Introduccin a las Macros

Macros
Hay tareas comunes que se realizan una y otra vez en Excel? Por ejemplo Se aplica a menudo la misma combinacin de formatos o se recibe semanal o mensualmente informacin que organiza y analiza siempre del mismo modo? En estos casos se puede utilizar una forma (macro) para combinar todos los pasos de una misma tarea en un nico comando.

Qu entenderemos por Macro?

Una macro es una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo: todos los das se emplea frecuentemente en las celdas los mismos pasos: ajustar el tamao, tipo y color de la fuente y cambiar el formato a la celda entre otros. Para evitar repetir esos pasos uno por uno, se pueden almacenar en una macro y cuando se ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que se desee.

Cmo crear una Macro?

Existen 2 formas de crear una Macro. Una de ellas consiste en grabar la macro y la segunda en escribir el cdigo para programarla, para esta ultima es necesario tener conocimientos intermedios de programacin. De ah que, la grabacin de la macro es la forma mas sencilla y comn de crear una macro, para el usuario no especialista. En este sentido la macro graba los clics del mouse y las pulsaciones de teclas mientras se trabajan, y permite reproducir mas adelante la secuencia de pasos que se sigue para realizar una determinada tarea Cuando se ejecuta la macro, esta reproduce los mismos comandos en un orden idntico, haciendo que Excel se comporte como se estuviesen introduciendo los comandos manualmente.

Cmo realiza Excel la grabacin?

Excel graba las instrucciones y utiliza el lenguaje de programacin llamado Visual Basic para aplicaciones (VBA) para generar el cdigo de la secuencia de pasos realizados. Si la macro resultante no hace exactamente lo que se desea o si se requiere agregar funcionalidad adicional, se puede editar el cdigo generado despus de grabarla y personalizarlo. La automatizacin de tareas repetitivas mediante macros VBA en Excel otorga numerosas ventajas como lo son la erradicacin de errores de clculos humanos, ahorro de tiempo de trabajo, resolucin de clculos complejos, eficacia, eficiencia, etc.

Grabacin de Macros
A continuacin se detalla el proceso bsico para grabar una macro: 1. Hacer clic en la pestaa Vista, luego en la opcin Macros y ah en Grabar Macro

Opcionalmente en cualquier momento en la parte inferior de la hoja de Excel

 Por cualquiera de las dos formas anteriores de invocar una macro, aparecer el siguiente cuadro de dialogo:

2. En el cuadro de texto Nombre de la macro, escribir el nombre de la macro. Este se digita sin espacios o en lugar de espacios se pueden digitar guiones bajos. 3. Tanto los cuadros Mtodo abreviado, Guardar macro y Descripcin. Son campos opcionales del cuadro de dialogo Grabar macro. El mtodo abreviado consiste en digitar un numero o letra en el cuadro de texto, de esta forma la macro se ejecutara al presionar la combinacin de teclas <CTRL+caracter> 4. Hacer clic en Aceptar. En este momento se grabaran todos los movimientos que se realicen en Excel. En consecuencia es muy probable que se graben pasos innecesarios en el proceso. 5. Una vez finalizada la grabacin se debe hacer clic en Macros y luego detener grabacin

Usando las Macros creadas:

Se tienen 3 opciones: 1. Ejecutando Vista >Macros > Ver macros , y elegir en la ventana de dialogo la Macro deseada y luego ejecutar.

2. Asignando la Macro a objetos tales como botones, formas, imgenes, etc., para ello se debe dar clic al Botn de Office y seleccionar Opciones de Excel, luego activar la opcin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y luego clic en Aceptar

 Lo anterior se hace debido a que por defecto, esta opcin no esta activa en el men de opciones. Luego hacer clic en la pestaa Programador y en ella la opcin Insertar buscar Botn

 Luego se crea en la hoja un botn al cual puede cambirsele el nombre y asignarle una macro. Para asignar la macro, se debe dar clic derecho sobre el botn y seleccionar la opcin Asignar macro ,si es que no se activa automticamente Luego haciendo clic en el botn creado se ejecutara la macro. En lugar de insertar un botn, tambin se pueden insertar formas, imgenes, fotos, etc. Y de la misma manera se les puede asignar una macro

3. Asignar una combinacin de teclas para ejecutar la macro Para ello, ejecutando Vista > Macros > Ver macros > Opciones. En el cuadro Tecla de mtodo abreviado, se debe escribir la tecla que se utilizara con CTRL para ejecutar la macro. Nota Importante: Se tiene que evitar utilizar una combinacin de teclas que se use para otras operaciones de Excel, tales como CTRL+C para copiar.

 Cuando se graba una macro, se genera un cdigo que se guarda en el Editor de Visual Basic. Para entrar a este editor hay dos formas practicas. La primera forma es ejecutando Programador > Visual Basic y se visualiza la ventana siguiente:

 La segunda forma consiste en hacer clic en la pestaa Programador > Macro y luego en Modificar. Ya en el ambiente de Visual Basic se debern tener nociones de programacin a efecto de poder modificar o crear una macro.

Ejemplo 1
Se creara una macro que modifique el formato de una celda. Primero se cambiara el color de fondo a amarillo, luego el color de la fuente a rojo y por ultimo se centrara el texto en negrita. Seleccionar la opcin de Grabar macro y luego asignar el nombre Ejemplo 1. Tambin se asigna la combinacin de teclas: <Ctrl+m>. Opcionalmente una descripcin.

 Al estar listo se da clic en Aceptar. Al momento de graba, se debe tener especial cuidado de no hacer clic en ninguna celda, ya que al hacerlo, esta operacin queda registrada en la macro y la prxima vez que se ejecute, solamente se modificara dicha celda. Las acciones que se deben realizar son: cambiar el color de fondo de la celda a amarillo, cambiar el color de la fuente a rojo, centrar el texto y por ultimo aplicar Negrita. Luego se debe parar la grabacin de la macro. Para ejecutarla, se puede presionar la combinacin de teclas que se le asigno, en este caso Ctrl+m Alternativamente, tambin se puede presionar < Alt+F8 > para mostrar el cuadro de dialogo Macro y seleccionar la macro Ejemplo 1

 Para visualizar el cdigo generado por la grabacin de la macro, se debe abrir el cuadro de dialogo Macro, seleccionar la macro Ejemplo1 y dar clic en Modificar