2 Elaboración TRD

Colombia diversa + Cultura para todos
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Ministerio de Cultura
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ELABORACIN DE TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL
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NORMAS GENERALES

CONSTITUCIN POLTICA
Ley 80 de 1989 Creacin del AGN
Ley 190 de 1995 Estatuto
Anticorrupcin
Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinario
nico
Decreto 1382 de 1995 Presentacin
de las TRD
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NORMAS GENERALES

Ley 594 de 2000 - Ley General de
Archivos

Art. 21 y 23 P. G. D. y Ciclo vital

Art: 24 Obligatoriedad de las

T. R.D.

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NORMAS GENERALES
CIRCULAR 001 DE 2001, DEL AGN

Calendario para la presentacin
de las Tablas de Retencin Documental
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Consejo Directivo y Comits Tcnicos del
Archivo General de la Nacin
Consejos Departamentales de Archivos
Archivos Generales de los Departamentos
Consejos Distritales de Archivos
Archivos Generales de los Distritos
Consejos Municipales de Archivos
Archivos Generales de los Municipios
DECRETO 2441 DE 2004
Instancias del Sistema Nacional de Archivos

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SECTOR CENTRAL:
Concejo municipal
Alcalda y Secretaras
Contralora municipal
Personera municipal
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
MUNICIPAL

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SECTOR DESCENTRALIZADO POR SERVICIOS

Establecimientos Pblicos

Empresas industriales y comerciales

Sociedades de economa mixta

Entidades descentralizadas indirectas

Unidades administrativas especiales
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
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TABLAS DE
RETENCIN
DOCUMENTAL
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Elaboracin de la TRD y
organizacin de los archivos
Para la
Administracin:
Gestin y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacin
y la cultura.
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Para la administracin:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin
documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio
eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs
de los tiempos de retencin en ella estipulados.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

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Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que
tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes
fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin
administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo
de gestin
Punto de vista archivstico :

IMPORTANCIA DE LAS TRD

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ESTRUCTURA DE CLASIFICACIN
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ESTRUCTURA DE CLASIFICACIN
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Cuadro de Clasificacin
Fondo Alcalda Municipal
SECCIN SUB-SECCIN SERIES
Despacho del Alcalde Decretos
Ordenanzas
Resoluciones
Actas Asociacin de Alcaldes
Secretara General y de Gobierno Actas de Consejo de Gobierno
Informes Defensora del Pueblo
Inspecciones de Policia Demandas
Citaciones
Denuncia Prdida de Documentos
Comisara de Familia
Secretara de Hacienda
Tesorera

UMATA
Secretara de Bienestar Social
Unidad de Educacin
Casa de la Cultura
Unidad de Salud
Secretara de Planeacin y Obras
Pblicas
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Qu es una Tabla de Retencin
Documental?

Listado de SERIES con sus correspondientes
UNIDADES DOCUMENTALES, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del CICLO VITAL de los documentos.

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El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacin con una o varias
funciones de la dependencia, lo mismo que con
los tipos documentales que se generan en
relacin con un asunto. Ejemplo: Contratos
Estatales, Historias Laborales, rdenes de pago,
Proyectos de Inversin, Resoluciones, Decretos,
Licencias de Funcionamiento, Conceptos
Tcnicos, Constancias y Certificaciones, Actas,
Actas de Junta Directiva, Actas de Comit de
Archivo, Etc.
Qu nombre darle a las series
documentales?

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Por ningn motivo pueden
denominarse series como :

Oficios enviados, Oficios Recibidos,
Gobernacin, Presidencia, Ministerio,
Contralora, Documentos personales,
Memorandos, Notas internas, Recibos
de caja, Salida de elementos,
Pedidos, Cotizaciones, Bancos,
Solicitudes de la comunidad, Etc.
Lo que NO se debe hacer....

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Entidad Productora:................................... Hoja.....de.....

Oficina productora:.......................................
CONVENCIONES:
CT-Conservacin Total E- Eliminacin M- Microfilmacin S- Seleccin

Firma Responsable:.................................
Jefe de Archivo
Fecha:.....................................................
Formato de Tabla de Retencin
Documental
A.G A.C C.T M S E CODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOS
RETENCIN Disposicin Final
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CODIFICACIN
ESTRUCTURA MUNICIPAL
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Es el conjunto de UNIDADES DOCUMENTALES, con
estructura y contenido homogneos, producidos por una
UNIDAD ADMINISTRATIVA en cumplimiento de sus
funciones

Qu es una serie documental?

