PLANIFICACIN Y SISTEMATIZACION DE

LA INTERVENCION SOCIAL
PARA GESTIN DE CALIDAD EN EL
TRABAJO DE LAS OMIL

Objetivo del Taller:

Proveer orientaciones y herramientas para
fortalecer la capacidad de la OMIL de
planificar y sistematizar su intervencin
social en intermediacin laboral.

Premisa
Planificar y sistematizar la intervencin social que realizan
las OMIL es una exigencia tica cuya finalidad principal
es lograr una gestin de calidad en intermediacin
laboral.

Resultado central estratgico:

Dar acceso a trabajo decente a las
personas para mejorar su calidad de vida y
de sus familias.

Elementos fundamentales de
planificacin y gestin en la OMIL

Aprendizaje y
conocimiento

Procesos y
procedimientos

3
Beneficiarios
y
empleadores

Ejecucin presupuestaria

Fuente: Consultora Programa Fortalecimiento de Oficinas Municipales de Intermediacin Laboral

Informe Final, 2010. ClioDinmica Ltda.

Elementos centrales de planificacin y gestin

1.

Aprendizaje y crecimiento - guarda relacin con toda la gestin del conocimiento

que debe existir a nivel interno y su relacin con el SENCE como mandante y
asesor de aspectos tcnicos. La OMIL debe definir sus objetivos estratgicos para
que la gestin se desarrolle de buena manera y bajo parmetros de eficiencia. Su
correcto desarrollo no solo depender de los funcionarios a nivel individual sino
que de los desempeos grupales del equipo OMIL. Planificar permite establecer
acuerdos de co responsabilidad para lograr una gestin de calidad y en
consecuencia avanzar metas programticas para alcanzar el resultado central.

2.

Procesos y procedimientos - no solo se refiere a los procesos centrales de la

OMIL, que guardan relacin con los objetivos de funcionamiento de la OMIL a nivel
comunal, sino que tambin guarda relacin con todas aquellas actividades y
procesos estratgicos y de apoyo que configuran la cadena de valor de la OMIL.
Los equipos de trabajo no se deben guiar y confiar con que se disponga de los
conocimientos y competencias necesarias para que se desarrolle de buena
manera el trabajo diario, sino que las acciones o actividades deben estar
organizadas en un plan que sirva de mapa rutero, herramienta que a su vez
permita evaluar la eficiencia y eficacia de la gestin, y recoger los aprendizajes de
forma sistemtica.

3.

Beneficiarios y empleadores - Hoy en da la OMIL dispone de dos clientes

fundamentales, por un lado estn los beneficiarios (comunidad cesante) de los
productos y servicios de la OMIL, y por otro, se encuentran los empleadores
locales que son beneficiarios de la OMIL y de SENCE como generador de polticas
de pro empleo. Son los clientes los elementos que dan vida a las instituciones y es
por ello que debe ser uno de los elemento fundamentales a considerar en el
desarrollo de un plan que gue la gestin y operacin de las OMIL.

Elementos centrales de planificacin y gestin

4. Paralelamente y como cuarto elemento se encuentra la ejecucin
presupuestaria en donde se deben focalizar el financiamiento y los esfuerzos
del equipo sobre aquellas actividades o procesos que generan impacto local y
agregan valor a las oficinas de intermediacin laboral.
Cada uno de estos elementos no funciona de manera aislada, sino que se
desarrollan mediante esfuerzos conjuntos que buscan dar integralidad a la
gestin de la OMIL. No se puede entregar un buen servicio a la comunidad y
empleador sino se saben bien las actividades y procesos a ejecutar y, para
ejecutar dichas acciones es fundamental disponer de un plan que contenga las
metas y objetivos a lograr, los conocimientos tcnicos, las estrategias y
actividades, el seguimiento y evaluacin de la gestin, y el presupuesto
necesario para desarrollar de manera eficiente y de calidad todos sus
componentes.

Clarifica la Visin, orientacin

y rumbo de la OMIL:
toma de decisiones racional
y transparente.

Permite una continua revisin y

reajuste entre la oferta y la demanda,
medir progresos, evaluar
intervenciones y generar
aprendizaje institucional.

Proporciona un marco para

definir relaciones de colaboracin
y coordinacin con entidades,
pblicas y privadas..

Estimula pensamiento crtico al

observar debilidades y amenazas y
motiva el pensamiento creativo
identificando fortalezas y
oportunidades de mejora.

Por qu es
necesario
Planificar?
Facilita el control y evaluacin
de las actividades de la
OMIL, dar rigurosidad a la
sistematizacin, y con ello establecer
transparencia frente a terceros.

Clarifica roles, asignacin

de responsabilidades, estimula el
espritu de logro, el compromiso
y el trabajo en equipo.

