ACCESS

Programa para la
gestin de bases de
datos.

Permite crear ficheros

de bases de datos
relacionales.

ACCESS
Permite manipular los datos en forma de tablas
crear relaciones entre tablas, consultas,
formularios para introducir datos e informes para
presentar la informacin.

UNIDAD 1: ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS

1.- La pestaa Archivo
La pestaa Archivo es especial y como
tal, est destacada con un fondo rosado.
Al contrario que el resto de pestaas, no
despliega una ficha tpica de la cinta de
opciones con herramientas para
modificar el documento, sino que
despliega un men con acciones relativas
al propio archivo: Guardar, Imprimir,
Abrir
Tambin se puede Acceder Alf + A
Este men contiene dos tipos bsicos
de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan

de forma inmediata al hacer clic sobre
ellos. Por ejemplo, la
opcin Guardar para guardar el
documento actual, o Salir para cerrar
la aplicacin. Tambin puede que
algunas opciones muestren un cuadro
de dilogo donde nos pedir ms
informacin sobre la accin a realizar
como la opcin Abrir.

Opcin que muestra ms

informacin. Algunas opciones lo que
hacen es mostrar ms opciones en la
zona derecha de la ventana. Por
ejemplo, la opcin Informacin que
muestra informacin de la base de
datos abierta o Reciente que muestra
un listado de las ltimas bases de
datos utilizadas. Al hacer clic en una de
estas opciones, se colorear con un
color rosado intenso, para que
sepamos que se trata de la opcin
activa.

2. La barra de estado
barra de estado se encuentra en la parte inferior de
la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de
la aplicacin, proporciona distinta informacin segn
la pantalla en la que estemos en cada momento.

La ayuda
Access incorpora una documentacin muy til que explica las distintas opciones y caractersticas
del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos:

Hacer clic en el botn de Ayuda en la zona derecha de la Cinta de opciones.

Pulsar la tecla F1 del teclado.

UNIDAD 2. CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE

DATOS

2.1 Conceptos Bsicos

Access
Es un programa para la gestin de base de datos
Una base de datos
Es un conjunto de datos que
estn organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar
estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor
de Bases de Datos.

BASE DE
DATOS

BASE DE
DATOS
RELACIONAL

Archivo que puede

contener tablas.

Permite la utilizacin
simultnea de datos
procedentes de ms
de una tabla.

Se encuentra toda la
informacin sobre un
tema especifico.

Al hacer uso de
las relaciones,
se evita la duplicidad
de datos.

TABLA

REGISTRO

CLAVE
PRINCIPAL

CAMPO

Es una cuadrcula en la que se ingresa, campo

por campo, toda la informacin necesaria en la
base de datos.
Fila de una tabla.
Es donde se almacena cada informacin
individual.

Es una columna que permite identificar de forma

inequvoca cada fila de la tabla.

Es un componente de una tabla que contiene un

elemento especifico de informacin.

Nmero y
Moneda

Texto y
Memo

FORMATOS
DE CAMPO

S/No

Fecha/
Hora

RELACIONES: las tablas se relacionan de dos a dos,

donde una de ellas ser la tabla principal de la que parte la
relacin y la otra ser la tabla secundaria destino de la
relacin.

UNA RELACION
UNO A VARIOS:

UNA RELACION
VARIOS A VARIOS:

registro de la Tabla A un registro de la Tabla

puede tener muchos A puede tener muchos
registros coincidentes registros coincidentes
en la Tabla B, pero un
en la Tabla B, y
registro de la Tabla B viceversa. Este tipo de
slo tiene un registro
relacin slo es
coincidente en la
posible si se define
Tabla A.
una tercera tabla.

UNA RELACION
UNO A UNO:
cada registro de la
Tabla A slo puede
tener un registro
coincidente en la
Tabla B y viceversa.

CONSULTA

FORMULARIO

INFORME

Son los objetos de una

base de datos .
Permiten recuperar
datos de una tabla,
modificarlos e incluso
almacenar el resultado
en otra tabla.
Recupera informaciones
de la Base de Datos y
las presenta en la
pantalla.

Es un formato de
pantalla que se utiliza
para mejorar la imagen
de las tablas.
Los formularios
constituyen pantallas
para la entrada y
presentacin de
informaciones.
Es posible presentar
resultados de clculos y
efectuar consistencias
sobre datos.

Es un conjunto de
informaciones
organizadas y
formateadas basndose
en las exigencias del
usuario.
Consiste en extraer y
presentar datos .
Constituyen un recurso
especfico para la
presentacin de
informaciones en papel
impreso. El origen de
estas informaciones
puede ser una tabla o
consulta.

CAMPO
REQUERIDO

CAMPO
INDEXADO

No puede contener el
valor nulo.
Se utiliza cuando se
quiere establecer que
sea obligatoria la
introduccin de un dato
en el campo.

Sirve para encontrar

mucho ms rpido un
dato de ese campo en
concreto.
Crea un ndice del
campo.