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PERFORMANCE TRAINING COURSE MANAGEMENT SAP BPC 5.

1 OVERVIEW

TRAINING COURSE SAP BPC 5.1 MICROSOFT PLATFORM

PERFORMANCE TRAINING COURSE MANAGEMENT SAP BPC 5.1 OVERVIEW

Agenda

Obiettivo del corso


Introduzione a SAP BPC BPC Administration BPC for Office BPC Web

BPC Advanced Administration

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BPC Administration

Introduzione Costruzione di un Appset

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BPC Administration: introduzione

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Metodologia di implementazione di SAP BPC


1. 2. 3. 4. Creazione di un Application Set Creazione Applicazioni Creazione Dimensioni Sviluppo delle procedure di alimentazione dati a. b. c. 5. 6. 7. 8. 9. Report e Input Schedule Procedure di caricamento e validazione dei dati Creazione logiche/calcoli BPC Administration

Creazione e profilazione utenti Gestione del workflow Implementazione dei Business Process Flows Altre attivit di amministrazione (Audit report, ecc) Sviluppo del portale web

10. Sviluppo del modulo di Insight

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BPC Administration
Definizioni

lo strumento utilizzato dallamministratore per creare e manutenere le applicazioni di SAP BPC. Le principali funzioni del modulo di amministrazione sono:
Creazione e gestione degli Application Sets e delle relative applicazioni Creazione e manutenzione delle dimensioni Creazione e manutenzione di logiche di business e calcoli Creazione e gestione dei processi Creazione e manutenzione di utenti e security

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BPC Administration
Launch page

Dal Launch Page di SAP BPC selezioniamo licona relativa ad BPC Administration.

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BPC Administration
Interfaccia

A questo punto si apre la schermata di amministrazione da cui possibile selezionare lattivit di interesse. Le attivit sono suddivise in 2 aree: Admin Console Tasks e Web Admin Tasks.

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BPC Administration
Admin Console task

I men presenti allinterno di questo riquadro consentono la creazione e la gestione dellApplication Set, delle applicazioni, delle dimensioni, delle security, del Business Rules e del Business Process Flow.

SAP BPC contiene al suo interno unApplication Set di esempio (chiamata APSHELL) in modo da garantire allutente un punto di partenza e di riferimento nella creazione delle sue applicazioni.

di fondamentale importanza, nello sviluppo di SAP BPC, partire da questo template con tutte le impostazioni corrette per poi poterle modificare secondo le esigenze.

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BPC Administration
Web Admin task
I men presenti allinterno di questo riquadro consentono di gestire altre attivit di amministrazione quali:

linserimento di alcuni parametri inerenti lAppset e le Application

La gestione delle attivit di Audit (e dei relativi report) per il monitoraggio delle attivit effettuate sul sistema

Questi task verranno illustrati pi avanti nella sezione Altre attivit di amministrazione

La gestione delle classificazioni (type) e sottoclassificazioni (subtypes)

dei documenti a supporto (file word, ppt, pdf,) che possibile


pubblicare

Questi task verranno illustrati in un apposito modulo formativo BPC Web

Altre impostazioni per la gestione della parte web e del modulo di Insight (analisi di KPI e analisi predittive)

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BPC Administration: costruzione di un Appset

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Attivit

Creazione di un Application Set (AppSet) Creazione Dimensioni Creazione Applicazioni Creazione e profilazione utenti Gestione del workflow Implementazione dei Business Process Flows Altre attivit di amministrazione (Audit report, ecc)

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BPC Administration
Creare un Application Set

La creazione di un nuovo Application Set pu essere avvenire copiando un Application Set gi esistente allinterno di SAP BPC (per esempio ApShell). Questo template viene copiato in modo da avere un punto di partenza per la creazione di applicazioni, dimensioni e i membri che poi verranno modificati, implementati dallamministratore in base alle specifiche del business in esame.

Nota: Solo un utente con diritti di amministratore del sistema pu creare un nuovo set.

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BPC Administration
Creare un Application Set

Per creare un nuovo Application Set necessario selezionare, dal men Admin Console Tasks, Manage Application Sets. Il sistema presenta una maschera di connessione (potrebbe essere richiesto di immettere una utenza ed una password) ad una applicazione.

Selezionare lAppset che si intende utilizzare come modello (in sostanza lAppset che verr copiato)

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BPC Administration
Il connection wizard
Il connection wizard guida lutente a connettersi a SAP BPC. Step 1: inserire il nome del server (o lindirizzo IP) Step 2: Selezionare lopzione di connessione:
Use my Windows user ID and password (utilizza la stessa username e password utilizzati per

accedere al computer)
Use a different user ID and password (inserisce una utenza e password differente)

Step 3: Selezionare lApplication Set desiderato tra quelli disponibili

Step 4: Viene visualizzato un riepilogo della modalita di connessione


Step 5: Click Finish per accedere alla funzionalit di Administration selezionata

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BPC Administration
Creare un Application Set

Selezionare Add a New Application Set e inserire i dati relativi al nuovo Application Set.

