Guia Planeacion y Control Estrategico - OAP

GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION ENERO DE 2010

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OBJETO DE LA GUIA
Esta gua nos permitir entender de manera sencilla y clara, la manera de fijar el curso de nuestras acciones estratgicas en el mediano y largo plazo. As como tambin la forma en la que haremos control y seguimiento a la evolucin al cumplimiento de las metas que esperamos alcanzar.
ELEMENTOS DE ESTA GUIA

i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Principales conceptos para entender el tema de planeacin y control estratgico. Marco de referencia a la planeacin sectorial e institucional Marco metodolgico para la planeacin y control estratgico del MHCP Metodologa para la definicin a la planeacin estratgica Metodologa para la definicin al control estratgico. Preguntas frecuentes. Anexos o Formatos.
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GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010
I. Principales conceptos
Que es planeacin estratgica? Proceso que tiene por objetivo fijar el curso concreto de accin, que ha de seguirse en el MHCP en el mediano y largo plazo. De este ejercicio se establece la estrategia corporativa, la secuencia de acciones a realizar y las determinaciones de tiempo y recursos necesarios para su realizacin. Dentro de este proceso se encuentra inmerso el diagnostico, direccionamiento y formulacin estratgica. Que es el control estratgico? Proceso por el cual mediante un sistema de monitoreo basado en indicadores, determinamos si las estrategias trazadas estn contribuyendo a alcanzar las metas y objetivos de la organizacin.
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Que es el Diagnstico Estratgico? Es el anlisis de fortalezas y debilidades internas de la organizacin, as como las amenazas y oportunidades que enfrenta la institucin. Que es el Direccionamiento Estratgico? Proceso mediante el cual la Entidad construye o actualiza la misin - visin del MHCP y la hace realidad mediante la formulacin y gestin de sus objetivos estratgico. Que es el Formulacin estratgica? Proceso por el cual se define el plan de accin institucional. Este estar compuesto por iniciativas, las cuales tendrn la funcin de aportar en el cumplimiento de los objetivos estratgicos.
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Que es la vision? Declaracin amplia y suficiente de donde se quiere que la Entidad este un periodo de tiempo futuro (3 o 4 aos). Que es la misin? Definicin del servicio prestado a los diferentes grupos de inters directos o indirectos.
Que es un objetivo estratgico? Resultados a mediano y largo plazo que la Entidad espera lograr para hacer real su misin y visin.
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Que es el sistema de monitoreo de gestin integral? Sistema de aprendizaje para probar, obtener realimentacin y actualizar la estrategia de la organizacin. Permite traducir la estrategia del MHCP en un conjunto coherentes de indicadores, los cuales son medidos a travs de diferentes perspectivas que permiten evaluar a la Entidad en su totalidad. Que es el mapa estratgico? Representacin grfica de cmo el MHCP, espera alcanzar los resultados planificados para el logro de su estrategia. En este se hace una representacin visual de los objetivos estratgicos y las relaciones causa efecto entre ellos, en los que se definen los ejes y perspectivas estratgicas. Que son los ejes estratgicos? Son lneas bsicas de desarrollo del MHCP, consideradas como las decisiones fundamentales que se tienen que tomar para asegurar una mayor eficacia de cara al futuro.
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Que es una perspectiva? las perspectivas recuerdan la importancia de tener objetivos estratgicos en todas las dimensiones de la organizacin. Ayudan a la alta direccin a dimensionar y marcar el alcance de su gestin Institucional .
Que es una iniciativa? Son generalmente proyectos, planes, programas relacionados con el buen desempeo institucional y que se realizan como valor agregado al normal accionar de las reas o dependencias. Su objetivo es cerrar el gap existente entre la situacin actual del objetivo estratgico y su meta. Estas integran todos los componentes del sistema de monitoreo de gestin integral y ayudan a que la estrategia del MHCP pueda ser llevada a cabo, movilizando y motivando a todos los niveles de la organizacin.
ii. Planeacin sectorial e institucional
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

Plan Desarrollo Administrativo
Plan Indicativo
Plan Estratgico
Plan de Accin
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ii. Planeacin sectorial e institucional

