CURSO TALLER GESTIN DE PROYECTOS BASADO EN EL PMBOK

Expositor: Ing. Luis Mendoza Mondragn, PMP.

PMI, PMBOK, PMP, CAPM, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Gestin de los Riesgos

Qu origina los riesgos ?

Incertidumbre: Falta de conocimiento sobre un evento que reduce la confianza en las conclusiones extradas de los datos. Probabilidad: Posibilidad o % de ocurrencia. Impacto: Efecto o grado del evento.

Qu es un riesgo?

Evento o condicin inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto. Es un evento futuro que puede o no puede ocurrir. La probabilidad de ocurrencia est entre < 0% y 100% > El efecto, consecuencia o impacto probable es determinado o calculado.

Los riesgos conectan incertidumbre con objetivos

Diferencia entre riesgo, causa y efecto

Causas:

Son acontecimientos o circunstancias concretas. Existen en el proyecto o su ambiente. Causan incertidumbre. Son incertidumbres. Si ocurriesen, afectan la seguridad fsica. Son variaciones imprevistas. Son consecuencia de ocurrencia de riesgos.

Causa

Riesgos:

Riesgos

Efecto/Impacto:

Efecto

Los Riesgos van en relacin directa con el tamao del efecto

Riesgos conocidos y desconocidos Al finalcules gestiono?

Slo se pueden y deben gestionar los riesgos conocidos. Los riesgos desconocidos deben considerarse dentro de la contingencia general basada en experiencias pasadas.

Huracn Katrina, New Orleans, agosto 2005. Riesgo conocido

Transbordador Columbia, febrero 2003. Riesgo desconocido

La causa del riesgo nos permite identificar las estrategias para tomar acciones frente al riesgo. Por tanto, las causas son un factor muy importante en el anlisis de riesgos.

10.4 Gestin de los Riesgos

Proceso sistemtico de identificacin, anlisis y respuesta a los riesgos. Propsito: maximizar las probabilidades y consecuencias de sucesos positivos y minimizar las probabilidades y consecuencias de sucesos adversos.
Grupo de Procesos
Planificacin Planificacin Planificacin Planificacin Planificacin Seguimiento y Control

Procesos de la Gestin de los Riesgos

Planificacin de la Gestin de Riesgos Identificacin de Riesgos Anlisis Cualitativo de Riesgos Anlisis Cuantitativo de Riesgos Planificacin de la Respuesta a los Riesgos Seguimiento y Control de Riesgos

10.4 Gestin de los Riesgos Algunas definiciones importantes

Risk Trigger o Disparador: Un evento, medida, escenario u ocurrencia que origina el incremento de la probabilidad del riesgo. Impacto Consecuencia: Imposibilidad de realizar alguna parte del Plan. Probabilidad: Posibilidad de que un riesgo en particular genere un evento de riesgo. Lista de Riesgos: Listado de riesgos identificados.

10.4 Gestin de los Riesgos

Algunas definiciones importantes

Riesgos Secundarios: Riesgos que aparecen a causa de medidas que se planifican tomar para evitar otro riesgo. Mitigacin del Riesgo: Reducir la probabilidad de ocurrencia o el impacto. Evasin del Riesgo: Tomar caminos diferentes para no exponerse al riesgo identificado.

10.4 Gestin de los Riesgos

Planificacin de Riesgos

Identificacin de Riesgos

Anlisis Cualitativo

Anlisis Cuantitativo

Planificacin de respuesta a los Riesgos

Seguimiento y Control

10.4 Gestin de los Riesgos Reglas Bsicas

Industrias que no gestionan los riesgos estn en riesgo. La gestin del riesgo no es gratis, debe asignar recursos, definir un proceso de gestin del riesgo y establecer una reserva de riesgo. Centralice la responsabilidad de la gestin del riesgo; una responsabilidad distribuida debe ser coordinada. Se debe priorizar los riesgos identificados y enfocarse en los ms crticos. Los gerentes de proyectos son responsables por la accin; los gerentes de riesgo son responsables por la identificacin del riesgo y su seguimiento. Las actividades deben estar alineadas con las polticas de gestin del riesgo de la organizacin.

10.5 Planificacin de la Gestin de Riesgos

Decidir cmo abordar y llevar a cabo las actividades de gestin de riesgos. El Project Manager, el sponsor, el equipo, el cliente, otros stakeholders y expertos, deben estar involucrados.

