Administracin de Proyectos

(Project Management)
Project Management Institute (www.pmi.org)
PMBOK, 2004. Tercera Edicin
Parte 1
PROYECTOS
1. Finalidad
2. Que es un proyecto?
3. Qu es la direccin de proyectos?
4. Estructura del PMBOK
5. reas de experiencia
6. Contexto de la direccin de proyectos
FINALIDAD
Identificar el subconjunto de fundamentos de la
Direccin de Proyectos (DP) generalmente reconocido
como buenas prcticas
Proporcionar y promover un vocabulario comn para
analizar, escribir y aplicar la DP
Proporcionar una referencia fundamental a la DP, la
gerencia y a los stakeholders (involucrados) del
proyecto

1
QUE ES UN PROYECTO
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva
a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico.

Temporal: Posee un comienzo y final definido
Productos, servicios o resultados nicos: Crea
entregables nicos. Entregables son productos,
servicios o resultados.
2
QUE ES UN PROYECTO
Un proyecto es alcanzar un objetivo y luego
concluir.
Vs.

Una operacin es dar respaldo al negocio
2
QUE ES UN PROYECTO
Se usan para lograr el plan estratgico de la
organizacin
Surgen como resultado de:
Una demanda de mercado
Una necesidad de la organizacin
Una solicitud del cliente
Un avance tecnolgico
Un requisito legal
2
QUE ES LA DIRECCIN DE
PROYECTOS
La aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer sus necesidades
Se logra mediante la aplicacin e integracin de
los procesos de: inicio, planificacin,
ejecucin, seguimiento y control, y cierre.
El responsable de alcanzar los objetivos del
proyecto es el Director del Proyecto
3
QUE ES LA DIRECCIN DE
PROYECTOS
Incluye:
Identificar los requisitos
Establecer objetivos claros y realizables
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad,
alcance, tiempo y costos
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque
las diversas inquietudes y expectativas de los
interesados (stakeholders)
3
Pregunta
Todas las siguientes son caractersticas de un
proyecto, con excepcin de:
1. Temporario
2. Comienzo y fin definidos
3. Actividades interrelacionadas
4. Se repite a si mismo cada mes
Rta: 4
?
ESTRUCTURA DEL PMBOK

SECCIN I: Marco conceptual de la DP: proporciona una estructura bsica
para entender la DP
Captulo 1: Introduccin: define los trminos clave y proporciona una descripcin
general del resto de la Gua del PMBOK
Captulo 2: Ciclo de vida del proyecto y Organizacin: Describe el entorno del
proyecto
SECCIN II: Norma para la DP de un proyecto: especifica todos los procesos
de DP que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto
Captulo 3: Procesos de DP para un proyecto: describe los 5 grupos de procesos de
DP aplicables a cualquier proyecto y los procesos de DP que componen tales grupos
SECCIN III: reas de conocimiento de la DP: organiza los 44 procesos en 9
reas de conocimiento: Gestin de la integracin, alcance, tiempo, costos,
calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones del
proyecto. (Captulos 4 al 13)
4
AREAS DE EXPERIENCIA

De la DP: estructura el desglose de trabajo, anlisis de camino crtico y la gestin
del valor ganado
Del equipo de la DP: comprender, usar los conocimientos y habilidades de al
menos, 5 reas de experiencia:
Fundamentos de la Direccin de proyectos
Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin
Compresin del entorno del proyecto
Conocimientos y habilidades de direccin general
Habilidades intrapersonales
Fundamentos de la DP:
Conocimiento de la metodologa PMI, superpuesta con otras disciplinas de
direccin. Se componen de:
Definicin del ciclo de vida del proyecto
5 grupos de procesos de DP
9 reas de conocimiento


5
CONTEXTO DE LA DP

La DP existe en un contexto ms amplio que incluye:

Programas y Direccin de Programas: Un programa es un
grupo de proyectos relacionados
Portafolio y gestin de portafolio: es un conjunto de proyectos
o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la
gestin efectiva de aquellos, a fin de cumplir con los objetivos
estratgicos del negocio
Subproyectos: Con frecuencia, los proyectos se dividen en
componentes o subproyectos ms fciles de gestionar

6
CONTEXTO DE LA DP

Oficina de Gestin de Proyectos (PMO):

Centraliza y coordina la direccin de proyectos
Supervisa la DP, programas o una combinacin de ambas
Pone nfasis en la planificacin y ejecucin de proyectos y sub-
proyectos vinculados con el objetivo de negocio
Proporciona desde funciones de respaldo hasta la direccin y
responsabilidad para lograr los objetivos del proyecto


