El lder de equipo prepara la sesin de herramientas de creatividad. Puede seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el problema Si la soluciones actuales no estn funcionando El problema es tan especial que hay necesidad de soluciones nuevas e innovadoras. Se hacen nuevos productos.
2. Seleccionar un equipo El lder debe considerar el conocimiento, especializacin, habilidades y capacidad de trabajar en equipo Las habilidades y experiencia de los integrantes deben complementarse en contenido y profundidad. Todos los participantes son iguales en el equipo. Es deseable la capacitacin previa
3.Seleccionar la herramienta El lder debe asegurarse que las herramientas apropiadas hayan sido seleccionadas. Se muestra cuadro referencial Tipo de problema Ejemplo Herramienta Problemas que requieren de anlisis A qu necesidades funcionales debe atender una lmpara (Debe ser ajustable a diferentes posiciones o a diferentes grados de luminosidad) Redefinicin heurstica Cuadro morfolgico Problemas que requieren una bsqueda de soluciones alternativas dentro de un rea de conocimiento o tecnologa Qu fuentes pueden ser utilizadas para producir luz? Brainwriting 6-3-5 Brainstorming clsico Analogas y asociaciones entre palabras e imgenes Problemas que requieren un nuevo concepto o reconfiguracin Cul es el concepto para un mecanismo que ajusta la lmpara en diferentes posiciones? Brainstorming clsico Brainstorming imaginario TILMAG Analogas y asociaciones entre palabras e imgenes
Problemas que requieren deduccin lgica Cmo se calcula el grado de eficacia de X como una fuente de luz? Ninguna Problemas que requieren seleccin en una lista de soluciones ya conocidas Cul es ele mejor material a usar, en trminos de resistencia a cambio de temperatura y precio? Cualquiera de las herramientas de seleccin de ideas.
4.Definir los papeles y responsabilidades Existen varios papeles que el lder del equipo designar El patrocinador del problema (normalmente la persona responsable de solucionar el problema y el que lo conoce mejor). El lder del equipo (puede ser o no el patrocinador del problema) El responsable de las anotaciones
5.Planear y establecer el cronograma de la sesin El lder debe tener el tiempo suficiente para alcanzar la meta establecida. Debe planificar los intervalos de descanso. Examinar factores que afectan el uso del tiempo (cantidad de material y antecedentes a examinar, definicin de la meta, etc.)
6.Obtener los recursos necesarios El lder debe revisar la lista de exigencias teniendo a la vista el problema o situacin especfica a estudiar (espacio, equipamientos).
7.Inaugurar las sesiones de herramientas de creatividad El lder comunica el propsito de la sesin, los objetivos y las metas Reafirma las directrices a seguir en la sesin, solicitando sugerencias. Presenta a todos los dems participantes para romper el hielo.
8.Desarrollar las sesiones de herramientas de creatividad El lder del equipo debe establecer feedback con los participantes. Ayuda a comprender los resultados de la sesin y el progreso de sus acciones.
Recursos recomendados Papeles Cinta adhesiva Plumones Cartones o fichas Sala espaciosa Pizarras Transparencias Tiempo Mesas y sillas Formularios aplicables de acuerdo a la herramienta en cuestin Acceso a informacin, BRAINSTORMING CLSICO Yo tengo seis fieles servidores que me ensearon lo que s. Sus nombres son: Dnde, Qu, Cuando, Porqu, Cmo y Quin Rudyard Kipling Alex Osborn cre el brainstorming al establecer un conjunto de reglas de comportamiento para minimizar distracciones y para maximizar el resultado creativo La eficacia del brainstorming depende: del uso del conocimiento de varias personas para solucionar un problema de eliminar los bloqueos mentales del fomento de la participacin de todos de evitar las discusiones que no estn focalizadas en la tarea a ser desarrollada de evitar toda crtica de la disciplina para seguir las reglas del brainstorming Definicin de la herramienta Permite que los miembros del equipo compartan su conocimiento y creatividad en un ambiente abierto y no crtico. Obstaculiza la aparicin de viejas ideas, permitiendo que las personas sean creativas, focalizndose en un propsito comn de equipo.
Uso de la herramienta Es eficaz cuando es posible en encontrar una solucin a partir del conocimiento existente. Esta tcnica tambin puede servir como un primer impulso para usar herramientas ms avanzadas.
Pasos para la aplicacin del Brainstorming Clsico 1.Identificar el equipo apropiado El lder debe dejar claro el tpico de la sesin Debe organizar el equipo en funcin del problema a ser solucionado. Los miembros deben tener experiencia en disciplinas que ayuden a solucionar el problema y deben tener backgrounds variados.