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Unidad de anlisis en los procesos de
identificacin y caracterizacin
documental. La unidad documental
puede ser simple cuando este constituida
por un slo documento o compleja
cuando lo constituyen varios, formando
un expediente.
Qu es una unidad documental?

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Es necesario, identificar y
determinar los tipos
documentales que conforman
las respectivas series.
TIPOS DOCUMENTALES
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CONVENCIONES
CT-Conservacin Total Firma Responsable:......................................
E- Eliminacin Jefe de Archivo
M- Microfilmacin Fecha:..........................................................
S- Seleccin

Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: Despacho Alcalda

200.01
DECRETOS
3 20 X
200.02
RESOLUCIONES
3 20 X
200.03
CIRCULARES
200.03.01 Circulares Externas
1 5
200.03.02 Circulares Internas 1
X
Documental, diligenciada.
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SERIE: HISTORIAS LABORALES
Historias laborales
de trabajadores
oficiales
Historias laborales
Sub-series
de empleados pblicos
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Oficina de Personal
Historia Laboral
Acta de posesin
Formato nico de hoja de
vida
Hoja de vida con anexos
Decreto o Resolucin de
nombramiento
Antecedentes
Disciplinarios
Fotocopia de pasado
judicial
Certificado de antecedentes
fiscales
Declaracin de bienes y
rentas
Actuaciones
administrativas
(vacaciones, licencias, ascensos,
investigaciones, evaluacin)
Acto administrativo de
aceptacin de renuncia
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PASOS METODLOGICOS PARA
LA ELABORACIN DE LAS TRD
1o.
Compilacin de
informacin
institucional
2o.
Entrevista con los
productores de
los documentos
3o.
Anlisis e
interpretacin de
la informacin
Normas sobre
creacin y cambios
estructurales.
Manuales de
procedimientos.
Funciones de las
dependencias
Organigrama
actualizado
Aplicacin de
Encuesta Estudio
Unidad
Documental
Identificacin y
conformacin de
series
Valoracin
documental

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1 Compilacin de informacin
Institucional
Normas relativas a la creacin y cambios estructurales del
municipio o entidad. (Decretos, Acuerdos,..)

Manuales de procedimientos.

Actos administrativos que fijan la estructura vigente y
funciones de las dependencias.

Organigrama vigente.

Todos los actos administrativos que hablen sobre la
produccin, utilizacin y conservacin de los documentos que
produce la entidad.

Acto Administrativo de creacin del Comit de Archivo
Reglamento de Archivo
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2 Entrevista con productores de los
documentos
Revisin de la produccin y trmite
documental

Identificacin y definicin de unidades
documentales
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Aplicacin Encuesta Estudio Unidad Documental
Oficina
Unidad documental
Ubicacin
Funciones
Trmite
Consulta
Volumen de
Produccin
Frecuencia de
Produccin

Transferencias
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Encuesta Estudio Unidad Documental
Oficina
Ubicacin en la estructura orgnica
Fecha de ltima asignacin de funciones
Acto administrativo
Funciones
Unidades documentales que tramita
Realizan seleccin y descarte documental
Sistema de organizacin de los archivos de
gestin
Qu volumen documental se produce
anualmente, en promedio?

1. Nombre de la oficina
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Unidad documental
Encuesta Estudio Unidad Documental
1. Oficina productora
2. Nombre de la unidad documental
3. Funcin de la oficina que la genera o tramita
4. Caracteres externos
4.1. Soporte
4.2. Formato
4.3. Ordenacin
4.4. Estado de conservacin
5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la
conservacin
6. Trmite
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Unidad Documental

7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada
o condensada en otra?
8. Qu documentos conforman esta unidad documental?
9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite.
10. Con qu periodicidad se produce?
11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y
quin lo establece?
12. Quienes consultan en el archivo de gestin?
13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestin a otros archivos?
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14. En el archivo central La oficina sigue
consultando esta unidad documental?
15. Qu problemas generales ha observado
en la produccin, trmite y conservacin de
esta unidad documental?
16. Observaciones

Funcionarios entrevistados

Unidad Documental
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3 Anlisis e interpretacin de la informacin

1. Identificacin de series documentales en relacin con la
dependencia y las funciones
2. Identificacin de tipos documentales que conforman las series y
subseries.
3. Elaboracin del cuadro de clasificacin
4. Valoracin documental

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EJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIES
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Normas nacionales, departamentales y
municipales sobre ordenamiento territorial y
del medio ambiente.