La planeacin de las entidades pblicas estar siempre enmarcada bajo los lineamientos dados por el plan nacional de desarrollo. A nivel sectorial los diferente sectores de la economa, deben definir su plan indicativo, herramienta de gestin que organiza y orienta estratgicamente las acciones del MHCP y de sus entidades adscritas y vinculadas para alcanzar objetivos acordes con su misin y con el Plan Nacional de Desarrollo, materializndose en unos indicadores que poseen metas cuatrienales / anuales, acordados por el sector.
De igual forma los organismos y entidades de la Administracin Pblica, en el marco de las polticas de desarrollo administrativo, deben determinan programas, proyectos, acciones, actividades, responsables e indicadores para el mejoramiento de su gestin de acuerdo a los lineamientos dados el Departamento Administrativo de la funcin pblica.
A nivel institucional ser responsabilidad del MHCP la de proponer los lineamientos y acciones que enmarcaran su futuro organizacional mediante la definicin a su plan estratgico, del cual se deriva su plan de accin.
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iii. Marco metodolgico planeacin y control estratgico
1. PLANEACION ESTRATEGICA
1.1.DIAGNOSTIGO ESTRATEGICO
Entorno (Externo)
Entidad (Interno)
1.2.DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Ideas Rectoras (Misin Visin)
Objetivos Estratgico
Mapa Estrategico
1.3.FORMULACION ESTRATEGICA (Plan de accin)
Iniciativas Estratgicas
Hitos o Actividades
2.CONTROL ESTRATEGICO
2.1 SISTEMA DE MONITOREO DE GESTIN INTEGRAL Indicadores Desempeo (Estratgicos) Indicadores inductores (Iniciativas)
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IV. Metodologa definicin a la planeacin estratgica

Diagnostico Estratgico. En esta etapa del proceso, la Oficina Asesora de Planeacin (en adelante OAP) deber proponer un borrador de riesgos mediante la Matriz RO. Ver Anexo 1. La cual inicialmente, ser retroalimentada con informacin del sistema de administracin de riesgos (riesgos institucionales) y a las reuniones internas con los asesores y funcionarios del OAP. Esta propuesta ser continuamente divulgada para su debate, actualizacin y depuracin en los diferentes talleres estratgicos con las diferentes reas o dependencias, para finalmente definir aquellos riesgos y oportunidades internas y externas que puedan imposibilitar o por el contrario coadyuvar en el cumplimiento al propsito misional de la Entidad. En las siguientes etapas del proceso, se deber confirmar que los riesgos identificados sean mitigados con la definicin de los objetivos estratgicos planteados.
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Direccionamiento estratgico. Las ideas rectoras de la Entidad debern ser actualizadas teniendo en cuenta la normatividad legal que enmarca la gestin del MHCP y a las disposiciones que el Ministro ordene. Una vez obtenidas las respuestas y redactada una posible misin / visin, se debe evaluar si sta es vlida y cumple con la mayora de las caractersticas, para lo cual se diseo una matriz con sus componentes clasificados en dos categoras. Ver Anexo 2. Validadas las ideas rectoras se hace necesaria la formulacin o rediseo de los objetivos estratgicos, para lo cual se deber tener en cuenta las siguientes recomendaciones; la Deben estar alineados al cumplimiento de la misin y visin. Deben ser definidos por los ms altos niveles en todas las reas de Entidad. Deben cubrir e involucrar a toda la organizacin. Deben ser medibles y con posibilidad de evaluacin. 12

Direccionamiento estratgico.
En caso de que sea necesaria la reformulacin de los actuales objetivos estratgicos, ser responsabilidad de la OAP la de coordinar con las distintas reas que los nuevos objetivos estratgicos cumplan con las condiciones anteriormente citadas. A partir de este anlisis y de ser necesario se replanteara el actual mapa estratgico del Ministerio. Este deber estar compuesto por objetivos estratgicos, ejes estratgicos y perspectivas relacionados sistmicamente en causa efecto. Ver Anexo 3.
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Formulacin Estratgica El plan de accin se deriva del plan estratgico institucional, y representa las iniciativas generales que permitirn dar cumplimiento a los objetivos estratgicos del MHCP. Sera responsabilidad del OAP, coordinar entre todas las direcciones del Ministerio el planteamiento de la iniciativas las cuales debern ser formuladas teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; Los programas de iniciativas se establecen una vez que el equipo ejecutivo ha identificado los objetivos estratgico , indicadores de desempeo y metas para cada perspectiva del SMGI. Las iniciativas deben ser definidas y desarrolladas para ayudar a cerrar la brecha entre el desempeo actual con el esperado de la organizacin. Las iniciativas deben estar exclusivamente vinculadas con los objetivos estratgicos de la compaa. Deben ser formuladas por cada una de las reas o direcciones, en trminos de planes, programas o proyectos fuera del normal accionar de sus responsabilidades.
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Formulacin Estratgica El mapeo final de las iniciativas permitir; (a) Asociar recursos con la estrategia. (b) Asegurar el alineamiento entre las iniciativas y la estrategia. (c) Clarificar responsabilidades. (d) Potenciar la conexin entre el proceso de presupuestario y el proceso de planeamiento estratgico. Deben identificarse dentro de las mismas iniciativas; responsable a nivel de equipo de liderazgo, duracin en tiempo, presupuesto y resultado buscado. Estas se formularan teniendo encuentra la informacin descrita en el Anexo 4.
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IV. Metodologa definicin al control y seguimiento estratgico

