Administracin de Almacenes e Inventarios

Correo elec: galavizmg@hotmail.com

Lic. Gregorio Galaviz Martnez

EXPOSITOR

Operaciones en el Almacn
Descarga Recepcin Retiro Picking/ Surtimiento Control y Manipulacin Almacenaje

Embalaje y Etiquetado Consolidacin Preparacin Despachos Despacho Carga

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El Papel de los Almacenes en la Organizacin

En la administracin moderna, el almacn es un medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las Ventas, Control de Inventarios, Produccin y Distribucin.
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Gestin del Almacn

Uno de los requisitos principales para la consecucin de este objetivo es la organizacin de un sistema de gestin eficaz del almacn. Para ello resulta esencial lograr que el sistema de gestin no slo aumente la capacidad y productividad del almacn sino que a la vez mejore su calidad de servicio.

 PORQUE SON NECESARIOS LOS ALMACENES ?

Funciones del Almacn

Para prevenir variabilidades entre oferta y demanda Para la creacin de un stocks de seguridad Por razones de Emergencias (Stocks por razones de inversin)

HACER QUE LAS COSAS SE MUEVAN Y MOVERLAS EFICIENTEMENTE

Maximizar el espacio del almacn

Minimizacin de la Operacin del flujo de materiales Manejo de Informacin relacionada con la operacin
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Tipos de Decisiones en los Almacenes

Estratgicas
Planificacin del Largo Plazo Ubicacin Cantidad Volmenes Proveedores Clientes Capacitacin

Operativas
Programacin de las Actividades Recepcionar Registrar Controlar calidades, cantidades y formas Decidir el lugar y forma de almacenamiento Preparar pedidos Decidir camiones (a veces coordinarlo) Despachar Percibir conformidades de Clientes Devoluciones
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Responsabilidades del Jefe del Almacn

El uso eficaz del personal, el espacio y el equipo El flujo eficiente de los bienes desde su recepcin hasta su expedicin El mantenimiento de los sistemas para la gestin y el control de la operacin del almacn El valor y el volumen del stock en el almacn, en trminos de integridad (no desperfectos) y seguridad (que no hayan robos) Asegurar que las operaciones se realicen en un entorno seguro Retirar los bienes recibidos e identificar las ubicaciones de almacenaje rpidamente Retirar y expedir los bienes para conseguir el nivel de servicio

Revisar continuamente las localizaciones del stock para minimizar las distancias a recorrer para el almacenaje y la retirada
Revisar continuamente el espacio disponible para asegurar la mxima utilizacin

Mantener todos los procedimientos y estndares de trabajo para permitir una respuesta a las fluctuaciones del negocio
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Las operaciones del almacn

rea de Recepcin Funciones:
Recibir los bienes y descargar los vehculos de forma rpida y eficiente Controlar que las cantidades recibidas sean las correctas Extraer muestras para el control de calidad

Forma de recepcin de los bienes

Uso de muelles de descarga
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Las operaciones del almacn

Recepcin
De un proveedor pueden recibirse en forma de: Materias primas y componentes para un proceso productivo (cuando el almacn est ubicado cerca de una planta productiva)

Productos acabados que han de ser almacenados y expedidos en la misma forma en que han sido recibidos
De una unidad de produccin ubicada cerca del almacn. En este caso las recepciones pueden ser: Productos acabados para ser expedidos Productos en curso que sern requeridos por una unidad productiva 12

Las operaciones del almacn

Actividades en la recepcin
Establecer el rea correcta de descarga y cerciorarse de que es segura y adecuada para la operacin. Registrar la llegada del vehculo y anotar el nmero del sello, si procede. Romper el precinto. Revisar la documentacin. Asegurar que el vehculo es seguro antes de la descarga. Consolidar los productos, si es necesario. Revisar los productos. Informar en seguida de las discrepancias y los problemas. Determinar la ubicacin de almacenaje para los productos y retirarlos del rea de recepcin lo ms rpidamente posible.
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Las operaciones del almacn

Recepcin (Tareas)
Abrir /cerrar puertas Registrar la entrada del vehculo Llamar al vehculo para la descarga Comprobar la documentacin Quitar el sello y abrir el vehculo Descargar Revisar los productos y controlar la calidad Firmar los documentos Revisar Tarimas Etiquetar materiales/ productos/ paletas Introducir el material recibido en el sistema de informacin

