1.- Listado de problemas planteados 2.- Agrupamiento y priorizacin de estos problemas 3.- Cuantificar numricamente, valorando en un anlisis las variables y actividades ms importantes que se describen en el caso. 4.- Objetivos a lograr en un plan de mejora de la funcin de compras 5.- Estrategia a desarrollar en la organizacin de compras 6.- Lneas de actuacin para conseguirla 7.- Acciones de mejora para lograrla, siguiendo el modelo propuesto de Mejora de la Funcin de Compras
Indice IEN GESTIN ESTRATGICA DE COMPRAS- GRUPO 3 3 Los problemas se pueden clasificar en los siguientes apartados:
La empresa y su entorno Departamento de compras Gestin de aprovisionamiento y proveedores. Proceso de compras
Existe una completa falta de control de proveedores englobada en una mala gestin del departamento de compras con demasiadas indefiniciones en el proceso de adquisicin
La empresa se mueve en un entorno bastante inestable en el que existen grandes riesgos de cancelacin de contratos por parte de los clientes
Listado de problemas planteados 4 Listado de problemas planteados IEN GESTIN ESTRATGICA DE COMPRAS- GRUPO 3 La empresa y su entorno
Industrias Auxiliares en quiebra tcnica Problemas de integracin y definicin de funciones debido a la fusin de ASGEN y MILAST Los beneficios procedentes de la produccin en serie no pueden ser aprovechados Las instalaciones son obsoletas en ciertos aspectos necesitando de modernizacin
Departamento de compras
Plantilla departamento de compras desmotivada con mal ambiente de trabajo Sistemas de informacin no optimizados para los procesos del departamento Indefinicin de funciones en el seno del departamento Personal poco preparado Falta de personal en el departamento 5 Listado de problemas planteados IEN GESTIN ESTRATGICA DE COMPRAS- GRUPO 3 Gestin de aprovisionamiento y proveedores
Nmero muy alto de empresas auxiliara Mala poltica de gestin de proveedores Falta de informacin acerca de los proveedores No existe una poltica corporativa unificada de compras
Proceso de compras
Las especificaciones tcnicas no son estables durante el proceso de compra Mala gestin de calidad que lleva a tener que hacer pedidos de urgencia. La gestin de los pedidos no es buena no hay seguimiento ni planificacin Falta de gestin de la demanda No hay registro del proceso de compra 6
Cuantificacin numrica del caso Otros datos: Un milln de metros cuadrados de instalaciones con unos 1.200 trabajadores Existen cinco lneas de negocio El coste de la gestin de compras era de unos 750.000 anules El plazo medio de gestin de una compra es mayor de 3 meses Nmero de proveedores 1.350 Personal del departamento de compras 80 Nmero de compradores 25 Nmero de pedidos 4.900 Nmero de pedidos en una sla lnea (60%) 294 Volumen de compras (/ao) 400000000 ABC de proveedores 190 Importe medio del pedido () 81.633 Coste medio del pedido () 153 Nmero de proveedores por comprador 54 Nmero de pedidos por comprador 196 Volumen de compra gestionado por cada comprador () 1600000 Nmero de empresas auxiliares 120 IEN GESTIN ESTRATGICA DE COMPRAS- GRUPO 3 18/05/10 IEN - SISTEMAS DE INFORMACIN - GRUPO 3 Resumimos en 3 los principales objetivos para el plan de mejora de la funcin de compras:
Reduccin de costes de compras y aprovisionamientos (el 70% de los costes de la empresa son debidos a compras y aprovisionamientos).
Mejoras del proceso de compra e integracin en el sistema de produccin de la compaa.
Incrementar la fuerza negociadora ante los proveedores. Objetivos plan de mejora de la funcin de compras 18/05/10 IEN - SISTEMAS DE INFORMACIN - GRUPO 3 Estrategias a Desarrollar en el Dpto. de Compras Reduccin de los costes a travs de la optimizacin de las compras Optimizar la gestin de proveedores Redefinicin del proceso de compras con el fin de hacerlo ms eficiente en coste y tiempo Incrementar el poder de negociacin Conseguir las mejores condiciones econmicas Reducir los tiempos de envo y aumentar la calidad de los insumos comprados Ubicacin del departamento de compras en la organizacin Establecer de forma clara las relaciones del departamento de compras con el resto de departamentos de la organizacin Redefinir los canales de comunicacin en ambos sentidos entre el departamento de compras y el resto de la organizacin Lineas de actuacin
Reduccin de los costes a travs de la optimizacin de las compras - Optimizar la gestin de proveedores - Redefinicin del proceso de compras con el fin de hacerlo ms eficiente en coste y tiempo Reorganizacin del departamento de compras - Redefinicin del organigrama - Replanteo de la poltica de RRHH para el departamento Ubicacin del departamento de compras en la organizacin - Establecer de forma clara las relaciones del departamento de compras con el resto de departamentos de la organizacin - Redefinir los canales de comunicacin en ambos sentidos entre el departamento de compras y el resto de la organizacin
18/05/10 IEN - SISTEMAS DE INFORMACIN - GRUPO 3
Acciones de mejora
Reduccin de costes de compras y aprovisionamientos: - Gestin adecuada de materiales - Gestin adecuada de proveedores - Mejoras en el proceso de compras Recuperar el sitio y la importancia del departamento de compras dentro de la estructura de la empresa: - Plan de restructuracin del departamento Mejoras del proceso de compra e integracin en el sistema de produccin de la compaa: - Estrategias de integracin con produccin y calidad - Involucracin del departamento de compras en los procesos de seleccin - Plan de obligacin de utilizacin correcta de Sistemas de Informacin - Implantacin de procesos de control de configuracin en relacin a las modificaciones de partes