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BPC Administration
Creare un Application Set
STEP 1: Inserire nome e descrizione STEP 2: Opzioni di copia da ApShell

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BPC Administration
Creare un Application Set
Una volta che lAppSet stato creato, occorre uscire dallAppSet di partenza ed entrare nel nuovo AppSet uscendo dal modulo di amministratore e riconnettendosi. Per fare in modo che il sistema riconosca il nuovo AppSet creato, necessario rieseguire il connection Wizard.

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Attivit

Creazione di un Application Set (AppSet) Creazione Dimensioni Creazione Applicazioni Creazione e profilazione utenti Gestione del workflow Implementazione dei Business Process Flows Altre attivit di amministrazione (Audit report, ecc)

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BPC Administration
Creare una dimensione

SAP BPC consente di creare le dimensioni partendo da una libreria gi presente allinterno dellApplication Set. La creazione di una nuova dimensione avviene partendo dalla dimension library, da cui possibile copiare o modificare una dimensione. Una volta creata la dimensione questa resta a disposizione dellintero Application Set e pu essere attribuita alle diverse applicazioni. Il numero, la tipologia e le propriet delle dimensioni sono scelte sia in base alle caratteristiche dellapplicazione che si intende costruire sia in base alle caratteristiche del sistema, che prevede delle dimensioni e delle propriet obbligatorie. Il sistema consente di aggiungere dimensioni create ad hoc (User Defined) per lapplicazione in esame. Epossibile aggiungere, per ogni dimensione, ulteriori propriet in funzione delle esigenze. Unapplicazione pu essere composta al massimo da 20 dimensioni.

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BPC Administration
Dimensioni tipiche

Le dimensioni obbligatorie in ogni applicazione sono:


A = Account; C = Category; E = Entity; T = Time;

Dimensioni caratteristiche di ogni Application Set di tipo finanziario:

R = dimensione che descrive la valuta di input/conversione dei valori presenti nelle applicazioni dove la dimensione inclusa I = Intercompany (per gestire le elisioni interaziandali)

Dimensioni create appositamente per lapplicazione (user defined), a seconda delle necessit:

Un= dove il numero n indica lincremento U1, U2, U3, ecc.

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BPC Administration
Creare una dimensione

Dal launch page di SAP BPC selezionare BPC administration, quindi Manage dimensions. Per inserire una nuova dimensione selezionare Add a new dimension.

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BPC Administration
Propriet della dimensione
STEP 1: Inserire nome e descrizione STEP 2: Scelta tipo di dimensione STEP 3: Verifica propriet e inserimento

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BPC Administration
Dimensioni e propriet

Ogni dimensione definita dalle propriet che la costituiscono e dai membri che la compongono. La creazione di una dimesione implica necessariamente la creazione automatica di un file excel, che viene salvato con il nome della dimensione; il contenuto della dimensione (membri e propriet) viene inserito sul foglio MEMBERS. Gli elementi (Members) della dimensione sono rappresentati dalle righe, le propriet sono rappresentate dalle colonne Le propriet possono essere utilizzate per vari scopi:

come filtro nelle selezioni dei membri dei report come elemento di calcolo come elemento puramente descrittivo/informativo

Allinterno di questi fogli che possibile inserire il legame gerarchico esistente tra i membri. Propriet

Members

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BPC Administration
Modifica delle propriet di una dimensione

Ogni dimensione caratterizzato da propriet predefinite dal sistema e da propriet che possono essere aggiunte dallutente in funzione delle esigenze. Laggiunta di una propriet avviene selezionando Maintain Dimension Property dal men Manage Dimensions

Per aggiungere una propriet, i campi da completare sono:


Property Name: nome della propriet; Lenght: massimo numero di caratteri alfa-numerici consentiti nel campo in esame: InApp: selezionando questa opzione il sistema immagazziner i valori della propriet nel cubo OLAP per consentire di utilizzare questa propriet nei calcoli e/o come filtro nei report.

Stabilite le propriet ogni membro dovr essere inserito rispettando la lunghezza stabilita ed eventuali vincoli del sistema: ad esempio nel campo ID non sono permessi n spazi n alcuni caratteri speciali, n alcune parole riservate (per i dettagli consultare il manuale)

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BPC Administration
Modifica delle propriet

Le righe rappresentano le propriet, relative alla dimensione account, che dovranno essere inseriti al momento della creazione dei membri. ( In seguito sar mostrato linserimento e la validazione dei membri della dimensione in cui le propiet diverranno le colonne).

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BPC Administration
Modifica dei membri

La modifica/inserimento dei membri e/o del legame gerarchico esistente tra loro avviene selezionando Maintain Dimension members dal Manage Dimensions.

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BPC Administration
Creare una gerarchia

Le gerarchie possono essere definite per una o tutte le dimensioni, ma non sono obbligatorie. Per definire una gerarchia necessario aggiungere la propriet PARENTHn come una colonna direttamente sul foglio Excel (la propriet non appare nella lista presente selezionando Maintain dimension property) .

