TALLER

METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN DE CAUSAS Y RECOMENDACIONES DE LOS HALLAZGOS DE UNA AUDITORA

Objetivo

Aplicar los instrumentos metodolgicos para identificar CAUSAS y que RECOMENDACIONES contribuyan a la mejora del contenido de un Informe de Auditora e incrementen las posibilidades de cambio de las condiciones del desempeo de una institucin pblica.

Qu es un INFORME DE AUDITORA?
Es el r esultado de la informacin, estudios, investigacin y anlisis efectuados por los auditores durante la realizacin de una auditora, que de forma normalizada expresa por escrito su opinin sobre el rea o actividad auditada en

relacin con los objetivos fijados, sealan las debilidades

de control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de

tales deficiencias,
preventivas.

a travs de medidas

correctivas

Nivel de Calidad y Cantidad a. Fu claramente redactado? b. La cantidad de contenido es apropiada? c. Se cumple con las especificaciones calidad establecidas? de

d. Es factible con el Informe de Auditora ejercer modificacin de condiciones de desempeo existentes? e. Existe posibilidad de que la ciudadana se vea afectada positivamente con las RECOMENDACIONES acordadas?

Dnde estn los elementos del DESARROLLO DE HALLAZGO y EVALUACIN DE S INDICADORES?

Condicin Condicin

Nivel de Gestin y Resultados alcanzado

HALLAZGO S

Criterio

Nivel de Gestin y Resultados deseado, esperado o planificado

Causa Causa
Efecto

Factores influyentes de la variacin de la Gestin y/o los Resultados

Impacto de la variacin expresado en la CONDICIN en una determinada unidad de medida Acciones preventivas, correctivas y creativas para rescatar un valor requerido por el CRITERIO

Recomendacin Recomendacin

CAUS A

Qu es una CAUSA?

Es un factor influyente en una desviacin a un criterio de desempeo existente en una o ms unidades de anlisis de la organizacin, de cambio de considerada una condicin como a ser

elemento explicativo de las oportunidades revertida.

Clasificacin de CAUSA S

Externa s

Internas

1. Indicacin de una disfuncin

ESTRUCTURA DE REDACCIN

D CAUSA RAZ E

a. Bajo nivel de
b. Alto nivel de c. Presencia de d. Carencia de e. Inexistencia de 2. Sustantivo de un verbo a. contratacin b. devoluciones c. clculo

d. integracin
e. inspecciones

ESTRUCTURA DE REDACCIN DE CAUSA RAZ

3. Cuantificacin de la disfuncin a. en un 20.3%...

b. 6 de 8 unidades habitacionales
c. 4 proyectos tipo a por cada 1 proyecto d. a un costo promedio de Bs. 86.000,oo 4. Contextualizacin de la disfuncin a. proyecto de construccin Uribante-Caparo b. en el Estado Monagas c. en 5 de 8 dependencias del Ministerio 5. Delimitacin del tiempo en el que se localiza la causa a. entre los meses Enero-julio del ao en curso b. durante todo el ao 2010 c. la primera semana de los primeros 6 meses del ao tipo b

Ejemplos de CAUSAS
a. Ausencia de Sistema de Control Interno b. Inexistencia de Sistema de Inventarios c. Debilidades del Sistema de Informacin d. Inobservancia al cumplimiento de las normas de calidad e. Carencia de integracin entre el nivel supervisoriosupervisado f. Ausencia de seguimiento a la ejecucin del proyecto A g. Bajo nivel de ejecucin presupuestaria h. Bajo nivel de contratacin de recursos humanos para la ejecucin oportuna del proyecto de construccin

un ejemplo demostrativo de la redaccin de una CAUSA RAZ

h. (1) Bajo nivel de (2) contratacin de recursos humanos (3) de un 46.5% en la ejecucin oportuna del (4) proyecto de construccin Uribante-Caparo (5) entre los meses Enero-Julio del ao 2010.

Tono de las ideas escritas

hay que estar conciente del tono con el que se redactar una idea en un Informe de Auditora Por ejemplo, el control apropiado no se puede alcanzar a menos que se lleven a cabo las conciliaciones Versus Si se ejecutan las conciliaciones, podr alcanzar un control apropiado se

INSTRUMENTOS PARA LA IDENTIFICACIN DE CAUSAS

Diagrama Por qu? Por qu?

