ADMINISTRACION DE

PROYECTOS
M I. Ma. JUANA PAREDES BAUTISTA
PRIMAVERA 2014
La aplicacin racional de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas para alcanzar
los objetivos de un proyecto, a travs de una serie
de actividades interrelacionadas.
Qu es la Administracin de Proyectos?
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
origen equipo del Proyecto
carta
alcance
plan avance
aceptacin
entrega
PRODUCTO
Etapas de la Administracin de Proyectos
1. Habilidades clave
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Solucin de problemas
Lograr objetivos
2. Conocimientos
Tcnicos
Administrativos
3. Herramientas
4. Tcnicas
Componentes de la Administracin de proyectos
Es la suma de esfuerzos que
en forma temporal se utilizan
para generar un PRODUCTO
O SERVICIO en particular o
UNICO.
Situacin actual
Requerimientos
Objetivos
P R O Y E C T O
Resultados
T
i
e
m
p
o

INICIO
FIN
Qu es un Proyecto?
Por qu la administracin de Proyectos es
tan difcil y que suele salir mal?
1. El proyecto no tiene
metas ni objetivos claros.
2. El proyecto no
corresponde a la realidad
de la empresa.
3. Ni los promotores, ni los
interesados ms
importantes cumplen con
su parte.
4. El equipo no comunica
bien sus objetivos

5. Se ampla demasiado el
alcance del proyecto
6. El equipo no dispone de
informacin sobre su
funcin en el proyecto
7. No se sabe quien se
encargar de las
actividades.
8. El equipo no dirige ni
integra a los
proveedores externos
en la forma debida

ALCANCE
COSTO
PROGRAMA
SATISFACCION
DEL CLIENTE
Factores que restringen el xito del proyecto
CARACTERSTICAS DE UN PROYECTO
Tiene un OBJETIVO bien definido: el resultado o
producto que se espera de l. Por lo regular el
objetivo se define a partir de alcance, del
programa y los costos.
Se lleva a cabo en una serie de ACTIVIDADES
interdependientes, esto es, actividades no
repetitivas que han de cumplirse en determinada
secuencia a fin de alcanzar el objetivo del
proyecto.
RECURSOS para realizar las actividades (personas
empresas equipo, materiales e instalaciones)
Tiene un MARCO TEMPORAL especfico conocido
tambin como vida til finita (tiene una fecha de
inicio y una en que debe concluirse)
Puede ser un ESFUERZO NICO o de una sola vez
Un proyecto tiene un CLIENTE, quien aporta los
fondos necesarios para su realizacin
Supone un poco de INCERTIDUMBRE. Antes de
iniciar uno, se prepara un plan a partir de ciertas
suposiciones y estimaciones.
Para poder realizar exitosamente un
proyecto debemos entender:
El alcance del trabajo a realizarse
Los riesgos que estamos enfrentando
Los recursos requeridos
Las tareas a realizarse
Los eventos importantes a observar
El esfuerzo (costo) a invertir
El calendario a seguir
BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS
Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo
Elementos relacionados con el Proyecto
Ciclo de vida del Proyecto
1. Inicio*
2. Planeacin*
3. Ejecucin*
4. Control*
5. Cierre*
N
I
V
E
L

D
E

A
C
T
I
V
I
D
A
D

INICIO TIEMPO
*Etapas del
proyecto
TERMINO
Tipos de Proyectos
Tipos de Proyectos
Proyectos productivos
Son proyectos que buscan
generar rentabilidad
econmica y obtener
ganancias en dinero.
Proyecto pblico o social
Son los proyectos que
buscan alcanzar un impacto
sobre la calidad de vida de
la poblacin, los cuales no
necesariamente se expresan
en dinero.
Basndose en el
contenido del proyecto
Proyectos de construccin
Proyectos de Informtica
Proyectos empresariales
Proyectos de desarrollo de productos y
servicios

Basndose en la
organizacin participante
Proyectos Internos
Proyectos de departamento
Proyectos de unidades cruzadas
Proyectos externos (de imagen corporativa)

Basndose en
la complejidad
Proyectos Simples
Proyectos complejos
Proyectos tcnicos
Programas
Mega proyectos
Proyectos cientficos
Proyectos de vida
Proyectos escolares.
Recursos de un proyecto
Tiempo
Personas
Dinero
Equipo, instalaciones o instrumentos

ORGANIZACIN
Las organizaciones son
sistemas sociales diseados
para lograr metas y
objetivos por medio de los
recursos humanos; en otras
palabras, una organizacin es
un grupo social formado
por personas, tareas y
administracin.
El lder de Proyecto debe ser:

Un diplomtico que se encargue de manejar los
conflictos entre los diferentes interesados en el
proyecto.
Un Psiclogo que mantenga la moral del equipo
en alto.
Un marchante para las negociaciones
Un ingeniero para verificar diseos y calidad
Un lder apasionado que mantenga a todos
enfocados en el objetivo del proyecto.
Un Chivo expiatorio, si esto fuera necesario
para minimizar las maldiciones innecesarias
Una persona que permita que la gente se ra del
lder de proyecto, si esto ayuda a bajar la
presin
Un Vendedor que venda su solucin a los
interesados
Un bombero que apaga fuegos (solo
eventualmente)
Anlisis FODA
El anlisis FODA es una de
las herramientas esenciales
que provee de los insumos
necesarios al proceso de
planeacin estratgica,
proporcionando la
informacin necesaria para
la implantacin de acciones
y medidas correctivas y la
generacin de nuevos o
mejores proyectos de
mejora
Medio ambiente
externo: Oportunidades
y Amenazas
Medio ambiente
interno: Fortalezas y
Debilidades
OPORTUNIDADES
Las oportunidades son los
factores, positivos, que se
generan en el entorno y que,
una vez identificados, pueden
ser aprovechados
AMENAZAS
Las amenazas son situaciones
negativas, externas al programa
o proyecto, que pueden atentar
contra ste, por lo que llegado al
caso, puede ser necesario
disear una estrategia adecuada
para poder sortearlas.
Las Fortalezas son todos aquellos
elementos internos y positivos que
diferencian al programa o proyecto
de otros de igual clase.
FORTALEZAS
DEBILIDADES

Las Debilidades son problemas
internos, que, una vez
identificados y desarrollando
una adecuada estrategia,
pueden y deben eliminarse.
MATRIZ FODA


Fortalezas Debilidades
Anlisis
Interno
Capacidades distintas
Ventajas naturales
Recursos superiores
Recursos y capacidades
escasas
Resistencia al cambio
Problemas de motivacin
del personal
Oportunidades Amenazas
Anlisis
Externos
Nuevas tecnologas
Debilitamiento de
competidores
Posicionamiento
estratgico
Altos riesgos - Cambios en
el entorno



Director del proyecto
Cliente/usuario
Organizacin ejecutante
Miembros del equipo del proyecto
Equipo de direccin del proyecto
Patrocinador
Influyentes
Involucrados en el Proyecto
III. Administracin de Proyectos
Organizacin para el Proyecto (Estructuras)
FUNCIONAL

Varios responsables

Superior identificado

Actan por
especialidad

Enfoque fragmentado
MATRICIAL

Reporta al Lder del
proyecto y al Mando
funcional

Lder de proyecto de
tiempo completo

Autoridad y toma de
decisiones compartida
POR PROYECTOS

El personal reporta
directamente al Mando
Superior

Control total sobre el
presupuesto, recursos
materiales

El Mando Superior tiene
responsabilidad
administrativa sobre el
personal

Puede disponerse de un
pool de recursos
Qu es el Project Charter
El documento de constitucin
del proyecto, o Project chrter
es un documento que permite
balancear las intenciones y
alinear las necesidades de los
interesados en el proyecto.
Adems, proporcionar un
acuerdo respecto a cuando
podr considerarse exitoso el
proyecto.

Visin:
Define el porqu del proyecto, el propsito ms
importante o la razn por la cual existe el
proyecto.

Misin:
Define el qu del proyecto, determinando el
modo en que se alcanzar la visin definida.

Criterios de xito:
Describen, mediante pruebas de control, los
efectos que deber tener el proyecto en su
entorno.
CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIN:
PRODUCTOS:
APROBACIN:
IV. Etapas de la AP
Cmo se come un elefante?
En partecitas !
Suficientemente pequeas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.
Estructura de Descomposicin del Trabajo
IV. Etapas de la AP
Qu es?
Representacin de la jerarqua del proyecto
Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas
Organiza y define el alcance total del proyecto
Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
Estimacin de costos
Distribucin de roles y funciones
Planes tcnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y anlisis de problemas
IV. Etapas de la AP
1.2 1.3 1.1
Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
1 2 3
PRODUCTO
Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos
para desarrollar productos
Grfica de Gantt
Es una herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo
de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a
lo largo de un tiempo total determinado.
Diagrama de Red (ruta crtica)
Determina la duracin total del proyecto
Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea
Muestra interdependencia de tareas
Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto
Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
Permite evaluar avances o desempeo
Estudio de mercado

Consiste en una iniciativa empresarial con el fin de hacerse una idea sobre la
viabilidad comercial de una actividad econmica. El estudio de mercado consta
de 3 grandes anlisis importantes:
Anlisis de la competencia
Anlisis de consumidores
Estrategia
DDT: descripcion del trabajo
SDP: solicitud de propuesta

LICITACIONES: proceso de seleccion convocado por la entidades de la
administracion publica para la contratacion de bienes, servicios y obras.

ETAPAS:
(Convocatoria, Registro de participantes, formulacion y absolucion de consultas y
observaciones, presentacion de propuestas, evaluacion de propuestas,
otorgamiento de la buena, firma de contrato)

Metodologia Triz
Teoria de resolucion de problemas de inventiva

Sectores economicos
.- Primario: Materia prima ( mineria, ganaderia, caza, pesca)
.- Secundario: Transfomacion de alimentos y materia prima. (industrias, textil)
.- Terciario: Actividades que no producen bienes materiales, sino servicios
(transporte, comunicaciones, finanzas)