INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL DELEGACIN ESTATAL EN TABASCO COORDINACIN DE CALIDAD Y NORMATIVIDAD

Fuentes:

Apndice D de la Norma que Establece las Disposiciones para la implantacin del MOCERI clave 1000-001-003.

Unidad de Evaluacin de Delegaciones.

Procedimiento para obtener el indicador de imagen institucional y procedimiento para obtener el indicador de Nivel Integral de Limpieza emitidos por la Divisin de Conservacin dependiente de la Coordinacin de Conservacin y Servicios Generales. Gemba Kaizen Masaaky Imai Mxico Kenshu CenterSistema Japons de Administracin y Calidad, Ral Castan Martnez.

AO 2010

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Objetivo general

Lograr la aplicacin efectiva de la metodologa 5S, en las operaciones, que permita con la participacin activa y sistmica del personal, mejoras duraderas en el ambiente de trabajo generando orden,

limpieza e imagen institucional.

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Contenido

Caractersticas de un ambiente de no Calidad

Caractersticas de un ambiente de Calidad Qu es la Metodologa 5S?

Etapas
Objetivo mbito de aplicacin

Beneficios

Acciones generales de implantacin Tareas especficas de implantacin

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Un ambiente de no calidad

Existen numerosos ejemplos de ambientes de trabajo improductivos: o Lentitud de respuesta y deficiente calidad en el servicio o Objetos y/o documentos innecesarios acumulados en el proceso y en el servicio. o Condiciones fsicas adversas y suciedad o Crisis recurrentes y urgencias en el trabajo. o Desorden en el lugar de trabajo ocasionando accidentes y daos. o Malas relaciones interpersonales, con baja participacin del personal. o Obsolescencia frecuente de materiales. o Capacidad limitada para detectar anomalas.
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Un ambiente de calidad

Brinda seguridad, confianza y bienestar Es despejado, ordenado, limpio y productivo Material y equipo ordenado, en donde se previenen situaciones indeseables

Flujos giles de procesos y servicios

Personal participativo y facultado para tomar decisiones

Es intimo y amigable

Qu es la metodologa 5s
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Es una filosofa de trabajo para lograr ambientes o sitios donde se respire la calidad Es una metodologa que tiene su origen en prcticas gerenciales japonesas

Su aplicacin es sencilla y fcil de entender, pero requiere

compromiso, disciplina y constancia. Son principios universales que debemos fomentar para lograr ser mejores personas y tener calidad de vida.
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Objetivo de la metodologa 5S
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Lograr prcticas comunes en la aplicacin de metodologas de mejora como las 5S a nivel institucional que estimule a todo el personal a la participacin y compromiso, con acciones de orden y limpieza, para la creacin, cuidado y mantenimiento de las instalaciones que genere un entorno laboral productivo y competitivo, que impacte en la satisfaccin

de nuestros usuarios.

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mbito de aplicacin

La metodologa podr ser adoptada por cualquier unidad mdica o administrativa del Instituto, para mejorar sus procesos o servicios y su nivel de competitividad e imagen institucional.

Porqu implementar las 5S ?

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La metodologa de las 5S mejora el ambiente de trabajo, reduce los desechos y actividades que no agregan valor, al tiempo que incrementan la limpieza orden, seguridad y eficiencia de calidad.

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Beneficios de aplicar las 5s

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Etapas de la Metodologa 5s
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5 etapas que deben abordarse de forma continuada, posibilitando una visin global de mejora en el entorno de trabajo
Separar todas las cosas, eliminarlas o enviarlas a donde se usen. Ordenar los artculos esenciales de manera que sea fcil y rpido el tomarlos y regresarlos. Mantener el equipo, materiales y el rea de trabajo ordenada y limpia Hacer del orden y la limpieza una prctica de rutina; mantener un ambiente agradable de trabajo. Estandarizar los cuatro pasos anteriores y mejorarlos constantemente.

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1
SEIRI Seleccionar

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SEIRI Seleccionar

Es separar las cosas tiles de las innecesarias, las suficientes de las excesivas y dejar en nuestro sitio de trabajo slo lo indispensable para realizar eficientemente nuestras labores.

