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Este documento describe un proyecto propuesto por la compañía Global del Gas S.A.C. para implementar un sistema de control administrativo de distribución de combustible. El proyecto incluye una descripción de la empresa, su misión, visión y matriz FODA, así como detalles sobre el problema, oportunidades, objetivos, costos estimados e implementación del sistema propuesto en un plazo de 53 días.
Este documento describe un proyecto propuesto por la compañía Global del Gas S.A.C. para implementar un sistema de control administrativo de distribución de combustible. El proyecto incluye una descripción de la empresa, su misión, visión y matriz FODA, así como detalles sobre el problema, oportunidades, objetivos, costos estimados e implementación del sistema propuesto en un plazo de 53 días.
Este documento describe un proyecto propuesto por la compañía Global del Gas S.A.C. para implementar un sistema de control administrativo de distribución de combustible. El proyecto incluye una descripción de la empresa, su misión, visión y matriz FODA, así como detalles sobre el problema, oportunidades, objetivos, costos estimados e implementación del sistema propuesto en un plazo de 53 días.
Proyecto MYCP Sistema de Control Administrativo de Distribucin de Combustible. CURSO: Diseo y Evaluacin de Proyectos CICLO: IX PROFESOR : Ing. Martin, Montoya Tubillas INTEGRANTES: Evelyn Raquel Romero Montao Alfonso De la cruz Vicua Edison Huari Huaman Ernesto Moscoso Aguirre E.P.A INGENERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Compaa Global del Gas SAC, empresa creada en el ao 2012, tiene por objeto dedicarse a la importacin, exportacin, comercializacin, compra venta, distribucin de derivados del petrleo como combustibles, lubricantes, productos petroqumicos, gas natural GLP y adems de ofrecer servicios de instalacin de equipos de conversin a gas GLP. COMPAA Global del Gas S.A.C
MISIN Somos una empresa dedicada a la comercializacin y distribucin de combustible con servicios de conversin para uso de Gas Natural, brindado a nuestros clientes una atencin personalizada para su comodidad. Valores: Respeto Moral Integracin Responsabilidad COMPAA Global del Gas S.A.C
VISIN Ser para el ao 2015, la mejor empresa de comercializacin y distribucin de combustible para pequeas y medianas empresas por su rentabilidad, ampliando nuestra participacin en el mercado, apoyndonos en la satisfaccin al cliente, basndonos en estndares internacionales y preservacin del medio ambiente, gracias al incremento de las competencias de nuestros colaboradores. COMPAA Global del Gas S.A.C
MATRIZ FODA
FORTALEZAS
1. Empleados comprometidos con la organizacin y el cumplimiento de los objetivos. 2. Fcil adaptacin a los cambios y a lo que el cliente necesita. 3. Buena calidad de sus productos. 4. Cultura de servicio y puntualidad. 5. Experiencia del personal.
DEBILIDADES
1. Poca motivacin a nuestro personal. 2. Deficiente plan de marketing para lograr mayor participacin en el mercado. 3. Poca difusin sobre sus medidas ecolgicas en el sector. 4. Actualmente no se cuenta con un sistema de informacin gerencial adecuada.
OPORTUNIDADES
1. Incremento del poder adquisitivo de los consumidores. (Nuestro precio es accesible, nos diferencia de la competencia.) 2. Ubicaciones de la flota en lugares estratgicos. 3. Atencin personalizada al cliente. 4. Fuerte poder adquisitivo del producto.
AMENAZAS
1. Mejores oportunidades laborales de la competencia. 2. Gran difusin de la variedad de productos por parte de nuestra competencia. 3. Escases de materia prima. 4. Votalidad de precios de materia prima. CASO DE NEGOCIO Proyecto MYCP Sistema de control administrativo de Distribucin de Combustible. Descripcin del problema En Compaa Global del Gas S.A.C no cuenta con un sistema de control administrativo el que es necesario para la obtencin de reportes financieros, los mismos que son revisados por gerencia para la toma de decisiones. Oportunidades de negocio La empresa Compaa Global del Gas S.A.C al implementar el nuevo sistema tendr la oportunidad tener un mejor control administrativo por lo que incrementara su cartera de clientes y por ende sus utilidades asegurando su crecimiento empresarial. Objetivos estratgicos cubiertos El presente Caso de Negocio apoyar en el cumplimiento de los siguientes objetivos estratgicos de la empresa: Clientes: Incrementar la cartera de clientes
Interno del negocio: Optimizar los procesos de control administrativo y de stocks. Incrementar su rentabilidad. Costos Implantacin de sistema : S/. 120,000.00 nuevos soles Tiempo de implantacin : 53das Contrato de mantenimiento 10%: S/. 12,000.00 nuevos soles Compra de equipos (sugerida) : S/. 3,600.00 nuevos soles Supuestos Se cuenta con el apoyo de la Gerencia General Se tendrn acceso a los niveles directivos y tcnicos de la empresa. Se cuenta con un equipo capacitado capaz de llevar a cabo la elaboracin del proyecto.
