Estrategias de conservacin de los documentos electrnicos

Estrategias de conservacin a largo plazo de objetos digitales.

Cul es la mejor estrategia para conservar objetos digitales a lo largo del tiempo?

Pregunta difcil de contestar

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Objetivos globales de la conservacin digital: Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos digitales conservados. Conservar la autenticidad e integridad de los mismos. Problemas a los que se enfrenta la conservacin digital:

La obsolescencia del hardware.

La dependencia del software.

El deterioro del soporte de almacenamiento.

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Reto principal de la conservacin digital: La dependencia del software.

o lo que es lo mismo

El hecho de que los objetos digitales dependan de una aplicacin software para hacerlos accesibles y con sentido.
Durante las ltimas dos dcadas, se han propuesto un gran nmero de estrategias, crebles y no tan crebles, para la conservacin de objetos digitales a largo plazo. Pues el plazo de legibilidad de un objeto digital puede oscilar entre: 10 - 20 aos en el caso de hardware 5 - 10 aos en el de software

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Entre las estrategias de conservacin mas discutidas en la literatura cientfica estn:

La preservacin de la tecnologa. La conversin. La migracin. La emulacin.

Estrategia 1: Preservacin de la tecnologa. Propuesta por David Bearman.

Objetivo: creacin de verdaderos museos cibernticos o informticos que recojan tanto los hardware como los software obsoletos.

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Pretensin:
para

mantener el contexto de la tecnologa congelar el estado de la tcnica

Conservar la tecnologa

mantener el acceso continuo a los objetos digitales.

Inconveniente: No slo se debe conservar el hardware y software originales, sino que hay que ocuparse de mantenerlos en funcionamiento cuando su obsolescencia sea ya completa. Opcin econmicamente inviable e irreal. Posible aplicacin a corto y medio plazo o medida extrema en el caso de informacin de gran importancia e imposibilidad de migrarla a un nuevo entorno tecnolgico actualizado.

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Principales crticos de esta estrategia: Jeff Rothenberg y Terry Cook.

La probabilidad de conseguir que una pieza de la maquinaria contine funcionando durante dcadas no es muy elevada; ya que los recambios, chips y software seran difciles de reproducir. Un sistema informtico es mucho ms complejo que una mquina de vapor (Palabras de Terry Cook).

Estrategia 2: Conversin. Esta estrategia est diseada para resolver tres retos:
La gran variedad de paquetes software y formatos de almacenamiento en uso. La rpida sustitucin de las aplicaciones software por nuevos productos.

La dependencia del software de muchos objetos digitales.

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Podemos hablar de tres tipos de estrategias de conversin distintas:

Conversin a formatos estndar.
Conversin a modalidades de software independientes. Conversin a papel o microfilm.

Conversin a formatos estndar. Margaret Hedstrom propona la utilizacin de una serie de formatos que se atienen a normas no propietarias y que pueden exportar, y por tanto garantizar la conservacin, de los objetos digitales sin una prdida sustantiva de la funcionalidad del software. En la actualidad los formatos preferidos se construyen sobre la base de metalenguajes como SGML o XML.

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Crticos: Para Jeff Rothenberg se trata de un mtodo til intermedio, mientras

se est desarrollando una solucin a largo plazo.

Ya que, en palabras de David Bearman, an no existen mtodos

informticos estndar que demuestren ninguna probabilidad de ser vlidos siempre; en realidad, muchos de ellos han quedado completamente obsoletos en el transcurso de un par de generaciones de software.

Conversin a modalidades de software independientes. Consiste en convertir los objetos digitales a formatos planos independientes del software (texto simple ASCII).

Ventaja: se transfieren los objetos digitales fuera de una modalidad de software dependiente. Asegurando su accesibilidad por largos perodos de tiempo.
Inconveniente:la prdida de cdigos usados para la representacin o

formato del documento.

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Conversin a papel o microfilm. Consiste en crear copias de los objetos digitales en papel o en microfilm. Motivo: son ms estables qumicamente que los soportes digitales. Ventaja: conserva la accesibilidad al contenido.

Inconveniente: pierde las funcionalidades del objeto digital original.

