Profesor: FERNANDO RUIZ G.

II UNIDAD :El PROCESO ADMINISTRATIVO

LA ORGANIZACIN Y METODOS
Tan importante como la solucin es el
diagnstico no hay eficacia sin eficiencia
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Organizacin y mtodos
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que
marcan el camino hacia el xito o hacia el fracaso. Ellos son su
organizacin y los procedimientos administrativos que
determinan su ordenamiento interno para el logro de una
operatividad eficiente
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Qu es la organizacin y mtodos?
Es una tcnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los
servicios administrativos de una organizacin.

Es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los problemas
estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar su
infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.

Es una herramienta de consulta ideada para proveer asesoramiento
sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como
disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos
con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los
resultados.
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Qu es la organizacin y mtodos?
Se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Mtodos al
conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica del
mencionado servicio.

La idea es mejorar en calidad, productividad y servicio. La tecnologa
debe ser usada no solamente para automatizar o alterar procesos
existentes, sino ms bien como una herramienta para cambiar
fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las cosas
utilizando la innovacin.
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Es una herramienta de consulta encargada del estudio de los problemas
de estructura y funcionamiento de una organizacin e ideada para:

Dividir actividades y funciones
Agrupar tareas
Disponer procedimientos
Mecanizacin de los trabajos administrativos
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Qu es la organizacin y mtodos?
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Diseo de la estructura de la organizacin
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Especializacin del trabajo
Delegacin de autoridad
Alcance de control
Departamentalizacin
Alta Baja
Centralizada Descentralizada
Homognea
Limitado
Heterognea
Amplio
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Especializacin del trabajo
Se refiere al grado de especializacin que ha de tener el trabajo. Al dividir las
tareas en especialidades limitadas, los gestores obtienen los beneficios que
se derivan de la divisin del trabajo. Entre estos beneficios se incluyen;

Los trabajos que constan de unas pocas tareas requieren un mnimo
de capacitacin.

Las ganancias econmicas que se derivan del alto grado de eficiencia
de los trabajadores.
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Delegacin de autoridad
Al delegar la autoridad, los gestores han de ponderar los pros y los contras
de los siguientes aspectos:

Centralizacin o descentralizacin: proceso de distribucin de la
autoridad en la organizacin, ya sea, en manos de la alta direccin o
por toda la organizacin.

Cesin de autoridad: otorgar al personal responsable la autoridad
para adoptar decisiones o emprender acciones sin solicitar a la
aprobacin previa.
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Delegacin de autoridad
Cadena de mando: canal formal que define las lneas de autoridad
desde la cspide hasta la base de la organizacin.

Posiciones de lnea o de plantilla: contribuye directamente a la
consecucin de objetivos de la organizacin (lnea) o facilita y presta
asesora a las posiciones de lnea (plantilla).
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Departamentalizacin
Es el proceso mediante el cual se agrupan los puestos de trabajo
siguiendo un ordenamiento lgico. Se puede dar en cualquier nivel
jerrquico de la empresa.

Sirve para atribuir y agrupar actividades diferentes a travs de la
especializacin de los rganos y se da con mayor frecuencia en las
grandes organizaciones.

Implica que la estructura que se disee sea funcional y proyectiva, y que
responda a los intereses organizacionales y de los miembros que la
integran, es decir, que dependa de su naturaleza, del giro o actividad
econmica, de sus necesidades y objetivos.
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Por nmeros simples
Utilizadas con
menor frecuencia
Mayor


Grado de especializacin
del rubro


Menor
Por series de tiempo
Por proceso o por equipo
Por funciones
Utilizadas con
mayor frecuencia
Por zona geogrfica
Por tipo de clientes
Por lneas de productos
Mixta
Tipos de departamentalizaciones
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Departamentalizacin por funciones
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Identifica como funciones a finanzas, administracin, marketing, produccin,
etc., segn sea u naturaleza o giro. Este tipo de departamentalizacin se
puede aplicar en todo tipo de empresa.

Ventajas

Favorece la eficiencia, ya que permite un mejor uso del potencial
humano.

