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Enfoque Conceptual
Ing. Administrativo Dr. Arstides Tejada Arana
CIP N 69102
PARTE
la
A partir del momento en que las organizaciones alcanzaron cierto tamao y complejidad, se vio afectada su administracin presentando dificultades y desafos ignorados hasta entonces por los directivos.
De all surge la incesante necesidad de desarrollar una teora de la administracin que permita a las organizaciones, DETERMINAR SUS PROCESOS, modelos y estrategias adecuadas para la solucin de sus problemas institucionales.
Ing. Adtvo. Dr. ARISTIDES TEJADA ARANA
La tarea bsica de la administracin consiste en: Llevar a cabo las actividades con la participacin de las personas, que en conjunto, trabajen con eficiencia para conseguir objetivos comunes gracias a una buena funcin administrativa. Peter Druker: No existen pases desarrollados ni pases subdesarrollados, sino simplemente pases administrados y sub administrados.
Ing. Adtvo. Dr. ARISTIDES TEJADA ARANA
ADMINISTRACION
1 PLANEACION 3 DIRECCION
OBJETIVOS
TECNOLOGAS
OTROS
2 ORGANIZAC 4 CONTROL
LOGRAR OBTENER RESULTADOS A TRAVES DE OTROS A LOS CUALES SE LES PROPORCIONA LOS MEDIOS ADECUADOS PARA LOGRAR ALCANZAR DICHOS RESULTADOS
Ing. Adtvo. Dr. ARISTIDES TEJADA ARANA
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
1 PLANEACION 3 DIRECCION
ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION
PROCESO ADMTVO.
2 ORGANIZAC
4 CONTROL
Personas
Implementacin de Sistemas
Sistemas
Planificacin de la informacin Hardware Software
Funciones
Procedimientos
ADAPTARSE AL CAMBIO
Ing.Adtvo. Ing. Adtvo. Dr. ARISTIDES ARANA Dr. ARISTIDES TEJADATEJADA ARANA
1. CATALOGACION
2. REGISTRO DE PROVEEDORES
3. PROGRAMACION DEL ABASTECIMIENTO SUB SISTEMA INFORMACION
4. REGISTRO CONTROL
FUNCION
LOGISTICA
PROCESOS
TECNICOS
9. SEGURIDAD
10. DISTRIBUCION 11. DISPOSICION - FINAL
CATALOGACION
REGISTRO - PROVEEDORES
ORGANIZACION PROGRAMACION - ABAST. REGISTRO - CONTROL PLANIFICACION DIRECCION
PROCESOS TECNICOS
COORDINACION
FUNCIONES: . . . . . . . PRODUCTIVA LOGISTICA COMERCIAL FINANCIERA MANTENIMIENTO SEGURIDAD RR. HH. PROCESOS . . . . . PROGRAMACION ADQUISICIONES ALMACENAMIENTO DISTRIBUCION CONTROL PROCEDIMIENTOS . . . . . RECEPCION ALMACENAMIENTO DISTRIBUCION TRANSPORTE CONTROL ACTIVIDADES . . . . . DESCARGA DESEMBALAJE VERIFICACION CHEQUEO CONT. CALIDAD
ANALISIS
PROCESOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES TAREAS ACCIONES
TAREAS . Traslado de bultos De los medios de Transporte a la zona De recepcin ACCIONES . Manejo fsico de Parihuelas, . Montacargas
USUARIO
Catalogo de Artculos
PRESUPUESTO
PLANEAMIENTO
GERENTE MUNICIPAL
ORGANISMOS PUBLICOS
ORGANISMOS PRIVADOS
CODIFICACION ADQUISICION
PLANEAMIENTO CONTROL INVENTARIOS
ALMACENES
SIAF
CONTROL PATRIMONIAL
PROVEEDORES PROMPYME
CONTABILIDAD
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1. AREA TECNICA
2. AREA HUMANA
3. AREA CONCEPTUAL
GERENTE
Dr. Arstides Tejada Arana
LA VOZ DE LA OFERTA
PROCESOS EXISTENTES
Que Productos o servicios demanda el mercado? La realidad exige nuevos productos y servicios rentables, competitivos, bajo costo, transparente, rpidos,
Siempre presentan Procesos disponibles (obsoletos, fuera del contexto de la realidad) Productos y servicios que no agregan valor y costosos Productos y Servicios sin demanda en el mercado 15
QUE ES UN PROCESO ?