Le propriet di un parenth devono essere chiamate come segue:


PARENTHn dove n il numero della gerarchia. Per esempio: PARENTH1, PARENTH2, ecc. Allinterno di una stessa dimensione possibile avere pi di una gerarchia.

Allinterno della colonna PARENTHn inserire un elemento presente nella colonna ID (o lasciare vuoto se non ha risalita gerarchica)

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BPC Administration
Esempio di traduzione in tabella di una gerarchia

Chart Title
ID (Employee) PARENTH1 (Manager) <vuoto> Smith Smith Jones Jones Jones Hart Hart Hunt

Smith

Smith Jones

Jones

White

White Block Hart

Block

Hart

Knight

Knight Fox

Fox

Hunt

Hunt Smart

Smart

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Attivit

Creazione di un Application Set (AppSet) Creazione Dimensioni Creazione Applicazioni Creazione e profilazione utenti Gestione del workflow Implementazione dei Business Process Flows Altre attivit di amministrazione (Audit report, ecc)

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BPC Administration
Creare una applicazione

Una volta creato lApplication Set e le dimensioni opportune necessario costruire le singole applicazioni che lo compongono. Ogni applicazione costituita dalle sue dimensioni specifiche oltre che da dimensioni condivise con le altre applicazioni. Lapplication set di riferimento costituito da applicazioni e dimensioni di default che vengono mantenute nel nuovo Application Set. Esse possono essere modificate e aggiunte allinterno dellApplication Set in costruzione.

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BPC Administration
Creare una applicazione

Da BPC Administation selezionare Manage Applications. Sul pannello a sinistra sono elencate tutte le applicazioni presenti nellApplication Set. A destra, nel pannello Application, possibile scegliere se modificare, creare, copiare o cancellare una applicazione.

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BPC Administration
Creare una applicazione

Per creare una nuova applicazione seleziono Add a new Application. A sinistra, i menu delle propriet dellapplicazione.

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BPC Administration
Creare unapplicazione

Nella creazione di unapplicazione si copia la struttura di un applicazione presente (ad esempio del template ApShell). Una volta scelta lapplicazione di partenza si procede con lattribuzione delle specifiche che la caratterizzano assegnandole delle propriet specifiche. La creazione di unapplicazione suddivisa in tre step:

Scelta del nome e della descrizione; Scelta del tipo di applicazione; Scelta della fonte.

Lo stato di avanzamento della creazione viene visualizzato nel Action Pane a destra
dellinterfaccia di BPC.

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BPC Administration
Creare unapplicazione: Step 1

Scegliere il nome dellapplicazione e inserire la relativa descrizione. Nella scelta del nome dellapplicazione necessario ricordare che:

I caratteri consentiti sono solo 20; Non possibile usare lo spazio e/o altri caratteri speciali.

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BPC Administration
Creare unapplicazione: Step 2
In questo step, necessario scegliere il tipo di applicazione: finanziaria (Reporting type) o generica (Non Reporting type).

Reporting type: lapplicazione pi utilizzata e consente di scegliere tra tre tipologie:

Financial: agevola la costruzione del bilancio consolidato, poich in grado di convertire diverse valute attraverso dimensioni e formule di default; agevola il consolidamento dal punto di vista gestionale; Consolidation: permette di compiere facilmente il consolidamento dal punto di vista legale;

Generic: non ha requisiti speciali in quanto non ha funzioni caratteristiche (include le


quattro dimensioni fondamentali).

Non Reporting type: Viene utilizzato quando lapplicazione non ha requisiti particolari ma creata solo come supporto o repository di dati di appoggio (ad esempio i tassi di cambio o prezzi). Su questo tipo di applicazioni non possibile assegnare il Work Status

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BPC Administration
Creare unapplicazione: Step 3

Si sceglie lapplicazione da cui copiare lapplicazione che si sta creando. La scelta di tale applicazione andr effettuata in base alle caratteristiche dellapplicazione che si vuole costruire e quelle gi presenti in libreria scegliendo quella pi simile.

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BPC Administration
Assegnare una dimensione ad unapplicazione

Una volta create le dimensioni queste devono essere assegnate allapplicazione di competenza. Dal men Application scegliere lapplicazione da modificare e poi selezionare Modify application.

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BPC Administration
Assegnare una dimensione ad unapplicazione

Selezionare le dimensioni e usare le frecce per aggiungerle o rimuoverle. Al termine, attivare le opzioni a destra e cliccare su Modify Application

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Attivit

Creazione di un Application Set (AppSet) Creazione Dimensioni Creazione Applicazioni Creazione e profilazione utenti Gestione del workflow Implementazione dei Business Process Flows Altre attivit di amministrazione (Audit report, ecc)

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BPC Administration
Security: introduzione
La gestione dellaccesso da parte degli user a informazioni sensibili una parte fondamentale della soluzione BPC. BPC offre uninterfaccia user-frienly per la gestione della security, attraverso due livelli di protezione:

Autenticazione: la componente di Security che descrive chi pu avere accesso al sistema; ogni user assegnato ad uno user name, il cui stato segnalato come Attivo. Lautenticazione controllata attraverso il sistema security di Windows. Autorizzazione: la componente che descrive i set di dati a cui gli user posso accedere, ed determinata dai task assegnati ad ogni user e dai member access profile; lautorizzazione controllato attraverso Analysis Services e MS SQL Server.

