Taklimat Garis Panduan

Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Sekolah
(S.P.S)
Kementerian Pendidikan
Malaysia
http://sps.moe.gov.m
y/

Arahan /
Punca
Kuasa Arahan Pelaksanaan SPS
Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia
Bilangan 21 Tahun 2014
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah (SPS),
Nombor Rujukan KP(BPSH-SPDK)201/005/02/Jld.6
(25),
Bertarikh 24 Disember 2014
Ditandatangani oleh
Dato Haji Sufaat Bin Tumin,
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia,
Sektor Operasi Pendidikan,

/
T
A P
M
U
A
T UT
T

SPS.1BESTARINET.NE
T

EMIS

EOPERA
SI

APDM
SPS.MOE.GOV.MY

Pengenalan
Sistem SPS
Pengenalan
1. Aplikasi berfokuskan kepada SATU pangkalan data
tunggal bagi sekolah, guru dan murid seluruh
negara.
2. MENGELAKKAN guru-guru melakukan kemasukan
data berulang dalam pelbagai sistem.
3. Mula dilaksanakan mulai 1 Januari 2015.
4. Boleh diakses melalui URL http://sps.moe.gov.my
5. SPS akan menjadi sumber data Dashboard KPM
bagi proses menganalisis, membuat perancangan,
perbandingan dan mengenalpasti trend dalam
pelaksanaan Dasar Pendidikan Negara.

Paparan
Muka
Sistem SPS

ModulModul
Sistem
Maklumat

Modul-Modul

Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)

terdiri daripada 3 modul utama iaitu :
1. MODUL PENGURUSAN SEKOLAH
2. MODUL PENGURUSAN GURU
3. MODUL PENGURUSAN MURID

ModulModul
Sistem
Maklumat

Konsep
Maklumat Guru

at
G
ur
u

M
ur
id

at
Se
ko
la
h

ak
lu
m

Single Database
Entry

Pengurusan
Sekolah

M
ak
lu
m

at

um

at

Se
ko
la
h

Maklumat Murid

lu
m

M
ak
l

Pengurusan
Murid

M
ak

Pengurusan
Guru

ModulModul
Sistem
Maklumat

Modul Pengurusan Sekolah (PS) merupakan

satu pangkalan data profil institusi
pendidikan di bawah Sektor Pelajaran KPM
yang menyeluruh. Pangkalan Data ini
mengandungi maklumat asas pendidikan
semua institusi pendidikan seluruh negara
yang telah berdaftar dan diberi kod institusi
pendidikan oleh Bahagian Perancangan dan
Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP).

Rumusan
Bidang
Tugas JPN
SUB MODUL
Profil Am
Pengurusan
Sekolah
Kedudukan
Sekolah
Kawasan
Bangunan

Rumusan Sub Modul Pengurusan Sekolah (JPN)

SPMIC
T

SPS

SPK

SKPP

SPSP
K

Petunjuk :
SPMICT
Sektor Pengurusan
Maklumat & ICT

SPS
Sektor Pengurusan
Sekolah

SPK
Sektor Pengurusan
Kemanusiaan

Bilik

SKPP
Kuaters Guru
Peralatan

Sektor Khidmat
Pengurusan &
Pembangunan

Kemudahan Sukan

SPSPK

Tandas

Sektor Pendidikan
Swasta & Pendidikan
Khas

Rumusan
Bidang
Tugas PPD
SUB MODUL
Profil Am
Pengurusan
Sekolah
Kedudukan Sekolah
Kawasan
Bangunan
Bilik
Kuarters Guru
Peralatan

Rumusan Sub Modul Pengurusan Sekolah (PPD)

UPS

UIC
T

UPP

USK

UPK
S

UHE
M

Petunjuk :
UPS
Unit Pengurusan
Sekolah

UICT
Unit Pengurusan
Maklumat dan ICT

UPP
Unit Pembangunan &
Perolehan

USK
Unit Sukan

Kemudahan Sukan

UPKS
Unit Pendidikan Khas &
Swasta

Tandas

UHEM
Unit Hal Ehwal Murid

Rumusan
Bidang
Tugas
SUB MODUL
Sekolah
Profil Am

Rumusan Sub Modul Pengurusan Sekolah (Sekolah)