2. Reunir el equipo y dejar claro el tema y las reglas bsicas El lder debe establecer las siguientes reglas bsicas: No critique ni juzgue la calidad, buena o mala de una idea durante la sesin de brainstorming. Utilice las ideas de otros miembros del equipo. Estas ideas deben ser considerados como material de trabajo Libere su imaginacin. Los miembros del equipo deben dejar fluir libremente sus pensamientos y ser animados a especular y experimentar ideas lo que puede llevar a ideas sorprendentes. Produzca el mximo de ideas posible en el tiempo disponible. El equipo debe concentrarse en la cantidad de ideas y no en la calidad.
3. Generar ideas Una sesin de brainstorming tpica tiende a comenzar con algunas ideas y despus alcanza un pico. Luego hay un punto muerto El facilitador debe reiniciar la sesin e incentivar a continuar con la generacin de ideas por medio de preguntas derivadas de una o ms ideas previamente listadas. En la segunda fase , probablemente habr menor cantidad de ideas, pero ellas sern ms novedosas. Los mismo se realizar para la tercera fase, y la cuarta fase (recomendable) Listar todas las ideas generadas 4. Dejas las ideas claras y concluir la sesin de brainstorming
Analizar lista para asegurar la claridad de las ideas generadas Esto se realiza fuera de la sesin. Posteriormente debe quedar claro quin va a evaluar las ideas, qu acciones sern necesarias y cmo estas decisiones sern comunicadas a los miembros del grupo.
EJEMPLO
El problema fue definido as: Cmo podemos ampliar el uso de la Internet en la empresa para aumentar las oportunidades de ventas?. Al organizar el equipo el lder opt por una mixtura de funcionarios que aprendieron a utilizar el software fcilmente y de funcionarios que tuvieron dificultades.
Las ideas generadas por el equipo fueron las siguientes: Ideas iniciales: a) Mostrar a los funcionarios como funciona. b) Los funcionarios tienen que saber qu estn haciendo c) Hacer que sea fcil usar la Internet d) Dar apoyo tcnico a los funcionarios e) Explicar el propsito y la meta de hacer esto. f) Entrenar a las personas en el uso de la web g) Hacer que esta actividad sea agradable.
Primer punto muerto. El facilitador pregunta al grupo Qu se puede hacer para hacer ms fcil el uso de Internet (comentario c)). Estas fueron las ideas del equipo: h)Proyectar un sistema i)Ensear a los funcionarios a usar una web j)Disear un modelo para generar un modelo patrn k)Designar un responsable de la actualizacin del site l)Proporcionar ejemplos de formato HTML para texto. Segundo punto muerto. El facilitador pregunta al grupo Qu otras preguntas gustaran hacer sobre la ampliacin del uso de la web en la empresa o qu preocupaciones sobre el asunto gustara que se registren?. Las respuestas del equipo fueron: m) Reservar parte del presupuesto para la web n) Cunto va a costar? o) Actualizar la web p) Los funcionario deben tener su propia home page
q)Por que todos tiene que tener su propia home page? r)Vender libros y materiales sobre la web s)Desarrollar una estrategia sistmica sobre cmo utilizar la web en nuestros negocios.
Tercer punto muerto. El facilitador pregunta Cmo venderan ustedes a los funcionarios la idea del uso de la web?(una combinacin de comentarios r y s). Las ideas fueron las siguientes: t)Dejar claro el propsito de la web u)Definir los beneficios para los clientes internos y externos v)Explicar cmo los clientes y funcionarios se beneficiarn con la web w)Ellos deben saber cmo usar el software x)Hacer un concurso de mejores ideas sobre la web y)Es necesaria una buena comunicacin entre todos los sectores de la empresa y los equipos para que la empresa y la web estn conectadas
Cuarto punto muerto. El facilitador pregunta al grupo: Cmo podemos asegurar una buena comunicacin entre las unidades de la empresa para que la empresa y la web estn conectadas? (comentario y). Estas fueron las ideas: El centro de informacin debe mantener una serie de artculos e informaciones sobre la web Comprar libros sobre cmo usar la web, como por ejemplo tutores y guas sobre el lenguaje sobre la web Compartir informacin sobre dnde encontrar informaciones tiles sobre la web Incorporar un banco de datos de clientes al software de Internet Motivar al personal a registrar informaciones que pueden ser tiles en el futuro Proporcionar un formulario para clientes. Facilitar e-mail a los funcionarios
El equipo concord que el paso siguiente era hacer que un especialista o responsable del entrenamiento se reuniran para organizar una sesin de entrenamiento y un plan para las sesiones posteriores
BRAINWRITING 6-3-5 Toda idea realmente nueva, al principio parece una locura A. H. Maslow
La generacin de ideas es hecha en silencio. Los miembros del equipo escriben sus ideas en un papel. Los nmeros 6-3-5 se refieren a: 6 personas en un grupo, 3 ideas por pasada y 5 minutos de generacin de ideas en cada pasada.
