Rotinas de Escritrio

Assistente Administrativo - Parte 2 -

A Estrutura uma Estratgia

A Estrutura Organizacional determina os cargos ou pontos que devem ser ocupados pelas pessoas, assim como as funes a serem desempenhadas.

Elementos definidores da Estrutura

Diviso e especializao do trabalho

Uma das primeiras tarefas a deciso sobre a forma como o trabalho ser dividido e distribudo.

Departamentalizao
Agrupar atividades em unidades seguindo um determinado critrio, visando melhor adequao da estrutura.

Organograma

a representao grfica das funes de uma empresa.

uma fotografia da hierarquia e diviso das atividades por meio de linhas verticais e horizontais.

Organograma

Exemplo de organograma funcional (Grupo Votorantim)

Objetivos do Organograma:
Permitir a visualizao da estrutura funcional da empresa; Facilitar a delegao de responsabilidade; Melhorar o processo de comunicao.

Fluxograma
Representao esquemtica de um processo atravs de grficos que ilustram de forma descomplicada a transio de informaes.

Representa uma sequncia de trabalho.

Exemplo simples de um Fluxograma

Empresa A

Fornecedores

Empresa B

Atacado

Varejo

Consumidor

Empresa C

Objetivos...
O Fluxograma visa o melhor entendimento de determinadas rotinas.
O ser humano consegue gravar melhor uma mensagem quando esta acompanhada de imagens.

Misso, Viso e Objetivos

Misso
Misso refere-se ao propsito da empresa, a razo de existir da organizao.
O McDonald's explicitou assim sua "McMisso":

"Servir alimentos de qualidade, com rapidez e simpatia, num ambiente limpo e agradvel."

Viso
A Viso orienta a organizao numa meta de longo prazo. Uma posio que a empresa quer ocupar no futuro.

Um futuro melhor, atravs de pessoas cada vez mais conscientes da importncia de sua atuao dentro do contexto universal.

Viso x Misso
Viso
a resposta a O qu?, o retrato do futuro que queremos criar.

Misso
a resposta a Por qu?, a resposta da organizao pergunta Por que existimos? A Viso diz para onde vamos, enquanto a Misso diz onde estamos.

Objetivos
Derivam da misso e da viso, porm com carter mais especfico. Orientam as aes com maior preciso.
Aumentar a produtividade em 60% at 2012.

Planejamento
Planejar definir antecipadamente o que fazer.

Planejamento
No podemos encarar o planejamento como sendo um jogo de adivinhao. A melhor maneira de prever o futuro invent-lo (Alan Kay)

Planejamento
O intuito traar objetivos futuros viveis e propor aes para alcan-los. Com o planejamento possvel antever consequncias geradas por uma deciso, minimizando os erros.

Planejamento
Nos permite: Determinar estratgias; Direcionar esforos; Distribuir recursos; Definir com clareza as aes; Integrar e motivar todos na empresa em um nico objetivo.

Planejar definir antecipadamente o que fazer.

O que fazer? Como fazer? Por que fazer? Onde fazer? Com quais meios fazer?

Controle de Qualidade

Controle de Qualidade
At algum tempo atrs era algo restrito somente produo. Hoje pode e deve ser realizado por qualquer departamento ou setor da empresa.

Controle de Qualidade
O controle da qualidade inclui a superviso e monitoramento cotidiano para confirmar que as atividades estejam sendo realizadas conforme planejado.

Controle de Qualidade
possvel reduzir erros, diminuir custos,
melhorar a produtividade, solidificar a imagem da empresa, fidelizar clientes e conquistar credibilidade e confiana no mercado.

ISO 9000 (International Organization for Standardization): Organizao Internacional de Padronizao

Normas tcnicas que estabelecem um modelo de gesto da qualidade para organizaes em geral, qualquer que seja o seu tipo ou dimenso.

INMETRO:
Instituto Nacional de Metrologia, Normalizao e Qualidade Industrial

ABNT:
Associao Brasileira de Normas Tcnicas

Comunicao
Fundamental para o andamento do processo. Falhas na comunicao geram problemas e atritos pessoais, alm de dificultar o alcance dos objetivos da empresa.

Processo de Comunicao
Emissor Receptor

Canal de Informao Retorno - Feedback

Comunicao:
Meio no verbal (expresso corporal).

Assessores do Futuro
Assessores e Secretrias trabalhando em conjunto com a chefia da empresa visando o desenvolvimento empresarial. Para isso necessrio envolvimento no negcio da empresa: conhecer sua filosofia, seus produtos, os tipos de clientes, etc.

O que esperam de voc como profissional?

Uma habilidade importante perceber o que o seu chefe ou as demais pessoas a quem voc tem que atender querem do seu trabalho:
- Fazer o que esperam que voc faa. - Fazer o que voc acha correto.

Marketing
Relacionamento com o cliente

o ato de atender, satisfazer e principalmente encantar o cliente.

Marketing Pessoal
Hoje, a ferramenta mais eficiente para fazer com que seus pensamentos e atitudes, sua apresentao e comunicao, trabalhem a seu favor no ambiente profissional.

Marketing Pessoal
O cuidado com a tica e a capacidade de
liderar, a habilidade de se auto-motivar e

de motivar as pessoas a sua volta, tambm

fazem parte do Marketing Pessoal.

Marketing Pessoal
.....As empresas de hoje analisam muito mais do que sua experincia profissional. A preocupao com

o capital intelectual e a tica, so fundamentais na

definio do perfil daqueles que sero parceiros e colaboradores.

Alguns detalhes merecem ateno especial:

Estar sempre pronto e capacitado para enfrentar mudanas; Saber focar os problemas e controlar a preocupao e os sentimentos de frustrao e angstia, estar motivado; Usar uma forma gentil e atenciosa de tratar as pessoas;

Alguns detalhes merecem ateno especial:

Seja absolutamente pontual;

Observe com cuidado a roupa que vai usar, adequando-a cuidadosamente situao e

ambiente; ela pode abrir ou fechar portas;

Alguns detalhes merecem ateno especial:

Preocupe-se com o seu linguajar, seu gestual e com o tom da sua voz. Evite grias ou expresses chulas, controle suas mos e braos, fale baixo e devagar;
Cuidado com o uso do celular; No fale demais nem de menos.