Secuencia repetitiva de actividades que una o varias personas desarrollan orientadas a generar un valor agregado sobre una entrada, para conseguir un resultado y una salida que satisfaga los requerimientos del cliente. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman unas entradas y las convierte en unas salidas.
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.PROCESOS El trmino "proceso" no es ms que la sucesin de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea.
Heras
define proceso como "el conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformacin de una serie de inputs (material, mano de obra, capital, informacin, etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios) aadiendo valor.
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Los pasos propuestos para reconocer y mejorar los procesos de cada servicio de una institucin son los que se reflejan en el siguiente diagrama:
1. Definir la misin del servicio
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CMO LO HACEMOS
(Procesos)
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HACER LOS ARREGLOS DE VIAJE: CONTACTAR UNA AGENCIA DE VIAJES , ALOJAMIENTO E INSTALACIONES MILITARES
SISTEMA REDISEADO
IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE VIAJAR Y NOTIFICAR A LA OFICINA DE VIAJES LA OFICINA DE VIAJES DEBE COSTEAR LA ESTIMACION Y COMPLETAR EL PAQUETE DE VIAJE EL SUPERVISOR APRUEBA Y FINANCIOA EL VIAJE: LA CONTABILIDAD SE ACTUALIZA AUTOMATICAMENTE
OBTENER UN ANTICIPO DE VIAJE USANDO CAJERO AUTOMATICO, CHEQUES DE VIAJERO
FINANZAS
Abastec
NO Procedimiento Definido: Formula Requerimiento Ingresa solicitud De Compra Procedimiento Definido: COMPRAS
FIN
PROCESO
PROGRAMACION DE COMPRAS Determinar necesidades Consolidar Necesidades Ejecucin de la Programacin Evaluacin y Control VERIFICACION DE PEDIDOS Anlisis de los pedidos Control del Presupuesto Consolidar Necesidades TIPO DE COMPRA Directa Concurso
SALIDA
PLANIFICACION Visin Misin Planes Programas Normas, Informacin FINANZAS Requerimientos de Fondos Presupuesto Asignados, Polticas ,Normas Informacin USUARIOS Pedidos de: - Bienes - Servicios Trminos de Refere. para contrataciones o concursos Informacin PROVEEDORES Inscripcin de Proveedores Propuestas Tcnicas Presupuestos Econm. Requerimientos de Pagos por ventas ALMACENES Recepcin Devoluciones de Bienes no conformes ASESORIA JURIDICA Contratos Informacin legal
NO Es Directa?
SI COTIZACION Emisin Cuadro Comparativos Seleccin de Proveedores PROVEEDOR Orden de Compra Orden de Servicio
EVALUACIN DE RESULTADOS: Economa Precios Evitar Errores y Perdidas en el Proceso de Compra Evitar retrasos en la recepcin de los Bienes Comprados
SEGUIMIENTO Puntualidad en la Entrega de la Orden de Compra o Servicios COMPROBACION Bienes Recepcionados y Servicios Terminados Verificacin de las Facturas para Tramites de Pagos
USUARIO
FINANZAS Orden Pago (Voucher) Confirmaciones de Orden de Compra Otros Sistemas Segn los Requerimientos Informes a : Contabilidad Informtica Auditoria Gerencia Gral.
GERENCIA MUNICIPAL
Entorno Demanda Poblacin
POLITICA
Financiero
Tecnolgicos
Plan Estratgico Desarrollo Presupuesto Operativo Programacin Actividades Area o Unidad Orgnica Ingeniera Funciones Administrativa Procesos Anlisis (OMS) Procedimientos Resultados de Gestin Actividades Instrumentos de Tareas Gestin Acciones
Indicadores de Gestin Manuales Operativos Guas de Instrucciones
ANALISIS ORGANIZACIONAL
En qu organizacin estamos? En qu organizacin deberemos estar en el futuro? Cules son nuestros servicios principales? Qu valor y beneficio proporcionan al cliente? Quines son nuestros clientes? Por qu adquieren nuestros servicios? Cul es la tecnologa bsica que se tiene? Cules son los competidores principales? Cules son las fuerzas y debilidades de la organizacin? Cules son los valores y creencias de la organizacin?