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Las operaciones del almacn

rea de almacenaje
Espacio ocupado por los productos

Espacio ocupado por el equipo donde se almacenan los productos

Espacio necesario para la manipulacin y acceso a los productos (Pasillos) Pasillos transversales Ocupacin real: 25-35% del espacio cbico disponible
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Las operaciones del almacn

Almacenaje (Tareas)
Obtener instrucciones sobre la ubicacin Trasladarse hasta la ubicacin y encontrar los huecos Registrar las ubicaciones utilizadas Colocar los materiales/ productos en su ubicacin Consolidar paletas incompletas Trasladar/ ordenar las paletas Obtener instrucciones de reposicin Informar/ eliminar los productos daados Informar de las acciones

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Las operaciones del almacn

Preparacin de pedidos (Tareas)
Recoger los documentos de picking Recoger el equipo para el transporte Localizar la primera ubicacin de picking Comprobar y recoger la cantidad apropiada Desplazarse a las siguientes ubicaciones de picking Notificar las discrepancias/ daos en los productos Trasladarse al rea de clasificacin, consolidacin, empaquetado y envo Notificar las necesidades de reposicin Completar y transmitir la documentacin
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Las operaciones del almacn

rea de expedicin
reas de comprobacin y consolidacin de los productos rea para disponer el producto en cajas y paletas rea de envo en dos etapas para conseguir una mayor seguridad

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Las operaciones del almacn

Expedicin (Tareas)
Revisar las notas/ los productos Volver a empaquetar /volver a paletizar Registrar el lote/ los nmeros de serie Preparar la documentacin Etiquetar los envos Consolidar la carga Confirmar la carga/ la documentacin Cargar el vehculo por orden Permitir el movimiento del vehculo Abrir/ cerrar puertas
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Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada:

El

sistema de gestin del almacn El modelo de almacenamiento.

QU ES ALMACENAMIENTO?

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de: i. La informacin respecto a tiempos de adelanto. ii. Disponibilidades de materiales iii. Tendencias en los

FUNCIN DE LOS ALMACENES

Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos punto de reorden inventarios de seguridad).

FUNCIN DE LAS EXISTENCIAS:

Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de: Retraso en el abastecimiento de materiales. Abastecimiento parcial. Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.

ELECCIN DEL TIPO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. Tipos de materiales que sern almacenados. Numero de artculos guardados. Velocidad de atencin necesaria.

La disposicin del almacn deber ser tal que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deber minimizarse:

El Espacio empleado, utilizando al mximo el volumen de almacenamiento disponible.

El Trfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos.
Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y a la utilizacin de cargas completas. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.

LAS PRINCIPALES TCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES SON:

Carga unitaria Cajas o cajones Estanteras Columnas Apilamientos Contenedores flexible

Factores a tomar en cuenta para el diseo de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas relacionados: Tamao Peso Durabilidad Duracin Tamao de los lotes Costos

SEGN SU RELACIN CON EL FLUJO DE PRODUCCIN.

Almacenes de materias primas: aquellos que contienen materiales, suministros, envases, empaques, etc.; que sern posteriormente utilizados en el proceso de transformacin productiva. Almacenes de productos en Proceso: aquellos que sirven de colchn entre las distintas fases de obtencin de un producto. Almacenes de productos terminados: son los que se usan exclusivamente para almacenar productos del final del proceso de transformacin productivo. Almacenes de materia auxiliar: sirven para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser relativa.

Almacenes de preparacin de pedidos y distribucin: su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposicin del cliente.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO

Cdigo de Barras

Forma sencilla y eficaz para identificar y controlar los materiales.

ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL ALMACENAMIENTO DE ALTA DENSIDAD

Medios de movimiento de cargas. Medios de almacenamiento. Tipo de ubicaciones. Caractersticas.

CMO OBTENER EL ALMACENAJE IDEAL?

Para lograr un almacenaje ideal que minimice los tiempos de manipulacin almacenamiento Evitar esfuerzos excesivos de los trabajadores Reducir costos, y al mismo tiempo realizar las actividades de forma ms eficiente, son necesarios diversos equipos, entre los que destacan los racks, por su simple estructura y acceso directo de la mercanca.

