LA AUDITORA DE UN PROYECTO CAP. IV - Pg.

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CAPTULO IV
INICIANDO LA AUDITORA
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INICIACIN DE UNA AUDITORIA DE PROYECTOS
Existe alguna diferencia entre verificacin y auditora?
El trabajo de verificacin a veces se confunde con la auditora.
Adems del personal del rea, la funcin de auditora podr igualmente
asignar personal para la revisin de los procedimientos de control
interno y para efectuar las pruebas de verificacin que para la funcin de
auditora estime necesarias.
El Departamento de Auditora (Funcin de la PMO) es responsable por la
decisin de llevar a cabo una auditora y su alcance.
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Se deber considerar la informacin proveniente de:
De la Gerencia de Finanzas y
Del Gerente de Proyecto.
Continuacin
Cmo llegar a la decisin de efectuar una Auditora de Proyectos?
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1.- El valor del contrato
Continuacin
Qu informacin se considera al respecto?
La siguiente:
1.- Decidir qu auditar y
2.- Cunto esfuerzo invertir
2.- Los problemas potenciales surgidos con la contratista y/o consultor.
3.- Los posibles beneficios de los gastos de auditora.
Sin embargo, le corresponde a la Funcin de Auditora la responsabilidad de:
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Qu ocurre una vez tomada la decisin de efectuar una auditora?
El trabajo deber comenzar temprano en el proyecto, lo cual podr ayudar a:
Resolver problemas
Clarificar interpretaciones del contrato
Instituir/reforzar controles
Y evitar cargos futuros por renglones no facturables
EN CONCLUSIN:
La funcin de Auditora preparar un plan y un programa de trabajo
para la auditora y los entregar al coordinador/gerente del proyecto para su
revisin. Esto le permitir adelantar la planificacin de la misma.
Continuacin
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ACTIVIDADES DE AUDITORA:
SEGN EL LUGAR DONDE SE EJECUTA EL PROYECTO
Cules son las actividades de auditora, segn el lugar dnde se lleve
a cabo sta?
Las siguientes:
En la propia empresa contratante (propietario)
Revisin del contrato y controles existentes
Revisin de pago de facturas
Revisin de registro en el Mayor General de la compaa
Dar asesora a especialistas con respecto a precios facturados por
materiales, transporte y otros cargos
Verificar la exactitud del estipendio
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B) En la oficina del Contratista /Consultor en el rea de construccin
Son las siguientes:
Verificacin de la nmina
Entrega y uso de los materiales
Seguridad Industrial
Uso del equipo alquilado
Control de herramientas
Efectividad del control interno de la contratista
Requerimientos del PMI, relacionados con la Gerencia de proyecto
Continuacin
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C) En la oficina principal de la Contratista y/o Consultor.
Son la siguientes:
Nmina de personal y otra informacin relacionada con la misma, de la
Contratista y/o Consultor, asignado al proyecto de la empresa involucrada
Pagos por viajes (expatriacin/repatriacin)
Contribuciones a fondos de beneficios
Pagos de facturas a suplidores internacionales por material adquirido
Pagos por arrendamiento de equipos
Cargos por fletes
Costos de Sub-Contratos
Requerimientos del PMI, relacionados con la Gerencia de Proyecto
Efectividad del sistema de control interno de la empresa.
Continuacin
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PROGRAMAS DE AUDITORA
Dnde los Auditores de Proyectos basarn su trabajo ?
En programas de auditora desarrollados bajo la premisa de que el control
interno de la empresa es satisfactorio.
Qu significa esto?
Esto significa que el trabajo del auditor se limitar a realizar pruebas
selectivas necesarias de acuerdo con las circunstancias, para evaluar la
efectividad de los controles usados.
Hacia dnde se dirigen los esfuerzos de los auditores?
Estn dirigidos primeramente hacia la obtencin de la informacin
necesaria para suministrar a la gerencia un anlisis independiente y
objetivo de los procedimientos usados a fin de controlar las
actividades del proyecto.
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Qu se requiere determinar?
Lo siguiente:
Si los controles gerenciales, fsicos y de contabilidad son adecuados
y efectivos.
Si existe cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos
establecidos por la empresa contratante.
Confiabilidad de los datos contables y de otra naturaleza, sobre los
cuales se basan las decisiones.
Calidad de desempeo del trabajo de control interno efectuado por la
funcin de control asignada al equipo del proyecto.
Continuacin
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Qu incluyen los programas de auditora?
Incluyen la siguiente informacin:
Evaluacin de los sistemas, procedimientos y polticas establecidos
por los Contratistas y/o Consultor, con el fin de asegurarse, mediante
proceso comprobatorio, de que la erogacin monetaria se corresponda
con el servicio o bien recibido, de acuerdo con las obligaciones
contractuales.
Los requerimientos de desempeo de la Gerencia de Proyectos,
aplicada a cada fase del proyecto y por ende al proyecto.
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FASES Y DOCUMENTOS
E
S
T
U
DI
O
Inf. Tcnicos
Bases Presupuestarias
A
R
R
A
N
Q
U
E
Informe de prueba
Entrega
B
A
SI
C
A
Especificaciones tcnicas
Lista de Dibujos
P
R
O
C
U
R
A
Ordenes de Compra
Contratos
C
O
N
C
E
PT
U
A
L
Bases de Diseo
Contratacin
D
ET
A
LL
E
Especificaciones
Detalladas.
Lista de Planos
C
O
N
S
T
R
U
C
CI
O
N
Informes
Financieros/tcnicos
Especificaciones
actualizadas
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Ejemplo: Programa de Auditora
Programa de Auditora del Proyecto A
Objetivos Generales
Revisar el progreso fsico del proyecto, comparndolo con las obligaciones
contractuales y las expectativas de la gerencia de la empresa.
Evaluar los controles y procedimientos aplicados al proyecto, establecidos
por las contratistas y la empresa.
Participar a la Gerencia sobre prdidas potenciales y riesgos asociados al
proyecto que pudieran afectar a la empresa y a la contratista.
Transmitir a la Gerencia, experiencias que pudieran ser usadas en la
configuracin de los contratos a suscribirse en el futuro.
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Ejemplo: Programa de Auditora
Programa de Auditora del Proyecto A
Objetivos Generales
ALCANCE:
Verificar el cumplimiento de clusulas contractuales tales como:

- Plazo de ejecucin (% de Avance Fsico Vs. % de Completacin)
- Precio contractual
- Pagos parciales
- Seguros
- Finanzas
Continuacin
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Verificar si existen modificaciones, trabajos adicionales y/o cambios
de alcance. Evaluarlos a la luz de los procedimientos de la empresa.
Verificar el plazo de ejecucin del contrato y evaluar la posibilidad de
la aplicacin de la Clusula Penal.
Obtener y evaluar cada una de las formas de Valuacin de la Obra.
Verificar que el pago realizado se ajuste a la cantidad ejecutada.
Elaborar una cdula que refleje las acumulaciones realizadas a la
revisin, para comprobar si stas se corresponden con el servicio recibido
y, por consiguiente, con el avance de la obra.
Verificar que el pago y cantidad ejecutada sean la misma informacin
que alimenta el sistema de control para ese corte de fecha.
Continuacin
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Conocer si la obra tiene o podra tener problemas en el suministro de
materiales y/o equipos.
Conocer si la Contratista renunci al suministro de material y/o
equipos para la ejecucin de la obra y cedi el derecho a la empresa.
Evaluar y analizar los cargos realizados a la contratista a travs de los
procedimientos establecidos.
Continuacin
Verificar las retenciones realizadas hasta la fecha y evaluar la razn
de stas.
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Efectuar visita de inspeccin fsica a la obra y conocer el avance de la
misma.
Evaluar el control administrativo y tcnico sobre la obra.
Conocer la fortaleza econmica de la contratista con el objeto de
evaluar su posicin frente a las responsabilidades contractuales.
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AUDITORA DE PROYECTOS
PROGRAMA GENERAL
OBJETIVO:
Revisar y evaluar en forma permanente, los sistemas y controles
establecidos para el desarrollo del proyecto, como soporte a la Gerencia
de Proyectos en el logro de las metas propuestas.
ALCANCE:
1.Organizacin
-Estructura de la organizacin responsable del proyecto (EOP).
-Distribucin de tareas y responsabilidades (Matriz de Responsabilidad).
-Interaccin con otras unidades (EDT vs EOP).
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2. Seleccin de empresas de Ingeniera de Consulta
-Revisin del formulario de Anlisis de ofertas para la contratacin de
servicios profesionales de Ingeniera.
-Examen de la Carta-Convenio (Convenios de Inspeccin)
3. Licitacin y Contratacin de Obras
-Revisin del proceso de licitacin.
-Cumplimiento de las especificaciones.
-Progreso y control del proyecto.
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4. Materiales y Equipos
-Procura
-Control de sobrantes
-Control sobre recepcin, almacenaje y despacho.
5. Facturacin de obras y servicios contratados.
- Evaluacin del control interno.
- Revisin de facturas y pagos efectuados.
- Comparacin de la porcin de obra ejecutada vs. proporcin de pagos.
- Niveles de autorizacin.
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6. Seguros y Fianzas
-Examen de riesgos y coberturas en contratos.
-Fiel cumplimiento.
-Responsabilidad patronal.
-Responsabilidad civil general.
-Transporte.
-Evaluacin de documentacin
-Certificados.
-Plizas.
-Seguros corporativos.
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7. Presupuesto
-Normas y procedimientos para la formulacin, ejecucin y control.
9. Archivos
-Organizacin
-Registro y control
8. Contabilidad
-Control de distribucin de costos/control de cuentas.
-Poltica de capitalizacin.
-Informes.
-Registro contable.
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NIVEL DE PARTICIPACIN DE AUDITORA EN EL DESARROLLO DEL
PROYECTO
reas a revisar en las distintas etapas de un proyecto
AREAS
ETAPAS
ESTUDIO
CONCEPTUAL
DEFINICIN INGENIERIA
DISEO
INGENIERIA
DETALLE
PROCURA
CONSTRUCCIN RECEPCIN DE
OBRAS
Justificacin
del Proyecto
X X X
Organizacin
X X X X X X
Contratacin
firmas
consultoras
X X X X X X
Contratacin
empresas
constructoras
X X X X X
Materiales y
Equipos
X X X X X
Planificacin
X X X X X X
Controles de
Ejecucin
X X X X
Control de
costos
X X X X X
Inspeccin
X X
Puesta en
marcha
X X
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HERRAMIENTAS PARA REALIZAR UNA AUDITORIA DE PROYECTOS,
rea de
Conocimiento
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre Productos
Calificacin
SI NO
5.- Gerencia del
Alcance
5.1
inicio
5.2 Planificacin del
Alcance
5.2 Verificacin
del Alcance