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BPC Administration
Le due tipologie di security
La security consente di attribuire le credenziali di accesso secondo due tipologie di profili: Task Profile: determina che tipo di attivit o ruolo lo user pu svolgere in SAP BPC. Member Access Profile: determina le applicazioni specifiche alle quali gli user hanno accesso in Lettura (Read), Scrittura (Write) o non hanno accesso. possibile restringere laccesso anche in relazione alle dimensioni o ai membri. Per abilitare tale funzionalit, occorre che nella applicazione sia stata attribuita almeno una dimensione come secured (ApplicationManage Application) e marcata come R/W (Secured permette laccesso in lettura, lopzione R/W permette di definire anche eventuali permessi di scrittura).

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BPC Administration
Security: attivit
Aggiungere / Nominare ogni user BPC

Assegnare gli user al relativo Team

Assegnare i task profile agli user o al Team

Assegnare i member access agli user o al Team

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BPC Administration
Security: processo
Domains Groups

Users

BPC Users

Member Access Profiles

Tasks Access Profiles

Teams

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BPC Administration
Creare uno User
La fase di creazione di un nuovo utente prevede i seguenti passi: 1. 2. 3. User Setup: tra i domini in elenco, specificare quello per cui si vuole aggiungere un nuovo user; User Detail: fornire lindirizzo e-mail del nuovo user; Assignments: assegnare allo user un team, il task profile e il profilo member access

Durante questa fase, bisogna tenere in considerazione i seguenti aspetti: Lo user di dominio o un local user del server BPC? Si vuole inserire lo user in un team? Quale degli user anche Amministratore? Quali funzionalit del sistema (men, funzioni, pulsanti, ecc.) gli user possono eseguire? A quali membri delle dimensioni gli user hanno accesso?

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BPC Administration
Creare un Team e assegnare gli User
possibile creare nuovi Team e aggiungere user ad un determinato team. Le regole di security impostate per il team si mantengono anche per i suoi membri. Ci consente di gestire la security per pi user che hanno le stesse credenziali allo stesso tempo.

Ogni team pu avere un leader, che rappresenta lunico user che ha laccesso di scrittura sulla cartella di tale
Team. Questo significa che il Leader lunico a cui consentito salvare, cancellare e modificare documenti allinterno di tale cartella.

La fase di creazione di un nuovo Team prevede i seguenti passi: 1. 2. 3. Team Setup: indicare il nome del team e la descrizione (facoltativo); Users: selezionare gli user che faranno parte del team; BPC Access: assegnare al team il task profile e il profilo member access.

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BPC Administration
Definizione Task Profile
La creazione di profili di attivit consente di attribuire agli user/teams quali task (attivit) possono svolgere. Alcuni esempi di utilizzo: inibire i pulsanti/funzioni per linvio dei dati o per lesecuzione di calcoli/procedure di importazioni Impedire linvio di commenti Impedire lesecuzione di report

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BPC Administration
Definizione Task Profile
La fase di creazione di un nuovo Task Profile prevede i seguenti passi: 1. 2. Profile Setup: indicare il nome del profilo e la descrizione (facoltativo); Profile Tasks: selezionare i task (associati alle relative funzioni);

3.

Users: assegnare il profilo creato agli user di interesse.

La fase di creazione di un nuovo profilo Member Access prevede i seguenti passi: 1. 2. 3. Profile Setup: indicare il nome del profilo e la descrizione (facoltativo); BPC Access: selezionare, per ciascuna applicazione, le dimensioni definite come secured, impostare i membri da filtrare ed il livello di accesso (solo lettura o lettura/scrittura); Users: assegnare il profilo creato agli user di interesse.

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BPC Administration
Security: suggerimenti
Lordine consigliato degli step da seguire il seguente: Creare Task e Member Access Profiles. Creare i Team e assegnare i profili alle Team. Creare gli User e assegnare gli User alle Teams. Attenzione allimpostazione della security: evitare di assegnare team ad altri team Quando si assegnano gli accessi, ricordarsi sempre che vince laccesso restrittivo pi forte
Ad esempio, se un utente assegnato ad un team che ha solo il permesso di lettura su tutti i membri

della dimensione Category, ma a livello user ha un permesso di scrittura sullelemento Budget, tutti i
membri del team saranno in grado di scrivere sullelemento Budget

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Attivit

Creazione di un Application Set (AppSet) Creazione Dimensioni Creazione Applicazioni Creazione e profilazione utenti Gestione del workflow Implementazione dei Business Process Flows Altre attivit di amministrazione (Audit report, ecc)