El papel y el propsito de un almacn

Elementos constituyentes de un almacn

Los recursos humanos El espacio Los equipos

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El papel y el propsito de un almacn

Costos de un almacn

PERSONAL 48%

ESPACIO 42%

EQUIPOS 10%

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El papel y el propsito de un almacn

Costos de un almacn (Personal)

Actividad Recepcin Almacenaje Preparacin de pedidos Consolidacin /expedicin Otros

Costo 13% 12% 43% 20% 12%

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El papel y el propsito de un almacn

Ciclo de Gestin del almacn
Hiptesis sobre volmenes
PRESUPUESTO ANUAL

Hiptesis sobre costos

Resultados en las operaciones Costos

Utilizacin Productividad Recursos disponibles ANLISIS PLAN DE RECURSOS Rotacin planeada Estndares

OPERACIONES E INFORMES Cambios y ajustes

PROGRAMACIN DIARIA

Decisiones

Recepciones planificadas

Envos planificados

Niveles de stock

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OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES

Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. Mayor rapidez de operacin en los procesos de entrega. Control eficiente y expedito del manejo de materiales. Reduccin de costos de almacenamiento.
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PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES

1) 2)

3)
4) 5)

Planificacin y Organizacin. Recepcin de materiales. Almacenamiento. Movimientos internos. Despacho de materiales.

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COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

A pesar de ser una funcin importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; stos son:

Depreciacin de equipos, instalaciones y edificios. Supervisin, mano de obra, manejo interno de materiales. Consumo de energa, combustible, calefaccin. Seguros. Deterioros, prdidas y obsolescencia. Intereses sobre el valor de los materiales almacenados. MENCIONE OTROS COSTOS?
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FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTO

Contar con referencias nicas entre productos y ubicaciones. Contar con el Plano de Bodega actualizado. Controlar la regla de salida predefinida (PEPS UEPS). Mantener los registros de existencias actualizados. Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artculo. Vigilar la rotacin de productos. Mantener en ptimas condiciones los implementos de seguridad.

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GESTION DE INVENTARIOS Y GESTION DE ALMACENES

Gestin de Inventarios QU? CUNTO? CUANDO? Gestin de Almacenes DNDE? CMO?

DEBE SER ALMACENADO?

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Los Almacenes Los factores que generan conflicto en los inventarios:

BAJAR
Optimizar recursos financieros Bajar costos de almacenamiento

INVENTARIOS
SUBIR
Cubrir riesgos de abastecimiento Compras econmicas

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Conceptos generales inventarios

Inventario, es la Cantidad almacenada de materiales. Su propsito:
Proteccin contra incertidumbre. Adaptar la oferta a diferentes niveles de la demanda. Reducir el tiempo de entrega. Reducir costos.

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Funcin de los inventarios:

1. Ayudar a la independencia de operaciones -Continuidad de las variaciones de demanda. 2. Determinar condiciones econmicas de aprovisionamiento. 3. Determinar la ptima secuencia de operaciones. 4. Uso ptimo de la capacidad productiva.

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Porque es importante controlar los inventarios en los Almacenes?

La magnitud de los inventarios puede llegar al 30% del total de sus activos y al 90% de su activo circulante. Por lo tanto es fundamental controlar los inventarios para mantener un equilibrio adecuado a travs del flujo que se produce por todos los procesos de la cadena de abastecimiento.
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El Objetivo econmico y financiero de controlar los inventarios

Dar respuestas a tres preguntas bsicas de reposicin de inventarios:
1. Cundo debe colocarse una orden de pedido para el Almacn?
2. Qu cantidad del material debe pedirse en la orden? 3. Con qu frecuencia debe ser revisado un tem para volver a responder las dos preguntas anteriores?
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Poltica de gestin de inventarios

Una poltica de gestin de inventarios busca agrupar los factores que intervienen en el abastecimiento y determinar un modelo que responda las 3 preguntas bsicas de reposicin de inventarios.(Qu?,Cuanto? Y Cundo?) Los pasos bsicos son: Identificar y clasificar los inventarios. Identificar el tipo y variables de la demanda. Identificar los costos y los plazos de tiempo. Disear un modelo de gestin.
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Identificacin y Clasificacin de Inventarios

La clasificacin del inventario busca simplificar, priorizar y orientar a la poltica de gestin de inventarios, a fin de hacer una reposicin econmica y financieramente adecuada. Una primera clasificacin tpica de los inventarios esta basada en la importancia econmica del inventario conocido como Clasificacin ABC y esta basado en la teora de Pareto.