Ventajas del Brainwriting 6-3-5 Es autoadministrado Los participantes pueden desarrollar sus ideas sin distraerse en discusiones No hay crtica de ideas, pues no hay discusin. Las personas tmidas y las que ocupan posiciones ms bajas en la organizacin estn ms predispuestas a compartir sus ideas. Los participantes tienen tiempo para pensar sobre las ideas expuestas por los otros y basarse en ellas, creando sinergia.
Desventajas del Brainwriting 6-3-5 El proceso de compartir ideas es menos espontneo. El facilitador no tiene la chance de liderar una discusin para direccionar otras que puedan, eventualmente, resultar en buenas ideas. Si una idea no es comprendida, no hay oportunidad inmediata de hacerla ms clara como se hace en el brainstorming.
Definicin El Brainwriting 6-3-5 proporciona a los equipos un mtodo para generar y compartir ideas que hace uso de la expresin escrita en vez de la oral.
Uso de la herramienta Si se precisa evitar debates interpersonales y conflictos Cuando se quiere evitar el dominio de personas con estatus de especialista sobre otros miembros del equipo. El Brainwriting 6-3-5 puede ser adaptado para ser utilizado por grupos de ms de 6 personas. Pasos para la aplicacin del Brainwriting 6-3-5 1. Organizar un equipo El lder de equipo debe seleccionar a los miembros del equipo (familiarizados o no con el problema) El lder del equipo debe presentar el problema y hacer que el equipo entre en consenso con respecto al enunciado del mismo. 2.. Distribuir las fichas Los participantes deben sentarse en crculo. El equipo ideal debe ser formado por 6 personas o ms. Entregar una ficha a cada integrante del grupo. Ver modelo Problema: Nmero de ficha:
Fecha: 1 2 3 4 5 6
3. Dar instrucciones El lder de equipo o el facilitador explica a los participantes cmo deben usar la ficha y cmo funcionar el proceso de Brainstorming 6-3-5. En base al enunciado del problema, cada participante escribir 3 ideas en la primera lnea de la ficha correspondiente. Al terminar los participantes pasan la ficha al participante que est a su derecha, leen las ideas expuestas en al primera lnea, e incorporan tres ideas ms en las lneas subsiguientes (segunda pasada). Los miembros del equipo pueden: desarrollar una idea ya expuesta sugerir una variacin de una idea anterior incorporar ideas totalmente nuevas Al terminar de hacer sus anotaciones, las personas pasan la ficha al participante de la derecha, iniciando la tercera pasada.
4. Cumplimentar las fichas El equipo contina cumplimentando las lneas y circulando las fichas hasta que estn completas 5. Analizar las ideas y escoger las mejores Despus de completar todas las fichas, el equipo recolecta las ideas y decide como analizarlas. Determina qu herramienta de seleccin de ideas usar para tal efecto. Otra opcin es que los participantes escojan tres ideas de la ficha y coloquen una seal de + prximo a ellas. El grupo repite el mismo procedimiento para las fichas restantes. Se escogen las ms votadas.
EJEMPLO Ejemplo: Un equipo trabaja en una empresa que recientemente decide acortar el tiempo de desarrollo de nuevos productos. Los integrantes del grupo definieron el problema de la siguiente manera: Qu podemos hacer para reducir el tiempo de desarrollo de un nuevo producto
Problema: Reducir el tiempo de desarrollo de un nuevo producto N de ficha: 1 Fecha: 2 de julio 1 2 3 1 Contratar desarrolladores de producto experimentados Trabajar varias fases de un nuevo producto simultneamente Trabajar en productos similares al mismo tiempo 2 Colocar ms personas jvenes y experimentadas en el equipo Descomponer el tema y posteriormente conciliar los resultados Comparar con los proyectos de productos anteriores. 3 Compartir un mejor aprendizaje. Pensar en cmo tener la experiencia de 50 proyectos en un equipo. Practicar pensamientos innovadores y con visin de futuro Desarrollar una familia de productos en torno a un sistema de entrega bsico 4 No inhibir al equipo diciendo cmo hacer Utilizar el desarrollo modular con interfases definidas Utilizar/reutilizar mdulos y perfeccionar la conciliacin con la generacin de productos novedosos. 5 Buscar informacin para saber lo que los clientes requieren Crear un equipo de alto desempeo Eliminar pasos innecesarios 6 Hablar con los usuarios Vincular recompensas con el cumplimiento de tiempo de las metas del proyecto. Analizar las reuniones regulares para ver si se focalizan en las metas.