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Consulenza di Project Management

Supporto alle aziende nello sviluppo verso l’eccellenza

Ottobre 2009
Contenuti

 Introduzione

 Gli step evolutivi


 Nebulosa
 Gigante Rossa
 Nana bianca
 Supernova
 Stella di neutroni
 Riassunto dell’offering Nexen

p.2
Introduzione

Questo documento ha l’obiettivo di presentare come


Nexen può supportare la vostra azienda in una
evoluzione verso l’eccellenza nella gestione di
progetti complessi

Ad ogni stadio evolutivo Nexen può aiutarvi con le


proprie metodologie ed i suoi consulenti

Il Project Management permette alle aziende di


raggiungere i propri obiettivi di business

p.3
Gli step evolutivi (1/4)

Ogni organizzazione che mira all’eccellenza gestionale evolve in


maniera progressiva. Abbiamo equiparato questa evoluzione
al ciclo di vita di una stella.
Stella di
Neutroni

Supernova

Nana
Bianca
5

Gigante
Rossa 4

Nebulosa
3

2
• PMBOK and OPM3 PMI
• IPMA Competency Baseline
• EFQM Excellence
1 •

SEI SW-CMM
Malcom Balridge Award
p.4
Gli step evolutivi (2/4)

• I progetti sono lanciati su obiettivi di Business


Prioritizzati (Portfolio)
• Gestione del Portfolio
• I manager sono full time sui progetti strategici
• Il PMO implementa meccanismi di
4 progetti in allineamento

• Alcuni progetti sono lanciati su obiettivi di miglioramento continuo e di analisi delle Best
alla business strategy
• I manager supportano il
5
Business Practice
business ideando nuovi
• Esiste un Enterprise Resource Management
• I PM hanno ricevuto una formazione
strutturata di Project Management
2 programmi
• Il PMO utilizza metriche
• Esistono alcune strutture di PMO di (Six Sigma – TQM)
• I progetti sono lanciati su obiettivi di
progetto e cicli di reporting stabili • Processi di Demand
Business, si lanciano Programmi per gli
• Esistono alcuni processi e tool comuni di Management a supporto
PM 3 obiettivi complessi
• I progetti sono supportati dai PMO del resourcing
(struttura di PMO)
• Ci sono processi standard per la gestione
• L’azienda non gestisce i progetti in dei progetti
maniera strutturata • Alcuni casi di gestione della capacity
1 • La professione di PM è ad un
livello embrionale
delle risorse
• Esistono “metodi” diversi e
personali di gestione dei progetti
• Non esiste un reporting di Stella di
avanzamento Neutroni

Supernova

Nana
Bianca

Gigante
Rossa

Nebulosa
p.5
Gli step evolutivi (3/4)

La progressione negli step evolutivi permette di diminuire il


rischio che i propri progetti falliscano
Le principali cause di fallimento dei progetti si distribuiscono
nelle fasi progettuali come segue

Problemi di comunicazione

Cattiva pianificazione

Obiettivi non ben definiti

Requisiti non ben definiti

Problemi con i fornitori

Poco supporto dal Top Management

Problemi di risorse

Problemi di gestione / controllo

Concezione Pianificazione Esecuzione Controllo Chiusura

20% 65% 80% 95% 100% Percentuale


cumulata delle
cause di fallimento

p.6
Gli step evolutivi (4/4)

La relazione tra l’evoluzione ed il miglioramento gestionale delle


fasi progettuali non è lineare. Per poter migliorare la gestione
delle fasi iniziali del progetto serve tempo ed una cultura diffusa
di PM.

5
Miglioramento

Concezione Pianificazione Esecuzione Controllo Chiusura


p.7
Nebulosa – [1]

Strategia
 I Progetti sono lanciati senza tener conto degli obiettivi di business
Organizzazione
 I PM svolgono anche attività “di contenuto” sui progetti gestiti
 Non esistono PMO sui progetti
 I PM lavorano senza training strutturato sul Project Management
Processi
 I Team di progetto non utilizzano metodologie o utilizzano proprie “metodologie”
 La pianificazione delle risorse è fatta a basso livello organizzativo
Strumenti
 Non c’è un tool comune di project planning

Miglioramento
Condividere un linguaggio comune di Project Management
Condividere le metodologie di Project Management
Lanciare su progetti pilota l’applicazione delle metodologie
p.8
Nebulosa – [1]
Governance e Program Management Office

Cosa NEXEN può fare per voi:


