SENA + TRABAJO

INSTRUCTOR RICARDO ROA

ABRIL - 2014
ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE
AYUDA EMPRESARIAL
JORNADA DE CAPACITACION
TEMARIO:

1)CRUZE DE DATOS (ACCESS EXCEL)
2)COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
3)CARTA COMERCIAL
4)GRAFICOS WORD - EXCEL
ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE
AYUDA EMPRESARIAL
Un Poco de Historia
ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE
AYUDA EMPRESARIAL
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
BASES DE DATOS.

Breve desarrollo histrico

1950: Uso de las cintas magnticas, las cuales son un tipo de medio o soporte de almacenamiento de
informacin que se graba en pistas sobre una banda plstica con un material magnetizado, generalmente xido
de hierro o algn cromato.

1960: Uso de los discos, este soporte poda consultar la informacin directamente, sin la necesidad de saber
dnde estaban los datos en el disco.
Nace el modelo de base de datos Jerrquica, el cual enlaza los registros en forma de estructura de rbol.
Tambin se desarrolla el modelo de base de datos de Red, en el cual la principal diferencia era que un nodo tenga
varios padres.

1970: Edgar Frank Codd, da los conceptos de las Base de Datos Relacionales, que se basan en relaciones las
cuales se podan considerar en forma lgica como Tuplas, propuestos en "Las doce reglas de Codd", diseado
para definir qu requiere un sistema de administracin de base de datos, a partir de estos aportes se desarrollo la
base de datos Oracle. El lenguaje ms habitual para las consultas a base de datos relacionales es el SQL.

1980: Las base de datos relacionales logran posicionarse en el mercado de base de datos con sus sistema tablas,
filas, columnas, adems se dan diversas investigaciones paralelas como las base de datos orientada a Objetos



ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
CONCEPTO.

Una Base de datos es una estructura De datos cuya informacin es Homognea , es decir todos los datos
son de la misma naturaleza o del mismo tema, esta informacin esta totalmente organizada en Tablas las
cuales poseen Filas y columnas , y sus elementos caractersticos que son los Registros, campos y Datos.

Registro: Fila o Conjunto de Filas

Campo: Espacio Asignado para la Informacin (Celda)

Dato: La Informacin introducida en la base de datos. (Nombres, apellidos, Direccion, Etc)
Introduccion a Microsoft Access
El Gestor Simple de Bases de Datos de
Microsoft
ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE
AYUDA EMPRESARIAL
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
Que es Microsoft Access?

Microsoft Access es un Programa Gestor de Base de datos , creado por la casa desarrolladora, Microsoft actualmente la Mayor
Productora de los Sistemas Operativos para Pc, Cuando Hablamos de Gestor de Bases de datos, estamos hablando de Un Software que
permite la Creacin, Eliminacin , Administracin y Manipulacin Estructurada de los datos a Gran Escala dentro de una base de datos,
aadindole ciertas caractersticas a los datos para que sean consultados y a su vez transformados en datos maestros o principales
para poderlos relacionar con otras tablas que hacen parte de un Sistema de archivos de Bases de datos.

Los elementos que conforman una base de datos en Access son.

1. Tablas: Coleccin de datos
2. Consultas: Acciones con los datos
3. Formularios: Presentacin de los datos
4. Reportes o Informes: Impresin de los datos
5. Macros: Rutinas cortas para ejecutar eventos o acciones.
6. Mdulos o Procedimientos: Definicin de procedimientos comunes, variables pblicas.
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ACCEDIENDO AL ENTORNO DE ACCESS
Ficha o Men
Archivo
Panel de Objetos
Panel de Trabajo
Vistas
Grupo Formato
Comando
Numero
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL

1) Procedimiento Para abrir Microsoft Access

Ingrese al Men Inicio de Windows


A continuacin Dar Clic en Todos los Programas

Seleccionar Microsoft Office Access

Abril el Programa. (Clic Para Abrir)


ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
Para Crear una nueva Base de datos en
Blanco Hacer lo Siguiente:


Clic Men Archivo

Clic en Nuevo

Clic en Base de datos en Blanco
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Para Crear una nueva Tabla en Blanco
Hacer lo Siguiente:


Clic Men Crear

Clic en Tabla

Clic Derecho Guardar Tabla

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
Importar Datos: En Access se pueden crear archivos Vinculados o no Vinculados
directamente desde Excel u otro Archivo de Bases de datos para la creacin de nuevas
Bases de datos.