Esta clasificacin ABC que se basa en la acumulacin de volumen de dinero puede estar basado en diferentes criterios: volumen de consumo, volumen de inventario, volumen de compra, etc. pero finalmente nos sirve para determinar el grado de importancia que le debemos dar a cada producto por lo que representa en dinero.

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Importancia de conocer la demanda

El conocimiento de la demanda y de el material en s, son la base importante para que la persona encargada de decidir la reposicin tenga una gama de posibilidades para definir el modo de re-aprovisionamiento.

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Los Costos
Los costos relevantes a tener en cuenta en los modelos de inventario son: El costo de aprovisionamiento, que se desdobla en costo del pedido y de la emisin del pedido. Costo de Almacenaje. Costo asociado a la Demanda insatisfecha.

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Costos relacionados al inventario

* Generalmente las empresas desean encontrara una poltica de inventario que minimice el costo total de cada Unidad. Costos permanentes: -Costos de capital -Costos de almacenamiento -Costo de utilidades -Trabajo -Plizas -Seguridad -Robos y siniestros -Deterioros u obsolescencia

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Costos de ordenar y de producir: -Estos costos son independientes del tamao de la orden.
-Los costos de ordenar se producen cuando se compran grandes cantidades. +Telfono + Revisin de la orden + Trabajo + Transporte -Los costos de Produccin se generan cuando se venden grandes cantidades a clientes. +Limpieza de mquinas + Mantenimiento de equipos + Capacitacin del staff*
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Costo de satisfaccin de los clientes: -Corresponde al grado de satisfaccin que experimentan los clientes.
-Un cliente insatisfecho puede: + Cambiarse a la competencia + Esperar hasta que su orden sea satisfecha. -Para satisfacer a los clientes se espera incurrir en dos tipos de costos: + Costos administrativos de no contar con el stock. + Costo de tener una orden pendiente.

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El Costo de aprovisionamiento

Costo del pedido, que resulta de multiplicar el valor unitario del producto por la cantidad que se esta comprando. Este costo representa la parte variable del Costo de reaprovisionamiento porque depende de la cantidad. Costo de emisin del pedido, representa los gastos internos en que la empresa incurre para hacer una compra desde que se inicia la compra hasta que el producto es recibido en Almacn. Este costo es normalmente calculado sumando todos los gastos de los departamentos de compra, transporte, etc.

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El Costo de Almacenamiento
Es el costo en que incurre la Empresa como consecuencia de mantener una determinada cantidad de un producto en inventario.

Se expresa en porcentaje y se pueden identificar como parte de este costo a los siguientes:
Costo del Almacn; personal, edificio, terreno, equipos, gastos de servicios, etc. Costos de Mantenimiento y Seguros. Costo de obsolescencia y mermas. Costo de Oportunidad de Capital.
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Los costos asociados a la demanda insatisfecha

Es el Costo en el que se incurre cuando no se puede atender a la demanda debido a que cuando sta se presenta, no hay stock en almacn, esta situacin se denomina rotura de stock.

Se puede distinguir dos tipos de Demanda insatisfecha; diferida y perdida.

La diferida, es cuando al requerirse el material, el usuario puede esperar hasta que haya stock. En este caso los costos estn ms asociados a la prdida de tiempo y costo administrativo. La perdida, es la que se pierde definitivamente y que generalmente se sustituyen y se comprometen varios costos intangibles que son difcil de cuantificar.
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Los plazos de entrega

Uno de los parmetros ms importantes de los modelos de inventarios es el llamado Plazo de entrega, o tiempo de espera, que se define como el tiempo que transcurre desde que se lanza una orden de pedido hasta que se recibe en el Almacn. El tiempo de espera se puede subdividir en: Tiempo interno del comprador. Tiempo del proveedor. Tiempo del trnsito del pedido. Tiempo de recepcin hasta la disponibilidad.