Sistema de monitoreo de gestin integral ( En adelante SMGI) Derivada de la visin y misin de la Entidad, la estrategia de estar en el corazn del la gestin Institucional. Una vez decidida la estrategia, entonces se puede determinar qu medir. Las medidas se realizaran a travs de los Indicadores de desempeo estratgico (KPIs) e inductores, los cuales permitirn determinar si estamos progresando en el propsito de lograr nuestra estrategia. Esta iteracin de medir, analizar y decidir se convertir en un ciclo de mejora para la Entidad. De lo anterior se debe considerar; El SMGI define la obtencin y uso de indicadores de gestin derivados de los objetivos e iniciativas descritos en el mapa estratgico de la organizacin. Los indicadores de desempeo estratgico se centran en el desempeo de los objetivos estratgicos de la Entidad al final de un periodo. Los indicadores inductores miden las iniciativas que son claves para obtener mejoras en los indicadores de desempeo. Las metas fijan y comunican el nivel de desempeo esperado para la organizacin en un determinado periodo de tiempo.
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Sistema de monitoreo de gestin integral El SGMI de la Entidad ayudara hacer un monitoreo en forma global y de conjunto, combinando esa evaluacin en cada una de las perspectivas planteadas. Sin embargo, recoger y analizar los datos es la parte ms critica del proceso, as como seleccionar la informacin ms relevante e identificar la manera ms clara de presentarla. Por ello la OAP se soportara en la utilizacin de la tecnologa para automatizar este proceso es un evento evolutivo natural que deber estar liderado y retroalimentado por cada una de las reas o direcciones. El primer paso ser el de identificar los orgenes de informacin a travs de la ficha tcnica de los indicadores y hacer un seguimiento eficiente a travs de su hoja de vida. Ver Gua para la elaboracin y anlisis de indicadores estratgicos y de gestin de procesos. Para que los indicadores mantengan el sentido para el que fueron creados, es imprescindible generar una ficha tcnica para cada uno de ellos. As mismo y como soporte al seguimiento a los resultado de los indicadores, a travs de la hoja de vida podremos ver la evolucin de los mismos y consecuentemente tomar las decisiones correctivas o preventivas que correspondan.
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Sistema de monitoreo de gestin integral Los indicadores se usan como soporte, para cada decisin organizacional. Tambin ayuda a los Directivos a detectar deficiencias Institucionales, an antes de que stas sucedan. Ajustes a la planeacin estratgica y/o SMGI Si la novedad impacta en lo sustancial al mapa estratgico ( Ideas rectoras (misin , visin), Perspectivas, objetivos, ejes, iniciativas estratgicos), as mismo para el caso de los planes de accin: La O.A.P deber presentar a consideracin y aprobacin al comit directivo del MHCP los cambios planeados. Una vez aprobada la novedad se ajusta en la herramienta, y posteriormente se oficializara en la Pagina Intranet del MHCP. Si la novedad no impacta al sistema en los plazos de ejecucin o metas; Se realizaran por parte del administrador de la herramienta, los ajustes necesarios en la hoja de vida de los indicadores.
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IV. Preguntas frecuentes.