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SELECCIONAR (MANTENER SOLO LO NECESARIO)

SELECCIONE SU MATERIAL O EQUIPO DE TRABAJO DE ACUERDO A LA FRECUENCIA DE USO:

a)

A CADA MOMENTO TODOS LOS DAS TODAS LAS SEMANAS

UBQUELO EN LA OFICINA Y/O CONSULTORIO, SOBRE LA MESA DE TRABAJO O CERCA DE ELLA.

b)

UNA VEZ AL MES. CADA TRES MESES.

UBQUELO CERCA AL SITIO DE TRABAJO.

c)

ESPORDICAMENTE UNA VEZ AL AO

UBQUELO EN EL ALMACN O DEPSITO. DESCRTELO. SUPRMALO. DESCHELO.

EN UN

d) 14

LO QUE NO ES NECESARIO.

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Diagrama apoyo implantacin 5s

Organizarlos

Objetos necesarios

Objetos daados

Son tiles? No

Si

Repararlos

Objetos obsoletos

Separarlos

Descartarlos

Objetos de ms

Son tiles para alguien ms ?

No
Donar

Si

Transferir

Vender
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Metodologa 5S

SIN SEIRI

CON SEIRI

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Metodologa 5S

Beneficios de SEIRI: Mayor seguridad al liberar espacio til en hospital y oficinas Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.

Mejorar el control visual de niveles de inventario de repuestos y elementos para el servicio, carpetas con informacin, guas, etc.

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SEITON Organizar

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SEITON Organizar

Una vez que con SEIRI nos hemos desecho de los objetos que no tenan uso, ahora con SEITON vamos a organizar todo, para que tengan, con algn principio lgico un lugar asignado dentro del rea de trabajo y sean fciles de localizar, tomar y regresar a su sitio.

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ORGANIZACIN FUNCIONAL (MANTENGA TODO EN ORDEN)

ORDENAR POR CARACTERSTICAS DE TAMAO, COLOR, FUNCIONAMIENTO COMO SERA EL CASO DE ARTCULOS DE PAPELERA DEJANDO EN EL ESCRITORIO LOS DE USO DIARIO

ORDENAR MEDIANTE CLAVES ALFA NUMRICAS O NUMRICAS Y DETERMINAR LOS LUGARES DE ALMACENAMIENTO POR PERODOS DE UTILIZACIN: A LA MANO LO QUE SE UTILICE DIARIAMENTE, LUEGO LO DE USO SEMANAL, MENSUAL, ANUAL . . .

DECIDA CMO VA A GUARDAR, TENIENDO EN CUENTA LO SIGUIENTE:

FCIL DE IDENTIFICAR PARA CUALQUIER PERSONA FCIL DE GUARDAR

QUE SEA:

FCIL DE SACAR
FCIL DE VOLVER A SU UBICACIN ORIGINAL

Recuerde siempre
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LO QUE EST PRIMERO ES LO QUE MAS SE USA

AL TERMINAR LA TAREA CADA USUARIO DEBER COLOCAR EN SU JUSTO LUGAR EL ARTCULO QUE UTILIZ.

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BOTE

ARCHIVERO

SILLA
PERFORADPRA VASO RATON TECLADO TELEFONO TAPETE VITRINA MONITOR BOCINAS LAPICERO ESCRITORIO CALENDARIO CAFETERA BANCO MESA

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VENTILADOR

ENGRAPADORA

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Metodologa 5S

Beneficios de SEITON: * Orden en las cosas, con un acceso rpido a elementos que se requieren para el trabajo * Facilita el regresar a su lugar los objetos que hemos utilizado * Ayuda a identificar cuando falta algo * Se mejora la informacin en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial * El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad * Da una mejor apariencia e imagen
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SEISO Limpiar

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SEISO Limpiar

Hay que limpiar el polvo, grasa o suciedad que se ha ido acumulando con el tiempo en: Pasillos, baos, consultorios, oficinas, escritorios, estantes, ventanas, puertas y dems elementos del sitio de trabajo, manteniendo permanentemente las condiciones adecuadas de aseo. Debemos identificar las fuentes de suciedad como: fugas, averas, partes faltantes, etc. y corregirlas para evitar daos mayores y eliminar esa fuente de contaminacin, con lo que el rea de trabajo ser ms fcil de mantener. El objetivo es crear un ambiente de trabajo limpio donde la gente pueda trabajar a gusto y por ende se levante la eficiencia. Trabajar en un sitio sucio y desordenado, adems de ser desagradable, puede ser peligroso y atenta contra la salud fsica y mental del personal e incide en la calidad de los servicios.