Importacin de un Archivo en Excel No Vinculado.

En Access se Pueden Importar (Traer Archivos) Datos de Excel directamente a una
tabla creada en Access, creando una base de datos con una copia de esa informacin ,
lo cual si la manipulamos o editamos no creara cambios en el archivo original.





Busco e importo el
Archivo de Excel y
lo cargo en Access
El archivo de Excel , es ahora
un archivo nuevo en la base
de datos de Access,
totalmente independiente de
su copia original
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







1) Clic en el Men
Datos Externos
2) Clic en el Comando
o Botn Excel
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







3) Aparecer una ventana como esta, la cual
tendr seleccionada la opcin Importar el
origen de datos a una nueva tabla de la
base de datos actual, es decir Buscaremos
el archivo de Excel en nuestra pc y
automticamente Access lo convertir en una
nueva tabla de la base de datos
4) Buscaremos el archivo que se creara como
nueva tabla de la BD, le damos clic al Botn
Examinar para buscar.
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PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







5) Despus de buscar el archivo
en la ubicacin correspondiente,
le damos clic en Abrir para
que Access comience la
importacin del archivo de Excel
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







6) Nos damos cuenta que Access
cargo la ruta donde esta el
archivo que seleccionamos.
7) Luego le damos clic en
Aceptar para empezar la
Importacin
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PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







8) Access nos ayuda a importar
los datos con un asistente,
llamado Asistente para
importacin de Hojas de
Calculo
9) Si nos podemos dar cuenta en
el archivo de Access con el que
vamos a trabajar se encuentran
varias Hojas de calculo, solo
vamos a importar la Hoja con la
que deseamos trabajar, en este
caso importare la Hoja 1
10)Le damos Clic en Siguiente
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PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







11) Seleccionamos la Opcin
Primera Fila contiene
encabezados de columna, es
decir con esta opcin
habilitamos o creamos los
encabezados (Descripcin del
campo) de cada registro en la
BD.
12)Le damos Clic en Siguiente
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PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







13) En el men Opciones de
campo , podemos modificar tan
la descripcin del campo como ,
el tipo de dato que se encuentra
en dicho campo, esta opcin no
la modificaremos.
14)Le damos Clic en Siguiente
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PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







15) En la siguiente ventana nos
mostrara una serie de opciones
donde podemos crear una clave
principal para relacionar las
tablas en nuestra base de datos,
Access toma por defecto la
Opcin Permitir a Access
agregar la clave principal
OJO! NO HABILITAREMOS
ESTA OPCION, POR QUE
VAMOS A REALIZAR
COMBINACIONES DE DATOS.
Por ende escogemos la Opcin
Sin clave Principal
16)Le damos Clic en Siguiente
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PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







17) Ya hemos terminado con la
exportacin de los datos a Excel
18)Le damos Clic en Finalizar
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







19) Access nos pide que si
deseamos guardar los pasos de
importacin, le decimos que no
dejando esta opcin sin
seleccionar
20)Le damos Clic en Cerrar
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PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO







21) Finalmente hemos
importado un archivo de Excel
no vinculado a Access
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL

Importacin de un Archivo en Excel Vinculado

Esta Opcin Nos permite incorporar Directamente el archivo de Excel a Access, es
decir , en esta opcin estamos Manipulando y editando Directamente los datos que
estn en el archivo de Excel en Access, es por esto que es recomendable hacer un
Back-Up del Archivo (Guardar una Copia)




