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PROYECTO:
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Consultores
CONTENIDO
1. Antecedentes
2. Aspectos conceptuales
3. Objetivos
4. Alcance y metodologa
5. Conclusiones y recomendaciones
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1. Antecedentes
La presente presentacin tiene por finalidad dar a
conocer el trabajo realizado en la consultora de
reforma administrativa de los procedimientos TUPA
49 y 50 de la DIGEMID en el periodo comprendido
del 20 de Octubre al 20 de diciembre del 2013 y
recoger de parte del auditorio sus opiniones a fin de
complementar de ser el caso las propuestas
planteadas dirigidas .
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1. Antecedentes
Contamos con ms de 15 aos de experiencia en
consultora en los temas de gestin empresarial (en el
mbito privado y pblico) as como con un equipo
multidisciplinario con ms de 20 aos de experiencia
laboral.
Hemos realizado trabajos similares en varias
organizaciones del medio siendo las principales las
empresas del Grupo Neptunia, Grupo Brescia, Grupo
San Fernando, Grupo Costa Gas, Grupo ISAMISA,
Paraso as como asesoras internacionales contratados
por PNUD, USAID y el MINCETUR para mejorar los
procesos de comercio exterior del pas y las
competencias de los funcionarios y personal tcnico de
las Instituciones vinculadas a normar y promocionar las
exportaciones.
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2. Aspectos conceptuales
Cabe sealar que si bien por aspectos estratgicos
y a consideracin de la Institucin se ha
seleccionado a los TUPAS 49 Y 50 como alcance
inicial del trabajo, nuestra recomendacin por
aspectos tericos, conceptuales y metodolgicos, es
realizar el Mapa de Procesos de Nivel 1 de todas las
operaciones de la Institucin a fin de tener una visin
sistmica, holstica, integral de la organizacin e
identificar
las
interacciones
a
nivel
de
macroprocesos y procesos. (ISO 9001 Mapa de
Procesos Arturo Oliva)
Q
1. Elaborar Mapa de Procesos de toda la organizacin. Ejemplo
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ENTRADA
Datos sobre las caractersticas del
02
envase y empaque
EQUIPO
ACTIVIDADES
Evaluar la factibilidad de envasar el nuevo producto
AD05-01
con la maquinaria actual
06
AD05-08
INDICADORES DE GESTIN
Tiempo de ejecucin del diseo de envase y
empaque
DOCUMENTOS
Procedimiento: Envases, empaques e
impresiones (PD-P04)
D
E
08
E
P
P
P
P
SALIDA
Especificaciones tcnicas del envase y
empaque (final)
11
Modelo de etiqueta
57
Ejemplares de etiquetas
E
P
Asistente Marketing
Asistente Logstica
Rp Control Calidad
Jefe Sistemas
Jefe Logstica
Jefe Finanzas
X X X X
X
NIVEL DE PARTICIPACION
Jefe Produccin
Jefe Registros
Jefe Marketing
ALCANCE:
Jefe de Diseo
OBJETIVO:
Gerente General
RESPONSABLE:
Jefe Investigacin
P D
P
D
PD04 Registros
PC01 Operaciones
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PD05 Envases
DISEO &
ESTRA
DESARROLLO
T.
PRODUCCIN
Jefe Sistemas
Jefe Logistica
PD04 Registros
Asesor Legal
Jefe Finanzas
Jefe Contabilidad
Soporte
Coordinador Ventas
Jefe Marketing
Jefe Promocin
Gerente Comercial
Jefe Produccin
Gerente Produccin
13
PROCESOS
Jefe Registros
MAC.