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LIMPIEZA

ALTO

(MANTENGA TODO LIMPIO)

LIMPIE LOS INSTRUMENTOS O APARATOS, ANTES Y DESPUS DE SU USO, VERIFIQUE SU FUNCIONALIDAD.

SI DURANTE EL PROCESO DE LIMPIEZA ENCUENTRA CONDICIONES INDESEABLES, IDENTIFIQUE LAS CAUSAS PRINCIPALES Y ESTABLEZCA ACCIONES PREVENTIVAS.

ANTES DE SALIR, DEJAR TODO ORDENADO Y LIMPIO COMO SE QUIERE ENCONTRAR AL DA SIGUIENTE: RETIRAR LO INNECESARIO DEL PUESTO DE TRABAJO PARA FACILITAR LA LIMPIEZA GENERAL; COLOCAR CADA COSA EN SU SITIO ..

LIMPIEZA ES NO ENSUCIAR CADA UNO DE NOSOTROS MERECEMOS UN SITIO LIMPIO PARA TRABAJAR.

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SEISO Limpiar

La limpieza debe hacerse a detalle y en un corto periodo de tiempo. La limpieza debe incorporarse al trabajo lo ms posible. La limpieza debe compartirse equitativamente entre todos.
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Metodologa 5S

Beneficios de SEISO: * Salud e imagen, reduciendo el riesgo potencial de contraer enfermedades y de que se produzcan accidentes. o * Mejora el bienestar fsico y mental del personal. o * Se incrementa la vida til del equipo e instalaciones al evitar su deterioro por contaminacin y suciedad. o * Las averas se pueden identificar ms fcilmente cuando el equipo se encuentra en estado optimo de limpieza

o * Recordemos que un ambiente limpio no es el que ms se asea. Es el que menos se ensucia.

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SEIKETSU Estandarizar

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SEIKETSU Estandarizar

Estandarizar se refiere a crear condiciones de uniformidad dentro de la unidad, tanto de espacios fsicos, mobiliario, colores y sealizacin, as como en los hbitos para el manejo del equipo y documentos a fin de mantener el ambiente de trabajo organizado, ordenado y limpio. Unificar los acuerdos tomados de la evaluacin 5S, con formatos y reglamentos practicando continuamente las 3 primeras S . Debemos trabajar en el estado fsico y mental del personal, que les permita desempear su trabajo de manera segura, cmoda y eficaz. Para lograr que los esfuerzos sean perdurables, es necesario que la accin sea simultnea, que se sincronicen los esfuerzos de todos y que todos acten de acuerdo a su responsabilidad. El reglamento que se establezca, puede contener mecanismos para lograr la participacin del personal en la prevencin y mejora del ambiente de trabajo.

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SEIKETSU Estandarizar

La ambientacin, pintura, decoracin, y el mobiliario, son fuertes aliados de la estandarizacin.

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Metodologa 5S

Beneficios de SEIKETSU: * Generalizar las mejores prcticas para la identificacin, orden y limpieza de equipos, materiales e instrumentos de trabajo. * Lograr que no solo se d el cambio, sino que adems se mantenga y se realicen mejoras. * Se desarrolle mejor el trabajo en un ambiente de corresponsabilidad. * Facilita las relaciones de trabajo y personales con los demas. * El personal se siente y se ve mejor.
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SHITSUKE Disciplina

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SHITSUKE Disciplina

Disciplina es actuar en apego a un conjunto de normas y/o reglamentos que rigen a una comunidad, a la organizacin o a nuestra propia vida, significa convertir en hbitos el empleo y la utilizacin de los mtodos establecidos y estandarizados. Podemos obtener los beneficios alcanzados con las primeras S por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estndares establecidos.

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SHITSUKE Disciplina

Disciplina es hacer algo de forma natural, como un hbito

El arte de hacer cosas correctas naturalmente.

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Metodologa 5S

Beneficios de SHITSUKE: * Crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado

de los recursos de la institucin. * Se siguen los estndares establecidos, existe una mayor sensibilizacin y respeto entre las personas. * Mejora nuestra eficacia y auto imagen.

* Evita reprimendas y sanciones.

