Gesto de Almoxarifado

Administrao de Recursos Materiais e

Patrimoniais II

6 Semestre de Administrao
... o local devidamente
apropriado para armazenagem e
proteo dos materiais da
empresa.
Convm, para entendimento,
conhecermos algumas
particularidades histricas.
O que
Almoxarifado?

... O local destinado fiel guarda e
conservao de materiais, em recinto
coberto ou no, adequado a sua
natureza, tendo a funo de destinar
espaos onde permanecer cada item
aguardando a necessidade de seu uso,
ficando sua localizao, equipamentos e
disposio interna condicionados
poltica geral de estoques da empresa.
ainda ...
... ao falar em Almoxarifado tinha-se
a idia de depsitos, quase
sempre o pior e mais inadequado
local da empresa, onde os
materiais eram acumulados de
qualquer forma, utilizando-se
mo-de-obra desqualificada e
despreparada.
Antigamente...
Por meio do recurso e modernas
tcnicas, a situao primitiva
originou sistemas de manuseio e
armazenagem de materiais bem
sofisticados, o que provocou
reduo de custos, aumento
significativo da produtividade e
maior segurana nas operaes de
controle, com a obteno de
informaes precisas em tempo
real.
Atualmente...
O Objetivo Primordial do Almoxarifado...
... impedir
divergncias de
inventrio e perdas de
qualquer natureza.
O Almoxarifado...
... Deve assegurar que o material adequado,
na quantidade devida, estar no local certo,
quando necessrio, de acordo com normas
adequadas, objetivando resguardar, alm da
preservao da qualidade, as exatas
quantidades.
Para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado
dever possuir instalaes adequadas, bem
como recursos de movimentao e
distribuio suficientes a um atendimento
rpido e eficiente.
Quanto a Retirada de
Produtos de Almoxarifado...
Rotinas rigorosas para a retirada dos
produtos preservam os materiais
armazenados, protegendo-os contra
furtos e desperdcios.
A autoridade para retirada do
estoque deve estar definida com
clareza e somente pessoas
autorizadas podero exercer essa
atribuio, mediante apresentao
de requisio.
A eficincia de um Almoxarifado
depende fundamentalmente:

da reduo das distncias internas
percorridas pela carga e do conseqente
aumento
das viagens de ida e volta;

do aumento do tamanho mdio das unidades
armazenadas;

da melhor utilizao de sua capacidade
volumtrica.
As principais atribuies do
Almoxarifado:

receber para guarda e proteo os materiais
adquiridos pela empresa;

entregar os materiais mediante requisies
autorizadas aos usurios da empresa;

manter atualizados os registros
necessrios.
ESTRUTURA FUNCIONAL DO
ALMOXARIFADO ...
Controle;

Recebimento;

Armazenagem;

Distribuio


Controle
O Controle ...
...o controle dos estoques depende
de um sistema eficiente, o qual
deve fornecer, a qualquer
momento, as quantidades que se
encontram disposio e onde
esto localizadas, as compras em
processo de recebimento, as
devolues ao fornecedor e as
compras recebidas e aceitas.
Recebimento
O Recebimento...
As atividades do recebimento
abrangem desde a recepo do
material na entrega pelo Fornecedor
at a entrada nos estoques e
compreendem os materiais com
poltica de ressuprimento e os de
aplicao imediata, sofrendo
critrios de conferncia quantitativa
e qualitativa.
O recebimento compreende quatro fases:

1 fase: entrada de materiais;

2 fase: conferncia quantitativa;

3 fase: conferncia qualitativa;

4 fase: Regularizao.
1 Fase:
Entrada de Materiais...
Tem como objetivo efetuar a
recepo dos veculos
transportadores, proceder
triagem da documentao
suporte do recebimento,
encaminh-los para descarga e
efetuar o cadastramento dos
dados pertinentes para o
sistema.
1 Fase:
Entrada de Materiais
Na Portaria da Empresa...
Sofre critrios de conferncia primria de documentao que
objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada
caso:

se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, est autorizada
pela empresa;

se a compra devidamente autorizada tem programao prevista,
estando no prazo de
entrega contratual;

se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal;

