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TALLER MAPEO DE PROCESOS

1a. Parte: Aspectos tericos del mapeo de procesos.
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MAPEO DE PROCESOS
Qu es?
Es una herramienta que nos permite
identificar:

Procesos y actividades de una organizacin.

Procesos que generan valor para el cliente.

Procesos necesarios para la organizacin.

Procesos que no generan valor.

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MAPEO DE PROCESOS
Nos ayuda en la...
Administracin de sistemas de calidad (ISO).

Procesos o proyectos de investigacin y desarrollo de
conocimiento intensivo.

Administracin de la cadena de suministro, para
planificar, analizar y simular cadenas de suministro.

Procesos de administracin de relaciones y servicios al
cliente (CRM).

Soluciones especficas de industria.

Diferentes mtodos de administracin de cambios en los
procesos (Six Sigma, ABC, etc.).
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MAPEO DE PROCESOS
Cul es su importancia?
Facilita el anlisis de la situacin
actual de los procesos que integran a
la organizacin y ayuda a proponer
mejoras o cambios a los mismos.

Al mapear los procesos en una
organizacin se lograr que el
negocio sea ms rentable.
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MAPEO DE PROCESOS
Beneficios
Deteccin de los procesos estratgicos y clave del negocio.

Implantar una metodologa para examinar y medir los
procesos del negocio.

Detectar de manera sencilla dnde y por qu ocurren las
fallas o desviaciones importantes.

Identificacin de oportunidades de mejora y rediseo en los
procesos actuales.

Tener una visin integral del negocio, permitiendo identificar
la interrelacin de los procesos que lo integran.

Generar controles que ayuden a detectar los riesgos y crear
planes estratgicos de cmo mitigarlos.
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MAPEO DE PROCESOS
Beneficios Clave
MAPEO DE
PROCESOS
Identificacin y
mitigacin de
riesgos
Identificacin de
las reas de
oportunidad
Gestin de
procesos
Definicin de
puntos de control
Desarrollo de
polticas y
procedimientos
Incremento de la
rentabilidad
Implantacin de
indicadores de
operacin
Implantacin de
indicadores de
desempeo
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MAPEO DE PROCESOS
Nos permite...
MAPEO DE
PROCESOS
Identificacin de
riesgos
Identificacin de
las reas de
oportunidad
Gestin de
procesos
Definicin de
puntos de control
Desarrollo de
polticas y
procedimientos
Incremento de la
rentabilidad
Implantacin de
indicadores de
operacin
Implantacin de
indicadores de
desempeo
CONTROL COSTOS
MEDICIN
DEL
DESEMPEO
RENTABILIDAD
RIESGOS
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MAPEO DE PROCESOS
Qu ventajas tenemos al mapear correctamente los procesos?
Contar con herramientas visuales a travs de las
cuales se identifican fcilmente la interrelaciones entre
los procesos.

Identificar la secuencia lgica de las actividades o
tareas que conforman un proceso.

Comprender claramente como estn interconectadas
las actividades de los procesos y donde podran estar
fallando las conexiones o actividades.

Identificar rpidamente las actividades que agregan o
destruyen valor en los procesos.
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MAPEO DE PROCESOS
Qu ventajas tenemos al mapear correctamente los procesos?
Identificar los roles y responsabilidades del personal
que participa en cada uno de los procesos.

Diferenciar los procesos clave del negocio, de los
procesos habilitadores o de apoyo, facilitando adems
la priorizacin de los mismos de acuerdo a la
estrategia.

Facilitar la identificacin de los riesgos y los puntos de
control en los procesos.

Facilita la toma de tiempos de ciclo en los procesos, ya
que se tienen claramente identificadas todas y cada
una de las actividades que conforman el proceso.
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Mapeo de procesos
1er. Momento: Lo que creemos que ocurre (perspectiva de la
situacin actual)

No se debe asumir
que las cosas
suceden como
creemos que
suceden, porque la
rentabilidad del
negocio se puede
verse afectada.