* La moral en el trabajo se incrementa
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ACCIONES GENERALES para la implantacin de las 5s que cada unidad realizar para la implantacin de las 5s

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Acciones generales de implantacin

1. Difusin, capacitacin y prctica entre todo el personal buscando su involucramiento y participacin cotidiana (incluyendo la representacin sindical). 2. Conformar equipos de trabajo de las 5S por rea, servicio o departamento y establecern acta de integracin (aprovechar comisiones existentes). 3. Documentar el estado actual como punto de partida, tomarn fotografas de detalles importantes, siguiendo el flujo del trabajo, donde exista un apoyo visual que refleje una perspectiva de las mejoras o desviaciones.

4. Analizar los hallazgos e intercambiarn impresiones entre los participantes del proceso, utilizando herramientas administrativas de calidad para establecer planes de mejora.
5. Generar un cronograma de actividades que permita dar seguimiento (controlar y evaluar peridicamente) el grado de implantacin de cada una de las etapas de la metodologa 5S.

6. Dar seguimiento al menos de manera mensual, tanto a la implantacin de la metodologa como a los resultados de mejora y registrar en los formatos establecidos.
7. Cruzar las mediciones de avance de los servicios con los resultados de Satisfaccin del usuario. 8. Comunicarn a todo el personal los avances, mejores prcticas y logros obtenidos (antes, durante y despus).
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El crculo virtuoso de las 5s

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La limpieza en general de las instalaciones, es responsabilidad de servicios bsicos y conservacin; pero mantener la limpieza de las reas de trabajo, depende en gran 38 medida de las personas que laboran en ellas.

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TAREAS ESPECFICAS para la implantacin de las 5s que cada unidad realizar para la implantacin de las 5s

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Tareas especficas de implantacin

AHORRO
En el uso de papel Se debe clasificar el papel en normal (blanco), reutilizable (utilizado por un solo lado, y reciclado (utilizado por los 2 lados). Se privilegiar el uso de correo electrnico como medio de trabajo, evitando lo ms posible el uso de papel Se utilizar papel reutilizable para documentos internos de trabajo, y papel normal cuando por las caractersticas del trabajo o proyecto, se deba presentar ante instancias superiores u otras reas del Instituto. En la energa elctrica El personal apagar la luz cuando se retire de sus labores, o mientras se ausente de su rea laboral. Una vez terminadas las labores, quien utilice algn tipo de equipo de cmputo, ser responsable de apagarlo (PC y monitor), as como los equipos compartidos (impresoras, escner, etc.). En el uso de materiales reciclables Se crear un centro de acopio en cada unidad, para depositar cualquier material que no se use (carpetas, hojas, CDs, disquetes, etc.) con el objeto de que se aprovechen por otros trabajadores, independientemente de su rea o adscripcin.
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Tareas especficas de implantacin

ORDEN Y LIMPIEZA
En las oficinas Es responsabilidad de cada trabajador el cuidado y orden de su rea de trabajo. En las salas de juntas Todo el personal que por cualquier motivo haga uso de una sala de juntas, deber mantener limpio el lugar, procurando al final de la sesin o reunin dejar en orden y acomodado el mobiliario, as como el material que se haya utilizado. Recoger y colocar en los depsitos establecidos, botellas, latas, platos, tasas, etc que se hayan utilizado durante su estancia. El rea o persona que solicite el uso de una sala de juntas, ser responsable de al final de su reunin, entregarla en las condiciones adecuadas para ser usada de inmediato por cualquier otro grupo de personas. Escritorios Los elementos de trabajo que se podrn mantener en el escritorio, sern slo los indispensables para la realizacin de su trabajo, tales como: computadora, impresora, telfono, agenda y el material objeto de su trabajo. Cada trabajador ser responsable de evitar la colocacin de cualquier tipo de adornos, floreros, etc. que no tengan relacin alguna con el desempeo de sus labores.
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Tareas especficas de implantacin

ORDEN Y LIMPIEZA
Archivos Es responsabilidad de cada rea determinar la forma de organizar sus archivos, cuidando que sea uniforme, que siga un principio racional lgico, que permita estar disponible en cualquier momento. Depurar y dar de baja la documentacin conforme a la normativa institucional vigente. reas comunes COCINETAS: Debern estar siempre limpias y en orden. La preparacin de alimentos y bebidas se har dentro de estos espacios y deber realizarse con la higiene adecuada.