Los esfuerzos deben estar acordes con el tamao y complejidad del proyecto.

10.5 Planificacin de la Gestin de Riesgos

Entradas Factores Ambientales de la Empresa: actitudes y tolerancia al riesgo. Activos de los Procesos de la Organizacin: categoras de riesgo,
trminos, plantillas estndar, roles y responsabilidades, niveles de autoridad para decisiones.

Enunciado del Alcance del Proyecto Plan de Gestin del Proyecto Herramientas y Tcnicas Reuniones de Planificacin y Anlisis: planes bsicos, actividades de
riesgo en cronograma y costo, plantillas adaptadas la proyecto.

10.5 Planificacin de la Gestin de Riesgos

Salidas Plan de Gestin de Riesgos
Metodologa: mtodos, herramientas, fuentes de informacin. Roles y Responsabilidades: quin har qu. Presupuesto: costo del proceso de gestin de riesgos. Categora de Riesgo: estructura que garantiza un proceso completo de identificacin sistemtica de los riesgos, ejemplo el RBS (Risk Breakdown Structure). Categorizados como:
1. 2.

3. 4.

Externos: cambios regulatorios, del entorno, gubernamentales y del mercado. Internos: tiempo, costo, cambios de alcance, inexperiencia, personal, materiales, planificacin deficiente, equipo. Tcnicos: cambios en la tecnologa. Imprevisibles: aproximadamente un 10% de riesgos son realmente imprevisibles.

10.5 Planificacin de la Gestin de Riesgos

Salidas Plan de Gestin de Riesgos
Categora de Riesgo

10.5 Planificacin de la Gestin de Riesgos

Salidas Categora de Riesgo:
Una buena forma de clasificacin de riesgos es basarlo en categoras especficas de riesgos que pueden ocurrir en los proyectos de la compaa:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9. 10.

Tecnologa Clientes Gestin de proyectos Los clientes de nuestros clientes Los proveedores Resistencia al cambio Falta de conocimiento de gestin de proyectos por el Project Manager y los Stakeholders Riesgos causados por los Stakeholders Riesgos causados por el Sponsor Riesgos culturales

10.5 Planificacin de la Gestin de Riesgos

Salidas Categora de Riesgo:
Otra forma de categorizar los riesgos es por fuentes:
1.

2.

3.

4.

5.

6.

Riesgos del cronograma: el hardware puede llegar ms temprano de lo planeado, permitiendo que el paquete de trabajo XYZ comience das antes. Riesgos de costos: Debido a que el hardware llega tarde, podramos necesitar ampliar el contrato de alquiler a un costo de US$ 20,000. Riesgos de calidad: El concreto puede secar en 2 das, permitindonos comenzar el paquete de trabajo sucesor ms temprano. Riesgo de rendimiento o de alcance: Podemos no haber definido correctamente el alcance para la instalacin de las PCs. En caso resulte cierto, tendremos que aadir paquetes de trabajo al costo de US$ 20,000. Riesgo de los recurso: Marco es un excelente diseador que puede ser llamado en cualquier momento para trabajar afuera. Si ello ocurre, tendramos que emplear a otra persona y el cronograma se retrasara entre 150 y 250 horas. Riesgo de satisfaccin de los clientes o stakeholders: Hay cierta probabilidad de que el cliente no est contento con el entregable XYZ y no nos informe al respecto, causando al menos un 15% de incremento en los problemas de comunicacin.

10.5 Planificacin de la Gestin de Riesgos

Salidas Matriz de Probabilidad e Impacto:
Combinaciones especficas de probabilidad e impacto que llevan a que un riesgo sea calificado como de importancia alta, moderada o baja, con la correspondiente importancia para planificar respuestas.

10.5 Planificacin de la Gestin de Riesgos

Salidas Tolerancias Revisadas de los Interesados Formatos de Informe Seguimiento

10.6 Identificacin de Riesgos

Identificar los riesgos que puedan ocurrir. Determinar cules podran afectar los objetivos del proyecto y documentar sus caractersticas. Participan el equipo, cliente, sponsor, expertos, usuarios. Es un proceso iterativo porque se pueden descubrir nuevos riesgos a medida que el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.

Los riesgos pueden ser identificados durante cualquier parte del proyecto, y deben participar todos los involucrados.
Cualquier riesgo omitido al inicio puede ser ms complicado tratarlo ms adelante.