Se importa el
archivo y se carga
en Access
El archivo que se importo , sigue enlazado
directamente a Excel, aunque Access este
trabajando sobre el, es por esto que si
hacemos cualquier modificacin, hagamos
copia del archivo original
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO







1) Clic en el Men
Datos Externos
2) Clic en el Comando
o Botn Excel
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO







3) Aparecer una ventana como esta, en la
cual seleccionaremos la opcin Vincular al
origen de datos creando una tabla
vinculada, es decir Buscaremos el archivo
de Excel en nuestra pc , la nica diferencia
con el paso anterior es que el archivo seguir
enlazado a excel
4) Buscaremos el archivo que se creara como
nueva tabla de la BD, le damos clic al Botn
Examinar para buscar.
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO







5) Verificamos que se cargue la ruta
donde se encuentra el archivo
6) Damos Clic en Aceptar
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO







7) Access nos ayuda a importar
los datos con un asistente,
llamado Asistente para
Vinculacin de Hojas de Calculo
8) Nos damos cuenta que de
igual manera nos va a mostrar
las hojas de calculo del archivo,
debemos seleccionar como en el
procedimiento anterior la hoja
que vamos a enlazar o vincular
desde Excel.
9)Le damos Clic en Siguiente
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO







10)Clic en esta opcin para que
los encabezados de cada
columna nos diga la descripcin
de los registros
11)Le damos Clic en Siguiente
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO







11) Vemos que Access a
terminado de Vincular el archivo
de Excel a la base de datos con
la cual estamos trabajando.
12)Le damos Clic en Finalizar
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO







13) Si el proceso de vinculacin
del archivo ha sido correcto nos
saldr el siguiente mensaje en la
pantalla y le damos Clic en
Aceptar y culminaremos el
proceso de vinculacin de
datos.
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO







13) Nos damos cuenta que la
tabla creada tiene un icono de
Excel, esto quiere decir que el
archivo que vamos a editar la
copia original del archivo que
esta vinculado a Access, por eso
se recomienda guardar una
copia del archivo.
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
1) Campos Combinados nico Registro (2
ARCHIVOS)

Aplicaciones :

Cuando tenemos Distintos archivos en Excel
o Access (BASES DE DATOS) y queremos
filtrar un nico campo combinado que es
comn en esos archivos

EJ: Archivos Grandes en los cuales se desea
Buscar un campo en comn (Cedula, fecha de
pago, N de Factura) y filtrarla en el otro archivo
que posee los mismos campos para
comparacin de los datos.
Archivo en Excel de
las Facturas No
pagas del 2000-
2010.xls Proceso de Filtrado en
Access para buscar
campos combinados para
un nico registro que
coincida
Archivo en Excel de
las facturas pagas en
2010.xls
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
1) Procedimiento para Combinar los
Registro con un campo que coincida.
1) Clic en el Men Crear

2) Clic en el Comando Diseo
de Consultas que se
encuentra dentro del Grupo
Consultas


ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
1) Procedimiento para Combinar los
Registro con un campo que coincida.
3) Aparecer una pantalla como
esta, daremos Clic Derecho,
sobre el rea gris y escogemos la
Opcin Mostrar Tabla, y
tomamos las dos tablas que
vamos a combinar dando clic a
ambas.

4) Luego tomamos el campo o
los campos que deseamos
combinar, lo haremos
arrastrando el campo de la
tabla 1 al campo de la tabla 2,
en este caso arrastraremos el
campo Cedula de la tabla
Hoja1 al campo CC de la
tabla 2008


ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
1) Procedimiento para Combinar los
Registro con un campo que coincida.
5) Al momento de arrastrar el
campo se formara una unin
entre estos campos con una
lnea entre las tablas



ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
1) Procedimiento para Combinar los
Registro con un campo que coincida.
6) Para acceder a la propiedades de la
combinacin de estos campos, damos
doble clic o Clic derecho sobre la lnea
para que nos salga el siguiente cuadro

7) Luego tomamos la primera Opcin que
dice : Incluir solo las filas donde los
campos combinados de ambas tablas sean
iguales