DEPSITOS DE DESECHOS: Deben estar ubicados en lugares visibles y accesibles para todo el personal, as como para todos los usuarios que requieran su utilizacin. Todo el personal de la unidad, procurar la separacin de los desechos en orgnica, inorgnica o RPBI, segn aplique, a fin de contribuir y cumplir con las normas y medidas ecolgicas ambientales vigentes. Las personas asignadas para vigilar el rea de limpieza, tendrn la responsabilidad de verificar que los depsitos de basura no permanezcan llenos.
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Tareas especficas de implantacin

ORDEN Y LIMPIEZA
reas comunes SANITARIOS Deben contar con los elementos necesarios para ofrecer un buen servicio, tales como: agua, papel higinico, jabn. Deben estar siempre limpios y en orden para mantener la higiene. INSTALACIONES EN GENERAL En caso de ser necesario, contar con un espacio o rea determinada para colocar los avisos institucionales y/o internos, con el objeto de mantener informado sobre asuntos relevantes a los trabajadores y al pblico usuario. Contar con los sealamientos informativos, as como de seguridad e higiene, tales como: directorios, nombre de los servicios, rutas de evacuacin, extintores, entre otros. Las reas de trabajo debern contar con la iluminacin y ventilacin necesarias que favorezca al ambiente de trabajo funcional y agradable. Se deber procurar que los espacios entre un escritorio y otro sean suficientes para que permitan que los pasillos se encuentre libres y se pueda transitar en ellos sin ninguna obstruccin. Los pasillos y escaleras debern permanecer limpios y libres de cualquier material o equipo, a fin de que por un lado ofrezcan mayor comodidad para su trnsito, as como para que en caso de algn siniestro se pueda evacuar y/o acceder al inmueble.
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Tareas especficas de implantacin

OTRAS
Programar reparaciones rpidas de conservacin, a detalles que ocasionan que la limpieza no se d totalmente, por ejemplo: fugas de agua, lmparas descompuestas, puertas descarapeladas, pasamanos desgastados, etc. Identificar el equipo, material y dispositivos obsoletos, fuera de funcionamiento o no utilizados (Colocar una tarjeta roja de rechazo). Identificar el equipo, material y dispositivos que requieran ser reparados o mejorados (Colocar una tarjeta amarilla). Tramitar la baja y/o traspaso del bienes muebles y materiales, dando oportunidad de adquirirlos a quien los requiera. Se deber considerar lo previsto en el normativa correspondiente.

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Tareas especficas de implantacin

Acciones de evaluacin y control que las unidades deber llevar a cabo PANEL DE CONTROL
Las unidades debern implementar un panel de control. El panel de control es la pantalla en la que se ven reflejadas todas las actividades que se van realizando durante la implantacin de la metodologa 5S. nos permite ver el desarrollo de la actividad y realizar un seguimiento de la misma. Es importante colocar el panel en un lugar vistoso y de paso, donde todo el personal y/o usuarios puedan ver el proceso llevado a cabo y los resultados que se estn obteniendo.
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Tareas especficas de implantacin

Para medir el grado de implantacin de la metodologa, se utilizar el formato denominado Formato nico para la medicin del grado de implantacin de la metodologa 5S. El valor ponderado para cada etapa es:
Valor ponderado 25 % 25 % 30 % 10 % 10 % 100 %

Etapa SEIRI Seleccionar SEITON Organizar SEISO Limpiar SEIKETSU Estandarizar SHITSUKE Disciplina

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Nosotros cumplimos la disciplina en las 5S cuando:

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Poner las cosas en orden Seleccionar -Retirar lo que no se necesita -Guardar lo necesario

Arreglo apropiado Colocar las cosas de forma que se puedan obtener fcilmente cuando se necesitan, y por quin lo requiera

Compromiso Inspirar orgullo y confianza por el lugar de trabajo y adhesin a los estndares desarrollados, para los cuatro componentes

Limpieza Mantener las cosas limpias sin desperdicios o suciedad, en ninguna parte del lugar de trabajo.

Mantenimiento Mantener la limpieza despus de limpiar

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Enfoque Integral Programa 5S

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ORGANIZACIN
SEITON

3
LIMPIEZA
SEISO

MANTENER Y ESTANDARIZAR
SEIKETSU

5
DISCIPLINA
SHITSUKE

1
CLASIFICACIN SEIRI

ENTORNO EN EL TRABAJO CAMBIO EN EL ENTORNO LABORAL

PERSONA

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La empresa podr tener los recursos suficientes para modernizarse en el Sentido fsico, pero si no se estructura en el orden humano, jams alcanzar el proceso de modernizacin.

Don Juan Snchez Navarro y Pen

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 MUCHAS GRACIAS !