Facilita utilizar y asignar

racionalmente los recursos y
contribuir a la sustentabilidad
financiera de la OMIL.

Permite la participacin de todos

los niveles de la organizacin
coordinando y uniendo esfuerzos
para el logro de los objetivos y las
metas consensuadas con SENCE.

La planificacin es una Herramienta de Gestin de

Calidad que permite ordenar el quehacer de la OMIL
para alcanzar el resultado central, los objetivos comunales
y, las metas institucionales acordadas con SENCE.

Una Gestin de calidad comprende un proceso cclico y

sistemtico conocido como el Ciclo de la Mejora Continua:
Con los insumos
obtenidos en la
evaluacin se elaboran
y planifican nuevas
acciones

Evaluacin de los resultados

de la estrategias de
intervencin e identificacin

de desviaciones en relacin a lo
programado, tomar las medidas
correctoras necesarias

4. MEJORAR
PLANIFICAR

1.

3. EVALUAR

2. ACTUAR

Anlisis de la situacin
que se desea modificar,
fijacin de objetivos a
diferente nivel jerrquico y
seleccin de estrategias
de accin

Ejecucin y seguimiento
de las estrategias y
actividades

Fuente: Planificacin estratgica, identificacin de clientes y principios que fundamentan la gestin de calidad en el trabajo con jvenes a
nivel local, INJUV, Gobierno de Chile, Septiembre 2010,

PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN LA GESTIN DE CALIDAD

1.- Enfoque en satisfaccin y resultados de bienestar del cliente

2.- Liderazgo, colaboracin y trabajo en equipo
3.- Participacin del personal en la formulacin del plan y sus estrategias
4.- Enfoque de sistema y procesos para la gestin
5.- Evaluacin para una mejora continua de la gestin
6.- Enfoque basado en evidencia para la toma de decisiones
7.- Relaciones mutuamente beneficiosas con socios estratgicos: el
municipio, el SENCE, los beneficiarios, los empleadores, los programas
pblicos y privados.

Ejercicio intercambio y reflexin grupal 20 min.

Preguntas de enfoque:

Cuenta mi OMIL con un plan de intervencin social?

Si la respuesta es afirmativa: Qu utilidad ha tenido,
cun efectivo ha sido?
Si la respuesta es negativa: Qu apoyo necesitamos
(en mi OMIL) para desarrollar un plan de intervencin
social?

Formar grupos

5 7 personas en circulo

Rueda de intercambio (cada persona toma un turno.)

Conclusiones acerca de la necesidad de planificar y

sistematizar la intervencin social de cada OMIL, e
identificacin de necesidades de apoyo para lograrlo.

ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

1.
PREPARACIN
DEL
PROCESO

7.
REDACCIN
DEL PLAN
ESTRATGICO

6.
DISEO DEL
SISTEMA DE
SEGUIMIENTO
Y EVALUACIN

2.
DEFINICIN
MISIN, VALORES
Y VISIN

En la lgica de
Mejoramiento
Continuo el proceso
de planificacin
estratgica se revisa y

replantea siempre que

sea necesario.

5.
PLAN DE
ACCIN E
IMPLEMENTACIN

3.
ANALISIS Y
DIAGNSTICO
DE LA SITUACIN
ACTUAL

4.
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOS
Y ESTRATEGIAS

Los cambios necesitan ser comunicados y filtrados para garantizar

su consistencia y adecuacin con la cultura de la organizacin

ETAPA 1. PREPARACIN DEL PROCESO

Responder a la pregunta: Por qu necesitamos iniciar en

la OMIL un proceso de Planificacin de la Intervencin
Social?
Definir reas principales en las que se centrar el proceso
de planificacin de la OMIL.
Dedicar tiempo y recursos.
Contar con el respaldo, liderazgo y compromiso de la
autoridad.

Conformar un equipo o comit de planificacin y definir

roles.
Identificar y recoger la informacin que sea necesaria y
est disponible para orientar la toma de decisiones.

Mantener una actitud autocrtica.

ETAPA 2. MISIN, VALORES Y VISIN DE LA OMIL

La Misin establece el propsito principal del accionar de la OMIL,
comunicando su esencia, su significado ltimo y la justificacin de su
existencia. Para qu existe la OMIL y qu trata de cumplir?
El enunciado del propsito debe centrarse ms en los resultados que se
persiguen que en los medios para lograrlos y debe estar en consonancia
con la de la Municipalidad.
Debe estar orientada explcitamente hacia la satisfaccin del Cliente
Para quin existimos?, Quines son los beneficiarios de nuestro
trabajo?
Los mbitos de actuacin clave que singularizan a la OMIL y la diferencian
de otras unidades: Qu sabemos hacer mejor?
En la Misin se incluyen los valores de la organizacin: principios y creencias
que guan a la organizacin, comparten sus miembros y configuran la cultura
organizacional, a los cuales se aaden otros relacionados con la gestin:
excelencia en el servicio, la innovacin, la eficiencia, la transparencia en la
Gestin.

