Ministerio de Economa y Produccin

2003
Sistema ComDoc II
COMDOC II
Comunicaciones Documentales II

Es un sistema de seguimiento electrnico de
expedientes que se adapta al decreto
1883/91 que reglamenta los procedimientos
administrativos. Fue desarrollado por el
Ministerio de Economa y cedido al SIU, para
su distribucin entre las Universidades
Nacionales.
Solucionar la
Administracin de la
Documentacin, llevando
un seguimiento detallado
de la ubicacin,
composicin,
responsables y estado de
la Documentacin
existente y circulante
dentro de la Organizacin
Objetivo Principal
PORQUE COMDOC?
Este sistema permite llevar un seguimiento detallado de la
documentacin, tanto la que circula en nuestra rea como en
todas las reas de la universidad. Informando que usuario o
rea tiene la documentacin que buscamos.

Al ser centralizado permite manejarse con los mismos criterios
de uso, y el mismo lenguaje, colaborando en el orden y mejor
gestin de la documentacin.

Registro automtico de cada uno de los avances de un trmite

Permite mantener un adecuado nivel de reserva en las
tramitaciones, y evita errores del tipo de que algn usuario tome
intervencin en un trmite para el cual no est habilitado.
PORQUE COMDOC?
El cdigo de barras permite una gran agilidad a la hora de la
bsqueda de la documentacin o la carga de la misma.

Posibilidad de detectar expedientes cuyo nmero se desconoce, a
travs de un funcional numero de criterios de bsqueda

Se puede efectuar un seguimiento fsico de los expedientes en papel,
facilitado por la impresin de los cdigos de barra, conteniendo sus
datos esenciales, lo que permite su registracin exacta al ingresar o
egresar de las mesas de entrada de las distintas reas, que cuentan
con lectores pticos de cdigos de barra.

La generacin de remitos al momento de la transferencia permite
inmediatamente saber quien es el nuevo depositario de la
documentacin y si la informacin llego a destino.

Fecha cierta en cada una de las instancias del trmite y posibilidad
consecuente de realizar auditorias de tiempo de gestin incurridos por
cada rea.

Qu servicios brinda el ComDoc II?
Asignacin Numeracin nica y correlativa de
los distintos Tipos de Documentos (CUDAP).
Generacin Cdigo de Barras.
Recepcin y Registro de Papeles.
Creacin de Distintos Tipos de Documentacin.
Transferencia de Documentacin entre Areas

Qu servicios brinda el ComDoc II?

Asociacin de Palabras Claves a la
Documentacin.
Asignacin de Estados (Pendiente, Terminado,
Archivado) a la Documentacin.
Agregar y/o Desglosar Documentacin.

Agregar Notas internas (Avances) al Area para
ser ledas por los usuarios del Area.


Qu servicios brinda el ComDoc II?

Controlar la Documentacin Generada por el
Area.
Archivar/Reactivar la Documentacin
Bsqueda de la Documentacin.

Conceptos Generales

Destinatario/Depositario
de la Documentacin
Destinatario/Responsable: A quin va
dirigida la Documentacin.



Depositario: Quin tiene fsicamente la
Documentacin.
Responsables de la Documentacin
De Gestin: Area de Competencia Inicial
para resolver un trmite dentro del mbito de
la Administracin Pblica y permanece
invariable. Se utiliza si la documentacin
pasa entre Organismos.
Locales: Responsable dentro de un
Organismo de la Resolucin de un trmite. Si
la documentacin pasa de un Organismo a
otro existir ms de un Responsable Local
Definicin
DOCUMENTACION
Documentos Carpetas
Indivisibles
No contienen otra
Documentacin
Facturas, Notas,
Resoluciones,
Memorandums, etc.
Contenedor
Divisibles o
Desglosables
Expedientes, Legajos ,
Actuaciones, etc.
Identificada Univocamente
Identificacin de la
Documentacin
CUDAP
Clave Unica De la
Administracin Pblica
FORMATO CUDAP
AAAA-SSS:0000000/aaaa
Tipo de
Documento
Servidor
Nmero nico
Correlativo por Tipo
de Documento
Ao
Identificacin de la
Documentacin
Identificacin de la
Documentacin
Remitos Rechazados o Revertidos
Documentacin en un Area
Remitos en Trnsito desde Ud o su Area
Documentacin de la cual es Depositario
Documentacin de la cual es Responsable o Destinatario
Remitos en Trnsito hacia Ud o su Area
Creacin de Documentacin
Documentos
Alta de Documentos Generados dentro del Area:
Notas, Memorandums, Disposiciones, Resoluciones,etc
Datos Esenciales del Documento:
Tipo, Cartula/Asunto, Causante, Area Destinataria,
texto, Vencimiento, Folios.
Datos Adicionales del Documento:
Palabras Claves , Avances, Lista de Etapas
Creacin de Documentacin
Expedientes (Carpeta)
Inicio de Carpetas Generadas dentro del Area:
Actuaciones, Legajos, Expedientes,,etc
Datos Esenciales de la Carpeta:
Tipo, Cartula/Asunto, Causante, Area Destinataria,
Texto, Vencimiento, Folios.
Datos Adicionales de la Carpeta:
Documentacin Contenidos,
Palabras Claves , Avances, Lista de Etapas
Agregar Contenidos
Exp. 1
Documento 1
Documento 2
Exp. 2
Documento 3
Incluir en Expediente
Documento
Expediente
Desglosar Documentacin