Jeff Rothenberg describe los inconvenientes de esta estrategia de la forma siguiente: tratar de imprimir cualquier documento que no sea sencillo o
tradicional produce la prdida de su nica funcionalidad y adems, imprimir estos documentos hace que dejen de ser susceptibles de lectura por ordenador, lo que a su vez hace desaparecer los atributos digitales (copia perfecta, acceso, distribucin,...). Por encima de esta prdida de funcionalidad, los documentos digitales impresos sacrifican su forma original, que puede ser de inters histrico, contextual y evidencial

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Estrategia 3: Emulacin. El principal defensor de la emulacin de la tecnologa es Jeff Rothenberg. La teora de la emulacin parte la posibilidad de poder recrear la apariencia y la funcionalidad originales de un objeto digital mediante la utilizacin de aplicaciones que emulen (emuladores) el funcionamiento de los programas (software) originales con los que fueron creados cuando stos estn ya obsoletos. Es una manera de conservar los objetos digitales en sus formatos originales.

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Conservar emuladores de cada software no tiene sentido, pues tambin se quedaran obsoletos. Debemos conservar asociado al objeto la informacin necesaria para saber como desarrollar un emulador que permita leerlo.

Propuesta

Encapsulacin de tres tipos de informacin junto con cada objeto digital.

La explicacin en un formato comprensible permanentemente del software y hardware emulado, el ciclo de vida del objeto, su contexto de creacin, etc. (Fichero readme con las instrucciones para el
proceso de abrir y poner en marcha el objeto encapsulado). El emulador de de la plataforma informtica original. (No se trata de un programa ejecutable, sino de la especificacin de los atributos tecnolgicos considerados relevantes para la recrear el comportamiento del objeto original).

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El objeto y su entorno software. Consiste en la suma de:

el objeto digital. los ficheros que representan la cadena de bits ejecutable original que permita reproducir el objeto. los ficheros que representan la cadena de bits del sistema operativo que permita que se ejecutase el software.

Proceso:
Anotacin
Crear las explicaciones sobre el contexto del documento y sobre cmo abrir y usar la encapsulacin.

Encapsulacin
Construir una estructura lgica que contenga todos los elementos citados.

Transliteracin
Actualizar peridicamente las anotaciones textuales para mantenerlas inteligibles.

Emulacin
Abrir la encapsulacin, crear el emulador especfico y hacerlo funcionar en el ordenador futuro. Se crear un emulador para cada formato de objeto, no para cada objeto.

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Inconveniente: es una estrategia experimental y dada la necesidad de crear emuladores y encapsular una gran cantidad de informacin, hace que sea la estrategia de conservacin ms cara. Estrategia 4: Migracin. Se trata de la solucin ms aceptada. Definicin:la transferencia peridica de materiales digitales de una configuracin de hardware / software a otra o de una generacin de tecnologa a la siguiente. Objetivo: que los objetos digitales sean accesibles por los sistemas informticos existentes en cada momento, es decir, que los usuarios puedan recuperar, presentar y usar estos objetos independientemente del constante cambio de la tecnologa. Solucin: migracin peridica de stos a formatos inteligibles por los sistemas actuales.

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Migracin Actualizacin (refreshing)

Actualizacin: recopiado peridico de la informacin digital sobre otro soporte, dada la rpida obsolescencia de los soportes actuales.
Migracin: no slo resuelve la obsolescencia del soporte de almacenamiento, sino tambin la del entorno hardware / software en el que se cre el objeto digital. Dos estrategias de migracin: Compatibilidad retroactiva
inconvenientes

Interoperabilidad

Puede realizar alteraciones en la estructura interna de los objetos digitales.

Elevado porcentaje de prdida de datos.

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Aunque es el mtodo ms aceptado, presenta numerosos problemas:

Resulta caro (en recursos materiales y humanos), laborioso y lento.

Conlleva riesgos de prdida de datos: Bien por errores de grabacin. Bien por incompatibilidades entre formatos.

Cada migracin presenta una problemtica distinta, pues el curso de la tecnologa y su ritmo de obsolescencia son imprevisibles.

No obstante, la visin predominante es que la migracin es la estrategia de

conservacin digital ms esperanzadora para el futuro.

Ahora bien, como recoge Jeff Rothenberg, hace falta alguna investigacin que prediga acertadamente cuando ser necesaria hacer una migracin, cunta
reforma ser necesaria y cuanto costar realizarla.