Aps consulta ao rgo de compras, deve-se recusar o recebimento
para os casos referentes s compras no autorizadas ou em
desacordo com a programao de entrega, transcrevendo os
motivos no verso da Nota Fiscal
1 Fase:
Entrada de Materiais
No Almoxarifado...
... est voltada para conferncia de
volumes, confrontando-se Nota
Fiscal do fornecedor com os
respectivos registros e controles de
compra, posicionamento do veculo
no local exato da descarga,
providncias de equipamento e
material de descarga necessrios
Exame de Avarias...
O exame de avarias necessrio para
apontamento de responsabilidades. A
existncia de avarias constatada por
meio da anlise de disposio da carga,
observando-se se as embalagens ou
protees esto intactas e inviolveis
ou contenham sinais evidentes de
quebra, umidade, estar amassada, etc.
Recusa do Recebimento...
As divergncias constatadas devem ser
apontadas no conhecimento de transporte e
tambm no canhoto da Nota Fiscal,
providncia esta cabvel para o
processamento de ressarcimento de danos,
se for o caso, e dependendo do exame
preliminar resultar a constatao de
irregularidades insanveis em relao s
condies contratuais, deve-se recusar o
recebimento, anotando-se, tambm nestes
casos, no verso da 1 via da Nota Fiscal as
circunstncias que motivaram a recusa,
bem como nos documentos do
transportador.
Liberao do Transportador...
O Transportador ser liberado mediante os
procedimentos anteriormente vistos e que
contemplam a recusa do recebimento, como
tambm para os materiais referentes s
Notas Fiscais devidamente checadas,
assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o
Conhecimento do Transporte.
Os materiais referentes s Notas Fiscais
aprovadas durantes essa etapa tero sua
descarga autorizada.
Descarga...
... necessria a utilizao de
equipamentos, dentre os quais se
destacam paleteiras, talhas,
empilhadeiras e pontes rolantes,
alm do prprio esforo fsico
humano, sendo necessrio envolver
o fator segurana, no s com
relao ao material em si como
tambm, e principalmente, ao
pessoal.
2 Fase:
Conferncia Quantitativa...
a atividade que verifica se a quantidade
declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal
corresponde efetivamente recebida,
portanto, tpica de contagem, devendo-se
optar por um modelo de conferncia por
acusao, no qual o Conferente aponta a
quantidade recebida, desconhecendo a
quantidade faturada pelo Fornecedor,
conhecido como princpio da contagem cega.
A confrontao do recebido versus faturado
efetuada a posteriori, por meio do
Regularizador que analisa as distores
detectadas e providencia recontagem, a fim de
se dirimir as dvidas constatadas.
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos,
estes podem ser contados utilizando-se um dos
seguintes mtodos:
manual: para casos de pequenas quantidades;

por meio de clculos: para os casos que envolvam embalagens padroniza
com grandes quantidades;

por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolva
grande quantidade de pequenas peas, como parafusos, porcas o
arruelas;

pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser
feita com o veculo transportador sobre balanas rodovirias ou
ferrovirias, casos em que o peso lquido ser obtido por meio da diferena
entre o peso bruto e a tara do veculo;

medio: em geral, as medies so efetuadas por meio de trenas.
3 Fase:
Conferncia Qualitativa
... atividade tambm conhecida como Inspeo
Tcnica, da mais alta importncia no contexto
de recebimento de materiais, uma vez que visa
garantir a adequao do material ao fim a que se
destina.

A Conferncia Qualitativa visa garantir o
recebimento adequado do material contratado
pelo exame das caractersticas dimensionais; das
caractersticas especficas e das restries de
especificao.
4 Fase:
Regularizao...
...caracteriza-se pelo controle do
processo de recebimento, pela
confirmao da conferncia
qualitativa e quantitativa, por meio
do laudo da Inspeo Tcnica e da
confrontao das quantidades
conferidas versus faturadas,
respectivamente, para deciso de
aceitar ou recusar, e, finalmente,
pelo encerramento do processo.
Documentos Envolvidos na Regularizao
nota fiscal;
conhecimento de transporte
rodovirio de carga;
documento da contagem efetuada;
parecer da Inspeo, contido no
relatrio tcnico de Inspeo;
especificao da compra;
catlogos tcnicos;
desenhos.
Processamento dar origem a
uma das seguintes situaes...
liberao de pagamento ao
fornecedor, em se tratando de material
recebido sem ressalvas;

liberao parcial de pagamento ao
fornecedor;

devoluo de material ao fornecedor;
reclamao de falta ao fornecedor;
entrada do material no estoque.
Devoluo ao Fornecedor
Quando constatada irregularidade insanvel,
providencia-se a devoluo de materiais com defeito
e/ou em excesso ao Fornecedor, acompanhados de
Nota Fiscal de Devoluo, emitida pela empresa
compradora.

