MODULO 2:

ORGANIZACIN DEL
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
FACILITADOR: LICDA.
YESENIA
RODRGUEZ

Aquella
entidad
social en la que
varias
personas
interactan con el
propsito
de
alcanzar objetivos
especficos.

Es la interrelacin de las partes que

componen una empresa; adems, especifica
la divisin de actividades .

ELEMENTOS FUNDAMENTALES
La
Especializacin
de Actividades

La
Estandarizacin

Es la agrupacin en unidades
de trabajo, se conoce como
departamentalizacin.

Que uniforma de manera

congruente las instrucciones
y normas a partir de polticas
y procedimientos hacia los
subordinados.

ELEMENTOS FUNDAMENTALES
La
Coordinacin

El Tamao

Posibilita
la
armona
y
coincidencia de todas las
actividades de la empresa para
alcanzar sus objetivos.

Se determinar si una
empresa es pequea, mediana
o grande, y bajo qu sistema
trabajar:
centralizado,
descentralizado o mixto.

PARA LOGRAR UNA ADECUADA ORGANIZACIN DEL

DEPARTAMENTO
DE
COMPRAS,
SE
DEBEN
CONSIDERAR:

Objetivos

Funcionalidad

Organizacin

Determinar con claridad los objetivos del departamento de

compras, que indiscutiblemente sern congruentes con los
de la empresa.

El trabajo debe ser coordinado para alcanzar los objetivos

propuestos.

Se deber establecer el tipo de organizacin que ms se

adapte a las necesidades y propsitos de la empresa y crear la
estructura organizacional que defina el sistema bajo el cual
trabajar (centralizado, descentralizado o mixto)

TIPOS DE ORGANIZACIN
LINEAL:

De arriba hacia abajo.

FUNCIONAL:

Delegar en otra persona

determinada autoridad
que normalmente ejerce
un gerente de lnea.

TIPOS DE ORGANIZACIN
DE ASESORIA O STAFF:

Estructura organizacional
con apoyo de especialistas
para la toma de decisiones.
COMBINADO:
Con autoridad lineal de

arriba hacia abajo y

apoyados en especialistas
para la toma de decisiones.

ORGANIZACIN INTERNA DE UN
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
JEFE DE COMPRAS

SUB-JEFE DE
COMPRAS

COMPRAS DE
MAQUINAS

COMPRAS DE
PINTURAS

COMPRAS DE
ARTICULOS DE
OFICINA E
IMPRESOS

EL PERSONAL DE COMPRAS (TICA)

El personal que realiza las
funciones de compras es
muy vulnerable cuando se
trata de cuestiones de tica.
Eso obedece a las cantidades
de dinero que maneja o a las
partidas presupuestarias de
su rea cuando son compras
que efecta el Estado.

EL PERSONAL DE COMPRAS (TICA)

El personal del departamento de

compras debe manejar los valores

ticos como la honradez, equidad,
responsabilidad, integridad y
propiedad.
Debe actuar con cortesa y lealtad
hacia
los
proveedores,
sin
olvidarse de los valores ticos
antes mencionados.
No
deben
someterse
a
obligaciones especiales con los
proveedores.

SISTEMAS DE COMPRAS
SISTEMA CENTRALIZADO:

Se refiere al control central

de las compras,
de
ordinario en las oficinas
generales, aunque haya
diversas sucursales en
distintos lugares.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

1. Un mayor control sobre el volumen de 1. En situaciones urgentes no siempre se

las compras.
pueden
atender
rpidamente
los
requerimientos.
2. Facilita el control de las piezas 2. La prdida de personal valioso,
compradas, as como la calidad.
repercute ms en este sistema que el
descentralizado.
3. Mayores descuentos
volmenes de compras.

en

grandes 3. El personal que est lejos del punto

donde van a utilizarse los artculos es ajeno
a los problemas regionales.

4. Utiliza menos personal de compras.

4. El personal de compras tiene ms cargas

de trabajo.

5. Existe mejor control de inventarios.

5. Lentitud al trasladar materiales del

almacn general a otras sucursales.

6. Evita duplicidad de funciones.

6. Mermas o faltantes en las transferencias

de materiales del almacn general a otras
sucursales.