5.4 Control de
Cambio de
Alcance
5.1- Descripcin del
Producto.
-Propuesta del proyecto.
- Identificacin Gerente. de
Proyectos.
-Restricciones.
-- Premisas.
- 5.2 Def. del Alcance.
- Documentacin de soporte
Detallada.
-Plan del Alcance.
- 5.3 WBS/EDT
- Def. del Alcance actualizado.
5.4 Aceptacin formal del
Alcance.
5.5 Cambios de Alcance.
-Acciones correctivas.
- Lecciones aprendidas.
- Ajustes al Baseline
Cmo auditamos la Gerencia del ALCANCE DEL PROYECTO?
Utilizando el mtodo del Checklist Binario. Si (1) NO (0)
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GERENCIA DE LA COMUNICACION
CIERRE ADMINISTRATIVO DE PROYECTOS
ENCUESTA DE SATISFACCION Ckecklist de Rango.
Objetivo
Disponer de una herramienta que nos permita recopilar informacin de nuestros usuarios en torno a la
ejecucin de los proyectos y medir su nivel de satisfaccin con los resultados y productos entregados.

Gerencia Funcional: ____________ _ ___Gerente de Proyecto:______________ Fecha: ____ ___
Proyecto: ______________________________

En los planes se establecieron provisiones para manejar y mitigar los impactos y riesgos asociados al proyecto.
Los planes del proyecto (Comunicacin, Calidad, Ejecucin Fsico/financiero) fueron revisados y acordados
conjuntamente con nosotros como miembros del equipo del proyecto.
2.- Planificacin
El inicio del proyecto fue formalizado con una reunin de arranque a la cual asisti el personal clave de y de nuestra
organizacin, en la cual se discutieron y aclararon los factores de xito del proyecto.
Los criterios de aceptacin de productos y las estrategias para la ejecucin del proyecto fueron claramente definidos y
documentados por , con nuestra participacin, aceptacin y aprobacin formal.
Los roles, responsabilidades y compromisos del personal involucrado en el proyecto fueron claramente definidos y
documentados por , con nuestra participacin, aceptacin y aprobacin formal.
Los requerimientos, productos, premisas, fechas de entrega, costos, personal clave, cronogramas y el alcance del
proyecto fueron documentados por , con nuestra participacin, aceptacin y aprobacin formal.
1.- Inicio
N/A
1 2 3 4 Nivel de satisfaccin con respecto a los procesos ejecutados durante el proyecto:


N/A=
No aplica



1= Insatisfecho


2=Medianamente
Insatisfecho



3= Medianamente Satisfecho



4=Satisfecho


5 = Muy Satisfecho
Comentarios adicionales:__________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
5
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HERRAMIENTAS PARA REALIZAR UNA AUDITORIA DE PROYECTOS
SEGN EL PMI.

Cmo auditamos las nueve reas del conocimiento de la Gerencia de
Proyecto, segn el PMI?
Utilizando el mtodo del Checklist de Rango.
Calificacin: PRODUCTOS (1) Muy deficiente
(2) Deficiente , (3) mejorable, (4) Aceptable .
(5) Correcto
rea de
Conocimiento /Documento.
OBSERVACIONES
4.- Gestin de la Integracin del proyecto.
5.- Gestin del Alcance del proyecto.
6.- Gerencia del Tiempo del proyecto.
7.- Gestin del Costo del proyecto.
8.- Gestin de la Calidad del proyecto.
9.- Gestin de Recursos Humanos del proyecto.
10.- Gestin de las Comunicaciones del proyecto.
11.- Gestin del Riesgo del proyecto.
12.- Gestin de las Compras del proyecto.