• TRAINING
 Formazione di base sul project management basata sul PMBOK® del Project
Management Institute. Introduzione al PM, gestione dell’ambito di progetto, dei
tempi e dei costi [1.1]
 Formazione avanzata sul project management basata sul PMBOK® del Project
Management Institute. Gestione dei rischi, della qualità, della comunicazione e delle
risorse umane [1.2]
• ASSESSMENT
 Definizione, organizzazione ed esecuzione di un assessment dei PM (o futuri PM) del
cliente in ottica Hard skill, Soft skill e Potenziale [1.3]
• MENTORING
 Supporto day-to-day da parte di Senior Manager esperti di Project Management ai
PM del Cliente ed alla Direzione sui temi legati allo start-up di una struttura PM
oriented [1.4]
• PROJECT MANAGEMENT OFFICE
 Supporto di Consultant ai progetti pilota nell’applicazione delle metodologie base di
PM. Pianificazione, Controllo Avanzamento, Reporting ed Issue Management [1.5]

p.9
Gigante Rossa – [2]

Strategia
 Alcuni progetti sono lanciati su obiettivi di business non prioritizzati
Organizzazione
 Alcuni PM sono al 100% solo su progetti
 I progetti più grandi sono supportati da un PMO esistono cicli di reporting attivi
 I PM hanno tutti ricevuto almeno un training di base sul Project Management
Processi
 Sui principali progetti si seguono delle linee guida per lo start-up, planning, status report
 La pianificazione delle risorse per alcune aree è centralizzata
Strumenti
 Esistono tool di planning, tracking e status report, ma sono poco utilizzati

Miglioramento
Sviluppo di una cultura comune a supporto del PM
Sviluppo di propri processi e metodologie di PM
Sviluppo di un “curriculum di project management”
p.10
Gigante Rossa – [2]
Governance e Program Management Office

Cosa NEXEN può fare per voi:


• TRAINING
 Corsi di preparazione alla certificazione PMI: supporto nella preparazione dell’esame
di certificazione PMP tramite lezioni in aula, piani di studio, simulazione dell’esame.
Supporto ai PMP nella raccolta dei PDU dopo il superamento dell’esame [2.1]
• COMUNICAZIONE
 Supporto alla direzione nella preparazione dei piani di comunicazione interni al fine
di evidenziare lo stato di avanzamento delle attività e di aumentare la condivisione
dei propri dipendenti [2.2]
• PROCESSI
 Definizione, formalizzazione e diffusione di procedure standardizzate di PM in tema
di Project Definition, Project Start-up, Project Planning, Ciclo di Reporting, Ciclo di
Comunicazione, Issue Management [2.3]
• PROJECT MANAGEMENT OFFICE
 Supporto di Consultant sui progetti nell’applicazione delle procedure standard:
Gestione delle riunioni di start-up iniziali, formalizzazione iniziale dei requisiti,
sviluppo delle pianificazioni, pianificazione dell’utilizzo delle risorse, organizzazione
e gestione del calendario incontri di progetto, gestione del Ciclo di Reporting,
gestione del ciclo di comunicazione, gestione delle Issue [2.4]
• CAPACITY DELLE RISORSE
 Supporto nella definizione di una pianificazione centralizzata delle risorse per alcune
aree pilota [2.5] p.11
Nana Bianca – [3]

Strategia
 Alcune aree lanciano i progetti su obiettivi di business prioritizzati
 Sono attivati dei Programmi per gli obiettivi più complessi
Organizzazione
 I PM gestiscono progetti per il 100% del loro tempo e sono in gran parte certificati PMP
 I progetti sono supportati da un PMO
Processi
 Processi standard per le principali attività di PM
 Per alcuni progetti esiste un Enterprise Resource Management
Strumenti
 Si spinge per un utilizzo uniforme e consistente di processi e tool

Miglioramento
Estensione/Integrazione dei processi di PM e loro automazione
Sviluppo del controllo dei costi sui progetti
Sviluppo di una cultura collaborativa di PM
p.12
Nana Bianca – [3]

Cosa NEXEN può fare per voi (1/2):


• TRAINING
 Corsi di approfondimento su temi legati al PM e tematiche collegate: Portfolio
Management, Program Management, Estimating, Comunicazione, Organizzazione
Aziendale, Process Reengineering [3.1]
 Sviluppo di un percorso standard di formazione per la certificazione PMP [3.2]
• ORGANIZZAZIONE
 Supporto nello sviluppo della funzione aziendale di PMO. Supporto nella scelta delle
risorse da coinvolgere e supporto nello start-up della funzione con la definizione del
suo ruolo. Supporto nella comunicazione interna [3.3]
• PROCESSI
 Definizione, formalizzazione e diffusione di nuove procedure standardizzate di PM in
tema di Gestione dei Costi, Gestione delle Richieste di Cambiamentio (Change
request management), Risk Management, Approvvigionamenti, Gestione delle
risorse di progetto [3.4]
• AUTOMAZIONE
 Supporto nella scelta di un Project Management Information System (PMIS):
benchmark degli strumenti SW disponibili sul mercato, supporto: nella scelta dello
strumento, nelle riunioni iniziali con il fornitore per definire le personalizzazioni,
nella fase di installazione e test, nel caricamento dei dati, nella gestione
centralizzata della capacity, nella gestione delle relazioni tra il PMIS e gli altri
p.13
sistemi aziendali [3.5]
Nana Bianca – [3]