Descripcin del proyecto Implementacin de un sistema que ayude con el control administrativo y de stocks de la empresa. Plan de Implantacin La implantacin del Sistema tendr como fecha de inicio el 23 de Diciembre del presente ao. Se programar el diseo y la implementacin del sistema, as como la elaboracin de mdulos diferenciados por el tipo de temas a tratar. EL modelamiento del negocio empezar el mismo da del inicio del proyecto, los requerimientos empezar el 3 de noviembre, el anlisis cuatro das despus, de esta manera podemos comenzar con el diseo en el da 18, en el mes de diciembre se construir la plataforma para luego hacer las pruebas y finalmente la implantacin. Proyecto MYCP Sistema de control administrativo de Distribucin de Combustible. ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO Gestin de interesados PRINCIPALES REQUERIMIENTOS ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO COMPAA Global del Gas S.A.C
COMPAA Global del Gas S.A.C
EDT COMPAA Global del Gas S.A.C
LISTA DE HITOS COMPAA Global del Gas S.A.C
LISTA DE HITOS
CRONOGRAMADE HITOSDELPROYECTO HITOOEVENTOSIGNIFICATIVO FECHAPROGRAMADA 1.IniciodelProyecto 23 de octubre 2.1erentregable -Plan de Proyecto 27deoctubre 3.2do entregable - Lista de Requerimientos 3denoviembre 4.3er entregable - Documentacin del Anlisis 7 de noviembre 5.4to entregable -Documentacin delDiseo 18 denoviembre 6.5to entregable -Documentacin de la Implementacin 23 denoviembre 7.6to entregable -Documentacin de Pruebas 14 deDiciembre 8.7mo entregable -Documentacin de la Implantacin 23 de Diciembre 9.8vo entregable -Documentode la Capacitacin 28 deDiciembre 10.Reunin Final-9no entregable -Acta de Cierre del Proyecto 5 deenero 11. FindelProyecto 5 deenero COMPAA Global del Gas S.A.C
Dentro de la Identificacin de actividades para el proyecto MYCP, la lista de Hitos seria:
HITOS FECHA RESPONSABLE FASE Aprobacin del Alcance Preliminar del Proyecto. 23/10/2015 SandraLima Gestin del Proyecto Aprobacin del Plan de Proyecto y Cronograma. 27/10/2015 SandraLima Gestin del Proyecto Aprobacin de la configuracin inicial de los servidores. 18/11/15 SandraLima Soporte de Infraestructura Validacin del Migracin de tablas maestras. 23/11/2015 SandraLima Migracin de datos Puesta en marcha del Servidor de Produccin. 23/12/2015 SandraLima Puesta en produccin Capacitacin a los Usuarios. 28/12/15 SandraLima Capacitacin Cierre del Proyecto. 05/01/2016 SndraLima Gestin del proyecto COMPAA Global del Gas S.A.C
CRONOGRAMA DEL PROYECTO COMPAA Global del Gas S.A.C
COMPAA Global del Gas S.A.C
PLAN DE GESTIN DE COSTOS COMPAA Global del Gas S.A.C
COMPAA Global del Gas S.A.C
COMPAA Global del Gas S.A.C
Plan de Gestin de Costos CDIGO GP-MYCP versin 1.0 PROYECTO: Sistema de Monitoreo y Control de Procesos y Distribucin de Combustible GERENTE: Luis Garca - Contabilidad - Nextel del Per PREPARADO POR: Roxana Snchez Espinoza FECHA 0 7 0 6 2014 REVISADO POR: Evelyn Romero Montao FECHA 1 1 0 6 2014 APROBADO POR: Santiago Miguel Fernndez Espino FECHA 1 3 0 6 2014 PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS DESCRIPCIN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS QUE SE REALIZARN DURANTE LA GESTIN DE PROYECTOS. Estimacin de Costos 1. La estimacin de costos se realizar de acuerdo a la estimacin del presupuesto (definitiva). 2. Esta labor ser realizada durante la fase de planificacin y el responsable ser el gerente del proyecto (Evelyn Romero Romaa) 3. El presupuesto realizado en la planificacin ser revisado y autorizado por el Sponsor del proyecto (Santiago Miguel Fernandez Espinoza). 4. Existir una conformidad que ser la firma de los documentos. Preparacin de Presupuesto 1. La estimacin del presupuesto se realizar de acuerdo a las actividades programadas para cada fase del proyecto y que se encuentran detalladas en el cronograma. 2. Se estimarn las reservas de gestin. 3. Esta labor ser realizada durante la fase de planificacin y el responsable ser el Gerente de Proyecto (Pedro Anaya). 4. El presupuesto realizado en la planificacin ser revisado y autorizado por el Sponsor del proyecto (Santiago Miguel Fernandez Espinoza). Control de Costes 1. Se evaluar el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al Sponsor los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los Objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo). 2. Todos los cambios de costos debern ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de la triple restriccin. Costos Implantacin de sistema : S/. 120,000.00 nuevos soles Tiempo de implantacin : 53das Contrato de mantenimiento 10%: S/. 12,000.00 nuevos soles Compra de equipos (sugerida) : S/. 3,600.00 nuevos soles COMPAA Global del Gas S.A.C
