Registro: Donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos y donde ser anotada y referida toda

la documentacin. En si la finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los
documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos de la entidad
Preservacin: Es la organizacin y programacin de toda clase de actividades relacionadas con la
conservacin de las documentos en general. En consecuencia involucra a todas aquellas acciones
preventivas que contribuyan al buen estado del acervo documental.
Mantenimiento: Mediante el MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS se puede aadir, duplicar, borrar,
modificar y consultar los datos en los archivos de la aplicacin (clientes, facturas de compra o venta,
proveedores, etc.). El mantenimiento de archivos consta de dos ventanas: la ventana de
mantenimiento y la de detalle del registro.
Control: El control de los documentos (apartado 4.2.3. de norma ISO 9001:2008) es un requisito que
establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de
gestin de la calidad. Los distintos documentos del sistema definen y determinan las pautas de trabajo
a desarrollar para el desempeo del sistema de gestin

Seriado: los documentos de archivo se producen uno a uno, y con el paso del tiempo constituyen series
documentales (de correspondencia, de actas municipales, de censos de vecinos etc.)

Exclusivos: la informacin que contiene un

documento rara vez se encuentra en otro
documento con idntica extensin e
intensidad, es exclusiva.

Originales: Se toma como referencia para producir otros documentos con las mismas caractersticas,
como por ejemplo autor, fecha, lugar, asunto y se puede Multicopiar

Archivo procede del latn archivum, aunque su origen ms remoto se

encuentra en la lengua griega y puede traducirse como residencia de los
magistrados. El trmino se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de
documentos que una sociedad, una institucin o una persona elabora en el
marco de sus actividades y funciones.

Importancia De Los Archivos En La Empresa: Los archivos representan el lenguaje natural de la administracin y
constituyen un apoyo decisivo en la gestin de la entidad, son muy importantes en la administracin ya que contribuyen
a la gestin administrativa y a la gestin documental, permitiendo una mejor organizacin, trmite, consulta,
conservacin y disposicin final de los documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa. Por ello, es
necesario procurar una racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos y
trmites administrativos, lo mismo que la normalizacin de formatos necesarios para la produccin documental,
asimismo, se requiere normalizar la utilizacin de materiales y papelera tendientes a preservar el medio ambiente
Importancia De Los Archivos En La Investigacin: Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de
ilustracin y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen informacin de documentos
que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y
estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes sobre los
acontecimientos; son tiles para las investigaciones relativas a la historia, la administracin, la economa la geografa, los
procesos sociales, polticos, la ciencia, la tecnologa y otras disciplinas.
Importancia De Los Archivos En La Sociedad: Es evidente la importancia de los archivos para la sociedad, en ellos
encontramos nuestra historia, y podemos evidenciar el desarrollo de nuestra sociedad en materia econmica, poltica,
social y cultural. A travs de los archivos ha sido posible conocer la historia de la humanidad, ya que estos documentan la
vida de las comunidades a las que pertenecen, su entorno y sus relaciones entre si y con otras comunidades.
Importancia De Los Archivos En La Poltica: La conservacin de los documentos familiares y los archivos, nos permiten
transmitir los testimonios de esa historia que se ha desarrollado con los aos. Sin embargo, desde siempre ha habido
obstculos que no le han permitido al historiador realizar una Historia ms completa. Esto debido a que muchas
instituciones como la Iglesia (entre otras) prohben el libre acceso a sus archivos hasta al mas cultivado.

Archivo Centralizado : Las Administradoras respondern en toda circunstancia por la integridad y seguridad del
Archivo Centralizado de expedientes de calificacin y reevaluacin del grado de invalidez que deben mantener, y
para su manejo debern observar las siguientes instrucciones

Archivo Descentralizado: Es cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar
y conservar la documentacin que a ella le compete, bien sea producida o recibida; Para un adecuado
funcionamiento de este tipo de organizacin se requiere una definicin precisa del flujo de la informacin y, lo
que es an ms importante, de una perfecta y permanente comunicacin entre las dependencias.

Archivo Descentralizado con control Central: Es donde el archivo central maneja los documentos originales, y
las dependencias cuentan con su propio archivo pero los documentos que manejan son copias de los
documentos que reposan en el archivo central

Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario. Los valores primarios se dan
en la primera y segunda etapa del ciclo vital, (como el Archivo de gestin en donde se producen los
documentos, y el Archivo central donde los documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan
decisiones y tienen baja consulta) ellos son:
ADMINISTRATIVO: Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos a cualquier institucin u
organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite, y son importantes
para la toma de decisiones.
JURDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn.
LEGAL: Lo tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pblica.
CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y registros de los
movimientos econmicos de una entidad pblica o privada[1].
Los valores secundarios se dan en la segunda y tercera etapa del ciclo vital de los documentos (como en el
Archivo central e histrico). Entre estos se encuentran los valores CIENTIFICOS, CULTURALES E HISTRICOS.
Esta categora de valores se requiere para la reconstruccin de la historia.
Hay que tener en cuenta estos valores a la hora de realizar una adecuada valoracin documental ya que es
aquella labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con
el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital1.

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el
Instrumento que permite establecer cules son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en
trminos de tiempo de conservacin y preservacin y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o
utilidad.