PKT
D

PKHE
M

PKK
O

PKPK

SUSK

GAST

Petunjuk :
PKTD
PK Pentadbiran

Pengurusan
Sekolah

PKHEM

Kedudukan
Sekolah

PK Hal Ehwal Murid

Kawasan

PK Ko-Kurikulum

Bangunan
Bilik
Kuarters Guru
Peralatan
Kemudahan
Sukan
Tandas

PKKO
PKPK
PK Pendidikan Khas

SUSK
Setiausaha Sukan
GAST
Guru Aset

Carta Alir
Pengurusan
Sekolah
Maklumat dikumpul dan
diselaraskan oleh guru
data seterusnya
dikemaskini ke dalam
sistem

ModulModul
Sistem
Maklumat

Modul Pengurusan Guru (PG) merupakan satu

pangkalan data guru yang menyeluruh dan
bersepadu. Data ini digunakan di pelbagai peringkat
pengurusan bagi menghasilkan laporan dan statistik
guru.
Modul PG ini merupakan data operasi real-time bagi
kegunaan perancangan, penempatan, pelantikan,
pengesahan jawatan, kenaikan pangkat, pertukaran
dan persaraan guru termasuk data unjuran bagi
kegunaan Anggaran Belanja Mengurus (ABM)

Rumusan
Bidang
Tugas JPN
SUB MODUL
Profil & Maklumat
Guru
Pengurusan
Perjawatan
Profil & Maklumat
AKP

Rumusan Sub Modul Pengurusan Guru (JPN)

SPMIC
T

SPS

SPK

SKPP

SPSP
K

Petunjuk :
SPMICT
Sektor Pengurusan
Maklumat & ICT

SPS
Sektor Pengurusan
Sekolah

Unjuran Murid dan

Guru

SPK

Penempatan &
Pertukaran Guru

Sektor Pengurusan
Kemanusiaan

Penempatan Guru
Baharu

SKPP

Enrolmen Guru

Sektor Khidmat
Pengurusan &
Pembangunan

SPSPK
Sektor Pendidikan
Swasta & Pendidikan
Khas

Rumusan
Bidang
Tugas PPD
SUB MODUL
Profil & Maklumat Guru
Pengurusan Perjawatan
Profil & Maklumat AKP

Rumusan Sub Modul Pengurusan Guru (PPD)

UPS

UICT

UPP

UPT

Petunjuk :
UPS
Unit Pengurusan
Sekolah

UICT

Unjuran Murid dan

Guru

Unit Pengurusan
Maklumat & ICT

Penempatan &
Pertukaran Guru

UPP

Penempatan Guru
Baharu
Enrolmen Guru

Unit Pembangunan &

Perolehan

UPT
Unit Pentadbiran

Rumusan
Bidang
Tugas
SUB MODUL
Sekolah

Rumusan Sub Modul Pengurusan Guru (Sekolah)

Profil & Maklumat Guru

PKTD

PKHE
M

PKKO

PKPT

Petunjuk :
PKTD
PK Pentadbiran

Pengurusan Perjawatan

PKHEM

Profil & Maklumat AKP

PK Hal Ehwal Murid

Unjuran Murid dan

Guru

PKKO

Penempatan &
Pertukaran Guru
Penempatan Guru
Baharu
Enrolmen Guru

PK Ko-Kurikulum
PKPT
PK Petang

Carta Alir
Pengurusan
Guru

ModulModul
Sistem
Maklumat
Modul Pengurusan Murid (PM) merupakan satu
pangkalan data Murid yang menyeluruh dan
bersepadu. Data PM ini digunakan di pelbagai
peringkat pengurusan dalam perancangan dan
pengoperasian serta menghasilkan laporan dan
statistik guru.
Semua data dan maklumat murid terdapat dalam
modul Pengurusan Murid (PM). Ianya bermula seawal
murid memasuki Prasekolah hingga Tingkatan 6 atau
Kolej Matrikulasi termasuk Murid Berkeperluan Khas.
Data asas kelahiran murid diperoleh dari Jabatan

Rumusan
Bidang
Tugas JPN
SUB MODUL
Profil Murid, Ibu,
Bapa & Penjaga

Rumusan Sub Modul Pengurusan Murid (JPN)

