Jos Carlos Barbieri

Claude Machline
2 ed. rev. e atualizada|2009|
LOGSTICA HOSPITALAR
Teoria e Prtica






Captulo 6



Compras

Captulo 6
Compras
A administrao de materiais envolve as seguintes famlias de
atividades: seleo de materiais, gesto de estoque, compras e
armazenagem.
A rea de compras funciona como um elo entre a organizao e o seu
mercado fornecedor.
Essa rea trata tambm da aquisio de bens patrimoniais e da
contratao de alguns tipos de servios, principalmente os relacionados
diretamente com esses bens, como os servios de inspeo e
manuteno.
A rea de compras tambm se encarrega da venda de bens materiais
inservveis, tais como bens patrimoniais usados e resduos para
reciclagem.
A rea de compras deve contribuir para a obteno do nvel de servio
planejado e a reduo dos custos globais associados aos materiais e
no apenas os custos de aquisio.
Captulo 6
Compras
6.1 PROCESSO DE COMPRA

Os processos de compra de uma organizao envolvem diversas
atividades especficas, dentre elas: manuteno de cadastros de
fornecedores, emisso de pedidos de compras, elaborao de cotaes,
negociao, contratao, diligenciamento ou acompanhamento (follow-
up), avaliao de fornecedores e desenvolvimento de novos
fornecedores.
Outro conjunto de atividades da rea de compras refere-se
assistncia aos usurios internos, provendo informaes para identificar
materiais adequados para a organizao e para o processo de
simplificao e padronizao.
As atividades de compras variam conforme o tipo de compra, que
podem ser de trs tipos: compras normais de itens padronizados,
compras de emergncia e compras de itens no padronizados.
Captulo 6
Compras
6.1.1 Pedido de compra

O pedido de compra um documento formal que deve reproduzir as
condies negociadas entre as partes, tendo fora de contrato quando
aceito pelo fornecedor.
Estabelece obrigaes e direitos entre comprador e fornecedor, sendo
a base para dirimir qualquer dvida ou controvrsia.
Cada pedido deve ter nmero, data da emisso, especificaes dos
itens solicitados, quantidades, preo unitrio, condies de pagamento
e de reajuste, se for o caso, prazo de entrega, local da entrega,
frequncia das entregas, meio de transporte, impostos e outras
informaes necessrias para caracterizar a transao.
Captulo 6
Compras
6.1.2 Compras eletrnicas

A realizao de compras pela via eletrnica (e-procurement) vem
acontecendo h dcadas, tendo como ponto de partida o EDI, que ainda
continua sendo uma opo bastante atraente, principalmente o EDI via
web.
Os negcios entre empresas pela via eletrnica, principalmente pela
Internet (business-to-business), um segmento do comrcio eletrnico
(e-commerce), envolvem uma gama crescente de modelos de negcios
em ambientes de transaes pblicos e privados.
Captulo 6
Compras
6.2 FORNECEDORES

A atividade central de qualquer processo de compra a escolha do
melhor fornecedor para a organizao.
A manuteno de um cadastro de fornecedores crucial para essa
finalidade.
A principal funo de um cadastro de fornecedor prover informaes
atualizadas de fornecedores e de pretendentes a fornecedores para
subsidiar com rapidez e segurana a deciso relativa a quem contratar.
Antes da escolha de um fornecedor em particular para adquirir certo
item, necessrio decidir se esse item ser abastecido por um ou por
mais fornecedores.
Tanto uma como outra alternativa apresentam vantagens e
desvantagens.
Captulo 6
Compras
6.2.1 Seleo de fornecedores

A seleo de fornecedores sempre exige uma anlise multicritrio,
mesmo nos casos de compras com base no menor preo.
Alguns critrios so qualificadores, como capacidade para inovar,
reputao e responsabilidade socioambiental.
Outros so definidores da escolha do fornecedor cadastrado para cada
compra especfica ou para o estabelecimento de contratos de
fornecimento de mdio e longo prazo.
Captulo 6
Compras
6.2.2 Avaliao financeira

A avaliao da sade financeira se faz basicamente por meio de
ndices extrados dos demonstrativos contbeis, complementados por
informaes secundrias constantes em publicaes dos sindicatos
patronais, associaes e outras entidades representativas.
Giro de estoque, retorno sobre o investimento, prazo mdio de
recebimento e outros ndices financeiros tambm podem ser usados
para essa finalidade.
No caso das aquisies do setor pblico, a avaliao econmica e
financeira uma parte essencial do processo de licitao.
Captulo 6
Compras
6.2.3 Responsabilidade socioambiental

Os compradores podem contribuir para melhorar a qualidade do
Planeta se usarem o seu poder de compra para premiar os fornecedores
que apresentem prticas produtivas adequadas a um novo modo de se
relacionar com o meio ambiente e a sociedade.
Os critrios para selecionar fornecedores sob essa perspectiva
poderiam ser as constantes na Agenda 21, um documento-sntese dos
problemas socioambientais e dos encaminhamentos para solucion-los.
A norma brasileira NBR 16.001 de 2004, que estabelece requisitos
mnimos relativos a um sistema de gesto de responsabilidade social,
define responsabilidade social como relao tica e transparente da
organizao com todas as suas partes interessadas, visando o
desenvolvimento sustentvel.
Captulo 6
Compras
6.3 SELEO DE PROPOSTAS

A seleo dos critrios e os pesos a serem atribudos a eles dependem
do tipo de item e da modalidade de compra.
A atribuio das notas para o desempenho de cada critrio pode
obedecer seguinte orientao:
Nota 4 Excelente. Por exemplo: todas as entregas durante o
ltimo ano estiveram dentro do prazo acordado; entregas no
prazo sem necessidade de follow-up.
Nota 3 Bom: Menos de 1% das entregas fora do prazo; algum
esforo de follow-up tem sido necessrio.
Nota 2 Regular: At 2% das entregas fora do prazo; esforo
razovel de follow-up.
Nota 1 Insatisfatrio. At 3% das entregas fora do prazo;
muito esforo de follow-up.
Captulo 6
Compras
6.3.1 Preo e condies de pagamento