Cosa NEXEN può fare per voi (2/2):


• COST MANAGEMENT
 Supporto nell’impostazione della gestione dei costi in ambito di progetto e in
maniera sinergica con nostri consulenti esperti di controllo di gestione sviluppo di
un sistema allineato con quello di accounting preesistente [3.6]
• PROJECT MANAGEMENT
 Supporto nella gestione di progetti fornendo, come Project Manager, Senior
Manager PMP con esperienza nello specifico campo di applicazione [3.7]
• PROJECT MANAGEMENT OFFICE
 Supporto di Consultant sui progetti nell’applicazione delle procedure standard
definite: Gestione delle riunioni di start-up iniziali, formalizzazione iniziale dei
requisiti, sviluppo delle pianificazioni, pianificazione dell’utilizzo delle risorse,
organizzazione e gestione del calendario incontri di progetto, gestione del Ciclo di
Reporting, gestione del ciclo di comunicazione, gestione delle issue [3.8]
• PROGRAM MANAGEMENT OFFICE
 Supporto di Consultant per la gestione di Programmi complessi: Gestione degli
obiettivi strategici, riunioni di start-up tra le componenti del Programma, Mappatura
e gestione delle relazioni in/out tra i progetti, Mappatura Stakeholder [3.9]
• PORTFOLIO MANAGEMENT
 Supporto nella prima definizione dei processi e nella individuazione, definizione,
prioritizzazione e scelta dei progetti dell’esercizio successivo tenendo conto dei
p.14
progetti in essere [3.10]
Supernova – [4]

Strategia
 I progetti sono lanciati su obiettivi di business prioritizzati
Organizzazione
 Un PMO centrale implementa meccanismi di Miglioramento Continuo
 I Manager sono full-time su Programmi strategici
Processi
 Processi continuamente rivisti sulla base delle Best Practice
 Esiste un Enterprise Resource Management aziendale
Strumenti
 Tool di Portfolio Management e Cruscotti direzionali attivi

Miglioramento
Creazione di un centro di eccellenza per il PM
Benchmarking per il miglioramento continuo
Organizzazione del Knowledge Management di PM
p.15
Supernova – [4]

Cosa NEXEN può fare per voi:


• BENCHMARKING
 Supporto nella definizione delle aziende di riferimento per il benchmark. Supporto
nello sviluppo del Benchmark Quantitativo (Processi e Metodologie) e Qualitativo
(Culturale) [4.1]
• ORGANIZZAZIONE
 Supporto nella riorganizzazione dell’ufficio centrale di PMO con l’obiettivo di
svilupparlo come Centro di Eccellenza. Sviluppo di una banca dati centralizzata di
“lessons learned” acquisite sui progetti. Centralizzazione della pianificazione,
gestione dei costi e del reporting direzionale [4.2]
• PROJECT MANAGEMENT OFFICE
 Supporto di Consultant sui progetti a supporto dei PM interni. Il supporto è
principalmente nella gestione day-to-day delle attività e degli avanzamenti al fine di
permettere ai PM di concentrarsi nella gestione del contesto di progetto [4.3]
• PORTFOLIO MANAGEMENT
 Supporto nella gestione del Portfolio. Definizione del ruolo del Portfolio Manager,
miglioramento ed efficientamento dei processi di gestione del Portfolio, reportistica
direzionale e analisi del Portfolio in ottica sviluppo del business [4.4]

p.16
Stella di neutroni – [5]

Strategia
 Gestione del Portfolio progetti in allineamento con la Business Strategy
Organizzazione
 Il PMO utilizza metriche per misurare il Miglioramento Continuo
 I Program Manager supportano il business e identificano nuovi programmi
Processi
 Miglioramento Continuo tramite Six Sigma ed altre Tecniche
 Le esigenze future di risorse sono previste in base al Demand dei progetti
Strumenti
 Tool di Portfolio e Resource Mgmt usati per la pianificazione strategica e sourcing

Miglioramento
Il Knowledge Management passato supporta i nuovi progetti
Mentorship interno all’azienda per i PM
Sviluppo di un piano strategico per il PM
p.17
Stella di neutroni – [5]

Cosa NEXEN può fare per voi:


• PROCESSI
 Analisi dei processi attuali in ottica di un loro miglioramento/integrazione. Analisi
dei processi con un ottica client-oriented al fine di avvicinare la gestione ai bisogni
del cliente dell’azienda. Analisi delle evoluzioni SW che potrebbero migliorare la
gestione attuale [5.1]
• MENTORING
 Supporto nella gestione del Cambiamento Organizzativo necessario alla gestione
della metodologia di PM in ottica di Miglioramento Continuo. Supporto nella
creazione di “circoli della qualità di PM” miranti all’analisi delle metodologie esistenti
ed al loro miglioramento [5.2]
• METRICHE
 Definizione delle metriche di miglioramento in ambito Project e Portfolio
Management. Supporto nella gestione e nel rilevamento delle metriche definite
[5.3]

p.18
Riassunto dell’offering Nexen
NEBULOSA GIGANTE ROSSA NANA BIANCA SUPERNOVA STELLA DI NEUTRONI
TRAINING • Formazione di Base • Training certificazione PMP • Approfondimenti su temi
• Formazione avanzata legati al PM
• Definizione Training
standard di PM

ASSESSMENT • Assessment dei PM


MENTORING • Supporto al Top • Supporto al cambiamento
Management

COMUNICAZIONE • Piani di comunicazione


interni

ORGANIZZAZIONE • Sviluppo funzione • Sviluppo PMO/Centro di


aziendale PMO Eccellenza

PROCESSI • Definizione processi base • Definizione tutti processi di • Miglioramento continuo


PM PM processi

PMO Progetto • Supporto progetti pilota • Supporto ai progetti • Supporto ai progetti • Supporto ai progetti
PMO Programma • Supporto ai programmi • Supporto ai programmi
PROJECT MNGT • PM Nexen su progetti
CAPACITY RISORSE • Planning risorse di area

AUTOMAZIONE • Implementazione di un Proj


Man Inform System

COST MNGT • Gestione dei costi


PORTFOLIO • Start-up Portfolio Mngt • Gestione Portfolio
BENCHMARK • Definizione campione
Benchmark

METRICHE • Definizione metriche di


miglioramento
p.19
FINE

p.20
Nebulosa – [1] Gigante Rossa – [2]
Governance e Program Management Office

Principali barriere
 Resistenza al cambiamento, paura dello shock culturale, paura di perdita di
“potere”
 “Noi non ne abbiamo bisogno”, “queste cose non si applicano nella nostra
realtà”
Trucchi
 Non fare modifiche alla struttura di potere esistente, modificare la struttura
di reporting
 Enfatizzare la cultura del “multiple-boss” reporting
Livello di difficoltà
 Medio
Scala temporale
 6 Mesi  1 Anno
Rischio
 Medio

p.21
Gigante Rossa – [2] Nana Bianca – [3]

Principali barriere
 Resistenza alle nuove metodologie, burocratizzazione, resistenza alle
responsabilità orizzontali, paura di perdita di “potere”, aziende molto
segmentate resistono ad una “cultura comune”
 “Quello che abbiamo funziona bene”
Trucchi
 Comunicare un evidente supporto da parte della Direzione
 Anticipare lo sviluppo delle metodologie standardizzate
 Organizzare una formazione interna sulle nuove metodologie
Livello di difficoltà
 Medio alto
Scala temporale
 6 Mesi  2 Anni
Rischio
 Medio
p.22
Nana Bianca – [3] Supernova – [4]

Principali barriere
 Resistenza dei responsabili funzionali ad accettare impegni nei confronti dei
progetti, gli stessi temono le responsabilità condivise con altri. Dipendenza
dalla “cultura cartacea”
 “Quello che abbiamo funziona bene”
Trucchi
 Riconoscere ed enfatizzare le differenze tra Project Management e Line
Management
 Focalizzare l’attenzione nella gestione delle relazioni tra Responsabili
Funzionali e PM
Livello di difficoltà
 Alto
Scala temporale
 Anni
Rischio
 Alto
p.23
Supernova – [4] Stella di neutroni – [5]

Principali barriere
 Resistenza della struttura che ha sviluppato il PM fino a qui.
 “Non è stato inventato qui”, “il riferimento di benchmark non è significativo”
Trucchi
 Creare una struttura che si occupa del benchmark seguendo un processo
stabilito
 Riconoscere e formare sui vantaggi del benchmark
Livello di difficoltà
 Basso
Scala temporale
 3 mesi
Rischio
 Basso

p.24
Gli step evolutivi (3/3)

CPI: capacità dell’azienda di concludere il progetto nei costi previsti


SPI: capacità dell’azienda di concludere il progetto nei tempi previsti
Meno costi di quanto pianificato
In anticipo rispetto al piano

CPI
1
Più costi di quanto pianificato

SPI
In ritardo rispetto al piano

1 2 3 4 5
stadio evolutivo
p.25