1. Qu es? 2. Por qu usarlo? 3. Cundo utilizarlo? 4. Cmo utilizarlo?

Diagrama Por qu? Por qu?

2. Valor del desvo: 1. Indicador
Indicadores correctamente establecidos Indicadores requeridos
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu? Inexistencia de indicadores de economa, rendimiento, efectividad, eficiencia, resultados correctamente estructurados Por qu? Por qu? Carencia de patrones de referencia Por qu? Por qu?

3. Condicin
Por qu? Por qu?
Falta de habilidades metodolgicas para formular indicadores de gestin y resultados Bajo nivel de apoyo del nivel estratgico para establecer indicadores de gestin y resultados. Por qu? Por qu? Presencia de metas de cargas de trabajo, en ausencia de indicadores de servicios y resultados Presencia de metas de cargas de trabajo, en ausencia de indicadores de servicios y resultados Por qu? Por qu? Inexistencia de aplicacin de modelo conceptual para generar indicadores de gestin y resultados

X=

Inobservancia a la normativa legal existente en materia de seguimiento, control y evaluacin, as como estndares aplicables al diseo de sistemas de informacin automatizados

Ausencia de relacin sistmica entre los indicadores existentes

Por qu? Por qu? Falta de correspondencia entre elemento de medicin del plan y sus indicadores Por qu? Por qu? Falta de confiabilidad de las fuentes de informacin

Ausencia

de

anlisis

interpretacin

de

indicadores de gestin y resultados (razonamiento) para la evaluacin Por qu? Por qu? Presencia de ambigedad de los aspectos sujetos a medicin, lo que determina la formulacin de indicadores errados. Carencia de atencin a la formulacin indicadores en el mismo acto de planificacin. de

Por qu? Por qu? Presencia de reajustes de metas cuando stas no son cumplidas, para generar efecto deslumbramiento Ausencia de acumulacin de valores numricos, as como de normas y procedimientos de cuantificacin y clculo.

Cumple esta CAUSA con las Especificaciones de Calidad anteriormente acordadas?

Ausencia de INDICADORES Agotamiento de de as como de Acumulacin de Espacio Agrcola Hectreas Aprobadas por la Gerencia de Crditos Agrcolas, lo que seala debilidades del sistema y del proceso de seguimiento, control y evaluacin en la gestin agrcola a nivel nacional.
Qu le falta?

Texto con CAUSAS cumplimiento de sin D CALIDA ESPECIFICACION E D ES

c. Debilidades del Sistema de Informacin

Seleccin de CAUSASInforme Causa 1

de Auditora

Causa 2

Causa 3

Causa 4

Diagrama Por qu? Por qu?

2. Valor del desvo: 1. Indicador 3. Condicin
Por qu? qu? Por Por qu? Por Por qu? Por qu?

X = Por qu? Por qu?

Inobservancia a la normativa legal existente en materia de seguimiento, control y evaluacin, as como estndares aplicables al diseo de sistemas de informacin automatizados

Por qu? Por qu? Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Lista de Chequeo para Evaluacin de GradosCAUSAS de Apreciacin Criterio

a. Concrecin de su formulacin b. Oportunidad para el Cambio c. Asociada a la Misin Institucional d. Vinculada a la satisfaccin de la ciudadana e. Vinculacin al riesgo institucional
1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 1 BAJO 2 3 4 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 5 ALTA 2 3 4

2 2

3 3

4 4

f. Influencia la administracin de los recursos financieros

g. Sensible al nivel estratgico de la organizacin h. Finalidad bsica de la unidad de anlisis auditada i. Asociado al incumplimiento de una norma legal j. Asociado al incumplimiento de una norma tcnica k. Determinante en el funcionamiento de un sistema l. Determinante en la ejecucin de un proceso ll. Asociada a un enfoque gerencial

2 2

3 3

4 4

Seleccin de CAUSAS con Diagrama Por qu? Por qu?