Expedir las licencias de construcin,
de uso del espacio pblico y
certificaciones de demarcacin,
nomenclatura y alinderamiento de
predios de su jurisdiccin.
NORMAS

FUNCIN
Secretara de Planeacin y OP OFICINA
PRODUCTORA
EJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIES
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ELABORACIN DE LA TRD
1. Diligenciamiento del formato TRD
2. Presentacin TRD a Comit de Archivo
3. Aprobacin de TRD por instancia SNA

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Presentacin de solicitud
Recibos de pago
Fotocopia de Escritura del Predio
Copia del Proyecto
Planos de demarcacin y obra
Permisos, Constancias, Certificaciones,
Conceptos, Quejas.
Licencia (Resolucin)

UNIDAD
DOCUMENTAL

TRMITE

Manuales de
procedimientos
El peticionario diligencia solicitud de Licencia
anexando documentos requeridos para el
trmite y radica en SOP. SOP designa
funcionario para visita y emisin de concepto
tcnico, si hay lugar se notifica a los vecinos
sobre la ejecucin de la obra. Es posible que
SOP reciba quejas o impedimento. Se inicie el
trmite nuevamente.
ELABORACIN DE LA TRD
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CRITERIOS DE VALORACIN
DOCUMENTAL
NORMAS NACIONALES, DEPARTAMENTALES Y
MUNICIPALES SOBRE PLAN DE ORDENAMIENTO
TERRITORIAL, NORMAS AMBIENTALES Y
NORMAS DE DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
PBLICO

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
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DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIN DOCUMENTAL
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CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL
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FONDO SECCIN SUBSECCIN
2 - 25-
Alcalda
Municipal
Secretara
De Obras
Pblicas
CODIFICACIN
ESTRUCTURA MUNICIPAL
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CODIFICACIN DOCUMENTAL
CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE
25-1 LICENCIAS 25-11 Licencias de
Construccin
25-12 Licencias Uso
Espacio Publico
25-13 Licencias
funcionamiento
locales
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Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

25-1 LICENCIAS
25-11 Licencias de Construccin
Solicitud
Proyecto y Planos
Escritura
Constancia y certificaciones
Conceptos tcnicos
Recibos de Pago
Licencia (resolucin)
2 25 X
25-12
Licencia Uso Espacio Pblico
Solicitud
Proyecto y Planos
1
X
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Instituto Nacional de Vigilancia
de Medicamentos y Alimentos
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130
ARCHIVO
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Ley 734 de 2002

Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a
que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de
2002.
NORMAS

FUNCIN

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
OFICINA
PRODUCTORA
Identificacin, conformacin
y denominacin de series
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Identificacin, conformacin
y denominacin de series
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CONFORMACIN DE LA SERIE DOCUMENTAL
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CODIFICACIN DE SERIES

FONDO

SECCIN

SERIE
100 - 101- 01

101
Oficina de Control
Interno Disciplinario
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
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CONVENCIONES
CT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................
M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Entidad Productora: INVIMA
Oficina productora: Oficina de Control Interno Disciplinario
101.01
PROCESOS DISCIPLINARIOS
-Denuncia
-Citacin
-Declaracin libre
-Pruebas documentales
-Auto de apertura
-Pruebas documentales
y testimonios
-Fallo
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ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR
EL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD
Reglamento General De Archivos, Art. 19:
Cada entidad establecer un Comit de
Archivo, legalizado mediante el Acto
Administrativo correspondiente, como un
grupo encargado de definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de
decisiones en los procesos administrativos y
tcnicos de los archivos.
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REQUISITOS PRESENTACIN DE LAS TRD

- Disposiciones creacin, cambios
estructurales del municipio
- Legislacin y normas que inciden en las
funciones del municipio y en la creacin y
conservacin de los documentos
-Organigrama Vigente
- Acta de Comit de Archivo, avalando las
TRD

ANEXOS
- Presentacin de TRD en el
formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIN
- Metodologa elaboracin
- Explicacin formato tabla
- Revisin y actualizacin TRD
INTRODUCCIN

2 Elaboración TRD

Caricato da

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