8) Luego Filtramos colocando la tabla
destino en la cual se va a realizar la
combinacin, SIEMPRE, debemos colocar
la tabla que contiene todos los registros
para que nos tome Solo los registros que
coinciden con la tabla que ya los tiene. En
este caso mi tabla destino ser Hoja 1


ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
1) Procedimiento para Combinar los
Registro con un campo que coincida.
9) Como sabemos que la tabla destino
objeto de la combinacin es Hoja1,
hacemos un filtro o Consulta en la cual
agregamos todos los campos de la Hoja1
seleccionando Hoja1.*, esto ubicando la
barra despegable que se encuentra el la
cuadricula, el asterisco * quiere decir que
me esta seleccionando todos los campos
de esa tabla Hoja1

10) Luego debajo de la opcin Campo,
seleccionamos la tabla destino objeto de la
combinacin la cual es Hoja1


11) Luego
damos clic
en Ejecutar

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
1) Procedimiento para Combinar los
Registro con un campo que coincida.
11) Luego de realizar los pasos anteriores
nos mostrara en la consulta que estamos
modificando el resultado del
procedimiento de combinacin de los
campos

12) Ahora con la combinacin realizada
procederemos a guardar dicha consulta, le
damos Clic Derecho Guardar y luego
nos saldr un recuadro Guardar Como y
le daremos un nombre a nuestra consulta
o simplemente le podemos dejar
Consulta1

13)Hemos finalizado el proceso de
combinacin de campos.
Microsoft Word
Historia
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AYUDA EMPRESARIAL
WORD AYUDA EMPRESARIAL

HISTORIA

Surgi por la necesidad de crear un Programa capaz de Realizar y procesar el texto requerido para crear
documentos, las grandes empresas necesitaban la rapidez y confiabilidad de un programa capaz de
corregir los errores de digitacin, y acelerar el proceso documental para llevar el control de dichas
corporaciones.

La primera versin de Word fue creada en el ao 81, pero realmente su despegue fue en los aos 90, por
su interfaz amigable

Word fue el primer procesador de texto que le mostraba de manera anticipada al usuario el formato final
del documento con la tcnica WYSIWYG (What You See Is What You Get) que significa lo que estas
viendo es lo que estas obteniendo , Microsoft Word es actualmente (2009) lder absoluto en ese sector del
mercado, contando con alrededor de 500 millones de usuarios (cifras de 2008); y si bien ya ha cumplido sus
25 aos, contina su liderazgo


WORD AYUDA EMPRESARIAL

FUNCIONES DE WORD

Editar textos y aadirle diversas Caractersticas desde crear un prrafo simple , a disear una Portada de
una Revista o trabajo

Una interfaz amigable y segura que permite manipular nuestro texto, hasta proteger la informacin de
nuestro documento

La capacidad de crear grficos realmente completos integrados con informes o cualquier otro tipo de
documento importante


Un entorno realmente Amigable y practico para realizar nuestras tareas diarias dentro del software





Microsoft Word
Combinacion de Correspondencia
ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE
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WORD AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

El procedimiento para Combinar la correspondencia de una carta es la siguiente:

1) Ir a la Ficha Correspondencia
2) Ir al Grupo Iniciar Combinacin de Correspondencia y despus Ir al comando Iniciar Combinacin de
Correspondencia
3) Seleccionar la Opcin Cartas



WORD AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD



El procedimiento para Combinar la
correspondencia de una carta es la
siguiente:

1) Ir a la Ficha Correspondencia
2) Ir al Grupo Iniciar
Combinacin de
Correspondencia y despus Ir
al comando Iniciar
Combinacin de
Correspondencia
3) Seleccionar la Opcin Cartas


WORD AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

Para seguir combinando correspondencia en la opcin cartas debemos crear o asignar la lista de
destinatarios que se desplegaran al final de haber terminado y combinado los campos de dichos
destinatarios.