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BPC Administration
Work Status: overview
Il work status permette di tracciare, approvare e bloccare i dati immessi nel sistema definendo un workflow autorizzativo che pu essere adattato alle specifiche esigenze. Ad esempio, alla chiusura di fine mese, dopo che sono stati inviati tutti i dati, si potrebbe pensare di bloccare i dati in modo che nessuno li possa pi modificare, cos da poter generare i report. Durante il processo approvativo possibile inviare documenti (pdf, ppt, doc) a supporto dei dati immessi (ad esempio per spiegare alcune valorizzazioni immesse)

Il workflow permette ai responsabili di verificare che limmissione dei dati sia stata completata e
che i numeri siano corretti; in caso contrario pu richiedere che vengano reimmessi.

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BPC Administration
Work Status Setting per lApplication Set (1)

Definire i work status significa specificare CHI pu effettuare modifiche ai dati allinterno di un database e CHI pu cambiare il work state in un data set. Nella definizione delle specifiche dellapplication set, necessario determinare:

I vari livelli di Work Status;


Lordine in cui i livelli devono essere eseguiti; Le impostazioni di blocco per ogni livello, per ogni interfaccia; Le persone che controllano ogni livello del work status.

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BPC Administration
Work Status Setting per lApplication Set (2)

Le aree di BPC per le quali possibile controllare il livello di security sono le seguent:

DM: esecuzione dei pachhetti tramite il Data Manager JRN: gestione dei Journals

MAN: invio dati immessi manualmente


COMM: invio dei commenti DOC: invio dei documenti di supporto

Lamministratore imposta le condizioni di blocco per ogni interfaccia, ad ogni livello di work status I livelli di security sono i seguenti:

All: tutti hanno diritto allaccesso Locked: nessuno ha accesso Mgr: il manager di una entit pu utilizzare linterfaccia Owner: lowner di una entit pu utilizzare linterfaccia

Il settaggio ControlledBy definisce chi pu cambiare lo status precedente allo status selezionato per le aree sopraindicate:

Owner: lutente definito nella propriet Owner del membro della dimensione che definisce lapproval organization Mgr: lutente attribuito al padre del membro della dimensione che definisce lapproval organization Both: sia lOwner che il Manager

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BPC Administration
Work Status Setting per lApplication Set (2): esempio

Store5 figlio di CONEUROPE, perci il Manager CONEUROPE. del membro Store5 di (demo5a\euromanager) lowner

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BPC Administration
Work Status Setting per lApplicazione (1)

necessario decidere quale dimensione contiene lapproval organization, cio la dimensione che guida il processo approvativo (in genere la dimensione Entity) e per la quale si vuole tracciare lo stato dei deliverable

Si pu definire solo un approval organization per ogni applicazione di un application set. Si deve definire lincrocio dei dati dellapplicazione affinch il sistema permetta il cambiamento dei work states (condizione: quellincrocio deve valere 0)

Per ogni dimensione occorre definire il work state:

Yes: la dimensione verr utilizzata per tracciare il work status

No: la dimensione verr esclusa dal tracciamento del work status


Owner: la dimensione utilizzata per determinare lapproval organization e la gerarchia

Quando si seleziona No, quella dimensione deve contenere un membro che sia incluso nel processo di validazione per il work status.

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BPC Administration
Work Status Setting per lApplicazione(2)

necessario tenere in considerazione le seguenti regole:


1.

Il metodo in default di gestione del work status BOTTOM UP; ci significa che lo status di un parent non pu essere pi alto di un status del proprio child. Secondo la logica BOTTOM UP, il massimo livello di status che un parent pu avere il minimo livello impostato tra suoi children. Il minimo livello di status che un child pu avere lo status del suo parent immediatamente superiore. Per esempio, se lo status del parent Submittted, lo status del child pu essere almeno Submitted. Lowner di una Entity pu definire il work state di ogni state designato come OwnerState. Il manager di una Entity pu definire il work state di ogni state designato come ManagerState. Il manager lowner di un membro di livello PARENT. Lowner di un membro di livello PARENT il manager di tutti i suoi DESCENDANTS.

2.

3.

4. 5. 6.

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Attivit

Creazione di un Application Set (AppSet) Creazione Dimensioni Creazione Applicazioni Creazione e profilazione utenti Gestione del workflow Implementazione dei Business Process Flows Altre attivit di amministrazione (Audit report, ecc)

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BPC Administration
Business Process Flow

Consente di impostare la sequenza di task che ogni dipartimento deve eseguire.

Tutti i moduli di SAP BPC, BPC Web, BPC Office, BPC Administration, posso essere utilizzati allinterno du un process flow.

Utilizza uninterfaccia simile a quella di Explorer per guidare gli utenti finali attraverso i task sequenziali predefiniti. Utilizza le data region, che consentono di impostare un unico process flow che pu gestire pi applicazioni allinterno di unapplication set.