SPMIC
T

SPS

SPK

SKPP

SPSP
K

Petunjuk :
SPMICT

Enrolmen Murid

Sektor Pengurusan
Maklumat & ICT

Kehadiran Murid

SPS

Bantuan &
Kebajikan
Pendaftaran
Tahun 1, Peralihan
& Ting 1
Pendaftaran
Prasekolah
Disiplin
Asrama

Sektor Pengurusan
Sekolah

SPK
Sektor Pengurusan
Kemanusiaan

SKPP
Sektor Khidmat
Pengurusan &
Pembangunan

SPSPK
Sektor Pendidikan
Swasta & Pendidikan
Khas

Rumusan
Bidang
Tugas PPD
SUB MODUL

Rumusan Sub Modul Pengurusan Murid (PPD)

UHE
M

UPS

UICT

UPra

Petunjuk :

Profil Murid, Ibu, Bapa &

Penjaga

UHEM

Enrolmen Murid

Unit Hal Ehwal Murid

Kehadiran Murid

UPS
Unit Pengurusan
Sekolah

Bantuan & Kebajikan

Pendaftaran Tahun 1,
Peralihan & Ting 1

UICT
Unit Pengurusan
Maklumat & ICT

Pendaftaran Prasekolah

UPra
Disiplin
Asrama

Unit Pra Sekolah

Rumusan
Bidang
Tugas
Sekolah
SUB MODUL
Profil Murid, Ibu,
Bapa & Penjaga

Rumusan Sub Modul Pengurusan

Murid (Sekolah)
PKHE
M

PKP
K

GK
L

PT

GB
T

GPr
a

GD
P

WR
D

Petunjuk :
PKHEM
PK Hal Ehwal
Murid

PKPK

Enrolmen Murid

PK Pendidikan
Khas

Kehadiran Murid

GKL

Bantuan &
Kebajikan

PT

Pendaftaran
Tahun 1, Peralihan
& Ting 1
Pendaftaran
Prasekolah

Guru Kelas

Pembantu Tadbir
GBT
Guru bantuan

GPra

Disiplin

Guru Pra Sekolah

Asrama

GDP
Guru Disiplin
WRD

Carta Alir
Pengurusan
Murid

ModulModul
Sistem
Maklumat

CARTA ALIR
MENGEMASKINI
MAKLUMAT MURID
CARTA ALIR eKEHADIRAN
Guru Kelas Mencatat Kehadiran Murid Dalam
Buku Kedatangan

Buku Kedatangan Dihantar ke Pejabat

Pembantu Tadbir (PT) mengisi kehadiran di dalam
eKehadiran Modul Pengurusan Murid (SPS)
Sebelum 9.00 pagi (Sesi Pagi ) , 2.30 ptg (Sesi Petang)

Selesai

Bidang
Tugas
JPN/PPD/SE
KOLAH

Jabatan Pendidikan Negeri

(JPN)

1. Memastikan data dan maklumat sekolah,

guru dan murid dikemaskini oleh sekolah.
2. Memastikan semua PPD menyemak dan
mengesahkan maklumat dan kedudukan
sekolah, guru, staf dan murid.
3. Melakukan verifikasi data dan maklumat
bagi semua modul
4. Mengesahkan semua data dan maklumat.
5. Mengesahkan Laporan Pengesahan Sekolah
yang dihantar ke PPD.

Bidang
Tugas
JPN/PPD/SE
KOLAH

Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)

1. Memastikan data dan maklumat sekolah, guru

dan murid di bawah kawalan PPD dikemaskini.
2. Memastikan semua Pengetua/Guru Besar
menyemak dan mengesahkan maklumat
sekolah, guru, staf, murid, kelas dan
penawaran subjek elektif.
3. Memastikan penempatan guru baharu,
pertukaran guru, penempatan dan pertukaran
murid serta pengemaskinian semua maklumat
sekolah, guru, staf dan murid dalam SPS
dilakukan dari masa ke semasa.
4. Mengesahkan Laporan Pengesahan yang

Bidang
Tugas
JPN/PPD/SE
KOLAH

Pengetua / Guru Besar

1. Bertanggungjawab terhadap keesahan dan

kebolehpercayaan data dan maklumat
sekolah, guru, staf dan murid. (Tindakan
tatatertib boleh dikenakan sekiranya
ada pemalsuan dan manipulasi data)
2. Memastikan semua Penolong Kanan
melaksanakan pengoperasian data dan
maklumat dalam SPS.
3. Mempengerusikan Jawatankuasa
Pengurusan Maklumat Sekolah (JKPMS).
4. Mengesahkan Laporan Pengesahan Sekolah

