CONTROL ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACIN II

 El

control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

 El

control administrativo es el proceso de comparar lo realizado con lo planeado, tomando las acciones correctivas necesarias ante cualquier desviacin.

CONCEPTO
Henry

Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Elementos del concepto

1. Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Como se dej entrever, muchas de las tcnicas de planeacin lo son tambin de control. 2. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

 3.

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. 4. establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

IMPORTANCIA

El control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

 4.

Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicacin incide directamente en racionalizacin de la administracin consecuentemente en el logro de productividad de todos los recursos de empresa. la y la la

PRINCIPIOS

La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y si la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.

 De

los estndares Se refiere a que el control existe en funcin de la identificacin de los estndares. Ningn control ser valido si no se fundamenta en un estndar a seguir. Por tanto, es imprenscindible establecer modelos, medidas especficas de actuacin o estndares, que sirvan de patrn para evaluar lo establecido anteriormente.

 La

efectividad del control est en relacin directa con la precisin de los estndares. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.

 De

la oportunidad El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecucin de los objetivos al mnimo.

De las desviaciones Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relacin con los planes deben analizarse detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

Costeabilidad El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que ste represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que ste reporte. Un control slo debe implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redite resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantacin.

 De

excepcin El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cules funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.

 De

la funcin controlada La funcin controlada por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control debe estar involucrada con la actividad a controlar.

 Una

aplicacin clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no ser la persona ms idnea para auditarlos o determinar si son verdicos o no, ya que en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter personal.

EL PROCESO DE CONTROL

ESTABLECIMIENTO Y TIPOS DE ESTNDARES.

Toda empresa se fija metas relacionadas con calidad, satisfaccin, innovacin y otras. Los estndares o unidades de medida representan el estado de ejecucin correcto; de hecho, son planes definidos de la empresa. Ralph C. Davis dice que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, si no que, preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados:

 Rendimiento

de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y el capital empleado. Posicin en el mercado. Estndares utilizados para definir la aceptacin de algn producto en el mercado, y la efectividad de la funcin mercadolgica.

 Productividad.

Debe establecerse en toda la empresa. Se determina con base en medidas tales como horas mquinas, horas hombre, entre otras. del producto. Se determina para establecer indicadores de calidad en relacin con la competencia.

Calidad

 Desarrollo

del personal. Tiene como fin valorar los programas de desarrollo de la gerencia y su efectividad. de la actuacin. Determina las condiciones que deben darse para que el trabajo se lleve a cabo correctamente.

Evaluacin

MEDICIN DE LOS RESULTADOS

Consiste en medir la ejecucin y los resultados mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estndares. Los modelos administrativos, de acuerdo con sus caractersticas propias, pueden ser cualitativos (si son susceptibles de medirse en unidades numricas) o cuantitativos (cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalan son referentes a ciertas cualidades).

Para llevar a cabo su funcin, se vale primordialmente de los sistemas de informacin: por tanto, la efectividad del proceso de control depende directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), vlida (que mida realmente el desempeo que intenta medir), con unidades de medida apropiada, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicacin).

COMPARACIN DEL DESEMPEO CON EL ESTNDAR

En este paso del proceso de control es comparar el desempeo con el estndar. Los administradores responsables del control deben analizar y evaluar los resultados con cuidado, dado que todo es importante. Cuando se compara el desempeo con la norma, los administradores deben dirigir su atencin a la excepcin, como lo menciona el principio de control explicado anteriormente. Los administradores pueden ahorrarse tiempo y esfuerzo si lo aplican.

CORRECCIN DE DESVIACIONES
Tomar

la decisin correctiva es funcin de funcin de los ejecutivos. Antes de iniciarla es importante reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin: es aqu donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control.

RETROALIMENTACIN
La

retroalimentacin es bsica en el proceso de control, dado que a travs de sta la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al transcurrir el tiempo. De la calidad de la informacin, tendr como resultado el grado y oportunidad con que se retroalimenta el sistema.