El procedimiento es el siguiente:

1) Ir a la Ficha Correspondencia
2) Ir al Grupo Iniciar Combinacin de Correspondencia
3) Ir al comando Seleccionar Destinatarios
4) Seleccionar la Opcin Escribir una lista nueva



WORD AYUDA EMPRESARIAL
Despus de haber realizado dicho proceso nos saldr un recuadro como
el siguiente:




1) Este parte de la
ventana nos describe
los campos o
elementos a Insertar.
2) Esta opcin nos
permite crear otra fila
de campos o
elemento a insertar
3) Nos permite eliminar
una fila de elementos
o campos que no
queremos insertar
4) Nos permite agregar
un campo no
existente dentro de la
base de datos de
Word
5) Le damos clic para
aceptar los cambios
WORD AYUDA EMPRESARIAL
Luego del procedimiento anterior y haber digitado todos los destinatarios al darle
aceptar, se nos abrir una ventana para guardar la ubicacin de nuestro archivo.

El siguiente paso despus de esto es el siguiente:

1) Ir al men Correspondencia
2) Ir al grupo Escribir e insertar Campos
3) Ir al comando Insertar Campo combinado
4) Seleccionar la lista de los campos combinados: Tratamiento, cargo, nombre Etc
WORD AYUDA EMPRESARIAL
Para finalizar el procedimiento de combinacin y correspondencia de cartas hay que combinarlas como
ultima opcin de este proceso el cual es el siguiente:

1) Ir al Men Correspondencia
2) Grupo Vista previa de Resultados
3) Tomamos todos los registros combinados
4) Ir al Grupo Finalizar
5) Dar clic en el Botn Finalizar y combinar
6) Dar clic en la opcin editar documentos individuales
1
2
3
4 y 5
6
WORD AYUDA EMPRESARIAL
Luego se nos abrir la siguiente Ventana:




Le damos la opcin de todos para que combine todos los registros y cree todos los
documentos combinados y as habremos terminado este proceso de Combinacin de
correspondencia en Word
Microsoft Word
Carta Comercial
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WORD AYUDA EMPRESARIAL
PROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

1) Conceptos previos Reglas Icontec Norma 3393

Mrgenes para esta norma:

Mrgenes
Superior : 3 y 4 Cm
Inferior: 2 y 3 Cm
Lateral Derecho: 2 y 3 Cm
Lateral Izquierdo: 3 y 4 Cm

Interlineado
1,5

Espacios
Entre Titulo y Prrafo 2 Espacios (2 Enter)

Elementos de la Carta comercial:
Nit, Consecutivo, fecha, tratamiento, nombres y apellidos, cargo, nombre de la empresa, direccin, ciudad, saludo, texto, saludo de
despedida, firma ( nombres y apellidos, cargo o N de documentacin si es una persona ordinaria , rubrica

Link Carta1, Link Carta 2, Link Diapositivas.



WORD AYUDA EMPRESARIAL
TRABAJANDO CON EL ENTORNO

Microsoft Word tiene tres caractersticas principales en su entorno: 1) La Ficha que es
el men que contiene las opciones generales; 2) el grupo que a su vez es un
submen que posee ciertos comandos que realizan cierta accin dentro de nuestro
software; 3) el comando que es un Botn que cumple un rol especifico y modifica el
entorno de nuestro procesador de texto

EMPEZANDO CON EL TEXTO







Los estilos indican, el tipo
de fuente, color y tamao
predeterminado para
nuestros ttulos y prrafos
La fuente permite darle
una caracterstica nica
a nuestro texto,
cambindole , el color,
tipo de escritura y el
tamao, entre otras
propiedades, esto puede
ser a nuestro gusto
Esta opcin nos
modifica la organizacin
del texto dentro de un
prrafo, podemos
justificarlo, centrarlo,
alinearlo a la izquierda o
la derecha, darle un
interlineado o espacio
entre los renglones del
prrafo, entre otra
propiedades
Esta opcin de Word nos permite
buscar un texto dentro de todo el
documento, remplazar una
palabra, o hacer una seleccin
total o parcial del contenido del
texto
WORD AYUDA EMPRESARIAL