Asignatura : ADMINISTRACIN GENERAL Tema: CONTROL Y COORDINACIN

Docente: Mg. Sc. JESS ALBERTO ZAMUDIO SANTIVEZ

DEFINICIN DE PROCESO DE CONTROL

Definicin.- es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. Proceso regulador que establece especialmente: Relacin con lo planeado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.
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El proceso de control ofrece informacin y posibilita tomar decisiones sobre: - Cules objetivos debe alcanzar una organizacin o sistema. -El desempeo de la organizacin o sistema en comparacin con los objetivos. -Riesgos y oportunidades en el trayecto, desde el inicio de las actividades hasta el objetivo. -Lo que debe hacerse para asegurar la realizacin de objetivos. - La necesidad de cambiar el objetivo.
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El proceso de control, as como los dems procesos administrativos, est formado por otros procesos, al de buscar la informacin sobre el desempeo tambin se llama monitoreo o seguimiento, al de comparar y sacar conclusiones sobre el desempeo tambin se le llama de evaluacin. Controlar en esencia, es un proceso de tomar decisiones que tienen como finalidad mantener un sistema en la direccin de un objetivo, con base en informacin continua sobre las actividades del propio sistema y sobre el objetivo.

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CONTROL POR NIVELES JERRQUICOS

El proceso de control se aplica a toda la organizacin. Todos los aspectos del desempeo de una institucin deben monitorearse y evaluarse en sus niveles jerrquicos principales: estratgico, administrativo o funcional y operativo- ver cuadro de texto

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Control estratgico

Grado de realizacin de las misiones estratgicos y objetivos Adecuacin de los planes estratgicos al ambiente externo. Desempeo global de la organizacin. Competencia y otros factores externos. Eficiencia de los recursos.

Control en las reas funcionales (administrativo)

Cantidad y calidad de los productos y servicios. ndices de desempeo de los recursos humanos. Eficiencia del esfuerzo promocional. Desempeo de los proveedores.

Control operativo Rendimiento de las actividades. Consumo de recursos

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CONTROL ESTRATGICO
El control en el nivel estratgico complementa la planeacin estratgica. Una vez que esta trabaja con la definicin de misiones, estrategias, objetivos y ventajas competitivas, el control estratgico intenta monitorear: El grado de realizacin de las misiones estratgicas y objetivos estratgicos. La adecuacin de las misiones, objetivos y estrategias a las amenazas y oportunidades del ambiente. La competencia y otros factores externos. La eficiencia y otros factores internos.
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CONTROLES ADMINISTRATIVOS O FUNCIONALES En una organizacin, los controles administrativos se practican en las reas funcionales : produccin, marketing, finanzas, gestin humana. Son controles que producen informacin especializada y posibilitan la toma de decisiones en cada una de esas reas. Hay criterio y patrones de control tradicionales para todas ellas

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Cont Controles Administrativos o Funcionales

Ejemplos de controles administrativos: Cantidad y calidad de los productos y servicios y productividad (rea de produccin ndices de rotacin, ausentismo y tardanzas (rea de gestin humana). Participacin en el mercado y desempeo en el esfuerzo promocional(rea de marketing) La sntesis de informacin sobre el desempeo de las reas funcionales es uno de los componentes del control de nivel estratgico.
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CONTROL OPERATIVO

El control operativo se enfoca en las actividades y el consumo de recursos en cualquier nivel de la organizacin. Los cronogramas, diagramas de precedencia y presupuesto son los principales herramientas de planeacin y, al mismo tiempo, de control operativo. En una analoga con un vehculo, el tiempo y el consumo de combustible son los principales criterios para el control operativo.
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COMPONENTES DE UN SISTEMA DE CONTROL

Los componentes de un sistema de control son: -Patrones de control -Adquisicin de informacin -Comparacin y accin correctiva -Reinicio del ciclo desde la planeacin

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COMPONENTES DE UN SISTEMA DE CONTROL

Objetivos Proceso de direccin

Actividade s

Patrones

Comparaci n

Resultados

Retroalimentacin y accin correctiva

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COMPONENTES DE UN SISTEMA DE CONTROL Los componentes de un sistema de control son: Patrones de control Adquisicin de informacin Comparacin y accin correctiva Reinicio del ciclo de Planeacin
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PATRONES DE CONTROL
Los patrones de control consisten en informacin que permite evaluar el desempeo y tomar decisiones. Se extraen directamente de los objetivos de las actividades que deben realizarse y de los planes de aplicacin de recursos.

