USO DO E-MAIL

Como usar corretamente a ferramenta respeitando o Regulamento Interno

Uso do e-mail
OBJETIVO
Abordar o uso da ferramenta de e-mail no ambiente corporativo, respeitando o Regulamento Interno, e inserir os conceitos do bom uso aos colaboradores.

Uso do e-mail
Como a Lei prev o uso do e-mail no trabalho ?
A justia brasileira j considera que uma empresa responsvel pelo

uso da ferramenta de trabalho por seus funcionrios, ou seja, se algum

empregado fizer m utilizao da tecnologia em ambiente de trabalho, a empregadora poder ser acionada judicialmente e responder por perdas e danos alm de co r em processo de dano moral; A empresa proprietria de toda conta de e-mail que contenha seu domnio, que esteja hospedada em seus equipamentos ou que ela seja a responsvel pelos custos de hospedagem, caso esteja em equipamentos de terceiros.

Uso do e-mail
E-mail no trabalho
Em julho de 2006, o TRT paulista tomou deciso em favor da empresa, quando uma ex-empregada da Nestl acusou o empregador de violar sua correspondncia eletrnica e, com base em informaes trocadas por e-mail, demiti-la. Na ocasio, os juzes da 9 Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 2 Regio (TRT-SP) negaram o pedido de indenizao da trabalhadora. Para a Justia, o email corporativo uma ferramenta de trabalho, que pertence empresa e no ao funcionrio, o que justificaria o direito da empresa de monitorar estas contas. A ex-funcionria foi acusada de repassar informaes corporativas a outros colaboradores que no deveriam ter acesso a tais dados e, por isso, demitida por justa causa.

Uso do e-mail
Regulamento Interno Captulo XIII: Art. 25, incisos III, IV e XII Resumo
No divulgar mensagens ofensivas de qualquer cunho; No repassar tais mensagens ou correntes de qualquer natureza; Manter sigilo sobre troca de mensagens e tomar cincia de que a troca de mensagens monitorada pela OSG, atravs da equipe de TI.

Uso do e-mail
Regulamento Interno: Art. 28 : Respeitar e acatar as orientaes e consideraes da rea de TI.
Isso fundamental pois a tecnologia caminha muito mais rpido do que as normas e regulamentos, e a TI a responsvel pelos servios de comunicao.

Uso do e-mail
Usar o e-mail adequadamente no ambiente corporativo to importante como lavar as mos antes das refeies: questo de educao e respeito. fcil, basta seguir algumas orientaes:

Uso do e-mail
Orientaes sobre: 1. Como redigir um e-mail; 2. Identificao; 3. Cuidados ao responder um e-mail; 4. Cpias Cc e Cco; 5. Destinatrios; 6. Uso de Grupos; 7. Uso de e-mail particular;

Como redigir um e-mail

Conciso. Escrever o essencial em poucas linhas, sendo ainda assim bastante claro; No utilizar-se de letras maisculas ou fontes com tamanho maior de 14, pois o destinatrio pode pensar que voc esteja

GRITANDO COM ELE.

Como redigir um e-mail

Simplicidade. Seja o que voc tambm para escrever. A melhor comunicao escrita aquela simples, que d o recado e todos entendem o seu tom. Cuidado ao utilizar recursos udio visuais: Tenha certeza de que o destinatrio vai entender o que aquilo significa dentro da mensagem.

Como redigir um e-mail

Educao. Ao escrever emails, principalmente por ser uma comunicao muito fria, usar por favor, desculpe, por gentileza e outras expresses igualmente polidas; isso conquista e agrada quem recebe a mensagem. A resposta ou entendimento fica mais fcil de ser conseguida.

Como redigir um e-mail

Respeito. Ao receber emails, conveniente responder queles urgentes em primeiro lugar, mas sem jamais deixar de responder a todos. Basta informar que responder mais tarde. Alm disso, programas de correio eletrnico modernos podem sinalizar ao destinatrio que voc leu a mensagem. Neste caso, deixar de enviar um reply (resposta) beira a grosseria e suja a imagem de qualquer um, inclusive a imagem da prpria OSG.