Cuales son las responsabilidades de la OAP en la definicin a la planeacin y control estratgico? Coordinar con las distintas reas, talleres estratgicos que posibiliten el consenso general a la planeacin y control estratgico. Proponer y divulgar para su debate, actualizacin y depuracin un borrador al diagnostico y direccionamiento estratgico de la Entidad. Presentar para la aprobacin de comit directivo la planeacin y la metodologa de control estratgica definida. Asesorar a los participantes en la formulacin de los objetivos estratgicos, iniciativas, metas e indicadores de seguimiento.
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Cuales son las responsabilidades de las distintas areas y/o direcciones en la definicin a la planeacin y control estratgico? Aprobar y aportar en el diagnostico y direccionamiento estratgico propuesto por la OAP. Participar en los diferentes talleres estratgicos que programe la OAP. Definir dentro de su competencia los objetivos estratgicos, iniciativas , metas e indicadores de seguimiento. Cada cuanto debemos hacer planeacin estratgica? Este proceso se realiza para un termino de 4 anos, sin embargo anualmente se deber hacer una revisin, actualizacin o reforma de las estrategia y del plan de accin.
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Cual es el principal beneficio del sistema de monitoreo de gestin integral (SMGI)? Este modelo de gestin permite describir y medir nuestra estrategia a travs de objetivos e indicadores de actuacin, involucrando a todos los niveles de la organizacin. Logrando focalizar y alinear las actividades e iniciativas de todos en el logro de la estrategia.
Que significa la relacin causa efecto? El SMGI a travs del mapa estratgico, permite describir la estrategia del MHCP como un conjunto de relaciones causa efecto que son concretas, que se pueden medir y justificar.,
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IV. Anexo 1.
RIESGO
OPORTUNIDAD
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IV. Anexo 1.
RIESGO
OBJETIVO ESTRATEGICO
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IV. Anexo 2.
PREGUNTAS A CONSIDERAR EN LA FORMULACION DE LA MISION 1. Qu hace el Ministerio?
2. Quines son los interesados en el Ministerio?

3. Cules son los productos o servicios ms importantes del Ministerio? 4. Qu mercado satisface el Ministerio? 5. Con que recursos cuenta el Ministerio para el logro de sus metas?
6.Cules son los valores, creencias y aspiraciones fundamentales del Ministerio y sus prioridades filosficas?
7. Cul es la imagen pblica a la que aspira el Ministerio?
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IV. Anexo 2.
PREGUNTAS A CONSIDERAR EN LA FORMULACION DE LA VISION 1. Si todo tuviera xito, como ser el Ministerio dentro de 4 o 5 aos? 2. Qu innovaciones pueden hacerse en los productos y servicios del Ministerio? 3. Qu otras necesidades y expectativas de los clientes pueden satisfacer los productos y/o servicios que ofrece el Ministerio? 4. Qu deber hacer el Ministerio durante los prximos aos para adaptarse al cambio? 5. Cules sern nuestros productos,servicios y clientes dentro 4 o 5 aos? 6. 7. Cul ser la base tecnolgica del Ministerio dentro de 4 o 5 aos? Qu talento humano necesitar el Ministerio dentro de 4 o 5 aos?
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IV. Anexo 3.
PERSPECTIVA 4
MAPA ESTRATEGICO
OBJETIVO ESTRATEGICO OBJETIVO ESTRATEGICO OBJETIVO ESTRATEGICO

EJE ESTRATEGICO 4
PERSPECTIVA 3
EJE ESTRATEGICO 3
PERSPECTIVA 2
OBJETIVO ESTRATEGICO .
OBJETIVO ESTRATEGICO .
EJE ESTRATEGICO 2
PERSPECTIVA 1
OBJETIVO ESTRATEGICO OBJETIVO ESTRATEGICO
EJE ESTRATEGICO 1
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IV. Anexo 4.
Meta Perspectiva Objetivo estratgico Iniciativas Justificacin Nombre Indicador Indicador 2010 2011 2012 2013 Responsable Fecha Inicio Duracin Recursos
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ii. Planeacin sectorial e institucional

PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

ii. Planeacin sectorial e institucional

iii. Marco metodolgico planeacin y control estratgico

Ideas Rectoras (Misin Visin)

1.3.FORMULACION ESTRATEGICA (Plan de accin)

IV. Metodologa definicin a la planeacin estratgica

IV. Metodologa definicin a la planeacin estratgica

IV. Metodologa definicin a la planeacin estratgica

IV. Metodologa definicin a la planeacin estratgica

IV. Metodologa definicin a la planeacin estratgica

IV. Metodologa definicin al control y seguimiento estratgico

IV. Metodologa definicin al control y seguimiento estratgico

IV. Metodologa definicin al control y seguimiento estratgico

IV. Preguntas frecuentes.

IV. Preguntas frecuentes.

IV. Preguntas frecuentes.

PREGUNTAS A CONSIDERAR EN LA FORMULACION DE LA MISION 1. Qu hace el Ministerio?

2. Quines son los interesados en el Ministerio?

OBJETIVO ESTRATEGICO OBJETIVO ESTRATEGICO OBJETIVO ESTRATEGICO

OBJETIVO ESTRATEGICO OBJETIVO ESTRATEGICO

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