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AQUISICIN DE INFORMACIN
El proceso de control depende de la informacin sobre el rumbo de las actividades y su progreso hacia los objetivos. La produccin de informacin, llamada tambin proceso de monitoreo o seguimiento, es el corazn de cualquier sistema de control. En el sistema de informacin se debe definirqu informacin debe producirse cmo y en qu momento debe obtenerse

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QU INFORMACIN?
La definicin de la informacin a producir depende los patrones de control. Si pretende controlar la calidad de un proceso, el administrador necesita informacin sobre la calidad planeada y real, de los productos y servicios. Si pretende controlar la ejecucin de un presupuesto, la informacin necesaria slo es el propio presupuesto y los informes de gastos.

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CMO ADQUIRIR INFORMACIN?

Existe una gran variedad de medios para obtener informacin de control a disposicin de los administradores Inspeccin visual Reuniones con el equipo Cuestionarios llenados por los clientes Sistemas de automatizacin de recoleccin y procesamiento de informacin. Informes verbales o escritos Grficos y mapas.
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EN QU MOMENTO?
Otra decisin importante es la elccin del momento en que produce la informacin Informacin antes de la actividad Informacin durante la actividad Informacin al final de la actividad

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TRES MOMENTOS DEL CONTROL

Control previo Control del proceso Control posterior

ACTIVIDAD Auditora de sistemas de calidad Control tradicional de la calidad

Control estadstico del proceso

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Momentos en que se produce la informacin

Informacin al final de la actividad Un procedimiento de amplio uso es producir la informacin en la etapa final de la ejecucin de las actividades. Por ejemplo, la evaluacin del desempeo de los estudiantes todava se hace mediante pruebas y exmenes al final del curso

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ContMomentos en que se produce la informacin

Informacin durante la actividad Debido a las deficiencias de control , al final se utilizan procedimientos de inspeccin durante la ejecucin de la actividad. Un ejemplo es el control estadstico de proceso, hecho a lo largo del proceso productivo

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ContMomentos en que se produce la informacin

Informacin antes de la actividad Los controles previos tambin se utilizan en ciertos casos. Las pruebas de seleccin de personal, la auditora de sistemas de calidad y los programas de mantenimiento preventivo son ejemplos de controles previos

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COMPARACIN Y ACCIN CORRECTIVA

En la etapa final del proceso de control, la informacin sobre el desempeo real se compara con los objetivos y patrones. Con base en esa comparacin, se puede iniciar una accin para corregir o reforzar la actividad o desempeo. La comparacin puede indicar tres situaciones: Desempeo real igual al esperado Desempeo real inferior al esperado Desempeo real superior al esperado.
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Desempeo real igual al esperado

Cuando se realiza el objetivo, una accin de refuerzo puede ser apropiada. Por ejemplo un premio como incentivo para el equipo que alcanz sus metas.

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Desempeo real inferior al esperado

Una accin correctiva debe ponerse en prctica para hacer que el desempeo, llegue al nivel deseado. Por ejemplo se puede aplicar ms recursos. Esta informacin tambin podra revelar que se ha subestimado el nivel del objetivo y que es necesario reducirlo.

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Desempeo real superior al esperado

La accin de refuerzo en este caso, tiene la finalidad de sustentar el desempeo que sobrepas al objetivo, o su desempeo superior al promedio. Por ejemplo puede asignarse al departamento de produccin un nmero de funcionarios ms grandes para que atienda un volumen de ventas mayor a lo previsto; o puede premiarse al equipo por un desempeo excepcionalmente

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REINICIO DEL CICLO DE PLANEACIN

La informacin producida por el proceso de control permite tomar decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de control. As como en el control complementa la planeacin, tambin ocurre lo inverso Con frecuencia solo es posible planear a partir de informacin de control, y no de proyecciones o previsiones sobre el futuro.

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La informacin del proceso de control aumenta el proceso de planeacin y reinicia el ciclo del proceso de administracin

PPLANEACI N

Control

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COORDINACIN

La coordinacin es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organizacin con eficacia. Sin coordinacin, la gente perdera de vista sus papeles dentro de la organizacin y enfrentara la tentacin de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de las metas de la organizacin
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