Administración de cuentas por cobrar y pagar

Taller No. 2

Instructor: Marcelo Rodríguez MAE, CPA

Marzo de 2004
¿?

¿Por qué la administración de

cuentas por pagar y cobrar es un
punto crítico en el análisis de
negocios?
Ciclo de negocio – empresas comerciales

Compras Efectivo Cobranzas

Inventario de Cuentas por cobrar

mercancias Al contado

Pedido Ventas Al crédito

Ciclo del efectivo

Compra de materias Venta del

primas o mercaderías producto
a un proveedor

Días en existenciaDías que faltan para cobrar

Días que faltan Ciclo del efectivo

para pagar

Pagos a Cobranza
los a clientes
proveedor
es
 El proceso de negocio – el proceso primario
MERCADO DE BIENES
DE CAPITAL PROCESO PRIMARIO
PROCESO PRIMARIO
del Prof. Aquiles Limone
del Prof. Aquiles Limone

RETROALIMENTACIÓN
POSITIVA
ACTIVO
FIJO ACTIVO CIRCULANTE

MERCADO DE PRODUCTOS
PRODUCTOS
ACTIVO
CAPITALES EFECTIVO EN
TERMINADOS
CIRCULANTE EFECTIVO
ACTIVO PROCESO (Deudores)
CIRCULANTE
(Materias
Primas)

TRANSFORMACIONES
TRANSFORMACIONES TRANSFORMACIONES
TRANSFORMACIONES
FINANCIERAS COMERCIALES COMERCIALES FINANCIERAS

MERCADO DE MERCADO DE MERCADO DE

PROVEEDORES MANO DE OBRA CLIENTES

TRANSFORMACIONES
LABORALES Y DE PERSONAL
INDICA TRANSFORMACIÓN
FLUJOS INTERNOS
GASTOS
FLUJOS DE INTERCAMBIO
SUMIDERO CON EL MEDIO
Ley 2495 ..

¿Qué precisa la Ley de

Reestructuración Voluntaria de
Empresas respecto a deudores y
acreedores?
La reestructuración voluntaria

Ley #2495 de 4 de agosto de

2003

Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuración o

liquidación voluntaria de empresas no sujetas a
regulación por la Super. de Bancos y Entidades
Financieras y de Pensiones, Valores y Seguros
mediante un “Acuerdo de Transacción”, que es un
convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores
dirimen derechos de contenido patrimonial mediante
concesiones recíprocas y reconocimientos mutuos
conforme al procedimiento y a las mayorías
establecidas en esta ley.
Administración de cuentas por cobrar
Primera parte
Contenido primera parte..

1. Clasificación, concepto y objetivos del

sistema contable en la gestión del
proceso de cuentas por cobrar.

2. Indicadores contables (ratios) en la

rotación cuentas por cobrar

3. Contabilidad y control interno de

cuentas por cobrar y ventas, métodos de
estimación de cuentas incobrables

4. Gestión de cuentas por cobrar - Políticas

de crédito, Análisis de solicitud de
créditos
 Clasificación de las cuentas por cobrar en la
situación financiera
1

La Salvadora S.R.L.
Balance al 31/12/X3
Activo
Activo corriente
Disponibilidades
Inversiones (CP) Cuentas por
cobrar
Créditos o exigible comerciales
Cuentas por
cobrar no
comerciales
 Cuentas por cobrar comerciales - cuentas de 1
control y cuentas relacionadas con el proceso

- Caja o Bancos (entrada de efectivo)

OUT

- Cuentas por cobrar (crédito simple)

Cuenta por - Documentos por cobrar (documentario)
cobrar Cuentas - Estimación de incobrables (Previsión)
comerciales de control
Cuentas
relacionad
as
- Ventas
- Impuestos (Debito fiscal IVA e IT)

- Descuentos comerciales
- Descuentos por pronto pago
- Devoluciones en ventas
Cuentas por cobrar No Comerciales -
1
Composición
Descuento de documentos

Documentos en cobranza

Deudores con cargo de cuenta

Cuentas por Anticipos y prestamos al
cobrar no personal
comerciales
Dividendos por cobrar

Acciones suscritas pendientes

de pago

Crédito Fiscal IVA, etc

 ¿Qué es una cuenta por 1
cobrar ?

