SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE

Versin: Fecha:

1 06-09

PROPSITO
Definir los lineamientos para el manejo de los bienes suministrados por los clientes para el desarrollo de los servicios y productos del Municipio de Pereira.

Numeral 7.5.4 de la Norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009

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POLTICAS DE OPERACIN
La informacin o documentos personales del cliente tiene un carcter de confidencialidad, por lo cual el servidor pblico responsable del trmite o actividad con la propiedad del cliente, debe garantizar la confidencialidad y su uso exclusivo para el trmite en relacin. Los servidores pblicos que manejen propiedad del cliente son responsables de su conservacin y adecuado almacenamiento. Si se presenta alguna perdida, deterioro o inconveniente en la entrega de la propiedad del cliente se debe levantar una accin preventiva o correctiva segn el caso.

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DEFINICIN
Propiedad del Cliente: Es propiedad del cliente toda aquella informacin, documentos u objetos que sean suministrados por los clientes externos para la realizacin de los procesos y que a su vez sean devueltos por no requerir la conservacin de los mismos en la entidad. Ej: Proyectos presentados por la comunidad o entidades, informes presentado por las entidades, fotocopia de documentos personales, documentos y/o bienes suministrados por otros procesos, entre otros. Nota. La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual.

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PASOS PARA GARANTIZAR EL CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE

Identifique cual es la informacin, documentos o bienes que se necesitan del cliente para la utilizacin en el proceso o en la ejecucin de un proyecto o programa especfico. Reciba la informacin, documentos o bienes, verifique su estado, si cumple con los requisitos necesarios para su utilizacin (si se encuentran defectos o algn inconveniente comunicarlo al cliente), informe al cliente en cuanto tiempo son devueltos.

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PASOS PARA GARANTIZAR EL CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE

Registre adecuadamente los bienes recibidos, identifique si en su proceso ya se tiene un formato que permita registrar la informacin documentos o bienes recibidos o de lo contrario diligencie el formato REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE. Marque o identifique la informacin, documentos o bienes de tal manera que puedan ser reconocida para archivarlo o si estos recorre varios puestos de trabajo o si son estregados al propietario.

Tenga organizado el espacio o archivo para almacenar los documentos o bienes que no se devuelven.
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FORMATO REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE

Escribir el el proceso o de dependencia Relacionar nombre la persona se realiza trmite. y que donde entrega el bien oel documento luego su numero telefnico Identificar que se Se hace firmar al tramite cliente para desarrollar con Se devuelve al esta Cliente?: marcar confirmar la entrega y informacin. conformidad Funcionario que se hace concon unael X uso si elde bien obienes documento los o responsable de los bienes y o recibidos sefecha devuelven al cliente documentos por parte del proceso Registrar Describa la el tipo en de que bien se recibe o documentos recibidos en el no. receptor. documento la propiedad que fue del suministrado cliente. transcurso del desarrollo del por el cliente, ejemplo: Fotocopia Describa el estado del bien o de Si es un Documento la cantidad tramite. de la de documento, ser los hojas oCedula folios puede y si Ciudadana, en unen bien la Proyecto de Inversin, entre otros. siguientes trminos: buena, regular cantidad con la unidad de media. Si son DOCUMENTOS o malo. se establece Registre el sitio donde ser si es un documento original o una almacenado elcopia bien o documento, propiedad del cliente ya sea de En este espacio se pueden hacer Registre la fecha en que hace forma permanentedel cuando este no las anotaciones manejo del entrega del bien o documento a su se devuelveo oel transitoria mientras documento bien o si el cliente propietario, en caso que el bien Haga esta casilla del este esfirmar devuelto ade su dueo.. no vuelve por estos. no se devuelva No aplica o propietario del escriba bien o documento abreviacin N.A. quesu recibe a conformidad.

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RECUERDA:
LA PROPIEDAD DEL CLIENTE PUEDE INCLUIR LA PROPIEDAD INTELECTUAL Y LOS DATOS PERSONALES.

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