Proyecto MYCP Sistema de control administrativo de Distribucin de Combustible. GESTIN DE CALIDAD COMPAA Global del Gas S.A.C
Poltica de Calidad del Proyecto: Cumplir con el cronograma y presupuesto planificado
Cualquier variacin se dar dentro de los lmites definidos como aceptables Roles y Responsabilidades: Rol Responsabilidad Gerente de Proyecto Gestionar la Calidad del Proyecto Aprobacin del Plan de Calidad Analista de Calidad Elaboracin del Plan de Calidad Realizar el seguimiento de las actividades de calidad establecidas en el Plan. Supervisor de Calidad Realizar el control de calidad en el proceso de implementacin de servicios del condominio. COMPAA Global del Gas S.A.C
Proyecto MYCP Sistema de control administrativo de Distribucin de Combustible. PLAN DE GESTIN DE RIESGOS COMPAA Global del Gas S.A.C
METODOLOGIA DE GESTION DE RIESGOS PROCESO DESCRIPCION HERRAMIENTAS FUENTES DE INFORMACION Planificacin de Gestin del Riesgo. Elaborar Plan de Gestin de Riesgos. PMBOK Sponsor, lderes funcionales y Analistas Funcionales. Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto. Identificacin de los Riesgos. Identificar qu riesgos pueden afectar el Proyecto y documentar sus caractersticas. Checklist de riesgos. Sponsor, lderes funcionales y Analistas Funcionales. Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto. Anlisis Cualitativo de Riesgos. Evaluar probabilidad e impacto Definicin de probabilidad de Impacto Matriz de Probabilidad de Impacto. Sponsor, lderes funcionales y Analistas Funcionales. Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto. Planificacin de Respuesta a los Riesgos. Planificar la ejecucin de respuestas a los riesgos.
Sponsor, lderes funcionales y Analistas Funcionales. Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto. Seguimiento y Control de Riesgos. Verificar continuamente la ocurrencia de riesgos.
Sponsor, lderes funcionales y Analistas Funcionales. Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto. COMPAA Global del Gas S.A.C
ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTION DE RIESGOS PROCESOS ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES Planificacin de Gestin de Riesgos. Equipo de Gestin de Riesgos: Lder Apoyo Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad. Identificacin de los Riesgos. Equipo de Gestin de Riesgos: Lder Apoyo Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad. Anlisis Cualitativo de Riesgos. Equipo de Gestin de Riesgos: Lder Apoyo Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones Ejecutar actividad. Planificacin de Respuesta a los Riesgos. Equipo de Gestin de Riesgos: Lder Apoyo Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad. Seguimiento y Control de Riesgos. Equipo de Gestin de Riesgos: Lder Apoyo Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad. COMPAA Global del Gas S.A.C
PRESUPUESTO DE GESTION DE RIESGOS PROCESOS PERSONAS TOTAL Planificacin de Gestin de Riesgos. Lder Apoyo S/. 200.00 S/. 100.00 S/.300.00 Identificacin de los riesgos. Lder Apoyo S/. 200.00 S/. 100.00
S/.300.00 Planificacin de respuesta a los Riesgos. Lder Apoyo S/. 200.00 S/. 100.00
S/.300.00 Seguimiento y Control de Riesgos. Lder Apoyo S/. 200.00 S/. 100.00
S/.300.00 S/.1500.00 COMPAA Global del Gas S.A.C
Proyecto MYCP Sistema de control administrativo de Distribucin de Combustible. PLAN DE RECURSOS HUMANOS COMPAA Global del Gas S.A.C
El plan de gestin de recursos humanos es una herramienta que ayudar en la gestin de las actividades de los recursos humanos a lo largo de todo el proyecto hasta el cierre. COMPAA Global del Gas S.A.C
Proyecto MYCP Sistema de control administrativo de Distribucin de Combustible. MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES COMPAA Global del Gas S.A.C
COMPAA Global del Gas S.A.C
COMPAA Global del Gas S.A.C
COMPAA Global del Gas S.A.C