Representa un derecho monetario

contra un deudor y generalmente
se constituyen en un exigible a
corto plazo (menor a un año), a
consecuencia de la venta de bienes
y servicios.
¿Cuál es el aporte del sistema de contabilidad
respecto de este proceso?
Proporcionar información
cuantificada y detallada por deudor
referente al monto total de
recuperaciones pendientes de cobro.
Clasificación de control en cuentas por cobrar
1

Por tipo de Por su vigencia:

Tipo A
cliente:
Vigentes
Clientes de alta
rentabilidad, y
buena voluntad de
pago
Tipo B Cuentas por Vencidas
Clientes rentables,
y buena voluntad
cobrar
de pago
Incobrables
Tipo C
Clientes no
rentables y baja Por antigüedad:
voluntad de pago
Partidas abiertas a:
(-)
- 30 días
- entre 31 y 60 días Riesgo
- entre 61 y 90 días
- mayores a 90 días (+)
 Ley de Pareto
1
Dependencia estratégica
Número de clientes Rentabilidad del negocio

20%

80%

Relación

En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática

para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que
el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza. En los años 40 el Dr.
Joseph M. Juran atribuyó la regla del 80/20 a Pareto, llamándola "Ley de Pareto".
Concepto y uso de ratios
2
Ratio ____
= B
A
(Cociente)

Utilidad neta
Ejemplo: Rentabilidad de los capitales propios =
Patrimonio
Los ratios se comparan con:

 Ratios de la misma empresa para estudiar su evolución.

 Ratios presupuestados por la empresa.
 Ratios de tipo ideal.
 Ratios de tipo sectorial

Comentario: Ratio no es
Ratios deunalos palabra castellana
principales pero, es dede
competidores uso
lacomun en
empresa.
textos escritos en ingles, la Real Academia define al definir la palabra “Razón”
aclara que proviene del latin “Ratio”
 Indicadores contables (ratios) en la rotación de 2
cuentas por cobrar

Días de venta en la calle

a) El período en el que se completa en promedio la cobranza
Para:
Evaluar la eficacia de la gestión de cobranzas mediante
comparación de este indicador con los plazos y condiciones de
venta
Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 días
Diás de venta en la calle =
Ventas anuales + IVA

ÓPTIMO = LO MENOR POSIBLE

Significado
Cuanto más bajo es, más corto es el período de formación
del saldo de cuentas por cobrar por ventas
 2
Caso de
ejemplo

2003 2002
US$ US$
Saldo Cuentas por cobrar 90.000 80.000
(+) Ventas netas a crédito 415.000
393.000
Cuentas por cobrar
totales 565.000 473.000
(-) Saldo cuentas por
cobrar al final < 60.000>
<70.000>

Cobranzas 445.000
Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que
403.000
no existieron perdidas por incobrables
 2
Caso de ejemplo (Cont.)

Cuentas por Cobrar Promedio 2003

US$
(CxC al inicio + CxC al final) / 2 85.000

US$ 85.000 x 365 días

Diás de venta en la calle =
US$ 415.000 + ((415.000/87) x 13)
= 65 días

Rotación de cuentas por cobrar:

Rotación CxC US$ 445.000

2003 = = 5.23 veces /año
US$ 85.000
ÓPTIMO = LO MAYOR POSIBLE
Aspecto contable
3
Cuentas por cobrar
Debe (Clientes) MN; ME Haber

• Saldo periodo anterior • Cobranza parcial o total

• Ventas de crédito • Reclasificación del
crédito con garantía de
• Notas de cargo
documentos
Intereses
• Devoluciones y
Otros descuentos
• Bonificaciones
• Castigo de incobrables

(+) • Cierre (-)

 Flujo contable – Venta a crédito y cobranza
3
La empresa ABC Ltda. vende mercaderías al crédito al Sr.
Juan Perez por Bs10.000 según factura de venta No. 1511
Cuentas por cobrar
Sr. Juan Perez I.T.
Caja Debe Haber
Debe Haber Debe Haber

(1) Bs 10.000 Bs 10.000(2) (1a)Bs 300

(2)Bs 10.000

Débito Fiscal IVA IT por pagar

Ventas Debe Haber
Debe Haber Debe Haber

Bs 8.700 (1) Bs 1.300(1) Bs 300(1a)

(1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alícuotas del IVA e IT son del
13% y 3% respectivamente sobre el valor de la factura total
(2) Luego de 30 días el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa.
 Política contable – Método de estimación de 3
incobrabilidad (Previsión para cuentas
incobrables)

Estado de antigüedad de saldos

Informes de la oficina de asesoria legal

Factores a
considerar para
determinar la
previsión: Correspondencia cursada con el cliente

Comportamiento del cliente en relación

con la empresa durante el tiempo.
¿Por qué se estiman cuentas incobrables al cierre?
3
Evidencia definitiva de
cuenta incobrable
Ajustes de facturada el año
Cierre 1997
31/12/1997