Qu importancia se le da al personal?
Cul es el grado de integracin del personal? Cmo se pretende servir mejor a los clientes?
Valores
Una empresa es su gente La poltica de cualquier institucin es solo la manifestacin de los valores de los hombres que la integran porque ellos son la organizacin la empresa; su accin diaria la proyecta, le da imagen, la hace crecer hasta alcanzar el xito o la conduce al fracaso. Los valores son aquellas cualidades de los seres humanos que en un determinado momento son elegibles, pues ofrecen algo que la persona ha considerado que es bueno para su propio perfeccionamiento.
La eficiencia es, quiz, la mayor de todas las aspiraciones de una empresa. Permite optimizar la produccin de servicios y mejorar la calidad de operaciones que demande la ciudadana. los las
Sin embargo, es vital para ello mejorar nuestros procesos a fin de evitar la duplicidad y con ellos los gastos innecesarios, reducir los desperdicios y, en general, garantizar un mejor servicio al cliente usuario.
Para ello es importante realizar una auditora de gestin de los procesos en la entidad para descubrir las grietas por donde se escabulle dinero, recursos y esfuerzos.
Adems, este instrumento permite la simplificacin y optimizacin de la labor cotidiana, no solo para los empleados, sino, especialmente, para la administracin eficiente de la organizacin y la satisfaccin de LA CIUDADANIA. .
El objetivo es eliminar hbitos y actitudes no adecuadas que ocasionan la prdida de confianza ciudadana (clientes). Frugalizar proceso, es decir eliminar todo aquello que no agrega valor. Simplificar y desburocratizar procedimientos administrativos todos los
MODERNIZACION CON TECNOLOGICA DE PUNTA, PARA LO CUAL SE DEBER DESARROLLARA UN PROGRAMA DE SENSIBILIZACIN Y DE CAPACITACIN INTEGRAL EN NUEVOS PROCESOS A LOS SERVIDORES DEL MUNICIPIO
IMPLEMENTAR UNA REINGENIERIA PROCESOS COMO POR EJEMPLO: a) INTERCONECTANDO VIA INFORMATICA LAS DIFERENTES AREAS DEL MINICIPIO, b) EL CORREO INSTITUCIONAL, c) UNA OFICINA TIPO SAT, PARA LA RECAUDACION OPTIMA DE ARBITRIOS LAS RENTAS DANDO UN SERVICIO DE CALIDAD AL CLIENTE, FIDELIZANDOLO, d) ESTABLECER UN CONTROL DE ASISTENCIA DEL, PERSONAL VIA UNA BANDA MAGNETICA
PROSPECTIVA DE CAMBIO
DEFINIR UN ATRACTIVO TURISTICO Y DEFINIR UN CIRCUITO TURISTICO. VISITAR E INVITAR A LOS DIFERENTES MUNICIPIOS DE LIMA, BENCHMARKING.
EXTENDERLES LA COOPERACION INTERNACIONAL BAJO CONVENIOS,
GRACIAS
3: Diseo de procesos Relacin entre objetivos y procesos Procesos INPUT y OUTPUT Lmites del proceso Jerarquas de procesos. Descripcin del proceso. Factores clave de xito e indicadores clave de desempeo.
4: Diferentes tipos de procesos Administrativos Fabriles Comerciales Logsticos 5: Relevamiento de procesos Diagramas de flujo Histogramas Diagramas de Ishikawa Anlisis de Pareto Mantenimiento bajo control de los procesos. Metodologa PDCA para la mejora gradual de los procesos
6: Evaluacin de procesos Objetivos y riesgos estratgicos y operacionales Cumplimiento legal, normativo y regulatorio Adecuada informacin financiera Anlisis del valor de un proceso El diagnstico de la situacin actual del proceso Identificacin de actividades que no agregan valor Aplicacin de conceptos de calidad total Aplicacin de conceptos de diseo de procesos Costos de calidad en los procesos. 7: Alineamiento de procesos operacionales e informticos El uso de la tecnologa para hacer un proceso ms eficaz. Alineamiento de procesos operativos e informticos: ciclo de vida de los sistemas. La participacin del usuario en las definiciones informticas. 8: Implementacin y evaluacin