Rol Tipo de Adquisicin Fuente de adquisicin Modalidad de Adquisicin Local de trabajo asignado Apoyo de rea de RRHH Sponsor del proyecto Contratacin. Externo Contratacin Directa Compaa global. Ninguno Gerente de Proyecto Contratacin Externo Contratacin Directa Compaa global. Ninguno Jefe del proyecto Contratacin Externo Contratacin Directa Compaa global. Ninguno Analista funcional Contratacin Externo Contratacin Directa Compaa global. Ninguno Analista programador Contratacin Externo Contratacin Directa Compaa global. Ninguno Testeador Contratacin Externo Contratacin Directa Compaa global. Ninguno Documentador Contratacin Externo Contratacin Directa Compaa global. Ninguno COMPAA Global del Gas S.A.C
Proyecto MYCP Sistema de control administrativo de Distribucin de Combustible. COMPAA Global del Gas S.A.C
formacin Contenido Formato Nivel de Detalle Responsable de Comunicar Grupo Receptor Metodologa o Tecnologa Frecuencia de Comunicacin Cdigo de elemento WBS Iniciacin del Proyecto Datos y comunicacin sobre la iniciacin del proyecto Datos preliminares Project Charter Alto Project Manager Sponsor, Equipo de Proyecto Documento digital (PDF) va correo electrnico
Una sola vez 1.1.1 Project charter Iniciacin del Proyecto Datos preliminares sobre el alcance del proyecto Statement Scope
Alto Project Manager Sponsor, Equipo de Proyecto Documento digital (PDF) va correo electrnico
Una sola vez 1.1.2 Alcance Preliminar Planificacin Planificacin detallada del Proyecto: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, RRHH, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones Plan del Proyecto Muy Alto Project Manager Sponsor, Equipo de Proyecto Documento digital (PDF) va correo electrnico
Una sola vez 1.2.1 Enunciado Alcance Planificacin Actividad Detallada del proyecto, Tiempos, Hitos, RRHH, Costos. Gantt del Proyecto Muy Alto Project Manager Sponsor, Equipo de Proyecto Documento digital (PDF) va correo electrnico Una sola vez 1.2.2 Cronograma COMPAA Global del Gas S.A.C
Proyecto MYCP Sistema de control administrativo de Distribucin de Combustible. COMPAA Global del Gas S.A.C
1.SE HAN ACEPTADO LOS RESULTADOS DEL PROYECTO?
OBJETIVOS
ENTREGABLES REALIZADOA SATISFACCIN (SI/NO)
OBSERVACIONES
1.OBTENER ACEPTACIN FINAL.
APROBACIN DOCUMENTADA DE LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.
SI
2.SATISFACERTODOS LOS REQUERIMIENTOS CONTRACTUALES. DOCUMENTACIN DE ENTREGABLES TERMINADOS Y NOTERMINADOS. ACEPTACIN DOCUMENTADA DE QUE LOS TRMINOS DEL CONTRATO HAN SIDOSATISFECHOS.
N TRMINO DEFINICIN 1 PMP Project Management Professional / Profesional de la Direccin de Proyectos 2 PMO Program Management Office / Oficina de Gestin de Programas 3 PMBOK Project Management Body of Knowledge / Fundamentos de la Direccin de Proyectos 4 SOW Statement of Work / Enunciado del Trabajo 5 RAM ResponsibilityAssignmentMatrix / Matriz de Asignacin de Responsabilidades 6 WBS WorkBreakdownStructure / Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) 7 MYCP Sistema de Monitoreo y Control de Procesos de Distribucin de Combustible 8 ERP Enterprise ResourcePlanning 9 SPI ndice de desempeo del tiempo 10 CPI ndice de desempeo del costo COMPAA Global del Gas S.A.C
COMPAA Global del Gas S.A.C
CONCLUSIONES
COMPAA GLOBAL DEL GAS SAC gracias este sistema tendr un control automtico va web de la ejecucin de la distribucin de transporte de combustible, teniendo al alcance una rpida y oportuna consulta de informacin para la toma de decisiones. - Anteriormente a la implementacin del sistema, la documentacin era llevada de manera manual, generando gran cantidad de papeles, los cuales al momento de ser solicitados no se encontraban ordenados de la mejor manera debido a la fuerte actividad laboral. Este sistema resuelve el problema ya que toda la informacin requerida respecto al transporte del combustible, compras y ventas podr ser obtenida de la base de datos. - Como ya se indic, el proceso del transporte de combustible se manejaba manualmente generando errores involuntarios en el llenado de formatos y documentos, estos errores no percibidos generaban retrasos en el despacho de las cisternas, ya que se detena la salida de las mismas hasta que la documentacin no fuera la correcta. Este sistema asegura 100% la desaparicin de tales errores.