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Mapeo de procesos
2do. Momento: Lo que realmente sucede (situacin actual)

Se debe obtener
una fotografa real
de la situacin
actual porque es la
base de la mejora
continua del
negocio.
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Mapeo de procesos
3er. Momento: Lo que debera ser (mejores prcticas)
Con base en los anlisis de los
diagramas de la situacin actual, se
deben eliminar todas las actividades
que no agregan valor.
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MAPEO DE PROCESOS
Consideraciones
Si se analiza y/o redisea un proceso
sin tener en cuenta las implicaciones
que este tiene en otros procesos de
la empresa, se estar perdiendo el
tiempo y corriendo el riesgo de tapar
un agujero destapar otro.

Hay que tener una visin sistmica.
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MAPEO DE PROCESOS
En conclusin..

El mapeo de procesos, facilita el
anlisis e identificacin de
oportunidades de mejora en los
procesos actuales y por consecuencia
lgica facilita tambin el rediseo los
mismos.

En este sentido el mapeo de procesos
es una tcnica para examinar los
procesos y determinar dnde y porqu
ocurren fallas o desviaciones
importantes.
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MAPEO DE PROCESOS
En conclusin..
La respuesta es aplicar siempre un enfoque de procesos,
entendiendo que la organizacin es como un
rompecabezas en donde cada pieza (proceso) interacta
con otras piezas.

Para armar el rompecabezas de la organizacin, ser
necesario:

Primero analizar la interrelacin existente entre las unidades
de negocio.

Posteriormente analizar la interaccin de los procesos que
las conforman.

Por ltimo detallar la secuencia lgica de las operaciones o
actividades que integran un procesos o subproceso; lo cual
es la base de cualquier mejora.
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TALLER MAPEO DE PROCESOS

2a. Parte: Mapeo de un proceso.
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MAPEO DE PROCESOS
Qu es un proceso?
Un proceso es una serie de actividades
que toman un insumo (entradas) y lo
transforman (proceso) para crear un
producto (salidas).

Los procesos pueden ser fsicos, incluir
papeleo, ser realizados por computadora,
o ser una secuencia lgica de eventos.
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MAPEO DE PROCESOS
Metodologa: Situacin actual
1. Identificar los procesos estratgicos de la empresa.

2. Identificar a los dueos de los procesos estratgicos.

3. Definir con cada dueos la secuencia lgica de las
actividades o tareas que conforman su proceso.

4. Elaborar los diagramas de flujo de cada proceso.

5. Identificar las interrelaciones entre los procesos
estratgicos.

6. Elaborar un macro proceso que permita visualizar
grficamente las interrelaciones de los procesos
estratgicos.
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MAPEO DE PROCESOS
Dueo del proceso
Es aquella persona a la que se le ha
asignado la responsabilidad de las
actividades que componen al proceso,
adems es el responsable de:

Valorar el proceso.
Definir el proceso.
Medir el proceso.
Controlar el proceso.
Mejorar el proceso.

debe ser claramente identificable

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MAPEO DE PROCESOS
Metodologa: Mejores prcticas
1. Examinar minuciosamente todos los procesos
y medir sus resultados.





2. Detectar dnde y por qu ocurren las fallas o
desviaciones importantes.

Definir
entradas
PROCESO
Definir
salidas
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MAPEO DE PROCESOS
Metodologa: Mejores prcticas
3. Identificar las oportunidades de mejora y
proponer el rediseo en los procesos
actuales, considerando:
1. Procesos y actividades de una organizacin.
2. Procesos que generan valor para el cliente.
3. Procesos necesarios para la organizacin.
4. Procesos que no generan valor.

4. Analizar el impacto de las propuestas de
mejora.

NOTA: Se puede utilizar cualquier metodologa de sistemas
duros o suaves para el diagnstico y solucin del problema,
todo depender de la naturaleza del mismo.


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MAPEO DE PROCESOS
Simbologa para diagramas de flujo
Proceso
Proceso
alternativo
Decisin
Datos
Proceso
predefinido
Documento
Inicio /
Termino
Conector
pgina
Conector
fuera de
pgina
Almacenamiento
de datos
Extraccin
de datos
Retraso
Pantalla
Conector
de flecha
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