Uma primeira questo refere-se maneira de comparar os preos
cotados dos vrios fornecedores potenciais.
As duas formas seguintes podem ser teis para esse propsito:
1. Preo cotado/Menor preo do mercado, ou
2. Preo cotado/Preo mdio dos preos cotados.
Em muitos casos, os preos cotados referem-se a diferentes datas de
pagamento, o que exige convert-los ao preo vista. Isso se faz
aplicando a seguinte frmula:
Captulo 6
Compras
( )
30
1
1
m
prazo a
vista
i
P
P
+
=
6.3.2 Reajuste de preos

Outra questo frequente com respeito ao preo concerne ao seu
reajuste decorrente para incorporar as variaes da inflao, o que
particularmente importante para fornecimentos de grandes quantidades
por meio de lotes parcelados ao longo do tempo.
Uma frmula bastante simples usada para reajustar preos a
seguinte:
Captulo 6
Compras
(

|
|
.
|

\
|
= 1
0
0
I
I
P R
6.3.3 ndices de preos

As partes contratantes podem calcular seus prprios ndices de
preos, usando os dados histricos dos preos reais praticados.
Para isso, pode-se usar o ndice de preos de Laspeyres (IP
L
) que
dado por:



Pode-se ainda calcular a variao dos preos pelo ndice de preos de
Paasche (IP
P
):
Captulo 6
Compras
( )
100 100
/
0 0
0
0 0
0 0 0

=
q p
q p
q p
q p p p
IP
n n
L
( )
100 100
/
0 0
0 0

=
n
n n
n
n n
P
q p
q p
q p
q p p p
IP
6.4 AVALIAO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Para a avaliao da rea de compras, necessrio manter atualizada
uma diversidade de dados como os relacionados a seguir:
Alteraes atendidas.
Alteraes solicitadas aos fornecedores depois do aceite dos
pedidos.
Assistncia aos fornecedores.
Assistncia prestada aos usurios.
Datas do envio dos pedidos.
Datas do momento em que se identifica a necessidade de repor
estoques.
Datas dos recebimentos.
Datas prometidas.
Despesas associadas rea de compras discriminadas pelos seus
componentes.
Captulo 6
Compras
Economias obtidas.
Fornecedores cadastrados.
Fornecedores cotados.
Nmero de aes de diligenciamento.
Nmero de compradores e auxiliares.
Nmero de itens comprados.
Nmero de solicitaes.
Prazo de entrega dos fornecedores.
Prazos de pagamento.
Quantidade de entregas.
Quantidades compradas por unidade e valores monetrios
envolvidos.
Quantidades de entregas sem problemas.
Recursos de comunicao disponveis.
Tempo gasto para emitir pedidos de compra.
Captulo 6
Compras
6.4.1 Custo do pedido

O custo do pedido de compra um importante elemento para avaliar
o desempenho do pessoal da rea de compras.
De acordo com o conhecido modelo da curva de aprendizado,
medida que aumenta a quantidade de uma atividade realizada de modo
sistemtico, o custo unitrio para produzi-la diminui conforme uma
exponencial negativa.
O aprendizado que reduz o custo do pedido de compra resulta do
tempo dedicado s atividades submetidas a um processo permanente
de melhoria.
Captulo 6
Compras
6.4.2 Tempo de colocao do pedido e tempo total

A rea de compras deve ser avaliada pelos tempos relacionados com o
pedido de compra, a saber: o tempo de colocao do pedido e tempo
total do ciclo do pedido.
O tempo total de espera compreende um perodo que cai desde o
momento em que se inicia o processo at o momento em que o
material encomendado estiver em condies de uso.
O tempo de colocao do pedido comea com o recebimento da
solicitao ou requisio de compra pelo setor de compras e envolve
identificao de fornecedores, seleo de propostas, autorizaes,
consultas, negociao, emisso do pedido de compra, entre outras
atividades. E termina quando o pedido recebido pelo fornecedor.
A falta de planejamento, de previso oramentria, excesso de
controles e falta de autonomia dos compradores elevam esse tempo.
Captulo 6
Compras
6.4.3 Avaliao econmica e financeira

A contribuio do departamento de compras para a formao de
estoques no direta.
Uma forma de medir a contribuio do pessoal de compras para a
formao de estoques mediante o acompanhamento da relao
seguinte:


Um item importante de avaliao a contribuio da rea de compras
para a obteno de um ciclo de caixa conveniente para a organizao.
Captulo 6
Compras
Compras do ms
Estoques no fim do ms
6.4.4 Nvel de servio

Outros indicadores usados para avaliar a rea de compras so os que
seguem:
1. Nvel de atendimento durante o ms.
2. Porcentagem de itens que chegaram ao nvel zero no ms.
3. Pontualidade das entregas.
4. Compras urgentes em relao s compras regulares.
5. Aes de diligenciamento do ms.
Captulo 6
Compras
6.5 TICA

Muitas organizaes e entidades de profissionais de compras criaram
princpios e cdigos de tica para orientar os compradores em situaes
que suscitam dvidas quanto atitude que deve ser tomada.
Esses cdigos apresentam alguns temas recorrentes relacionados com
as (1) caractersticas desejadas dos compradores, como discernimento,
honestidade, cortesia e imparcialidade e (2) situaes ou prticas a
serem seguidas, umas, e evitadas, outras.
Captulo 6
Compras