7. Reduce considerablemente el papeleo.

7. Gastos adicionales por maniobras de

cargas y descargas.

SISTEMAS DE COMPRAS
SISTEMA DESCENTRALIZADO:

En este tipo de organizacin existen

varios grupos independientes de
compras que reportan a sus jefes de
las plantas o sucursales, sean locales
o regionales, en vez de hacerlo a un
jefe de adquisiciones general.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

1. En situaciones urgentes se pueden 1. La empresa tiene menos control

realizar compras en forma ms sobre las compras regionales.
rpida.
2.
Formar
personal
ms 2. No siempre se obtiene la misma
experimentado y especializado.
calidad de los materiales y piezas
compradas.

3.
Es
posible
mantener la 3. Los descuentos son menores.
responsabilidad y la autoridad ms
cerca de los problemas y permite
mayor flexibilidad.
4. Se utiliza ms personal de
compras.
5. En ocasiones un comprador
regional no quiere entregar o
transferir materiales que escasean,
por temor a que pueda necesitarlos.

SISTEMAS DE COMPRAS
SISTEMA MIXTO:

Este sistema opera en empresas

grandes y con varias sucursales, en
las que, por su giro, realizan de
manera
descentralizada
sus
compras, ya que esto no afecta
mayormente la calidad, precio, ni
condiciones de pago, y s les
favorece en la continuidad,
volmenes y condiciones de
entrega.

SISTEMAS DE COMPRAS
SISTEMA MIXTO:

Cuando se trata de compras de

maquinarias, equipos, inmuebles o
inversiones
que
deben
ser
aprobadas por el comit de
compras, o que la alta direccin
considera elevadas, las compras se
llevan a cabo de manera
centralizada; es decir, que al
realizar la misma empresa compras
centralizadas y/o descentralizadas,
se dice que est operando bajo un
sistema mixto.

TALLER
CONTROL

CENTRALIZADO
PROCTER & GAMBLE.

DE

POLTICAS DE COMPRA
El Departamento de Compras debe

establecer sus polticas respecto al

sistema de compras que emplear la
empresa,
sea
centralizado,
descentralizado o mixto, ya que el
mismo afectar a toda una serie de
polticas internas, relativas a las lneas
de
autoridad,
procedimiento
y
relaciones
interdepartamentales
y
definir el alcance y responsabilidad del
departamento de compras.
Las relaciones con proveedores se hallan

sujetas a polticas establecidas por la

empresa.

ALGUNOS EJEMPLOS DE POLTICAS DE

COMPRAS SON:
1. Queda prohibido a los empleados
aceptar obsequios o gratificaciones.
2. Todas las adquisiciones de la
empresa deber realizarlas el
departamento de compras.
3. El departamento de compras se
reserva el derecho exclusivo de
objetar la calidad y tipo de materiales
a fin de proteger los intereses de la
empresa.

ALGUNOS EJEMPLOS DE POLTICAS DE

COMPRAS SON:
4. Las requisiciones debern
describir
claramente
las
especificaciones y la fecha en que se
requieran los materiales.
5. Todas las compras superiores
debern estar autorizadas por el
comit de compras de la empresa.
6.
Todas las importaciones de
maquinaria
y
equipo
sern
autorizadas por el comit de
compras.

EL COMIT DE COMPRAS
Tiene

como
propsito
fundamental
establecer
mecanismos de coordinacin
necesarios que permitan el
desarrollo transparente y eficaz
de las actividades del rea, y
adems consolidar debidamente
la organizacin de las distintas
acciones que concurren en el
desarrollo de los planes de la
empresa.

EL
COMIT
DE
COMPRAS
ESTA
CONFORMADO POR LAS SIGUIENTES REAS:
El director general de la

empresa.
Finanzas.
Produccin.
Compras.
Almacn.
Crdito y cobranza, entre
otros.

EL MANUAL DE COMPRAS
Herramienta de uso constante en
el rea de compras.
Sirve como instrumento
capacitar al personal nuevo.

para

Proporciona una idea clara e

integral del departamento de
compras.

Sirve para orientar al personal que

labora en compras.