6
Pregunta
Usted administra la aprobacin de un nuevo
medicamento en el mercado, ud. Cumple el rol de:
1. Gerente funcional, ya que ud. Tiene buen conocimiento del
funcionamiento de la industria farmacutica
2. Gerente de proyecto, ya que ud. Est creando un producto nico
con planificacin de tiempo especfica
3. Gerente de operaciones, ya que ud. Realiza diferentes tareas
repetitivas
4. Gerente de Programa, ya que ud. Tiene que administrar diferentes
sub-proyectos pata hacer su trabajo.
Rta: 2
?
Administracin de Proyectos
(Project Management)
Project Management Institute (www.pmi.org)
PMBOK, 2004. Tercera Edicin
Parte 2
METODOLOGA PMI
1. Ciclo de vida del proyecto y del producto
2. Grupos de procesos
3. Procesos de iniciacin
4. Procesos de planificacin
5. Procesos de ejecucin
6. Procesos de supervisin y control
7. Procesos de cierre
CICLO DE VIDA DE
PROYECTO Y DEL PRODUCTO
Relacin entre ambos

1
Ciclo de vida
del producto
Plan de
negocios
Ciclo de vida
del proyecto
Idea
Inicio Planificacin
Supervisin y control
Ejecucin Cierre
Producto
Disposicin Operaciones
GRUPOS DE PROCESOS

Para producir un entregable de calidad, se debe equilibrar
las demandas de:

Tiempo
Costos
Alcance
Calidad
Satisfaccin del cliente
Riesgos

2
GRUPOS DE PROCESOS

Los procesos de DP, describen qu hacer para administrar un
proyecto
mientras que el ciclo de vida de un proyecto, describe el
trabajo involucrado en un proyecto

Se documenta la informacin necesaria para: Iniciar, planificar,
ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto

Los procesos de la DP han sido reconocidos como buenas
prcticas para la mayora de los proyectos, la mayor parte del
tiempo
2
GRUPO DE PROCESOS
2
Ciclo de vida
del proyecto
Procesos
de Inicio
Procesos de Planificacin
Procesos de Supervisin y control
Procesos de Ejecucin
Procesos de
Cierre
GRUPOS DE PROCESOS
2
Iniciador /
Patrocinador
del proyecto
Lmites del
proyecto
Entradas del
proyecto
Inicio Planificacin
Supervisin y control
Ejecucin Cierre
Productos
entregables
Usuarios
finales
Activos de
los procesos
Registros del
proyecto
Procesos del PMBOK
PROCESOS DE INICIACIN

Acta de constitucin del proyecto
Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto
que autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de
proyectos para aplicar los recursos a las actividades del proyecto
3
Contrato
Enunciado del trabajo
del proyecto
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin
Desarrollar el
Acta de
Constitucin del
Proyecto
Acta de
Constitucin del
Proyecto
(Project Charter)
PROCESOS DE INICIACIN

Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto
Descripcin narrativa del alcance del proyecto y una descripcin
del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y
desarrollar un entendimiento comn entre los interesados
3
Acta de Constitucin
del Proyecto
Enunciado del trabajo
del proyecto
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin
Desarrollar el
Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto
Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto (PPSS)
Project Iniciation - Stakeholders
PROCESOS DE INICIACIN

Procesos y reas de conocimiento
3
Procesos rea de
conocimiento
4.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
(Project Charter)
INTEGRACIN
4.2. Desarrollar el Enunciado del Alcance Preliminar del
Proyecto (Preliminary Project Scope Statement)
INTEGRACIN
PROCESOS DE
PLANIFICACIN

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
Es un documento formalmente aprobado
Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un
proyecto antes que sea realizado
4
Enunciado del alcance
del proyecto preliminar
Procesos de direccin de
proyectos
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin
Desarrollar el
Plan de Gestin
del Proyecto

Plan de Gestin
del Proyecto

PROCESOS DE
PLANIFICACIN

Procesos y reas de conocimiento
4
Procesos rea de
conocimiento
5.1. Planificacin del alcance ALCANCE
5.2. Definicin del alcance ALCANCE
5.3. Crear EDT (WBS) ALCANCE
6.1. Definicin de actividades TIEMPO
6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades TIEMPO
6.3. Estimacin de los recursos de las actividades TIEMPO
6.4. Estimacin de la duracin de las actividades TIEMPO
6.5. Desarrollo del cronograma TIEMPO
7.1. Estimacin de costos COSTO
7.2 Presupuesto del proyecto COSTO
PROCESOS DE
PLANIFICACIN

Procesos y reas de conocimiento
4
Procesos rea de
conocimiento
8.1. Planificacin de la calidad CALIDAD
9.1. Planificacin de los recursos humanos RRHH
10.1. Planificacin de las comunicaciones COMUNICACIONES
11.1. Planificacin de la gestin de riesgos RIESGOS
11.2. Identificacin de riesgos RIESGOS
11.3. Anlisis cualitativo de riesgos RIESGOS
11.4. Anlisis cuantitativo de riesgos RIESGOS
11.5. Planificacin de la respuesta a riesgos RIESGOS
12.1. Planificar las compras y adquisiciones ADQUISICIONES
12.2. Planificar la contratacin ADQUISICIONES
Pregunta
Cules son las acciones especficas que son necesarias
para completar el proceso de iniciacin?