TIPOS O CLASIFICACIN DEL CONTROL

Davis y Donelly han designando tres tipos de control, el control preliminar, el concurrente o coincidente y el posterior o de retroalimentacin. Control preliminar. Este control, que tambin se le conoce como previo, se orienta hacia el futuro; su objetivo consiste en evitar problemas antes de que surjan. Tiene lugar antes de que principien las operaciones, e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad.

 El

control concurrente o coincidente. Tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran. Control posterior o de retroalimentacin. Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable.

BARRERAS PARA EL CONTROL EFICIENTE

Barreras las cuales disminuyen la efectividad del control. Dar demasiada importancia al corto plazo Es frecuente que, por el deseo de los administradores de lograr metas a corto plazo, se sobrecarguen los ritmos de trabajo hasta tal punto que posteriormente esto repercuta negativamente en el cumplimiento de los planes a largo plazo. Descuidar las circunstancias atenuantes Cuando los administradores presionan demasiado sobre los logros, los subordinados pueden tender a crear presiones que tienen por objeto crear la impresin de que los planes son demasiado elevados para las reales capacidades Perspectivas inadecuadas Si las perspectivas de control son demasiado estrechas se afecta la eficiencia del sistema ya que se dejan por fuera otras unidades organizacionales. La frustracin causada por el control Excesiva tendencia a ejercer demasiado control puede generar malestar y frustracin entre el personal ocasionando desmotivacin.

HERRAMIENTAS O TCNICAS DE CONTROL

Son

las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control. Tal y como se enunci, muchas de las tcnicas de planeacin son, a su vez, de control y en esencia, los controles no son ms que sistemas de informacin.

PRESUPUESTOS
Un

presupuesto es un plan financiero de uso nico que cubre un periodo corto y sirve de orientacin para la asignacin de los recursos financieros; tambin indica la forma en que los fondos sern gastados durante un periodo corto, as como la manera en que sern obtenidos. los

Los presupuestos forman la parte bsica de los planes operativos y son preparados por los responsables de este departamento. La preparacin de un presupuesto debe incluir los siguientes elementos bsicos: a) Estimar el volumen de ventas para el periodo que abarca el presupuesto, generalmente un ao. Se debe calcular tanto en unidades como en importes de venta.

b)Calcular los costos de produccin que incluyen los costos de materia prima, mano de obra y proceso de transformacin. c)Determinar los recursos financieros disponibles. d)Elaborar el plan de contingencias en caso de que la economa registre un cambio brusco y no haya sido posible detectarlo por medio de un anlisis econmico.

En la preparacin de un presupuesto global se debe tomar en cuenta el resumen de los presupuestos de ventas, de fabricacin, administrativo y financiero. En las organizaciones grandes, el encargado del presupuesto combina los presupuestos sectoriales para formar el presupuesto global. En las pequeas organizaciones, el contador de la empresa consolida las cifras.

 Los

presupuestos se elaboran durante el proceso de planeacin, sin embargo, son tambin control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relacin con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas.

 Un

sistema de control presupuestado debe: a)incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etctera. b)coordinar las partes como un todo y armonizar entre s los distintos presupuestos.

 c)detectar

las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. d)servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras. e)ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad.

 f)por

medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondiente. g)estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo. h)contribuir a lograr las metas de la organizacin.

AUDITORIAS
Otro

instrumento de control son las auditoras administrativas para evaluar la eficacia y eficiencia de los sistemas de una organizacin desde la responsabilidad social hasta el control contable. Las auditoras administrativas pueden ser internas que son aquellas que hacen evaluacin peridica de los procesos de planeacin, organizacin,

 Direccin

y control inherentes a la empresa; y externas que son aquellas evaluaciones que se llevan a cabo por una organizacin externa como puede ser una firma de contadores pblicos titulados, realice auditoras financieras de una empresa.

RELACIN ENTRE CONTROL Y PLANEACIN

Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningn administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados estn operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras ms claros, completos, y coordinados sean los planes y ms largo el periodo que ellos comprenden, ms completo podr ser el control.

El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la actividad organizacional dentro de los lmites permisibles, de acuerdo con las expectativas. El control organizacional est irremediablemente relacionado con la planeacin. Los planes son el marco de referencia dentro del cual funciona el proceso de control. Por otra parte, la retroalimentacin de la fase de control con frecuencia identifica la necesidad de planes o estrategias nuevos o ajustados.