Ejemplo
"La Oficina de Intermediacin Laboral (OMIL) cree en el potencial de todo
joven, adulto y adulto mayor que busca oportunidad laboral, y que todas
las personas que acudan a la OMIL merecen un trato digno y respetuoso,
y acceso a informacin, orientacin y capacitacin, segn lo necesiten.
Queremos ser:
Lderes en servicio y atencin de categora en intermediacin laboral
para todos los habitantes de la comuna de _______que necesiten apoyo,
orientacin y estimulo en su bsqueda de trabajo digno y justo; y,
Lderes a nivel regional, en innovacin y generacin de oportunidades
laborales;
Logrndolo mediante el trabajo en equipo, con una planificacin y
organizacin adecuada, que responda a cualquier reto de nuestros
clientes: beneficiarios y empleadores.

Seremos el servicio municipal preferido por la calidad, calidez, eficiencia

y confiabilidad que entregamos para satisfacer la necesidades de todos
los segmentos de nuestros clientes

Tiene nuestra OMIL tiene una

declaracin de Misin, Valores y Visin?

ETAPA 3.

ANLISIS Y DIAGNSTICO

Es un ejercicio de prospeccin del contexto en el que se vincula la OMIL y

de preparacin para el futuro, que debe necesariamente tomar como punto
de partida la situacin presente en la que actualmente se encuentra la OMIL.

Anlisis Interno: Quines somos?

Anlisis Externo: Dnde estamos?

-Estructura organizativa y funcional,

procesos, relaciones de poder.

-Conocer la posicin, situacin de la

OMIL en relacin a otras unidades
que entregan el mismo tipo de servicio
o actividad.

-Identificacin de fortalezas y
debilidades.

-Oportunidades y amenazas en relacin

-Anlisis financiero dado que la situacin principalmente, a la oferta y a la demanda
econmica puede condicionar el
laboral.
crecimiento o cualquier otro movimiento
estratgico.
-Identificar necesidades, fortalezas
y expectativas de los clientes de
nuestros servicios para cuya satisfaccin
la OMIL debe orientar su intervencin.

Identificar necesidades, fortalezas y expectativas de los clientes de

nuestros servicios para cuya satisfaccin la OMIL debe orientar su
intervencin.

Para gestionar la satisfaccin es necesario:

Cultura organizacional e identidad orientada al
cliente (internos y externos.)
Empleo de herramientas para identificar necesidades,
grado de satisfaccin y oportunidades de mejora acordes
al tipo de cliente o usuario.
Recoger, analizar y hacer seguimiento a los resultados
(Disponemos de informacin acerca de los abandonos?).
Entrenar al personal para la aplicacin de herramientas y
en tcnicas para trabajar con individuos y grupos.

ETAPA 4.

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

Con los insumos aportados por las etapas anteriores:

Establecer

prioridades
en base al cumplimiento
de polticas pblicas y metas
institucionales
orientadoras del plan
para el perodo
de referencia del Plan.

Qu?
Las prioridades
se concretan en
objetivos que expresan lo
que la OMIL quiere lograr.

Cmo?
Definidos los objetivos,
hay que estudiar las
estrategias necesarias,
posibles y ms
convenientes para lograr la
satisfaccin de necesidades
de beneficiarios y
empleadores.

Ejemplo
Prioridad
Colocar a poblacin vulnerable perteneciente a los quintiles I, II y III, de los
siguientes grupos: Jvenes 18 - 25 aos, Mujeres, Mayores de 50 aos,
Afiliados(as) AFC, y Beneficiarios de Empleo Directo.
Objetivo
Incrementar en un 40% anual la colocacin de beneficiarios del
Programa Chile Solidario.
Estrategia
Disear y aplicar mtodos y herramientas de apresto laboral especficos
en respuesta a las necesidades, capacidades y expectativas que presentan
los beneficiarios ms vulnerables (estrategias de servicio diferenciado
segn clientes.)

Actividades
Talleres de apresto Laboral que otorguen a los beneficiarios(as)
conocimientos y estrategias que faciliten la bsqueda y obtencin de
un trabajo dependiente

ETAPA 5.

PLAN DE ACCIN

Detalladas las estrategias y sus componentes, el siguiente paso es

adentrarse en el terreno operativo para proporcionar propuestas realistas
para la puesta en marcha efectiva de las estrategias seleccionadas, lo
cual se plasma en un: Plan de Accin .
La elaboracin del Plan de Accin facilitar el logro de transformaciones
concretas y mejoras tangibles a corto plazo apreciables por el equipo, lo
cual tiene un efecto estimulante, demostrando que es posible cambiar
las cosas.
Una herramienta til para ordenar las actividades del Plan de Accin es
el diagrama o Carta Gantt, forma fcil de calendarizar tareas. Es
esencialmente una grfica en donde las barras representan cada tarea o
actividad relacionada con una estrategia del plan.