Bidang
Tugas
Guru Data /
JPN/PPD/SE
Pembantu Tadbir Perkhidmatan Rintis Data (NBOS)
KOLAH
*Rujuk kepada :
-

Garis panduan Pelaksanaan Rintis Strategi Lautan Biru Kebangsaan

Pemantapan Profesion Guru, Kementerian Pendidikan Malaysia bagi
Pembantu Tadbir Perkhidmatan Rintis Data; dan
Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 14/2007 bagi Guru Data di Sekolah
Menengah dan Rendah

1. Membantu mengumpul, mengunci masuk data, memproses,

menyimpan, mencetak, menghantar maklumat mengikut
kaedah yang ditetapkan oleh KPM dalam pengurusan
data/modul dalam SPS.
2. Membantu menyediakan input data/modul berkaitan SPS
kepada JKPMS.
3. Menjadi Setiausaha kepada JKPMS.
4. Membantu memastikan keselamatan dan kerahsiaan data
sekolah.
5. Mematuhi aktiviti pengisian data/modul dalam SPS mengikut

Bidang
Tugas
JPN/PPD/SE
KOLAH

Guru Kelas

1. Mengemaskini semua data dan maklumat murid

yang berada di dalam kelasnya dari masa ke
semasa jika ada berlaku sebarang perubahan atau
pertambahan maklumat kerana modul Pengurusan
Murid akan dibuka sepanjang tahun.
2. Bertanggungjawab terhadap keesahan dan
kebolehpercayaan data dan maklumat murid di
dalam kelasnya. Sebarang manipulasi data dan
maklumat murid di dalam kelasnya adalah di
bawah tanggungjawabnya.
3. Merekodkan kehadiran murid secara harian
bersama-sama dengan Pembantu Tadbir.

Bidang
Tugas
Guru
JPN/PPD/SE
KOLAH
Bertanggungjawab untuk mengemaskini, menyemak
dan mengesah maklumat individu seperti berikut :
Jenis Maklumat

Mengemaski
ni

Menyemak

Mengesah

Maklumat Peribadi

Maklumat Pasangan

Maklumat Perkhidmatan

Maklumat Akademik

Maklumat Ikhtisas

Maklumat Sejarah
Perkhidmatan

Maklumat Latihan /

Bidang
Tugas
Pembantu Tadbir
JPN/PPD/SE
KOLAH
1. Melaksanakan pengisian kehadiran guru
2. Melaksanakan pengisian kehadiran murid

Verifikasi
Data
Verifikasi dan Semakan Data JPN
Peringkat
JPN
Dicadangkan verifikasi data peringkat JPN diadakan 4
kali setahun mengikut ketetapan seperti berikut :
Verifikasi
(Selasa).
Verifikasi
Verifikasi
Verifikasi
(Isnin).

Data kali pertama - 10 Februari 2015

Data kali kedua - 4 Mei 2015 (Isnin).
Data kali ketiga - 10 Ogos 2015 (Isnin).
Data kali keempat - 16 November 2015

Walaubagaimanapun, verifikasi data peringkat PPD

dan sekolah perlu dijalankan pada setiap bulan.

Verifikasi
Data
Verifikasi dan Semakan Data PPD /
Peringkat
Sekolah
JPN
Verifikasi data peringkat JPN diadakan 4 kali setahun
mengikut ketetapan seperti berikut :
Verifikasi
(Selasa).
Verifikasi
Verifikasi
Verifikasi
(Isnin).