As como el control necesita de la planeacin para realizar su labor de medicin y evaluacin de los resultados que la organizacin espera, la planeacin lleva al interior de su proceso tpico, aparte de las premisas sobre el futuro y la programacin a plazo medio que integra los planes funcionales, la funcin administrativa de control, con el objetivo de mantener mediante este una revisin de las condiciones reales y comparndola con los resultados esperados. Aunque la planeacin y el control son frecuentemente separados desde el punto de vista conceptual con fines de discusin, en la prctica son inseparables. La administracin por objetivos y resultados (MBOR) es un ejemplo de un proceso explcito y sistemtico para facilitar e integrar la toma de decisiones, la planeacin y el control administrativo. A continuacin se ver con ms detalle este enfoque.

CONTROL POR REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genrico como especfico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.

CONTROL DE PRODUCCIN

La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos y grficas. El control en esta rea comprende cuatro funciones: control de calidad, de inventarios, de la produccin y de compras.

CONTROL DE MERCADOTECNIA
Se

refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general y para la elaboracin de estrategias y planes de mercadotecnia. Comprende reas tales como ventas, desarrollo de productos,

Distribucin, publicidad y promocin. Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas en donde se analiza si las metas mercadolgicas se han cumplido o no. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las campaas publicitarias, por medio de la realizacin de encuestas. La evaluacin en toda esta rea, proporciona fundamentos para;

a)toma de decisiones de la organizacin en general, al ofrecer informacin acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. b)desarrollo de planes a corto y mediano plazos. c)evaluacin de la efectividad de los vendedores. d)sirve tambin para controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de mercadotecnia tales como:

1. Planeacin de produccin. 2. Inventarios. 3. Compras. 4. Investigacin y desarrollo. 5. Trfico. 6. Innovaciones en planta y equipo. 7. Finanzas: expansiones, fusiones, etc. 8. Determinacin de las necesidades de efectivo. 9. Necesidades de planta y de recursos humanos.

CONTROL DE VENTAS
Los

pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales sera imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas,

De tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el nmero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar su perspectiva.

CONTROL DE FINANZAS

Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar

 El

manejo de sus recursos financieros. Bsicamente, comprende cuatro reas: control presupuestal, control contable, costos, auditora.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Su

funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento. Se lleva a cabo bsicamente a travs de la auditora de recursos humanos.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Los administrativos logran objetivos por que trabajan a travs de personas. Para alcanzar objetivos departamentales, los administradores necesitan y dependen de los subordinados. Por consiguiente, es importante que los administradores se cercioren de que los administradores lo lleven a cabo mediante la supervisin directa y con evaluaciones de desempeo.

 El

uso de controles presupuestales ha sido uno de los mtodos de mayor uso y reconocimiento en el control administrativo, relaciona el control anticipado, el concurrente y el de retroalimentacin, segn donde se aplique.

LA APLICACIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LAS REAS FUNCIONALES

1.

Los estndares de desempeo son poderosas herramientas administrativas para el control de una empresa. Sirven como niveles del desempeo deseado contra el que puede medirse y evaluarse el desempeo actual. Los dirigentes deben decidir qu desempeo medir, cundo medirlo, y como medirlo.

La medicin del desempeo es costosa, por lo que siempre hay un balance entre el nmero de mediciones y rentabilidad. El principio gua para decidir lafrecuencia de la medicin es lo que se requiere de acuerdo con la naturaleza de la actividad del negocio. Un negocio que existe en un ambiente que cambia con rapidez puede requerir ms medidas de desempeo, que uno en una situacin estable.

2. El desempeo debe medirse en forma cualitativa o cuantitativa. La naturaleza de las metas fijadas determina si las mediciones deben hacerse a largo plazo. 3. Que en la empresa hay clases de control en los que los administradores deben de llevarlos a cabo en forma continua. Existen controles de ventas, produccin, financieros, de administracin, generales, de normas, de auditora, de investigacin de mercados, de personal, entre otros.