10.6 Identificacin de Riesgos

Entradas: Factores Ambientales de la empresa Activos de los Procesos de la Organizacin Enunciado del Alcance del Proyecto Plan de Gestin de Riesgos Plan de Gestin del Proyecto

10.6 Identificacin de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Revisiones de Documentacin: de todo el proyecto. Tcnicas de Recopilacin de Informacin
Tormenta de Ideas

10.6 Identificacin de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Tcnicas de Recopilacin de Informacin
1. 2. 3. 4.

Tcnica Delphi: Consenso de expertos en forma annima. Entrevistas Identificacin de la Causa Anlisis DAFO (FODA en ingls)

Anlisis mediante Listas de Control: tambin usar el nivel ms bajo de la

RBS.

Anlisis de Asunciones: carcter inexacto, inconsistente o incompleto.

10.6 Identificacin de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Tcnicas de Diagramacin
1.

Diagrama de causa efecto (diagrama de Ishikawa, diagrama espina de pescado)

10.6 Identificacin de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Tcnicas de Diagramacin
1.

Diagrama de flujo o de sistemas

10.6 Identificacin de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Tcnicas de Diagramacin
1.

Diagrama de influencias

10.6 Identificacin de Riesgos

Salidas: Registro de Riesgos
1. 2. 3. 4.

Lista de riesgos identificados Lista de posibles respuestas Causas de los riesgos Categoras de riesgos actualizadas

Regla prctica para declaracin del riesgo: Declaracin del riesgo:

Debido a <causa concreta>, <evento incierto / riesgo> podra ocurrir, que llevara a <efecto en el objetivo>. Ejemplos:
1.

2.

Como consecuencia de usar hardware nuevo, errores inesperados en el sistema de integracin podran ocurrir, que llevaran a un gasto excesivo en el proyecto. Ya que nuestra organizacin nunca ha hecho un proyecto como ste, podramos entender mal las necesidades del cliente, y nuestra solucin no alcanzara los criterios de desempeo definidos.

10.7 Anlisis Cualitativo de Riesgos

Incluye los mtodos para priorizar los riesgos identificados, para una mayor accin (anlisis cuantitativo, respuesta a riesgos). Considera la importancia en la calidad de la informacin.

Es un anlisis subjetivo: La probabilidad de ocurrencia de un riesgo puede ser: bajo, medio, alto; o escala del 1 al 10. El impacto de la ocurrencia de un riesgo puede ser: bajo, medio, alto; o escala del 1 al 10.

10.7 Anlisis Cualitativo de Riesgos

Entradas: Activos de los Procesos de la Organizacin Enunciado del Alcance del Proyecto Plan de Gestin de Riesgos Registro de Riesgos Herramientas y Tcnicas: Evaluacin de Probabilidad e Impacto de los Riesgos: pueden
ser evaluados en reuniones, entrevistas a personas familiarizadas con las categoras de los riesgos.

Matriz de Probabilidad e Impacto

10.7 Anlisis Cualitativo de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Evaluacin de la Calidad de los Datos sobre Riesgos:
grado de utilidad (entendimiento, exactitud, fiabilidad, integridad).

Categorizacin de Riesgos: por fuentes, fases del proyecto,

causas comunes.

Evaluacin de la Urgencia de los Riesgos: requieren

respuesta a corto plazo.

10.7 Anlisis Cualitativo de Riesgos

Salidas: Registro de Riesgos (actualizaciones)
1. 2. 3. 4. 5.

6.

Lista de prioridades o clasificaciones relativas de los riesgos Riesgos agrupados por categoras Lista de riesgos que requieren respuesta a corto plazo Lista de riesgos que requieren anlisis y respuesta adicionales Lista de supervisin de riesgos de baja prioridad Tendencias en los resultados del anlisis cualitativo de riesgos

10.8 Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Analizar numricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, y la magnitud del riesgo total. Tambin presenta un mtodo cuantitativo para tomar decisiones en caso de incertidumbre, usando tcnicas como la simulacin Monte Carlo y el anlisis mediante rbol de decisiones.

10.8 Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Entradas: Activos de los Procesos de la Organizacin Enunciado del Alcance del Proyecto Plan de Gestin de Riesgos Registro de Riesgos Plan de Gestin del Proyecto
1. 2.

Plan de gestin del cronograma del proyecto Plan de gestin de costos del proyecto

10.8 Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Tcnicas de Recopilacin y Representacin de Datos
1.

Entrevistas

2.

Distribuciones de probabilidad

3.