Estimación de pérdida

Resultados Resultados
1997 1998
Objetivos:
• Reconocer la pérdida por ventas al crédito a deudores
incobrables
• Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por
cobrar
Algunos métodos para la determinación de la 3
estimación de cuentas incobrables (Previsión)

• Legislación Boliviana D.S. 24051 Art. 17 (promedio de los

últimos tres quebrantos entre los tres últimos saldos de
cuentas por cobrar)
• Porcentaje sobre ventas al crédito
• Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar
• Clasificación de cuentas por antigüedad de saldos
• Método combinado
 Aspecto contable – Previsión para incobrables
3
Previsión para cuentas incobrables.
Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor),
su saldo es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad
existente por las deudas a cobrar a clientes a clientes.
(Egresos)
Pérdida en cuentas
incobrables ABC Ltda.
- Gasto de
- Balance al 31/12/20XX
cuentas de
dudosa
Cierre
recuperabilidad Activo
US$ %
(+) (-) Activo corriente
....
(Reg. Cuentas por cobrar 10.000 100
Previsión Activo)
para cuentas Menos: Previsión para incobrables (300) (3)
- incobrables
Castigos - Saldo inicial
Cuentas por cobrar neto 9.700 97
- - Estimación de de incobrables
Recuperacione incobrabilidad
s del periódo.
(-) (+)
 Control interno
3
a. Autorización de extensión de créditos
b. Control de pedidos de mercancias o
servicios observando límites de
crédito autorizados.
c. Control de despachos o entregas de
mercancías y/o servicios prestados.
d. Control sistemático de devoluciones ,
descuentos y bonificaciones.

e. Comprobación de facturas, notas de

contabilidad.
f. Control individual de pagos parciales y/o
totales y saldos.
g. Identificación de cuentas atrasadas.
h. Concialiación periódica de registros
principales y auxiliares.
i. Circularizaciones de saldos períodicas a
 Gestión de cuentas por
4
cobrar
- Antecedentes en el negocio
- Solvencias en el negocio
- Garantías del cliente
- Dependencias y
Factores determinantes al concentraciones en el
otorgar crédito al cliente: negocio del cliente
- Capacidad de - Seguimiento del riesgo
- Voluntad de
pago - Otros aspectos

Venta pago Dinero en

a RIESGO efectivo
Crédit
o
Tiempo del crédito:
Al contado = COD
A treinta días = N/ 30 (neto 30)

Descuentos por pronto pago:

2% si se paga en 10 días = 2/10

COD = Cash on delivery (pago contra entrega)

CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)
Administración de cuentas por pagar
Segunda parte
Contenido segunda parte..

1. Clasificación, concepto y objetivos del

sistema contable en la gestión en el
proceso de cuentas por pagar.

2. Indicadores contables (ratios) en la

administración de cuentas por pagar

3. Contabilidad y control interno de

compras y cuentas por pagar

4. Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de

maduración del efectivo
 1
Qué son los pasivos?

Los “Pasivos” son deudas con terceros

a quienes normalmente se los
denomina “acreedores”.
En esencia, los pasivos constituyen los
derechos que personas u
organizaciones ajenas a la empresa
tienen sobre los activos de esta última.
Pasivos por su origen.. Cuentas por pagar comerciales
(deudas y provisiones)

Servicios personales por pagar

Pasiv (deudas y provisiones)
o Impuestos y aportes por pagar

Prestamos bancarios

Otras cuentas por pagar

 1
Clasificación de pasivos?

Pasivos por su exigibilidad..

Hasta un año de plazo = Pasivo
corriente
Pasiv
o A más de un año de plazo =
Pasivo no corriente

Pasivos por su naturaleza..

Sin garantía = Con compromiso
verbal de pago (financiamiento
Pasiv espontaneo)
o Con garantía (Respaldo
documentario como letras y/o
pagares)
Aspecto contable
1

Cuentas del Pasivo

Debe Haber

• Por pago de deudas al • Por el saldo inicial

vencimiento de plazo
• Por deudas contraidas en
• Por amortizaciones el período
• Por traspaso a otras • Por actualizaciones,
cuentas de pasivo cuando las deudas son con
mantenimiento de valor
• Por cierre de gestión

(-) (+)
Ratio de endeudamiento
2

ACTIVO U.M. %_ PASIVO Y PATRIMONIO U.M. %_

Disponible 6 8 Exigible a corto plazo45 58

Realizable 8 11 Exigible a largo plazo10 13
Existencias 18 23 Capital
Capital Social
Social 22
22 ∑ 29
29
Activo fijo 45 58 d
TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 ∑ 100
e
Conclusiones:
∑ = 29% ; ∑ e= 100%  29% < 40 - 50% del total del
d pasivo
OPTIMO: Capital Social asciende a un 40% - 50% del total
del pasivo