Causa 1 Puntaje

Causa 2 Puntaje

Causa 3 Puntaje

Causa 4 Puntaje

RECOMENDACI N

Diagrama Cmo? Cmo?

1. Qu es?
2. Por qu usarlo?

3. Cundo utilizarlo?
4. Cmo utilizarlo?

Qu es una RECOMENDACIN?

E una medida que a juicio del auditor s permitir a la organizacin lograr ms eficaz, econmica solucionando y eficientemente sus sus actuales objetivos, problemas,

previendo otros y aprovechando

propios recursos le ofrecen. Se

al mximo
establecen

las posibilidades que el medio externo y sus para superar la CONDICIN y CAUSAS de los problemas identificados.

Clasificacin de RECOMENDACION ES

1. Econmicas

Externa s

2. Fsicas 3. Cronolgicas 4. Intangibles

Internas

ESTRUCTURA DE REDACCIN DE RECOMENDACIONES 1. Indicacin de un verbo de conducta observable

a. Disear

b. Asignar
c. Incorporar d. Implementar

e. Aplicar
2. Objeto sobre el que recae la accin a. proceso b. sistema c. recursos financieros d. enfoques e. instrumentos

ESTRUCTURA DE REDACCIN DE 3.RECOMENDACIONES Modificacin de una condicin (CAUSAS)

a. con la finalidad de que... b. para que c. en funcin de

d. con el objeto de
4. Modificacin de la CONSECUENCIA a. que permita el aprovechamiento de recursos b. que impacte en mejor orientacin a la ciudadana c. que eleve el grado de satisfaccin de los trabajadores 5. Cuantificacin de la CONSECUENCIA contenida en el HALLAZGO de Auditora a. en un 58%

b. en la totalidad de las dependencias del ente

c. en 7 de 8 proyectos de construccin

ESTRUCTURA DE REDACCIN DE RECOMENDACIONES

6. Responsable de acatar la RECOMENDACIN a. Est recomendacin ser responsabilidad a Gerencia de Contrataciones del Ministerio y.

de

la

b.

Est recomendacin ser responsabilidad del a Viceministro de Comercio Exterior, as como del Comisionado Ministerial para las Relaciones de Comercio con Pases de la Regin.

Ejemplos de RECOMENDACIONES
a. Emitir y reportar oportunamente la informacin de la ejecucin del avance financiero de las actividades y proyectos, para que la Oficina de Planificacin y Presupuesto cumpla con la evaluacin a la ejecucin presupuestaria oportunamente. b. En la designacin del personal de confianza de la entidad se debe tener en cuenta el total de personal nombrado aprobado en el cuadro de asignacin de personal y presupuesto analtico del personal y la normativa vigente. c. Coordinar la realizacin inmediata de un inventario fsico integral de bienes de Activo Fijo y de Suministros, a fin de establecer la existencia real de bienes de la entidad, determinar bienes en estado obsolescencia, en estado de baja y faltantes y los hubiere. d. Disear sistema de seguimiento, control y evaluacin de obras menores y mayores que permita contribuir al cumplimiento oportuno de stas, en razn de la normativa vigente y las de tipo tcnico referida a la aprobacin, ejecucin y liquidacin de los proyectos de inversin.

Esta RECOMENDACIN cumple con las Especificaciones de Calidad anteriormente establecidas?

Disear sistema de seguimiento, control y evaluacin para robustecer el proceso gerencial que permita el otorgamiento de crditos agrcolas bajo criterios ticos y en estricto cumplimiento a normativa legal existente. Qu le falta?

a. Institucionaliza los Indicadores de Agotamiento de r Espacio Agrcola, as como de Hectreas para la Siembra, Cultivo y Cosecha de acuerdo al valor acumulado por cada uno de los crditos agrcolas otorgados. Se recomienda que estos indicadores se control y al sistema de seguimiento, agreguen evaluacin actualmente implementado.
b. Redisear un sistema automatizado de informacin del sistema de seguimiento, control y evaluacin de la Gerencia de Crditos Agrcolas, de tal manera que tanto el indicador de Agotamiento de Espacio Agrcola por Entidad Federal y a nivel nacional, as como el Indicador de Acumulacin de Hectreas Agotadas procesen cifras numricas, que permitan a la organizacin asignar crditos agrcolas de manera transparente.