Juicio de Expertos

10.8 Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Tcnicas de Anlisis Cuantitativo de Riesgos y Modelado
1. 2.

Anlisis de sensibilidad Anlisis del valor monetario esperado

Paquete de trabajo

Probabilidad

Impacto

Valor Monetario Esperado

X
Y Z

15%
25% 74%

S/. 12,000
S/. 36,000 S/. 46,000

S/. 1,800
S/. 9,000 S/. 34,040

10.8 Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Tcnicas de Anlisis Cuantitativo de Riesgos y Modelado
3. Anlisis mediante rbol de decisiones

10.8 Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Herramientas y Tcnicas: Tcnicas de Anlisis Cuantitativo de Riesgos y Modelado
4. Modelado y Simulacin

10.8 Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Salidas: Registro de Riesgos (actualizaciones)
1. 2. 3.

Anlisis probabilstico del proyecto Probabilidad de lograr los objetivos de costo y tiempo Tendencias en los resultados del anlisis cuantitativo de riesgos

10.9 Planificacin de la Respuesta a los Riesgos

Desarrollar opciones y determinar acciones. Reducir amenazas a objetivos del proyecto. Mejorar las oportunidades. Identificar responsables para cada respuesta. Asegurar la eficacia de las respuestas que determina el nivel de riesgo del proyecto. Asegurar una respuesta proporcional a la severidad. Evaluar las mltiples opciones que pueden existir.

10.9 Planificacin de la Respuesta a los Riesgos

Entradas: Plan de Gestin de Riesgos Registros de Riesgos Herramientas y Tcnicas: Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas
1. 2. 3.

Evitar: ampliar cronograma, reducir alcance. Transferir: contratos de precio fijo, seguros. Mitigar: la probabilidad y/o el impacto. Explotar: asignar recursos talentosos para reducir tiempo. Compartir: asociaciones de riesgo conjunto, joint venture. Mejorar: facilitar o fortalecer la causa de la oportunidad. Aceptar: pasiva no requiere accin alguna, activa considera reservas de contingencias y gestin.

Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades

1. 2. 3.

Estrategias comn ante Amenazas y Oportunidades

1.

Estrategias de Respuestas para Contingencias

10.10 Planificacin de la Respuesta a los Riesgos

Salidas: Registro de Riesgos (actualizaciones)
1. 2.

Riesgos residuales: permanecen despus de la planificacin de los riesgos. Planes de contingencia: acciones especficas si las oportunidades o amenazas ocurren.
Propietario de la respuesta la riesgo: recomendable un stakeholder. Riesgos secundarios: incluidos en la planificacin de la respuesta a los riesgos, se crean por la implementacin de las estrategias. Desencadenadores de riesgos o trigger: seales de alerta de ocurrencia del riesgo. Planes alternativos: se toman si el plan de contingencia no es efectivo o no funciona. Reservas de contingencias y de gestin.

3. 4.

5.

6.

7.

Plan de Gestin del Proyecto (actualizaciones) Acuerdos Contractuales relacionados con el Riesgo

10.11 Seguimiento y Control de Riesgos

Determinar si:
1. 2.

3.

4.

Las asunciones del proyecto an son vlidas. El riesgo, segn fue evaluado, ha cambiado de su estado anterior, a travs del anlisis de tendencias. Se estn siguiendo polticas y procedimientos de gestin de riesgos correctos. Las reservas para contingencias de coste o cronograma deben modificarse para alinearlas con los riesgos del proyecto.

10.11 Seguimiento y Control de Riesgos

Entradas:

Plan de Gestin de Riesgos Registros de Riesgos Solicitudes de Cambio Aprobadas Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo Informes de Rendimiento Reevaluacin de los Riesgos Auditoras de los Riesgos Anlisis de Variacin y de Tendencias Medicin del Rendimiento Tcnico Anlisis de Reserva Reuniones sobre el Estado de la Situacin

Herramientas y Tcnicas:

10.11 Seguimiento y Control de Riesgos

Salidas: Registro de Riesgos (actualizaciones)
1.

2.

Resultados de las reevaluaciones, auditoras y revisiones peridicas, cerrar riesgos que ya no sean aplicables. Resultados reales de los riesgos y de las respuestas a los riesgos.

Cambios Solicitados Acciones Correctivas Recomendadas Acciones Preventivas Recomendadas Activos de los Procesos de la Organizacin (actualizaciones) Plan de Gestin del Proyecto (actualizaciones)