Una data region serve come chiave per lapertura di una singola istanza del process flow, ed imposta il punto di vista su incroci gi definiti

Consente ai gestori del sistema di:


Monitorare il work in progress degli utenti Iniviare automaticamente e-mail notifications agli utenti in momenti predeterminati per facilitare il loro lavoro

Coordinare le approvazioni richieste per ogni step del process flow

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BPC Administration
Creare un Business Process Flow (1)

Selezionare Business Process Flow tra le cartelle a sinistra Selezionare Add a New Business Process Flow nel pannello che mostra le azioni possibili a destra.

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BPC Administration
Creare un Business Process Flow (2): Setup BPF
Prevede lesecuzione di 4 step

Per il primo step necessario completare il task A. Define BPF prima di continuare con gli altri task; I Task B, C e D non devono necessariamente essere completati in ordine consecutivo.

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BPC Administration
Creare un Business Process Flow (3): Setup BPF
A. Define BPF

Consente di assegnare le seguenti propriet al BPF: B. Nome Descrizione Controlling Application: lapplicazione la cui dimensione di tipo Time governer il BPF Owner: lo user che verr avvertito quando lo step stato completato

Define Data Region

Mostra le dimensioni della Controlling Application e definisce la base region (incrocio di dati predefinito) per cui il BPF progettato Gli utenti finali che eseguono il BPF possono selezionare una data region differente, in base alle necessit La drive dimension la dimensione che comune a tutte le data region che gli utenti posso utilizzare per completare i task del BPF la drive dimension deve avere impostata e compilata la propriet Reviewer Le identity dimension sono tutte le dimensioni che verranno utilizzate in un BPF La dimensione di tipo Time automaticamente selezionata

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BPC Administration
Creare un Business Process Flow (4): Setup BPF
C. Define Timing

Questi step consente di impostare: Recurrence pattern (ricorrenza del BPF): Daily, Weekly, Monthly, Quarterly, Yearly, o Once. Activation date e time: specifica la data e il tempo in cui il BPF diventer attivo. Notification time: e-mail automatiche verranno iniviate agli user BPF per ricordare loro i task da eseguire D. Set Access Consente di specificare quali user o team possono accedere al BPF

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BPC Administration
Creare un Business Process Flow (5): altri step
Add Steps/Substeps

Permette di organizzare il men delle attivit da eseguire E possibile stabilire un ordine sequenziale vincolante (per eseguire un passo successivo deve essere completato quello precedente) o meno Se lordine vincolante, per poter essere chiuso, uno step deve essere soggetto ad approvazione

Define action

Lo step Define Actions definisce, per ogni step/substep, le azioni da eseguire Ad esempio aprire una scheda di input o pubblicare un report Queste azioni vengono inserite come link nellAction Pane

Finish

Completa la creazione del BPF Per renderlo immediatamente disponibile occorre selezionare Enable BPF

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Attivit

Creazione di un Application Set (AppSet) Creazione Dimensioni Creazione Applicazioni Creazione e profilazione utenti Gestione del workflow Implementazione dei Business Process Flows Altre attivit di amministrazione
Ottimizzazione Concurrent Lock Audit report AppSet e Application parameters

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BPC Administration
Modalit di immagazzinamento dei dati
In SAP BPC limmagazzinamento dei dati di una applicazione avviene allinterno di tre tabelle di sistema. Le tabelle si distinguono in base alle quantit di dati che possono contenere, il tempo e la possibilit di vedere i dati appena inviati senza processare il database.

Real Term (Fact WB): la tabella che contiene la quantit minore di dati ma che consente limmediata
visualizzazione degli stessi, al fine di consentire un immediato riscontro degli stessi da parte degli utenti. I dati inseriti (schede di input di BPC for Excel o tramite lopzione Live Reporting di BPC Web) vengono registrati in una tabella real-time. Una pulizia periodica dei dati real-time migliora notevolmente le prestazioni del sistema.

Short Term (Fac2): una tabella intermedia in cui possibile caricare i dati. A differenza della real term per i dati contenuti non sono visibili in real time ma solo dopo aver processato il cubo.

Long Term (Fact): la fonte principale di memorizzazione dei dati. Periodicamente o subito dopo il caricamento dei dati questi vengono spostati allinterno di questa tabella in modo da renderli visibili per lutente. Anche per questa tabella i dati contenuti non sono visibili in real time ma solo dopo aver processato il cubo.

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BPC Administration
Opzioni di ottimizzazione dei dati
Lottimizzazione delle applicazioni avviene spostando i dati da una tabella allaltra consentendo un aumento delle performance del sistema in termini di riduzione dei tempi di calcolo. Le opzioni di ottimizzazione interagiscono con le tre tipologie di tabelle in modo differente:

Lite Optimization: Rimuove i dati Real-time dalla relativa tabella e li registra in uno di tipo Short-term. Questa operazione non richiede che il sistema sia offline.