Expediente 1
Documento 1
Documento 2 Expediente 2
Documentacin
Agregada y No Agregada
Documentacin Agregada:
Es aquella que se ha incluido en algn
expediente.

Documentacin no Agregada:
Es la que no esta incluida en ningn
expediente, pero puede contener a la vez
documentacin agregada.


Estados Posibles de la
Documentacin
Pendiente: Es el estado que asume la
Documentacin cuando se la ingresa, es el
estado inicial y significa que debe ser
resuelta.
Terminada: Estado siguiente al de Pendiente
y significa que est resuelta o ya est tratada.
Archivada: La Documentacin est
Terminada y almacenada.
En Trnsito: Documentacin includa en un
Remito y que an no ha sido recibida por el
destinatario
Relacionar Documentacin









NOTA-S01:0000021/2003 RESO-S01:0000010/2003
EXP-S01:0000063/2003
EXP-S01:0000065/2003 MEMO-S01:0000022/2003
MEMO-S01:0000024/2003 MEMO-S01:0000023/2003
ACTA-S01:0000001/2003
EXP-S01:0000064/2003
Transferir Documentacin
AREA ORIGEN
AREA DESTINO
DEPOSITARIO
DOCUMENTACIN
REMITOS

DEPOSITARIO
Documentacin
Cambiar Estado
PENDIENTE
Documentacin
TERMINADA
Archivar Documentacin
DOCUMENTO 5
Expediente 3
Expediente 1
DOCUMENTO 1
DOCUMENTO 2
Expediente 2
Terminado
OK
OK
OK
Expediente 4
DOCUMENTO 6
DOCUMENTO 7
Expediente 5 Pendiente
NO
Terminado
Terminado
Terminado
Terminado
Terminado
Pendiente
Pendiente
Terminado
ARCHIVO
Impresin Documentacin
Cartula
CODIGO DE BARRAS
DATOS REGISTRACION
DATOS
DOCUMENTACION
Impresin Documentacin
Documentos/Carpetas
ARCHIVO
PDF
Bsqueda de Documentacin
Por Datos de Procedencia
Por Fecha de Alta/Vencimiento
Por CUDAP
Por Etapa
Por Ttulo,Texto, Avances, Causante y Motivo Archivo/Desarchivo
Bsqueda Simple/Bsqueda Extendida/Bsqueda Experta
Por Depositario
Por Tesauro
Carpetas Iniciadas
Elementos Transferidos
Listados de Documentacin
Documentos y Carpetas Originados por su Area.
Documentos y Carpetas por Usuario Depositario
Documentos y Carpetas Originados por su Area mostrando
nmeros internos.
Promedios de Permanencia en Area.
Promedios de Permanencia por Usuario.
Documentos y Carpetas Transferidos a otros Organismos.
Documentos y Carpetas Archivados/Desarchivados por Area
Administracin
Permisos Areas
Por Tipo de Documentacin
Registrar o Recibir Papeles
Iniciar Carpetas o Crear Documentos
Archivar Documentos o Carpetas
Cambiar el Estado
Corregir Documentos o Carpetas
Mesa de Entradas
Administradora
Administracin
Permisos Usuarios
Recibir Remitos
Registrar con Numeracin Manual
Agregar/Desglosar Contenidos
Actualizar Depositario
Agregar Avances
Transferir Documentos/Carpetas a Areas
Transferir Documentos/Carpetas a Usuarios
Administracin
Permisos Usuarios
Por Tipo de Documentacin
Registrar o Recibir Papeles
Iniciar Carpetas o Crear Documentos
Archivar Documentos o Carpetas
Cambiar el Estado
Corregir Documentos o Carpetas
Cambiar Responsable Primario Local
Administrar Lista de Etapas
Administrar Tesauro
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