Deve-se atentar para o prazo decadencial das
devolues que de 10 dias, a contar do
recebimento. Expirado esse prazo e no devolvida a
mercadoria, o fornecedor poder executar a
Duplicata caso no seja paga em seu vencimento.

A devoluo pode ocorrer tambm quando detectado
alguma falha por deficincia da matria-prima, como
no-cumprimento especificao metalrgica, o
Fornecedor ser acionado para, em primeiro plano,
repor o material em questo e, em seguida, se for o
caso, ressarcir os prejuzos causados.
Armazenagem
O objetivo primordial da
Armazenagem...
... utilizar o espao nas trs
dimenses (comprimento, largura
e altura), da maneira mais
eficiente possvel. As instalaes
do armazm devem proporcionar
a movimentao rpida e fcil de
suprimentos desde o recebimento
at a expedio
Cuidados na
Armazenagem...
determinao do local,
em recinto coberto ou
no;
definio adequada do
layout;
definio de uma poltica
de preservao, com
embalagens plenamente
convenientes aos
materiais;
ordem, arrumao e
limpeza, de forma
constante;
segurana patrimonial,
contra furtos, incndios,
etc.
Cuidados especiais
devem ser tomados no
tocante disposio
dos materiais no
Almoxarifado, o qual
pode conter produtos
perecveis, inflamveis,
txicos e outros, que
somados variedade
total, definiro os
meios de
armazenagem.
Ao se otimizar a
armazenagem, obtm-se:
mxima utilizao do espao (ocupao do espao);

efetiva utilizao dos recursos disponveis (mo-de-
obra e equipamentos);

pronto acesso a todos os itens (seletividade);

mxima proteo aos itens estocados;

boa organizao;

satisfao das necessidades dos clientes.
A armazenagem compreende
seis fases:
1 fase: Verificao das condies pelas quais o
material foi recebido, no tocante proteo e
embalagem;

2 fase: Identificao dos materiais;

3 fase: Guarda na localizao adequada;

4 fase: Informao da localizao fsica de guarda ao
controle;

5 fase: Verificao peridica das condies de
proteo e armazenamento;

6 fase: Separao para distribuio.
Itens de Estoque...
As mercadorias de maior sada do
depsito devem ser armazenadas
nas imediaes da sada ou
expedio, a fim de facilitar o
manuseio. O mesmo deve ser feito
com os itens de grande peso e
volume.
Corredores de Acesso...
Os corredores dentro do depsito devero
facilitar o acesso s mercadorias em
estoque.
A largura dos corredores determinada
pelo equipamento de manuseio e
movimentao dos materiais.
A localizao dos corredores determinada
em funo das portas de acesso e da
arrumao das mercadorias.
Entre as mercadorias e as paredes do
edifcio devem existir passagens mnimas
de 60 cm, para acesso s instalaes de
combate a incndio.
... devem permitir a passagem
dos equipamentos de
manuseio e movimentao de
materiais. Tanto sua altura
como largura devem ser
devidamente dimensionadas.
Portas de Acesso...
Quando houver prateleiras e estruturas no depsito, a
altura mxima dever considerar o peso dos
materiais. O topo das pilhas de mercadorias deve se
distanciar um metro das luminrias do teto ou dos
sprinklers (equipamentos fixos de combate a
incndio) de teto.

As mercadorias leves devem permanecer na parte
superior das estruturas, e as mercadorias mais
pesadas devem ser armazenadas nas barras
inferiores da estrutura.

O piso deve ser suficientemente resistente para
suportar o peso das mercadorias estocadas e o
trnsito dos equipamentos de movimentao.
Prateleiras e Estruturas...