Capital Social = 40% – 50% del pasivo

CORRECTO: Empresa capitalizada

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel

ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas
empresas.
Ratio de endeudamiento
2
(continuación)

ACTIVO U.M. %_ PASIVO Y PATRIMONIO U.M. %_

Disponible 6 8 Exigible a corto plazo45 58

Realizable 8 11 Exigible a largo plazo10 13
Existencias 18 23 Capital
Capital Social
Social 22
22 ∑ 29
29
Activo fijo 45 58 d
TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 ∑ 100
e
Conclusiones:
Capital Social < 40% del total del pasivo
PRECAUCIÓN: Empresa endeudada

Capital Social > 50% del total del pasivo

ATENCIÓN: Empresa que infrautiliza los fondos

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel

ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas
empresas.
Ratio de endeudamiento
2
(continuación)

ACTIVO U.M. %_ PASIVO Y PATRIMONIO U.M. %_

Disponible 6 8 Exigible a corto plazo45 58

Realizable 8 11 Exigible a largo plazo10 13
Existencias 18 23 Capital
Capital Social
Social 22
22 ∑ 29
29
Activo fijo 45 58 d
TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 ∑ 100
e
Conclusiones sobre el ejemplo:
DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO

∑ = 29% ; ∑ e= 100%  29% < 40 - 50% del total del

d pasivo
Capital Social < 40% del total del pasivo
PRECAUCIÓN: Empresa descapitalizada o endeudada.

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel

ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas
empresas.
 Mecanismos para evitar la suspención de pagos 2
a proveedores

PROBLEMAS DE LIQUIDEZ
DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO

PARA EVITAR UNA Mejorar el activo

circulante y exigible
SUSPENSIÓN DE PAGOS a corto plazo

Vender activos fijos

Aumentar los no imprescindibles
capitales propios
Indicadores de gestión de financiamiento de CP 2
- Resumen

 Análisis del balance general.

¿Está la empresa capitalizada?
¿Se pueden atender los pagos?

Activo Corriente> Deudas a corto plazo

Capitales propios suficientes

(40 – 50% del pasivo)
 Control interno – cuentas por pagar
3
1. Autorización. Los gastos y las compras de
bienes y servicios mayores deben ser
aprobados de acuerdo con los criterios y
procedimientos establecidos por la dirección
2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse
oportunamente coordinando con tesoreria la
disponibilidad de fondos en los plazo ade pago
acordados

3. Clasificación. La información relacionada con

los pasivos debetener toda la disgregación
suficiente para su efectivo control.

4. Verificación. Debe verificarse y evaoluarse periódicamente lows saldos de

cuentas por pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus
transacciones relacionadas.

5. Protección física. El acceso a los registros contables de compras y nómina,

recepción de desembolsos, formas documentales, instalaciones y
procedimientos de proceso deben permitirse solo a personas autorizadas por la
dirección de la empresa.
Riesgos – compras y cuentas por pagar
3

- Efectuar compras no autorizadas

- Pagar en efectivo a personas no autorizadas
- Adquirir material de baja calidad
- Efectuar compras a precios excesivos
- Adquirir mercaderías no requeridas o no prioritarias
- Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos
- Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiación
adecuada de los impuestos inherentes.
 Ciclo de maduración del efectivo

Pago de mano de Pago

Pago de
obra y gastos de gastos de
materias
fabricación venta
Compra primas
Cobro
materias
Producció Almacenamien cliente
primas Venta
n to s

Plazo de pago a Plazo de cobro a

proveedores clientes

Días de stock de Días de stock

Días de stock de
productos en de producto
materias primas
curso acabado

CICLO DE CAJA

CICLO DE MADURACIÓN
Ciclo de maduración del efectivo

Nº de días Plazo de
Nº de días Nº de días Plazo de
de stock pago a
de stock de de stock de cobro de
de
materia - proveedore
s + producto
en curso
+ producto
acabado
+ clientes
prima

EJEMPLO EMPRESA “A”

28 días - 15 días + 20
días + 30 días + 60 días

=
123 días
Ratios - ciclo de maduración del efectivo

Calculo de RATIOS:
Plazo de cobro Clientes + efectos
a los clientes = x 365
Ventas + IVA

Plazo de pago a Proveedores

los proveedores = x 365
Compras

Stock materias primas

Plazo de stock de
las materias primas
= x 365
Compras Anuales

Plazo de stock de Stock de prod. en proceso

los productos en = x 365
curso Compras Anuales

Plazo de stock de Stock de prod. acabados

los productos = x 365
acabados Costo de ventas anual