Incremental Optimization: Rimuove i dati sia dallo storage di tipo Real-time che da quello di tipo Short-term, registrandoli entrambi nello storage di tipo Long-term. Questoperazione richiede che il sistema sia offline, perci preferibile avviarla lontano dai picchi di attivit.

Full Process Optimization: Rimuove contemporaneamente i dati sia dallo storage Real-time che da quello Shortterm e processa le dimensioni. Questoperazione richiede che il sistema sia offline e, normalmente, pu impiegare molto tempo per il suo completamento (la durata proporzionale al numero di record presenti in tabella ed al numero di dimensioni che compongono lapplicazione). pertanto preferibile avviarla quando il sistema in tempo di fermo.

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BPC Administration
Ottimizzazione di unapplicazione: step operativi

Dalla Admin Console, selezionare Application, e poi scegliere la Applicazione richiesta.

Dalla Action Pane - Manage Applications, fare click su Select Optimize application.

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BPC Administration
Ottimizzazione di unapplicazione: step operativi

Selezionare la/le applicazione/i da ottimizzare.

Selezionare il Process Type di interesse: Lite, Incremental, oppure Full Optimize. Lopzione Compress Database somma gli incroci multipli per una stessa current view su un unico record. In questo modo si ottimizza lo spazio allinterno delle tabelle, riducendo il numero dei record.

Fare click su Optimize Applications (in base alla dimensione delle applicazioni e alle opzioni selezionate, il processo pu impiegare diverso tempo)

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BPC Administration
Concurrent Lock

Il Concurrent lock impedisce agli utenti di inviare contemporaneamente dei dati sullo stesso incrocio.

Utilizzando la Admin console, possibile personalizzare un set di dimensioni (3-5) che vengono bloccate in fase di inserimento dei dati. Se utenti distinti inviano dei valori sugli stessi membri delle dimensioni del set, linserimento corretto sar il primo. Quelli successivi effettuati nello stesso momento verranno respinti.

In fase di invio dei dati al server un motore di interrogazione effettua una verifica su due parametri : Work Status Sending Lock (Concurrent data locking)

Le dimensioni definite per la Concurrency Lock e Work Status Locking non necessariamente devono coincidere. Attenzione al numero di dimensioni inserite in Concurrent Lock (incide sulla performance del sistema). Le impostazioni di Concurrent Lock si definiscono a livello di applicazione.

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BPC Administration
Concurrent Lock: step operativi

Per definire un concurrent lock:


1.
2. 3. 4.

Dalla Admin Console, espandere il nodo Application


Espandere il nodo dellapplicazione di interesse Fare click su Concurrent Lock Tramite il men a tendina, selezionare Yes in corrispondenza delle dimensioni su cui si vuole applicare un concurrent lock

5.

Fare click su Confirm Concurrent Lock

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BPC Administration
Period Lock

Attraverso il Work Status Settings possibile bloccare laccesso di utenti a una specifica Category per uno specifico periodo di tempo

Ad esempio, possibile bloccare la categoria Actual per uno specifico periodo di tempo dopo la

chiusura di fine mese.

Si utilizza questo metodo piuttosto che sviluppare un modello di security complesso che richiederebbe frequenti aggiornamenti.

Ove necessario, possibile assegnare utenti multipli alle Entities


Ad esempio, possibile aggiungere lutente amministratore come ulteriore Owner di un membro della dimensione Entity per facilitare il processo di blocco.

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BPC Administration
Audit: introduzione

possibile impostare lopzione di tracciatura delle attivit svolte e dei dati inseriti sul sistema. Limpostazione pu avvenire per singola applicazione e per Category. necessario selezionare unapplicazione dalla current view per attivare lopzione Manage Audit

possibile tracciare:

Attivit relative ai dati Attivit di amministrazione Attivit degli utenti

Possono essere tracciate le attivit di aggiornamento dati eseguite tramite

BPC for Excel


Data Manager (Input, Clear, Move, etc.) Logic Execution Live Report Journals

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BPC Administration
Audit Report

La reportistica sulle verifiche viene gestita tramite il comando Launch BPC System Reports del modulo BPC Web

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BPC Administration
Report delle verifiche

Selezionare il tipo di informazioni da visualizzare in forma di report: Verifica delle attivit svolte (Audit Activity Report) Verifica dei dati inseriti/movimentati (Audit Data Report)

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BPC Administration
Audit Activity Report

Consente di verificare le attivit, e non i dati, svolte in SAP BPC dagli utenti Funzioni (modifica dei team, modifica delle dimensioni, modifica delle tipologie di documenti)

Fonte (nome dei team, nome delle dimensioni, nome dellapplicazione) Parametro (dove possibile, come ad esempio il Full Process nellottimizzazione) Campo (note sulla storia degli inserimenti: ad esempio linserimento di una nuova dimensione)

Valore precedente
Nuovo valore

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BPC Administration
Audit Activity Report: form di selezione

Selezionare i parametri di interesse

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BPC Administration
Audit Activity Report: schermata di riepilogo

Selezionare i parametri di interesse

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BPC Administration
Audit Data Report

Consente di monitorare linserimento dei dati e le eventuali cancellazioni fatte dagli utenti Consente di definire quali dimensioni necessario raggruppare per riga Consente di definire 3 dimensioni/task da visualizzare in colonna Consente di definire 2 tipologie di current view di report e utilizzarle come filtro

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BPC Administration
Audit Data Report: form di selezione

Selezionare i parametri di interesse

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BPC Administration
Audit Data Report: schermata di riepilogo

In seguito un esempio di report finale.