Critrios de Armazenagem...
fragilidade;
combustibilidade;
volatizao;
oxidao;
explosividade;
intoxicao;
radiao;
corroso;
inflamabilidade;
volume;
peso; e
forma.
armazenagem por agrupamento: esse critrio facilita as
tarefas de arrumao e busca, mas nem sempre permite o
melhor aproveitamento do espao;

armazenagem por tamanhos (acomodabilidade): esse
critrio permite bom aproveitamento do espao;

armazenagem por freqncia: esse implica armazenar to
prximo quanto possvel da sada os materiais que tenham
maior freqncia de movimento;

armazenagem especial: por meio desse critrio, destacam-
se:
- ambiente climatizado: destinam-se a materiais cujas
propriedades fsicas exigem tratamento especial;
- inflamveis: os produtos inflamveis devem ser
armazenados em ambientes prprios e isolados,
projetados sob rgidas normas de segurana;
- perecveis: os produtos perecveis devem ser
armazenados segundo o mtodo FIFO (First In First Out),
ou seja
Mtodos de Armazenagem...
Avisos de Advertncias mais
conhecidos...
Armazenagem em rea
Externa...
Devido a sua natureza, muitos materiais
podem ser armazenados em reas
externas, contguas ao Almoxarifado, o
que diminui os custos e, em paralelo,
amplia o espao interno para materiais
que necessitam de proteo em rea
coberta.

Ex: materiais a granel, tambores e contentores, peas
fundidas, chapas de metal e outros.
Armazenagem com Coberturas
Alternativas...
galpo fixo: trata-se de galpo construdo com
perfilados de alumnio extrudado e
conexes de ao galvanizado, cobertos com
laminado de PVC antichama, de
elevada resistncia a rasgos, fungos e raios
ultravioleta;

galpo mvel: as caractersticas da estrutura e da
cobertura do galpo mvel so
praticamente semelhantes s do fixo. Porm, a
grande vantagem desse tipo de
galpo a sua flexibilidade, ou seja, sua capacidade
de deslocamento, permitindo a
manipulao de materiais por todos os cantos e
eliminando a necessidade de
corredores.
Armazenagem com Coberturas
Alternativas...
Armazenagem com Coberturas
Alternativas...
Armazenagem em rea
Externa...
Armazenagem com Utilizao de
Paletes...
O palete uma plataforma disposta
horizontalmente para
carregamento, constituda de vigas,
blocos ou uma simples face sobre
os apoios, cuja altura compatvel
com a introduo de garfos de
empilhadeira, paleteira ou outros
sistemas de movimentao, e que
permite o arranjo e o agrupamento
de materiais, possibilitando o
manuseio, a estocagem, a
movimentao e o transporte num
nico carregamento
Vantagens do Palete:
melhor aproveitamento do espao disponvel para
armazenamento, utilizando-se totalmente o espao
vertical disponvel, por meio do empilhamento
mximo;

economia nos custos do manuseio de materiais,
por meio da reduo nos custos da mo-de-obra e
do respectivo tempo normalmente necessrio para
as operaes braais;

possibilidade de utilizao de embalagens
plsticas ou amarrao por meio de fitas de ao da
carga unitria, formando uma s embalagem
individual;

compatibilidade com todos os meios de transporte,
quais sejam, terrestre, martimo e areo;
Vantagens do Palete:
facilita a carga, descarga e distribuio nos
locais acessveis aos equipamentos de
manuseio de materiais;

permite disposio uniforme do estoque de
materiais, o que, por sua vez, concorre para
reduzir a obstruo nos corredores do
armazm e ptios de descarga;

os paletes podem ser manuseados por uma
grande variedade de equipamentos, como
paleteiras, empilhadeiras, transportadores,
elevadores de carga e at sistemas
automticos de armazenagem
Dificuldades na Utilizao de Palete
utilizao de embalagens
no padronizadas;

pesos dos paletes;

vida curta e pragas que os
atacam, quando
fabricados em madeira.
Tipos de Paletes:
palete de face
simples: com duas
entradas ou com
quatro entradas;

palete de face dupla:
com duas entradas
ou com quatro
entradas;
Podem
ser de:

Madeira;

Plstico;

Metal.
Palete de Face Simples e Dupla:
Palete Convencional
Distribuio...
Distribuio...
a atividade por meio da qual a
empresa efetua as entregas de
seus produtos, estando, por
conseqncia, intimamente ligada
movimentao e ao transporte
Natureza dos Produtos a Transportar
carga geral: a carga geral deve ser consolidada para
materiais com peso individual de at 4 toneladas;

carga a granel, lquida e slida;

carga semi-especial: trata-se de materiais com
dimenses e peso que exigem licena especial, porm no
gabarito que permite trfego em qualquer estrada;

carga especial: trata-se de uma varivel da definio
anterior, com a ressalva de que seu trfego exige estudo
de rota, para avaliar a largura das obras de arte e a
capacidade das pontes e viadutos;

carga perigosa: os produtos classificados como
perigosos englobam mais de 3.000 itens, estando
codificados em nove classes, de acordo com norma
internacional.
Classificao da Distribuio:
distribuio interna: trata-se da
distribuio de matrias-primas,
componentes ou sobressalentes para
manuteno, do almoxarifado ao
requisitante, para continuidade
das atividades da empresa;

distribuio externa: trata-se da entrega
dos produtos da empresa a seus
clientes, tarefa que envolve o fluxo dos
produtos/servios para o consumidor
final, motivo pelo qual adota-se a
denominao de distribuio fsica.
EQUIPAMENTOS PARA MANUSEIO DE MATERIAIS
O manuseio dos diversos materiais de um
Almoxarifado pode ser efetuado:
manualmente: trata-se do manuseio mais
simples e comum, efetuado pelo esforo fsico
de funcionrios;
por meio de carrinhos manuais: trata-se de
manuseio efetuado por meio de carrinhos
impulsionados manualmente;
por meio de empilhadeiras: trata-se de um dos
equipamentos mais versteis para o manuseio
de materiais. No possui limitao de direo,
movimentando-se horizontal e verticalmente e
podendo ser eltrica ou com motores a gs,
diesel ou gasolina, nos quais pode ser adaptada
uma srie de acessrios que os tornam
funcionais;
O manuseio dos diversos materiais de um
Almoxarifado pode ser efetuado:
por meio de paleteiras: trata-se de um
tipo de empilhadeira manual, que pode
ser mecnica, hidrulica ou eltrica,
estando, por conseguinte, limitada a
manuseios horizontais;


por meio de pontes rolantes: trata-se
de equipamento constitudo de
estrutura metlica, sustentada por
duas vigas ao longo das quais a ponte
rolante se movimenta; entre as duas
vigas, sustentado pela estrutura, corre
um carrinho com um gancho.
DOCUMENTOS UTILIZADOS
ficha de controle de estoque (para
empresas ainda no informatizadas):
destinado a controlar manualmente o
estoque, por meio de apontamentos de
quantidades correspondentes s entradas
e sadas, como tambm propiciar o input
para reposio, quando o nvel atingir o
ponto de ressuprimento;

ficha de localizao (tambm para
empresas ainda no informatizadas):
utilizado para indicar as localizaes
onde o material est guardado, sendo
ordenadas por ordem de cdigo, em
arquivos prprios;
DOCUMENTOS UTILIZADOS
ficha de assinatura credenciada:
documento utilizado para identificar os
funcionrios autorizados a movimentar o
estoque, constando, alm da assinatura do
credenciado, sua qualificao na empresa;

comunicao de irregularidades:
documento utilizado para esclarecer ao
Fornecedor os motivos da devoluo, quer
no aspecto quantitativo, quer no aspecto
qualitativo;
DOCUMENTOS UTILIZADOS
relatrio tcnico de inspeo: documento utilizado
para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a
recusa do material comprado do Fornecedor;

requisio de material: documento utilizado para
retirada de material do Almoxarifado;

devoluo de material: documento utilizado para
devolver ao estoque do Almoxarifado as
quantidades de material porventura requisitadas
alm do necessrio.
PERFIL DO ALMOXARIFE
Seja honesto;
Qualificado;
Comprometido;
Leal;
Disciplinado;
Que se possa
confiar.
Exerccios
Case