Gerente General
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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2. Aspectos conceptuales
El flujo (flujograma,
manuales)
procedimiento,
instructivo,
Otros elementos
Dueo, participantes, tiempo de ciclo, alcance (donde
empieza, donde termina), indicadores, costo (TUPA)
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2. Aspectos conceptuales
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2. Aspectos conceptuales
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El reconocimiento de la existencia de
problemas constituye el 50% de la
solucin de los mismos
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Q
El 90% de los problemas de una
organizacin son causados por el
Sistema que es de responsabilidad de
la Administracin Superior
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Q
Equipo de trabajo
Dra. Sandra Gonzalez
Dra. Nieves Tipiana
Ing. Julio Cuadros
Ing. Daniel Zelaya
Dra. Beatriz Cceres
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Equipo de apoyo
Dr. Leandro Huayanay
Lic. Martha Aguirre
Dra. Vivian ufflo
Dra. Sofa Salas
Dra. Katherine Robles
Dr. Linder Figueroa
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Q
Equipo de apoyo
Ing. Ricardo Poma
Lic. Arturo Oliva
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Q
Lderes de la reforma
Dr. Pedro Yarasca
Dra. Lidia Castillo
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Q
Hemos trabajado en el equipo VUCE del
MINCETUR y en los equipos de USAID que
intervinieron en el programa Facilitando
Comercio
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3. Objetivos
La reforma reconoce los principios y mandatos de
la Ley 26842 Ley General de Salud.
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3. Objetivos
Objetivo de la
consultora en
DIGEMID
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3. Objetivos
Q
Objetivos especficos
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3. Objetivos
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3. Objetivos
(I) ENFOQUE DE GESTIN DE PROCESOS
1.Asegurarnos de la calidad de la informacin de ingreso al proceso (lista de
chequeo de mesa de partes, validaciones en la VUCE).
2.Armonizar/estandarizar el proceso de evaluacin de los especialistas (lista
de chequeo del evaluador).
3.Optimizar el flujo del proceso interno y la comunicacin con el administrado
con el sistema VUCE.
4.Estudio tcnico de los tiempos del proceso y determinacin de los nuevos
plazos con mejoras recomendadas y VUCE.
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Organizacin
Funcional
rea 1
rea 3
rea 2
rea 5
rea 4
Requerimiento
del cliente
Clientes
insatisfechos
Lenta atencin de solicitudes
Organizacin
por Procesos
3. Objetivos
Proceso A
Proceso B
Proceso D
Clientes
satisfechos
Proceso C
Requerimiento
del cliente
Rpida atencin de pedidos
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Aplicativos informticos
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Aplicativos informaticos
Contar con un aplicativo que proporcione la informacin de los dias que tiene el expediente
luego de haber sido notificado alertando al evaluador 5-7 dias antes de caer en abandono e
indicar la condicin de abandono a fin de emitir la RD correspondiente (tema observado por la
OCI del MINSA)
A fines de Enero
Disponer de plantillas automticas para la emisin de la RD de inscripciones y reinscripciones
considerando la normativa anterior del 23 01 2012 , despus del 23 01 2012 (DS 016-2011
SA) y VUCE (incluyendo los cdigos nuevos de los productos)
Inscripciones
aprobados (15 Enero)
denegados (15 Enero)
Reinscripciones
aprobados (20 Enero)
denegados (20 Enero)
Sistematizacin de las listas de chequeo de los TUPAS 49 50 140 142 143
Se acepta la propuesta de que su consultora desarrolle temporalmente el programa en algn
lenguaje de programacin para automatizar la lista de chequeo, en funcin de esta propuesta
se desarrollar la solucin definitiva que se integre al modelo de datos institucional y al
Sistema Integrado de tal manera que se amarre el expediente y otros datos relacionados , este
desarrollo quedara pendiente de que OGEI facilite el desarrollo y recursos humanos , se
elaborara el requerimiento en Enero, pero la ejecucin depender de la aprobacin y en caso
contrario del financiamiento que logremos con el BID)
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Conclusiones y recomendaciones
Revisin y aprobacin de las listas de chequeo
(evaluador, administrado, filtro)
Implementar el uso de las listas de chequeo de
manera electronica
Un mayor control de los tiempos del proceso
Asignacin a tiempo completo a las lderes de la
reforma
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