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BPC Administration
AppSet Parameters
Gli amministratori che hanno il diritto di accedere alle security dellAppSet, possono anche modificare i parametri dellApplication Set:

I parametri che richiedono limpostazione di un valore sono segnalati come REQUIRED; se il campo viene lasciato vuoto, automaticamente si accetta limpostazione di default. I parametri, per cui limpostazione opzionale, sono segnalati come OPTIONAL; il campo si pu lasciare vuoto o cancellarlo.

Per impostare i parametri dellApplication Set:


Aprire BPC Administration, dallaction pane di Administration Configuration selezionare Set AppSet parameters. Modificare i parametri secondo le proprie esigenze, e cliccare Update.

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BPC Administration
AppSet Parameters
I principali parametri sono illustrati di seguito: 1. 2. APPROVALSTATUSMAIL: definisce se inviare una mail agli owner o manager quando viene effettuata una modifica nel work status. (OPTIONAL) APPROVALSTATUSMSG: consente di definire un messaggio personalizzato che viene inviato quando un work status subisce delle modifiche. Il messaggio applicabile a tutte le applicazioni dellApplication Set. possibile personalizzare il messaggio, utilizzando alcune variabili, quali: %USER% (nome dellutente che ha cambiato lo status); %ED% (dimensione Entity); %EM% (membro della dimensione Entity); %CD% (dimensione Category); etc. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. AVAILABLEFLAG: controlla se il sistema offline; YES significa che il sistema online e disponibile per linvio di dati al database. (REQUIRED) AVAILABLEMSG: il messaggio che viene visualizzato dagli utenti, che tentano di accedere ad unapplicazione offline. (REQUIRED) AVAILABLEURL: il nome della pagina web che viene visualizzata dagli utenti che tentano di accedere ad unapplicazione offline. (REQUIRED) UPLOADTEMP: cartella temporanea in cui vengono salvati i documenti Content Library. (REQUIRED) SMTPPORT: numero di porta per il server di posta SMTP. La porta di default la numero 25. (REQUIRED) SMTPSERVER: il nome o lindirizzo TCP/IP del server SMTP che il sistema usa per inviare le mail. (REQUIRED) SMTPUSER: lo username da cui le email vengono generate. (REQUIRED)

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BPC Administration
Application Parameters
Gli amministratori che hanno il diritto di accedere alle security dellApplication, possono anche modificare i parametri dellApplication. Alcuni parametri controllano il comportamento dellapplicazione; pi applicazioni allinterno di un application set possono avere gli stessi parametri impostati in modo differente:

I parametri che richiedono limpostazione di un valore sono segnalati come REQUIRED; se il campo viene lasciato vuoto, automaticamente si accetta limpostazione di default. I parametri, per cui limpostazione opzionale, sono segnalati come OPTIONAL; il campo si pu lasciare vuoto o cancellarlo. Molti dei parametri journal (JRN_) sono utilizzati dal modulo dei Journals, utilizzato tipicamente per applicazioni di tipo Statutory Consolidation per governare alcune funzioni/opzioni. Possono essere impostati, ad esempio, per generare valori automatici di chiusura, blocchi di inserimento dati, e cambi di segno automatici di specifici account.

Per impostare i parametri dellApplication Set:

Aprire BPC Administration, dallaction pane di Administration Configuration selezionare Set Application parameters. Modificare i parametri secondo le proprie esigenze, e cliccare Update.

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BPC Administration
Application Parameters
I principali parametri sono illustrati di seguito: 1. APPROVALORG: se si vuole utilizzare il Work Status, necessario compilare questo campo al fine di identificare i

livelli di gerarchia (H1, H2, H3, ..., Hn) con cui si vuole tenere traccia dei deliverable del work status. Se questo
campo viene lasciato vuoto, la traccia del work status non abilitata. 2. DimsForFactTblIndex: le tabelle Fact e Fac2 usano un indice clusterizzato, e la tabella Wb usa un indice composito. I campi di default e lordine dellindice Category, Time, Entity, Account, RptCurrency; se si vogliono modificare lordine o i campi, inserirli in questo parametro. 3. 4. 5. TOPDOWN: indica il verso con cui agisce il controllo del work status. 0=bottom up approval; 1=top down work status. (REQUIRED) WORKSTATUSVALIDATE: N/A, Yes o No. YTDINPUT: controlla se il dato in input in formato year-to-date. Le opzioni sono: 1, che significa formato yearto-date; o 0, che significa formato periodico. (OPTIONAL)