RECOMENDACIONES con cumplimiento de ESPECIFICACIONES DE CALIDAD

Seleccin de Recomendaciones-Informe
Recomendacin 1

de Auditora

Recomendacin

Recomendacin

Recomendacin

Diagrama Cmo? Cmo?

2. Valor de l desvo:
1. Indicador
Indicadores correctamente establecidos Indicadores requeridos
Ejercer cumplimiento de la normativa legal en materia de seguimiento, control y evaluacin que permita conocer el cumplimiento de proyectos, planes y polticas pblicas desde una perspectiva operativa y estratgica. Cmo? Cmo?
Desarrollar matriz de estructura de indicadores de gestin y resultados de acuerdo a los criterios de gestin reflejados en la normativa legal. Cmo? Cmo? Disear Lista de Chequeo para acordar calidad de estructura de indicadores de gestin y resultados Cmo? Cmo?
Acordar con el nivel estratgico los tipos de patrones de referencia para verificar cumplimientos

3. Condicin

Cmo? Cmo?

Seleccionar cada tipo de indicador de gestin y resultados de acuerdo a los criterios reflejados en diversos instrumentos legales, en secuencia lgica Separar los indicadores operativos de los de ndole estratgico, para su comparacin con el contenido de los planes con igual denominacin Acordar con las unidades correspondientes las caractersticas que debe tener cada uno de los indicadores acordados, y complementar con la teora existente en la materia Hacer saber al nivel estratgico la cantidad y caractersticas de los indicadores acordados, para establecer compromiso y responsabilidad de implementacin del sistema Identificar las finalidades reflejadas en proyectos, polticas pblicas y lineamientos del Estado, para ser convertidas en patrones de referencia. Seleccionar metas, valores internacionales y estndares que respondan a la correcta evaluacin del desempeo del ente pblico Racionalizar normas y procedimientos de acuerdo a la normativa legal que rija la gramtica del establecimiento de objetivos y metas, as como las operaciones de clculo

X=

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo? Disear Manual de Normas y Procedimientos para establecer objetivos y metas operativas y estratgicas con criterios de medicin Cmo? Cmo? Institucionalizar planes de medicin tomados de la mano de los planes operativos y estratgicos

Definir cada uno de los criterios de gestin y resultados en

forma sistmica que permita la rendicin de cuentas en cualquiera de sus modalidades Establecer responsabilidad en la gestin de datos e informacin, as como de los tomadores de decisin para cada uno de los indicadores de gestin y resultados

Reflejar niveles de responsabilidad en reportes, informes y memoria y cuenta mediante las firmas correspondientes

Diagrama Cmo? Cmo?

2. Valor del desvo: 1. Indicador
Cmo? Cmo?

3. Condicin
Cmo? Cmo?

X= Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo? Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Lista de Chequeo de Evaluacin de RECOMENDACION ES

Criterio a. Costo de la Recomendacin b. Tiempo de Espera para Generar Cambios c. Vinculacin con la Misin Grados de Apreciacin 1 2 3 4 5 ALTO

BAJO

1
ALTO

2
2 2 2

3
3 3 3

4
4 4 4

5
BAJO

1
BAJA

5
ALTA

d. Repercusin en Gestin Interna

e. Repercusin en Gestin Externa f. Control sobre una o ms CAUSAS g. Repercusin en el largo plazo h. Dificultad para Erradicar la Causa i. Factible polticamente j. Factible legalmente

1
BAJA

5
ALTA

1
BAJA

5
ALTA

1
BAJA

2
2 2

3
3 3 3

4
4 4 4

5
ALTA

1
BAJA

5
ALTA

1
ALTO

5
BAJO ALTA AL TA

1 2 BAJA B1 AJA 2

5 5

Seleccin de
Recomendacin 1 Puntaje

Recomendaciones

Recomendacin

2 Puntaje

Recomendacin

3 Puntaje

Recomendacin

4 Puntaje

Conclusiones
Conclusin 1

Conclusin 2

Conclusin 3

Conclusin 4