ETAPA 5.

PLAN DE ACCIN

La carta Gantt consiste, esencialmente, en relacionar el tiempo de la

actividad planificada con el tiempo que realmente se demora (o
demor) en su ejecucin. La carta Gantt es fcil de dibujar y de entender,
obliga a programar las actividades con precisin y facilita el control de ella.
Para construirla es necesario dar los siguientes pasos:
1.

Listar las actividades en columna

2. Identificar el tiempo disponible para realizar la(s) actividad(es)
3. Calcular el tiempo para cada actividad
4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales
5. Reordenar cronolgicamente
6. Ajustar tiempo o secuencia de actividades.

Una empresa debe contratar 10

operarios, la OMIL identifica el tiempo
que requerir cada actividad:

Actividad
- Reclutamiento
- Seleccin
- Contratacin
- Induccin
- Entrenamiento

Tiempo
3 das
2 das
1 das
2 das
3 das

Ejemplo

ETAPA 6.

DISEO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y

EVALUACIN DEL PLAN

Tareas continuas de
control y seguimiento
de la ejecucin:
detectar desviaciones con
relacin a lo inicialmente
planificado y realizar las
modificaciones y correcciones
oportunas. El seguimiento
enfoca su atencin a los
aspectos ms operativos.
Actividades,
recursos, plazos,
costos y resultados
ms inmediatos
en forma de
productos
o servicios

Tareas de evaluacin del

logro de los resultados y
objetivos propuestos, de las
que se obtengan conclusiones y
recomendaciones a incorporar en
futuros ejercicios de planificacin.
La evaluacin se ocupa
preferentemente de la esfera de
los objetivos ms amplios.

El conjunto de indicadores de
resultados y objetivos precisa
recogida de datos,
tratamiento de informacin,
manejo de fuentes de verificacin,
registros de mediciones, definir
frecuencia y responsables.

ETAPA 6.

DISEO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y

EVALUACIN DEL PLAN

SALIDA (o Producto o
Condicin Lograda por
el Cliente)

ENTRADA (o Proceso o
Servicio Prestado)

Midiendo el Rendimiento de la OMIL

Cantidad

Cunto hicimos?
(generalmente
en n)

Menos
importante

Calidad

Qu tan bien
lo hicimos?
(generalmente
en %)
Ms
importante

ETAPA 6.

DISEO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y

EVALUACIN DEL PLAN

SALIDA (o Producto o
Condicin Lograda por
el Cliente)

ENTRADA (o Proceso o
Servicio Prestado)

Combinado con:
Esfuerzo

Qu tan fuerte
trabajamos?

Menos
importante

Efecto

Qu cambios
Producimos?
Ms importante

ETAPA 7. ELABORACIN DEL PLAN

El proceso de planificacin estratgica finaliza con la elaboracin del

documento de plan estratgico que recoge los resultados de
todas las etapas anteriores.

Es una gua para la

accin y para
informar a terceros
qu somos y qu
hacemos?

Una vez elaborado debe ser revisado,

analizado crticamente y recoger las
opiniones de la OMIL y rea de
dependencia (DIDECO o Fomento
Productivo) antes de proceder a su
redaccin en una versin definitiva.
Debe adems, comunicarse a todos
los niveles de la municipalidad y
explicarse en detalle.

Ejercicio Breve formulacin de un plan (comuna virtual)

para una OMIL 30 minutos.

Preguntas de enfoque:

Cul ser la misin, valores y visin que guiaran el

Plan de nuestra OMIL?

Con qu informacin contamos para anlisis y

diagnostico de la situacin actual?

En base a las respuestas anteriores: Cul sera la

prioridad del plan, cuales sern los objetivos y las
estrategias para alcanzarlos?

Formar grupos

5 7 personas forman una comuna virtual

Cada equipo identifica un relator para la plenaria

Equipo utiliza las preguntas de enfoque para

desarrollar un bosquejo de plan.

Plenaria: Relatores comparten resultados del ejercicio.

Evaluacin del taller

Utilizando la pauta de evaluacin, se ruega por favor sealar

aspectos positivos y tiles del taller, y aspectos que podran
mejorarse.

La evaluacin del taller es voluntaria. Puede ser annima o si lo

desea puede indicar su nombre y comuna.

Si desea recibir copia de la presentacin ppt, se ruega escribir con

claridad su direccin de correo electrnico en su hoja de
evaluacin.

MUCHAS GRACIAS!