Formulrios

Disc.: OSM
Prof.: Jssio Pereira
Encontro 21
Formulrios 2
Conceito (1)
Documento que possui campos delineados para
coleta e registro de dados e informaes
necessrios a sistemas administrativos.
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002)

Documento que transporta dados e informaes de
uma pessoa, ou unidade, para outra. a
materializao do dado.
(ARAUJO, Luis Csar G. Organizao, Sistemas e Mtodos. So Paulo: Atlas, 2001)
Formulrios 3
Conceito (2)
Documento padronizado, estruturado segundo sua
finalidade especfica, possuindo caractersticas e
campos apropriados, destinado a receber, preservar
e transmitir informaes, cujos lanamentos so
necessrios para definir a natureza ou cobrir um
fluxo qualquer de trabalho, desde seu incio at sua
concluso.
(CURY, Antonio. Organizao e Mtodos: Uma viso holstica. So Paulo: Atlas, 2006)
Formulrios 4
Importncia dos formulrios
Exigncias legais e governamentais;
Importncia dos dados e informaes:
armazenamento do histrico da organizao;
recuperao eficiente e eficaz de dados e informaes.
Padronizar nas comunicaes;
Facilitar as funes de administrao:
planejamento;
organizao;
coordenao; e
controle.
Formulrios 5
Proporcionar valor legal a determinadas
operaes;
Uniformizar os procedimentos administrativos:
facilitar o controle dos processos.
Estabelecer que dados devem ser utilizados
em um processo:
evitar repetio de dados;
facilitar o tratamento de dados e informaes.
Facilitar o fluxo de informaes:
facilitar a compreenso dos dados e informaes.
Objetivos dos formulrios
Formulrios 6
Problemas com formulrios (1)
Formulrios oficiais x marginais:
muitos tipos com poucas variaes (multiplicidade);
usados em pequenas quantidades, baixo custo de produo.
Pesquisa feita nos EUA:
Knox, 1978;
18 empresas;
52.677 modelos diferentes;
7,39%
Formulrios em 18 empresas nos EUA
Oficiais
Marginais
Formulrios 7
Problemas com formulrios (2)
A administrao da empresa tem coisas mais
importantes em que pensar;
O rgo de OSM foca:
problemas urgentes que geram papis;
sistemas avanados de processamento de dados.
Usurios produzem formulrios de acordo com sua
necessidade, revelia da direo;
Concepo errnea de controle de formulrios:
controle de estoque e planejamento de compras centralizado.
Formulrios 8
Caractersticas de um bom formulrio
Uso agradvel:
espao suficiente nos campos;
seqncia racional e fcil para preenchimento.
Preenchimento prtico:
seqncia de preenchimento igual origem dos dados;
sees agrupadas do geral para o particular.
Reduo de erros de preenchimento;
Reduo de custos (processamento e produo);
Sistema eficiente de arquivamento.
Formulrios 9
Seqncia de elaborao de um formulrio
Levantamento das necessidades;
Crtica do levantamento:
anlise das normas, fluxogramas e informaes obtidas por
meio de entrevistas, questionrios e observao pessoal;
estudar a viabilidade de aproveitar os formulrios
existentes.
Planejamento da soluo:
elaborao/racionalizao de formulrios; e
normas e fluxogramas que reflitam a nova situao.
Apresentao e implantao.
Formulrios 10
Consideraes para escolha do papel
Tipo e qualidade:
importncia;
uso ou finalidade do formulrio;
durabilidade do formulrio;
quantidade e destino das vias.
Dimenses e gramatura:
quantidade de cpias;
menores despesas postais;
menores custos (produo e arquivamento).
Formulrios 11
Alguns formatos padronizados
Padro A Folhas Padro C Envelopes
Format o Tamanho (mm) Format o Tamanho (mm)
A0 841 x 1.189 C0 917 x 1.297
A1 594 x 841 C1 648 x 917
A2 420 x 594 C2 458 x 648
A3 297 x 420 C3 324 x 458
A4 210 x 297 C4 229 x 324
A5 148 x 210 C5 162 x 229
A6 105 x 148 C6 114 x 162
A7 74 x 105 C7 81 x 114
A8 52 x 74 C8 57 x 81
(OLIVEIRA, Dj al ma P. R. Si st emas, Organi zao & Mt odos. So Paul o: At l as, 2002)
A1
A2
A3
A5
A4
A6
A7
A
8
Formulrios 12
Consideraes para escolha das cores
Diferenciao de vias;
Destaque de campos;
Exigncias da legislao;
Economia;
Padres da organizao;
Fcil reconhecimento.
Cont rast e
1 pret a amarelo
2 verde branco
3 roxa branco
4 azul branco
5 branca azul
6 marrom branco
7 pret a branco
8 amarela pret o
9 branca roxo
10 branca verde
11 branca pret o
12 vermelho amarelo
13 roxa amarelo
14 verde roxo
15 roxa verde
Adapt ado de OLIVEIRA (2002) e ARAJO (2001).
Impresso
(let ra)
Fundo
(papel)
Formulrios 13
Objetivos do controle de formulrios
Reduzir o nmero de modelos de formulrios;
Evitar propsitos duplicados;
Fundir formulrios com funcionalidade semelhante;
Melhorar a diagramao dos formulrios;
Definir o ponto de origem em um processo;
Padres para produo/compra econmica;
Gerenciar a armazenagem e distribuio;
Supervisionar o uso para evitar reincidncia.
Formulrios 14
Processo de controle de formulrios
Arquivo numrico:
armazena todos formulrios existentes, identificando-os
unicamente;
at mesmo os formulrios marginais so numerados, ainda
que temporariamente.
ndice funcional:
classifica formulrios, agrupando-os por funo;
necessrio registrar as tcnicas adotadas para a
classificao dos formulrios.
Controle baseado em polticas definidas pela
cpula da organizao.
Formulrios 15
Regras de racionalizao (1)
O controle de formulrios deve ser
centralizado:
evitar a duplicao por desconhecimento, por parte dos
funcionrios, da existncia de formulrios semelhantes;
anlise dos formulrios existentes e criao de novos
formulrios;
identificao e controle dos fluxos dos formulrios na
organizao;
controle centralizado do estoque, da distribuio e da
poltica de reposio de formulrios.
Formulrios 16
Regras de racionalizao (2)
Necessidade especfica:
imposies legais;
criao de um novo fluxo de trabalho;
registrar a responsabilidade de uma unidade ou o
estado de uma etapa importante do processo;
comunicar dados de forma precisa e particular
entre unidades da organizao ou entre
organizaes.
Os formulrios devem ser racionalizados.
Formulrios 17
Racionalizao do texto
Tpicos indispensveis (segundo levantamento);
Definio clara dos termos usados:
orientaes no verso do formulrio;
evitar abreviaes, siglas e palavras incompletas.
Ttulo descritivo e nico para o formulrio;
identificao do modelo do formulrio;
data e srie da impresso.
Numerao individual;
Indicao de remetente e destinatrio.
Formulrios 18
Tcnicas de anlise e delineamento
Observar o aspecto sistmico dos formulrios;
Padronizao, simplificao, combinao e
eliminao.
Uso de lacunas:
1/10 de polegada por caractere ou espao (1/8 se for manual);
1/6 de polegada por linha.
Adoo de ballot box para mltiplas escolhas;
Observar o grupamento de dados correlatos e a
seqncia em formulrios interligados;
Observar margens (3cm ou 1,5cm esquerda).