STEPHANY SANCHEZ PEREGRINA ANALLELY YANETH SAIS ZAMBRANO JANETH GONZALEZ AGUILAR ROBERTO BOUCHOT MANCERA EDUARDO PAJARITO

CUAUTLE

El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificacin inicial. Requiere:

Creacin de un plan de referencia.

Recoleccin de datos reales.

Anlisis del seguimiento del plan original.

 Es

la planificacin del proyecto (antes de empezar a ejecutar el proyecto). Se comparar la evolucin del proyecto real con la evolucin que se esperaba.

 Determinacin

de la prioridad del

seguimiento. Distintas actividades pueden requerir una periodicidad del seguimiento diferente

 Determinacin

de la informacin a recoger para cada actividad. La mas habitual es:

Fecha de inicio y finalizacin real. Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas Recursos utilizados y gastos reales.

 Realimentacin

de la programacin con valores reales para obtener una planificacin que incorpore el estado real del proyecto

 Comprobacin

de la utilizacin de los recursos. La existencia de desviaciones puede revelar una subestimacin de las necesidades reales de recursos del proyecto y requerir el recalculo del proyecto para obtener un nuevo presupuesto mas ajustado a la realidad.

 Comparacin

de la planificacin basada en valores reales con el plan original Determinacin de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programacin y en los recursos.

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Desde la perspectiva de un responsable de proyecto, la comunicacin es una de las habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar.

Sin

embargo, y a pesar de esa importancia, es curioso que algo que hacemos continuamente, tanto en nuestra vida personal como profesional, muchas veces no le dedicamos el tiempo suficiente, sobre todo en algo tan relevante como un proyecto. Por qu falla la comunicacin en los proyectos?, Por qu algo tan natural como comunicarse puede suponer un importante quebradero de cabeza y llevar incluso al fracaso de proyectos?
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Algunas de las causas ms comunes son: Informacin errnea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada. Interlocutor no vlido. Manejo de los tiempos inadecuados. Medios de transmisin incorrectos. Falta de claridad.

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Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en cualquier comunicacin siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una forma sncrona/simultnea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,) o de forma asncrona (correos, informes, blogs,) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas veces pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atencin a lo que nos estn transmitiendo y perdemos informacin valiosa para entender el entorno.

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A la hora de poder comunicarnos de forma eficiente tenemos que identificar los tipos de comunicacin que podemos utilizar, ya que afectar a la forma en que debemos de transmitir el mensaje (no podemos escribir un correo electrnico como si estuviramos escribiendo un Whatsapp, o un documento funcional como si estuviramos redactando una novela). Las formas son tan importantes como el fondo (continente vs. contenido).

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Interna, con el equipo de trabajo/proyecto, y Externa, con el cliente/usuarios/proveedores Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos vs. correos electrnicos, conversaciones de pasillo o telefnicas. Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura organizativa, y Horizontal, entre los compaeros. Oficial y No Oficial. Comunicacin con organismos oficiales o interna de la compaa, y comunicacin con compaeros, colaboradores. Escrita vs. Oral. Verbal vs No Verbal. A veces le prestamos poca atencin a la comunicacin no verbal pero, como nos comportamos ante un interlocutor (actitud, postura, comportamiento, distracciones), puede suponer una barrera a la hora de comunicarnos.

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Planificar y preparar la comunicacin. En un proyecto no podemos dejar la comunicacin a la improvisacin. Tenemos que tener claro qu queremos transmitir, cuando hacerlo, cmo hacerlo, qu soporte vamos a usar y, sobre todo, quienes sern nuestros interlocutores. Hay que limitar al mximo la improvisacin, para evitar el riesgo de decir lo que no se debe. Utilizar un lenguaje simple. Esto es muy importante en un entorno altamente especializado, sobre todo en comunicaciones con usuarios. Muchas veces tendemos a usar un lenguaje que slo entendemos en nuestro mbito de trabajo (ingenieros, ). Tenemos que comunicar pensando en quien recibe el mensaje, no en quien lo emite. Obtener feedback del receptor. Este punto nos permite reforzar la comprensin del mensaje. Tenemos que asegurarnos que nuestro interlocutor ha entendido lo que queremos transmitir.
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Establecer mltiples canales de comunicacin. Tenemos que definir cuales son las lneas de comunicacin principales en nuestro proyecto, y formalizarlas/controlarlas: informes, redes sociales corporativas, intranets, etc Determinar la sensibilidad del receptor respecto a la informacin que se va a transmitir. En comunicaciones presenciales (cara a cara), prestar atencin al lenguaje corporal del receptor. Esto nos dar pistas de si la informacin se est recibiendo correctamente. Comunicar en el momento adecuado, y con el formato y medios correctos. Reforzar las palabras con acciones. Debemos de evitar actitudes tipo haz lo que digo, no lo que hago. Escucha activa. Esto significa que tenemos que escuchar y entender la comunicacin desde el punto de vista del que habla.
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 En

definitiva, tenemos que tener siempre presente que Una comunicacin de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la informacin requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados. La importancia de una buena comunicacin se ha convertido en algo indispensable para lograr el xito en los proyectos y en la gestin de las organizaciones.
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