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La Solucin:

Dar un adecuado Manejo a los inventarios

ATRAVES DE:

Gestin De inventarios

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Gestin de Inventarios:

Control Manejo

Mtodos Estrategias

Rentable y Productivo

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Objetivos de la Gestin de Inventarios Objetivos Financieros:

Mantener una inversin compatible con el capital disponible. Reducir el inventario para reducir el capital inmovilizado. Obtener materiales de bajo costo sin sacrificar la calidad requerida por los procesos o clientes. Minimizar el capital invertido maximizando la cantidad a comprar.

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Objetivos de la Gestin de Inventarios Objetivos de Operacin:

Reducir los costos de Produccin con una utilizacin efectiva de materiales. Disminuir perdidas de materiales debido al deterioro. No provocar faltantes que paren la Produccin. Promover la organizacin efectiva en el almacn. Promover la efectividad del manejo de materiales.

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Objetivos de la Gestin de Inventarios Objetivos de Productividad:

Hacer uso eficiente y efectivo de los materiales en el proceso. Minimizar la cantidad de materiales a ser usados en el proceso. Minimizar el desperdicio y el reproceso. Maximizar el rendimiento de los materiales.

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Objetivos de la Gestin de Inventarios Objetivos de Seguridad y Control:

Proteger los materiales contra daos. Registrar las entradas y salidas de materiales al almacn. Eliminar los accidentes debido a malos procedimientos de apilamiento de materiales. Evitar robos de material implementando sistemas de seguridad.

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La Problemtica de los Inventarios

Como y Cuando surtirlo Puede Ser Robado Capital Invertido

Se Deteriora

Inventario En la empresa

Utilizar Espacio de almacn

Obsoleto Requiere de Manejo

Necesita Ser asegurado

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EL SISTEMA JUST IN TIME DE GESTIN DE INVENTARIOS

Es un sistema integrado de gestin de la produccin y aprovisionamiento que usan las principales empresas industriales a escala mundial. Surgi en Toyota (Japn) para producir ms coches sin que los costes le asfixiaran financieramente.

El JIT se fundamenta en que la empresa no fabrica ningn producto hasta el cliente no realiza un pedido en firme. La demanda inicia el proceso productivo, al revs que hasta entonces en que la empresa lanzaba su producto al mercado sin haber recibido ningn pedido.

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Una empresa que siga el sistema JIT de gestin de inventarios se caracteriza por:
- Reducir las existencias en inventario a las necesarias para la satisfaccin inmediata de los pedidos de clientes. El inventario JIT es el nivel de existencias mnimo para mantener el funcionamiento de la produccin y del aprovisionamiento eficazmente. - Reducir los plazos de produccin y de entrega a los clientes, reaccionando gilmente ante los cambios de la demanda. Disponer de un sistema integrado de calidad total que persiga la mejora continua, que identifique rpidamente los problemas operativos. Lo que implica fomentar la innovacin y participacin del personal para lograr la mejora continua de los procesos de produccin y aprovisionamiento (identificar problemas y proponer soluciones rpidas y dinmicas).

- Calidad total: tendencia a la mejora continua, con el objetivo de lograr la calidad ptima en la totalidad de las reas.

- Flexibilidad en el trabajo: adecuar n y funciones del personal a las variaciones 65de la demanda.

Inventario por Conteo Ciclico

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OBJETIVO
Establecer las bases standard para el criterio de los conteos ciclicos. Dar a Conocer de manera General la realizacion de los Conteos Ciclicos.

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OBJETIVOS DEL CONTEO CICLICO

Mantener Veracidad en Los Registros de Inventario. Fisico vs Sistema Detectar y Eliminar las Causas que Ocasionan las Variaciones de Inventario. Eliminar El Inventario Fisico Anual. Contribuir con tecnicas de Mejora Continua en el Proceso de Manejo de Materiales. Minima Perdida del Tiempo de Produccion. Menor Inversion en Inventarios. Mejora de Servicio al Cliente. Provee una Oportunidad para evaluar y Graficar la Exactitud de Inventarios Mes a Mes

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Plan de Accin de Mejora:

Accin Responsable Objetivo Fecha Cobertura %

Recursos Necesarios:________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Indicadores Propuestos:_______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 69

Plan de Accin de Mejora:

Accin Responsable Objetivo Fecha Cobertura %

Recursos Necesarios:________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Indicadores Propuestos:_______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 70

Plan de Accin de Mejora:

Accin Responsable Objetivo Fecha Cobertura %

Recursos Necesarios:________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Indicadores Propuestos:_______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 71

Gracias

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