Data kali pertama - 10 Februari 2015

Data kali kedua - 4 Mei 2015 (Isnin).
Data kali ketiga - 10 Ogos 2015 (Isnin).
Data kali keempat - 16 November 2015

Bidang
Tugas
JPN/PPD/SE
MODUL
BAHAGIAN
KOLAH
Pengurusa
BPPDP

Pengurus Data / Maklumat dan SPS

JPN

Sektor Pengurusan Maklumat

dan ICT

Unit Pengurusan
Maklumat & ICT

Sektor Khidmat Pengurusan

dan Pembangunan
Sektor Pengurusan Sekolah

Unit Pentadbiran
Unit Pengurusan
Sekolah

n Sekolah
Pengurusa
n Guru

BPSM
BPSH

PPD

Pengurusa
n Murid

BPSH

Sektor Khidmat Pengurusan

Pembangunan Kemanusiaan

Unit Pengurusan
Pembangunan
Kemanusiaan

Pembangu
nan &
Teknikal

BPM
BPPDP
BPSM
BPSH
dan
Bahagia
n SOP

Sektor Pengurusan Maklumat

dan ICT
Sektor Pengurusan Sekolah
Sektor Khidmat Pengurusan
dan Pembangunan
Sektor Khidmat Pengurusan
Pembangunan Kemanusiaan

Unit Pengurusan
Maklumat & ICT
Unit Pengurusan
Sekolah
Unit Pengurusan
Pembangunan
Kemanusiaan
Unit
Pembangunan

Bidang
Tugas
Meja Bantuan
JPN/PPD/SE
Pastikan pengurusan log aduan / masalah dibuat dengan betul.
KOLAH
Modul pengurusan sekolah

Level 3
Sektor Data Pendidikan
Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
03-8872 1457 / 03-8884 6545 / 03-8884 6066 / 03-8884 6225
Email : emisonline@moe.gov.my
Level 2
En. Kairul Annuar bin Abd Aziz
07-2310184
Email : annuar.aziz@moe.gov.my
Level 1
Penolong PPD ICT
PPD berkaitan

Bidang
Tugas
Meja Bantuan
JPN/PPD/SE
Pastikan pengurusan log aduan / masalah dibuat dengan betul.
KOLAH
Modul pengurusan guru

Level 3
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pendidikan Malaysia
Sektor Pengurusan Sekolah Menengah 03-88849346,
Sektor Pengurusan Sekolah Rendah 03-88849561
E-mel : helpdesk_smg@moe.gov.my
Level 2
En Mohd Radzif bin Yusof (Menengah)
Email : radzif.yusof@moe.gov.my
En Khairul Anuar bin Ahmad (Rendah) 07-2311455
Email : anuar.ahmad.moe@1govuc.gov.my
Level 1
Penolong PPD Sekolah Menengah & Rendah
PPD berkaitan

Bidang
Tugas
Meja Bantuan
JPN/PPD/SE
Pastikan pengurusan log aduan / masalah dibuat dengan betul.
KOLAH
Modul pengurusan murid

Level 3
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pendidikan Malaysia
Sektor Pengurusan Kaunseling dan Displin 03-88849501
Unit ICT (Teknikal) 03-88849443 / 03-88849458
E-mel :apdm.team@moe.gov.my
Level 2
Penolong Pengarah (Biasiswa)
07-2311491
Email :
Level 1
Penolong PPD HEM
PPD berkaitan

Bidang
Tugas
RUMUSAN
JPN/PPD/SE
1. Pastikan data yang berada pada ketiga-tiga
KOLAH
sistem sentiasa tepat dan betul melalui verifikasi
yang dijalankan oleh pengurus bagi sistem yang
diurusnya.

2. Pastikan sebarang masalah yang timbul diajukan

kepada meja bantuan untuk tujuan dokumentasi
dan penambahbaikan.
3. Pastikan JKPMS ada dan berfungsi.

Bidang
Tugas
RUMUSAN
JPN/PPD/SE
1. Proses kemasukkan kehadiran Guru melalui
KOLAH
2.
3.
4.
5.
6.

portal EMIS ditangguhkan.

Rekod kehadiran murid melalui APDM diteruskan
Semak senarai staf disekolah agar sama dengan
eoperasi
Pengemaskinian guru/akp melalui eoperasi
(Modul Pengurusan Guru)
Pengemaskinian Murid melalui APDM (Modul
Pengurusan Murid)
Pengemaskinian maklumat kemudahan sekolah
pada EMIS (Modul Pengurusan Sekolah)

RUMUSAN APDM

1. Pengemaskinian melalui APDM

2. Pelaksanaan kemasukan maklumat kehadiran
murid melalui APDM oleh Pembantu Tadbir
sekolah. Pautan

http://sps.moe.gov.my/

SEKIAN
TERIMA KASIH
http://sps.moe.gov.my/