CMO PLANEAR LAS COMPRAS DE

UNA EMPRESA
EMPRESA
INDUSTRIAL

EMPRESA DE
COMERCIALIZACIN
DE PRODUCTOS

El departamento de produccin
determinar la frecuencia y
cantidad de materias primas
que deban adquirirse.

Las compras y el volumen de las

mismas
se
determinarn
bsicamente por las condiciones
de pago y el ritmo de las ventas.
Rotacin de Inventario.

LA FUNCIN DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS
La

funcin de este
departamento es de
suma importancia, ya
que constituye una
parte vital para el xito
comercial
de
las
empresas.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1. Localizar, seleccionar
y establecer fuentes de
abastecimiento de materias primas, suministros y servicios
necesarios a la empresa.
2. Cotizar precio, determinar puntos de entrega, forma de
transporte etc.
3. Escoger el proveedor que ms convenga a los intereses de
la compaa y efectuar la adjudicacin del pedido.
4. Mantener un contacto constante y directo con los
proveedores.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
5. Colocar los pedidos en forma oportuna.
6. Darle seguimiento a las entregas de mercaderas
solicitadas, para evitar atrasos en la llegada a los
puntos establecidos.
7. Respetar las disposiciones legales relacionadas
con la actuacin del departamento.
8. Acte de manera tica en las relaciones
comerciales que se establezcan.

ALMACN

ALMACN
Es una unidad de servicio

en la estructura orgnica y
funcional de una empresa
comercial o industrial,
con
objetivos
bien
definidos de resguardo,
custodia,
control
y
abastecimiento
de
materias
primas
o
productos terminados.

 Al

comprar y guardar
materiales en almacn se
debe estar consciente de que
esto es exactamente lo
mismo que depositar dinero
en un banco, dado que su
finalidad es:
*Protegerlos
*Generar Utilidades
*Administrarlos
correctamente.

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN
DEL ALMACN
La forma de organizar y administrar un
almacn depende, entre otros factores de:
Tamao de la empresa.
Organizacin de la empresa (Sistema
centralizado, descentralizado o mixto).
Caractersticas de los materiales
(dimensin, peso, fragilidad,
peligrosidad, etc.)
Diversidad en la produccin o
comercializacin.
Programacin de la produccin.

FUNCIONES QUE DEBE COORDINAR

EL ALMACN
Recepcin de materiales (maniobras de carga y descarga).

Registro de entradas y salidas (recepcin y embarques).

Almacenamiento de materiales (resguardo y custodia).
Control de los materiales (control de inventarios).
Informacin constante a los departamentos de compras,

ventas y produccin, sobre las existencias reales de

materias primas o productos terminados.
Interaccin con los departamentos de compras,
produccin, trfico y contabilidad.

PLANEACIN Y MANEJO DEL

ALMACN
Conocer los artculos que se van a

almacenar.
Disponer de reas suficientes para
recepcin,
almacenamiento
y
entrega, as como para maniobras de
carga y descarga.
Conocer las dimensiones, peso,
medida y caractersticas por unidad
de los materiales o productos.
Conocer la frecuencia de consumo
(control de inventarios).

ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL
MANEJO DE MATERIALES
Es indiscutible que el conocimiento de las caractersticas
principales de los materiales permitir un buen manejo y una
mejor clasificacin de los mismos.
Por ejemplo, si las
caractersticas de los materiales son:
Lquido
Gaseoso
Frgil
Inflamable
Explosivo
Perecedero
Polvo.

ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL
MANEJO DE MATERIALES
Las condiciones del almacn debern ser las ms
apropiadas para cada material , como:
Ambiente seco.
Ambiente hmedo.
Ambiente clido.
Ambiente fro.
Iluminado.
Oscuro.

DEPARTAMENTO DE ALMACN
Debe encontrar el equilibrio

adecuado entre cunto pedir y

cundo hacerlo; es decir,
siempre debe tener materiales
a disposicin para cuando
estos se requieran.
Esto
implica la existencia de una
reserva en inventario como
parte de la relacin almacncompras-produccin.

DEPARTAMENTO DE TRFICO
Este departamento opera en

empresas grandes y tiene

como funciones principales
la recepcin y envo de
materias
primas
o
productos
terminados,
procurando que esto se
realice a travs de medios de
transporte
econmicos,
seguros y rpidos.