Estricto control en la parte alta de la organizacin.

Alta especializacin que consigue gran eficiencia en el desarrollo del
trabajo.

Simplifica la capacitacin de los trabajadores.
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Departamentalizacin
por funciones
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GERENTE DE
MARKETING
Sub gerente de
Marcas
Sub gerente de
Ventas
Sub gerente de
Prom. y publicidad
Sub gerente de
Invest. de Mercado
Departamentalizacin por zona geogrfica
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Es atractiva para empresas a gran escala (nacionales o multinacionales)
para las que llevan a cabo actividades en zonas geogrficamente dispersas.

Por ejemplo, una empresa agroindustrial, que la parte de produccin y
manufactura la desarrolla en los campos de cultivo, mientras que la parte
comercial la realiza en las zonas urbanas de grandes mercados.
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Departamentalizacin
por zona o rea
geogrfica
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GERENTE DE
COMERCIALIZACION
Jefe de
Regin Sudeste
Jefe de
Regin Este
Jefe de
Regin Oeste
Asistente
Jefe de
Regin Centro
Departamentalizacin por tipo de clientes
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Este tipo de departamentalizacin es muy usado en bancos, empresas
publicitarias, compaas de seguro, etc.

Se basa en la tipologa de los clientes. Las actividades se agrupan en torno a
ellos (fbrica de ropa para bebes)

Ventajas

Permite una atencin mas directa y efectiva (clientes mas importantes)
Atiende las necesidades especficas de los clientes.
Se adquieren destrezas en el rea especifica del consumidor.
Fcil adaptacin a los cambios del entorno.
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Departamentalizacin por tipo de clientes
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Desventajas

Falta de coordinacin dentro de una misma rea por el tratamiento
especial que siempre se busca.
Duplicacin de personal y recursos.
Se requieren directivos con capacidades especiales en el rea de los
clientes.
Dificultad para coordinar entre departamentos.
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Departamentalizacin
por tipo de clientes
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GERENCIA DE
OPERACIONES
Departamento
Transp. Turstico
Departamento
Transp. Escolar
Departamento
Transp. Empresas
Departamento de
Mantenimiento
Departamento
Transp. Interprov.
Departamentalizacin por lnea de productos
Este tipo de departamentalizacin se realiza en funcin de lneas de
productos. Es muy aplicable en las empresas manufactureras que
desarrollan todo el proceso, as como en las organizaciones comerciales de
gran escala.

Se da en grandes empresas y en aquellas que desarrollan productos
mltiples.

Se realiza atendiendo a cada uno de estos y agrupando todo lo relacionado
con ellos en un mismo departamento.
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Departamentalizacin
por lnea de
productos
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GERENTE DE
COMERCIALIZACION
Gerente de Divisin
Dentfricos
Gerente de Divisin
Detergentes
Gerente de Divisin
Barras de Jabn
Asistente
Gerente de Divisin
Champs
GERENTE
GENERAL
J.G.S.
Gerencia de
Ventas
Gerencia de
Produccin
Gerencia de
I&D
Gerencia de
Contabilidad
Gerencia de
Logstica
Gerencia de
RR.HH.
Gerencia de
OyM
Gerencia de
Marketing
Lnea de prod.
Queso
Lnea de prod.
Mantequilla
Divisin
Supermerc.
Divisin
Bodegas
Departamentalizacin
mixta
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GERENTE DE
VENTAS
Jefe de
Departamento
Jefe de
Departamento
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Alcance de control
amplio
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GERENTE DE
VENTAS
Jefe de
Departamento
Jefe de
Departamento
Supervisor #1 Supervisor #2 Supervisor #3 Supervisor #4
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Alcance de control
limitado o estrecho
Niveles organizacionales
Son las diferentes jerarquas que se establecen en la estructura orgnica,
con el fin de definir las cadenas de mando y, en consecuencia, los alcances
e implicancias que tienen las lneas de autoridad, responsabilidad y poder
que generan los diferentes cargos ejecutivos
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Niveles organizacionales
Alta direccin: un nmero reducido de gestores, entre los que suelen
figurar los directores, el gerente general, los gerentes de lnea y gerentes
de apoyo.