Como redigir um e-mail

Objetividade. Ir direto ao ponto , no mnimo, o melhor que voc pode fazer por seu destinatrio. Pense no que quer dizer e escreva sua mensagem, tendo conscincia da sigla QQCOPq, ou Quem, Quando, Como, Onde e Por que, usada no jornalismo.

Como redigir um e-mail

Internets. Sem carinhas nem rs ou hehehe nas mensagens corporativas, por favor. Abreviaturas, a menos que seja o popular att de despedida ou as j embutidas no dia-a-dia corporativo (PSC, PSP, PSI), tambm devem ser cortadas, pois podem indicar preguia ou impacincia do autor, alm de dificultar o entendimento pelo destinatrio.

Como redigir um e-mail

Identificao. Ser pessoal se identificar, usando verbos na primeira pessoa: farei, envio, elaborei etc. Isso ajuda a dar mais personalidade e comprometimento com o que se transmite. Evitar o gerundismo : estaremos fazendo, estaremos verificando, etc. Alm de ser um atentado a lngua portuguesa, torno o entendimento da mensagem difcil.

Identificao no e-mail
Identificao. Usar a assinatura padro determinada pela rea de Marketing da OSG:

Identificao no e-mail
Identificao. Tambm imprescindvel e educado uma saudao final:

Identificao no e-mail
Assinatura e Saudao Final. No sei fazer. Envio solicitao para a TI ?
RESPOSTA

Identificao no e-mail

Identificao no e-mail

Cuidados ao responder um e-mail

Ao responder um e-mail tambm preciso tomar muito cuidado: No raro respostas que acabam em destinatrios que no deveriam (ou no poderiam) ter acesso ao contedo da mensagem. E isso pode at se tornar um vazamento de informao restrita ou confidencial.

Cpias em e-mails
Cpias. Muito cuidado para quem voc envia um e-mail. Determinadas informaes no so para todos, mas todos que esto na cpia, muitas vezes, precisam saber que recebero determinada mensagem e o motivo.

Cpias em e-mails
Cpias. Tambm no incomum de se utilizar da ferramenta de e-mail como prova ou incentivo compulsrio, copiando inmeras pessoas, apenas para provar uma ao ou omisso, ou ainda para forar algum a ser mais clere em alguma atividade, mostrando ao seu chefe (supervisor, gerente, diretor, etc.) que a pessoa est errada ou morosa em determinado caso. Isso comprovadamente contraproducente. Evite.

Uso de grupos de e-mails

Uso de Grupos de e-mail O que so? Um nico endereo de e-mail congrega vrios destinatrios, facilitando o uso da ferramenta. Ex: tecnologia@osg.com.br = pbergamini@osg, ptittanegro@osg, psousa@osg, gmoraes@osg, tschievenin@osg e msouza@osg.com.br

Destinatrios
Destinatrios: Para, Cc e Cco
Botes

Destinatrios
Destinatrios: Para, Cc e Cco
Para: Destinatrio comum; Geralmente utilizado para o(s) destinatrio(s) principal(is); Cc: Destinatrios copiados; pessoas que recebero o e-mail para tomarem cincia do assunto ou providencias; Cco: Idem ao Cc, mas ocultos. No recebero uma provvel resposta nem sero participados (automaticamente) em futuras trocas de e-mails a partir do original.

Anexos
Anexos. Muito cuidado com o que se anexa no e-mail. Dentro do ambiente corporativo, na medida do possvel, no anexe nada; indique o caminho para abrir o arquivo no ambiente de rede: Ex:
\\braganca\osg\102\Trabalho\2000\2511\GESTAO\Treinamentos \OSG

Uso do e-mail - Particular

Evite usar webmail pessoal no trabalho. Baixar aquele pps ou vdeo a porta de entrada de pragas virtuais no ambiente de TI no trabalho e a porta para a perder de horas e horas de trabalho, alm de poder ser punido pela empresa, pois viola o Art. 25, inciso V, do Regulamento Interno.

Finalizando o assunto...
O e-mail uma ferramenta de comunicao ponderosa. Mas pode facilmente se transformer num vilo da produtividade. Uslo corretamente uma prtica que precise ser treinada e policiada diariamente, para que possamos usufruir dos benefcios e evitar as armadilhas do uso incorreto.

Obrigado