1. Definicin del Alcance
2. Alcance Preliminar y Acta de constitucin del proyecto
3. Adquirir el equipo de proyecto
4. Generar reportes de performance
Rta: 2
?
PROCESOS DE EJECUCIN

Dirigir y gestionar la ejecucin del Proyecto
Es la coordinacin de personas y recursos, la integracin y realizacin
de actividades, conforme al Plan de gestin del proyecto (PGP)
Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos
5
Plan de gestin del proyecto
(PGP)
Acciones correctivas aprobadas
Acciones preventivas aprobadas
Solicitudes de cambio aprobadas
Reparacin de defectos aprobada
Reparacin de defectos validada
Procedimiento de cierre
administrativo
Dirigir y
gestionar la
ejecucin del
Proyecto

Productos entregables
Cambios solicitados
Solicitudes de cambio implementadas
Acciones correctivas implementadas
Acciones preventivas implementadas
Reparacin de defectos implementada
Informacin sobre el desempeo del
trabajo
PROCESOS DE EJECUCIN

Procesos y reas de conocimiento
5
Procesos rea de
conocimiento
8.2. Realizar el aseguramiento de calidad CALIDAD
9.2. Adquirir el equipo de proyecto RRHH
9.3. Desarrollar el equipo de proyecto RRHH
10.2. Distribucin de la informacin COMUNICACIONES
12.3. Solicitar respuestas de vendedores ADQUISICIONES
12.4. Seleccin de vendedores ADQUISICIONES
PROCESOS DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
Es la recopilacin, medicin y distribucin de informacin del
desempeo del proyecto
Objetivo: Evaluar las mediciones y tendencias respecto del plan para
mejorar el proceso, mediante la introduccin de cambios
6
Plan de gestin del proyecto
(PGP)
Informacin sobre el desempeo
del trabajo
Solicitudes de cambio rechazadas
Supervisar y
controlar el
trabajo del
Proyecto
Acciones correctivas
recomendadas
Acciones preventivas
recomendadas
Proyecciones
Reparacin de defectos
recomendada
Cambios solicitados
PROCESOS DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL

Control integrado de cambios
Es la gestin de los cambios aprobados, incluyendo cuando se
producen
Objetivo: Controlar los factores que producen cambios, asegurarse que
esos cambios sean beneficiosos, determinar si se ha producido un
cambio
6
Plan de gestin del proyecto (PGP)
Cambios solicitados
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Acciones preventivas recomendadas
Acciones preventivas recomendadas
Reparacin de defectos recomendada
Productos entregables
Control integrado
de cambios
Solicitudes de cambio aprobadas
Solicitudes de cambio rechazadas
PGP (actualizaciones)
Enunciado del alcance del proyecto
(actualizaciones)
Acciones correctivas aprobadas
Acciones preventivas aprobadas
Reparacin de defectos aprobada
Reparacin de defectos validada
PROCESOS DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL

Procesos y reas de conocimiento
6
Procesos rea de
conocimiento
5.4. Verificacin del alcance ALCANCE
5.5. Control del alcance ALCANCE
6.6. Control del cronograma TIEMPO
7.3. Control de costos COSTO
8.3. Realizar control de calidad CALIDAD
9.4. Gestionar el equipo de proyecto RRHH
10.3. Informar el desempeo COMUNICACIONES
10.4. Gestionar a los interesados COMUNICACIONES
11.6. Seguimiento y control de riesgos RIESGOS
12.5. Administracin del contrato ADQUISICIONES
Pregunta
Cules son las salidas claves, entre otras, de la
administracin de la ejecucin del proyecto?

1. El Acta de constitucin
2. Entregables, cambios requeridos, acciones correctivas
3. Liberacin de recursos para la reparacin de defectos
4. Cambios requeridos
Rta: 2
?
PROCESOS DE CIERRE

Cierre del proyecto
Finaliza todas las actividades de todos los PGP
Objetivo: Confirma que todos los objetivos han sido alcanzados
7
Plan de gestin del proyecto
(PGP)
Documentacin del contrato
Factores ambientales de la
empresa
Activos de los procesos de la
organizacin
Informacin sobre el desempeo
del trabajo
Productos entregables
Cerrar Proyecto

Procedimiento de cierre
administrativo
Procedimiento de cierre del
contrato
Producto, servicio o resultado
final
Activos de los procesos de la
organizacin (actualizaciones)
PROCESOS DE CIERRE

Cierre del contrato
Conclusin y aprobacin del vnculo contractual
Objetivo: Obtencin de la aceptacin formal por parte del cliente
7
Plan de gestin de las
adquisiciones
Plan de gestin del contrato
Documentacin del contrato
Procedimiento de cierre del
contrato
Cerrar Proyecto

Contratos concluidos
Activos de los procesos
de la organizacin
(actualizaciones)
PROCESOS DE CIERRE

Procesos y reas de conocimiento
7
Procesos rea de
conocimiento
4.7. Cerrar el proyecto INTEGRACIN
12.6. Cierre del Contrato ADQUISICIONES