Mandos intermedios: conocidos tambin como jefes de departamento,
jefes de planta u operaciones que planifican, organizan, dirigen y
controlan las actividades de otros gestores y que estn, a su vez, sujetos
a la direccin de un supervisor del nivel superior.

Gestin de primera lnea: conocidos tambin como supervisores y jefes
de oficina, que coordinan el trabajo de otros (subordinados).
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Organigramas
Es la representacin grfica de una empresa o de cualquier tipo de
organizacin. Cuando esta se refiere a un rea especfica existente dentro de
la organizacin se trata de un organograma.

Para el correcto diseo de un organigrama se debe tener en cuenta lo
siguiente:

1. Establecer la finalidad de la empresa.

2. Determinar el tipo de sociedad.

3. Definir las actividades claves que debe desarrollar la empresa.

4. Identificar y ubicar las actividades en el eje de distribucin funcional.
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Eje de distribucin funcional EDF
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Actividades o
funciones de gobierno,
direccin y/o control
Actividades o
funciones de apoyo
Actividades o
funciones de
asesora
Actividades o
funciones de lnea
rganos de
plantilla
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Anlisis del puesto de trabajo
Es el proceso mediante el cual se recopila, analiza y se sintetiza la
informacin sobre el puesto de trabajo del que se trata

Antes de proceder al diseo del puesto de trabajo, se debe elaborar una
descripcin del trabajo a realizar.
En el anlisis del puesto de trabajo:

Se especifica la tarea que hay que emprender para completar un
trabajo

Se determinan las aptitudes y conocimientos requeridos para la
realizacin adecuada de las tareas.
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Conforme las organizaciones van evolucionando con el tiempo, sus
finalidades y sus objetivos tambin van cambiando, como lo hacen
tambin las condiciones del medio ambiente y la naturaleza misma del
trabajo.

Al analizar y redisear los puestos de trabajo para los tiempos actuales,
las organizaciones han de adaptarse a todos esos cambios si quieren
seguir siendo competitivas.

Muchos puestos de trabajo han experimentado profundas variaciones a
raz de la introduccin de nuevas tecnologas, de la competencia global y
de la presin para mejorar la calidad de los productos.
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Anlisis del puesto de trabajo
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Los directivos estn adquiriendo mayor conciencia de que las
organizaciones estn formadas por seres humanos a los que hay que
desarrollar y fortalecer y no por una mera coleccin de activos que
pueden ser objeto de transacciones y que han de ser manipulados y
motivados mediante el temor.

La esencia de la delegacin de autoridad estriba precisamente en otorgar
a los empleados mayor libertad en la adopcin de sus propias decisiones
para la mejora de la calidad.

Con frecuencia, las mismas personas que ejecutan el trabajo participan
tambin en el anlisis de los puestos de trabajo. Son los que estn mas
cerca de las tareas y son, por consiguiente, los que mas y mejor
informacin tienen sobre todo lo relativo al trabajo.
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Anlisis del puesto de trabajo
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Preguntas a la que da respuesta el APT O
Actividades del Puesto de Trabajo.
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Pregunta Respuestas posibles

Qu actividades se requieren en un
determinado trabajo?

Qu trabajos se requieren para llevar
a cabo las actividades?

Cules son las condiciones laborales
para el puesto de trabajo?

Movimientos de las manos y del cuerpo, utilizacin
del equipo, servicios, comunicacin con otros.

Educacin, experiencia previa, permisos, grados u
otras caractersticas personales.

Requisitos fsicos, grado de responsabilidad, nivel
de supervisin y otros factores del entorno del
trabajo.
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Proceso de anlisis de puestos de trabajo
Examinar la
organizacin en
su conjunto
Elegir los
puestos de
trabajo a
analizar
Recopilar
datos sobre
el puesto
Preparar
descripcin
del puesto
Preparar
especificaciones
para el puesto
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