes de pago contra entrega
(COD)
rdenes electrnicas
Sistema de rdenes de pago electrnico
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Mtodos de compra y abastecimientos

Procedimiento de rdenes pequeas

Sistema de caja menor
Pagos al contado de gastos menores. Es efectivo para compras
locales y de pequeo tamao.
La factura constituye un recibo y un vale de caja menor.

Sistema de pago contra entrega (COD)

Reduce el papeleo y aprovecha descuentos por pago de contado

rdenes electrnicas (EDI) Internet

Los sistemas EDI e Internet reducen el papeleo y los tiempos de
operacin

rdenes de pago electrnico

Reducen al mximo el papeleo y el gasto asociado a los pagos en

cheque

e-procurement

Tiempoque
quedemor
demor(o
(oesta
esta
Tiempo
demorando)aaestas
estastecnologas
tecnologas
demorando)
lograr10
10millones
millonesde
deusuarios
usuarios
lograr
despusde
deser
serintroducido
introducidoal
al
despus
mercado
mercado

Fuente: USA Today, Info Tech and Pac Tel Cellular

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Iniciativas de integracin de la red

VMI
VMI
ECR
ECR
Quick
Quick
Response
Response
Just in
in Time
Time
Just
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Cundo VMI?

Productos de Alto Volumen y Alta

Rotacin
Productos con Demandas Estables
y con Baja Variabilidad
Errores de Pronostico Inferiores a
25%
Polticas de Control de Inventarios
de Reposicin Continua y Cantidades
Variables
Visibilidad y Compatibilidad Total
de la Informacin en la CS

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Cundo ECR?
Programa que busca una buena
coordinacin y cooperacin entre los
participantes de la cadena de suministro
El objetivo primordial es la satisfaccin
del CONSUMIDOR
La cooperacin se consigue por:
Optimizar el flujo (ej. compartiendo datos,
transporte, empaque))
Coordinacin efectiva de promociones y
negociaciones
Seleccin efectiva de productos en
existencia
Introduccin efectiva de nuevos

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Cundo Quick Response?

Asegura la entrega de las cantidades de
producto adecuadas, en el momento y lugar
necesario, al menor costo.
Incorpora la valoracin de la informacin del
punto-de-venta y los modelos predictivos de
consumo.
La respuesta del mercado se convierte as
en el principio-gua para determinar la
estrategia comercial que definir la eficiencia y
los costos del negocio.
La utilizacin del sistema QR en USA se
encuentra muy extendida entre los fabricantes,
Intermediarios distribuidores (mayoristas y
minoristas), operadores logsticos,
14

Cundo JIT?

JIT PRINCIPIOS
Produccin en pequeos
lotes.
Minimiza Variabilidad.
Produccin en clulas.
Un solo proveedor.
Minimiza Inventario.
15

12 mejores prcticas

1. One Stop Shopping

Las grandes corporaciones, han
asignado una persona responsable
por cada uno de los aspectos de la
cadena de suministros, para cada
una de las principales cuentas de
clientes

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12 mejores prcticas

2. Procesamiento de Ordenes
Ventas y Servicio al Cliente, tienen
acceso inmediato a la informacin
de disponibilidad de inventario,
mejor medio de transporte, tiempo
en trnsito, costo y fecha del
despacho.
La clave es encadenar bases de
datos de ordenes, inventarios y
transporte en un sistema nico.
17

12 mejores prcticas
3. Planeacin Avanzada y Cronograma
Balance entre los ingresos de produccin y las demandas del
cliente.
El producto no puede ser generado inmediatamente,
entonces la mejor opcin es tener un sistema que permita el
balance entre los ingresos y las demandas.
Software de planeacin de produccin-SPP
Ayuda a determinar el flujo ptimo de materia prima y de
producto terminado.
Debe lanzar mensajes de alerta en caso de una demanda no
planeada de forma tal que la compaa rpidamente pueda
determinar el mejor esquema para abastecer el despacho.
18

12 mejores prcticas

4.Visibilidad del Embarque

Captura de la informacin del punto
de venta (POS) lo ms temprano
posible.
Utilizar esta informacin para planear
el ciclo completo de la orden.
5. Control del Embarque
Manejo electrnico del Proceso de
Carga hacia el Sistema de
Procesamiento de Ordenes.
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12 mejores prcticas

6.Manufactura Flexible
Manufactura celular. En la cual una
planta se encuentra dividida para
producir un rango de tems.
Satisfacer mejor la demanda del
cliente sin la necesidad de tener gran
cantidad de inventario
Mientras se reduce drsticamente el
ciclo de la orden.
20

12 mejores prcticas
7. Fuertes Relaciones con los Socios
comerciales
Inventario Administrado por el Proveedor
(VMI)
Los empleados del proveedor inclusive
pueden trabajar en la planta.
Reposicionamiento Continuo
Ventas y datos del inventario amarradas
directamente a los sistemas de ordenes del
proveedor.
Productores y minoristas estn trabajando
para modelar soluciones mutuas a las salidas
de la cadena de suministro.
21

12 mejores prcticas
8. Ms all del Costeo Basado en Actividades

Menor nfasis en las utilidades.

Valor del producto
Frecuencia de uso.
Items ms populares y costosos.
Tasa ms alta de stock y de
reposicionamiento que los productos que
se ordenan con menos frecuencia.

22

12 mejores prcticas
9. Facturacin Electrnica
Ahorro en Auditorias de Facturacin
Ahorro en escritura de Cheques
Ahorro Administrativo.
El software automticamente determina que
pago esta pendiente de pago y paga sin
esperar una factura.

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12 mejores prcticas
10.Utilizar Operadores Logsticos-3PL para
Consolidacin
La idea del despacho directo a los minoristas
se ve muy bien en el papel, hasta que el
receptor se ahoga en camiones.
Consolidar en un solo despacho la carga
destinada a un mismo minorista.

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12 mejores prcticas
11.Indicadores de Desempeo
No es una idea nueva, pero tampoco es una
mala idea.
Revisin de contratos y evaluacin de
desempeo
Estndares de desempeo
Tiempos de entrega, entregas perfectas,
costo suministros, niveles de servicio.
Incidentes aceptables %

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12 mejores prcticas
12.Educacin Permanente

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