El control es una etapa primordial en la administracin, pues,

aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cual es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

 Su carcter es pronostico, ya que sirve para medir la

temperatura presente y futura de la actuacin de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propsito, prever, y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

A fin de poder emitir una definicin formal de este concepto, se registraran algunas de las definiciones mas aceptadas: Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulacin de las actividades. George R. Terry. El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo.

 Henry

Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado. Harold Koontz y Cyril ODonnell. Implica la medicin de lo logrado en relacin con el estndar y la correccin de las desviaciones. Robert B. Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes. Robert C. Appleby. La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados.

1.

2. 3.

Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin.

Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Con base en estos elementos, se puede definir al control como:
4.

El control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las actividades. 2. Se aplica a todo. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones. 4. Localiza a los sectores responsables de la administracin. 5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores 7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin.

La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. Es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.

Equilibrio

Control

Delegacin

De los estndares
Se refiere a que el control existe en funcin de la identificacin de los estndares. Ningn control ser valido sino se fundamenta en un estndar a seguir. La efectividad del control esta en relacin directa con la precisin de los estndares. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites.

EFECTIVIDAD = ESTANDARES

De la oportunidad
El control, para ser eficaz, necesitas ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectu el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

De las desviaciones
Tomar las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que la originan, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.

De excepcin
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requiere el control.

De la funcin controlada
La funcin controlada por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

La secuencia de pasos necesarios para efectuar el control es:

Identificacin del estndar

Control

Medicin de resultados

Retroalimenta cin

Comparacin

Correccin

Deteccin de desviaciones

1.- La funcin del administrador no solamente se concreta a la formulacin de planes, sino tambin a implementarlos y revisarlos de manera constante para poder detectar a tiempo todas aquellas variaciones que son generadas por los cambios del medio. 2.- Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn en base con la cual se efecta el control.

Identificacin del estndar

El administrador identifica el estndar que fue establecido y le va servir como unidad de medida par evaluarlo. La identificacin de los estndares representa el estado de ejecucin deseado en su aplicacin
El tramo de control ideal Del gerente (G)es: Supervisor 1 (S1) y Supervisor 2 (s2)

OBJETIVO: vender 1000 unid. En mayo

S1
A B C

S2
D E

Medicin de resultados
Consiste en medir la ejecucin y los resultados , mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben de medirse de acuerdo a los estndares . Los modelos administrativos, de acuerdo con sus caractersticas propias, pueden ser: cuantitativos, cualitativos. Para llevar acabo su funcin , se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, valida, con unidades de medida apropiadas y fluida.

Medicin: Los resultados obtenidos de las ventas y del organigrama despus de su desempeo son:

Objetivo: Ventas logradas, 925 un. En mayo.

G S2

El tramo de control En la realidad de G Es: A, B, S2 y no S1 y S2

Comparacin
Una ves efectuada la medicin y obtenida esta informacin , ser necesario comparar los resultados medidos en relacin con los estndares preestablecidos.
Objetivo: 1000 ventas programadas -925 vta. logradas ____ 75

G
La lnea naranja Indica que G desconoce La autoridad de S1

Ideal
Real

S1

S2

Deteccin de desviaciones
El resultado de la comparacin de la determinacin de desviaciones entre el desempeo real y el estndar, mismas que debern reportarse inmediatamente.

Objetivo: La desviacin de las ventas Es de menos 75 unidades.

G S1
La desviacin es que G no Respeta la jerarqua de S1

Correccin
La utilidad concreta y tangible de control esta en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla es de vital importancia reconocer si las desviaciones es un sntoma o una causa.

Retroalimentacin
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin , la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Implantacin de un sistema de control

Es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere: 1. Contar con objetivos estndares que sean estables. 2. Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles. 3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos tomar en cuenta que un sistema de control por si solo no contribuye a la eficiencia. 4. Evaluar la efectividad de los controles: . Eliminando aquellos que no sirven .Simplificndolos . Combinndolos para perfeccionarlos

 Puesto que el control es un

factor imprescindible para

el logro de los objetivos,

este debe reunir ciertas caractersticas para ser

efectivo:

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional

Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de

la empresa y tipo de actividad que se desea controlar. As

una pequea empresa necesita un sistema de control distinto al de la empresa grande; los controles que se implanten en el

departamento de ventas sern diferentes a los controles del

departamento de produccin.

Oportunidad

Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente

las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de

que parezcan. El control ser til en tanto proporcione informacin en el momento adecuado.

Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos.

Ubicacin estratgica
Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlo en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico

Existen cuatro factores que deben ser

considerados al aplicar el proceso de control:

a) Cantidad. b) Tiempo.

c) Costo.
d) Calidad. Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ultimo, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo

Cantidad
Se aplica en actividades en las que el volumen es importante. Costo Es utilizado como un indicador

Tiempo
Se controlan las fechas programadas

Calidad
Se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa

de la eficacia administrativa,
ya que por medio de el se determinan las erogaciones de

ciertas actividades.

La siguiente tabla muestra algunos de los controles utilizados con

mas frecuencia en los campos o factores de controles

Cantidad
Presupuestos Estimaciones Productos terminados Programas Unidades vendidas Tiempo-mquina Unidades rechazadas Inventarios de personal Procedimientos Medicin de trabajo Estndares Pronostico Productividad Rendimiento sobre la inversin Informes Procedimientos Estndares Medicin del trabajo Contabilidad Pronsticos Coeficientes Rendimiento personal Costos estndar Fechas lmite

Tiempo
Estudios de tiempo

Costo
Presupuestos Costo por metro cuadrado

Calidad
Evaluacin de la actuacin
Pruebas psicolgicas Inspecciones visuales

Control inventarios

Calificacin de mritos

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo as clasificarse en: A. Control preliminar. Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades. B. Control concurrente. Se ejerce de manera simultanea a la realizacin de actividades, como un proceso continuo. C. Control posterior. Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas. Su objetivo es administrar informacin.

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control, es que permiten en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genrico como especifico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria.

La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.. Para lograr esto se aplican tcnicas tales como estudios de tiempo y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos y grficas. El control en esta rea comprende cuatro funciones:

Control de calidad
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especifica, tanto en las materias primas como en los productos terminados; establece limites aceptables de variacin en cuanto: color, acabado, composicin, volumen, dimensin, resistencia y otros aspectos tcnicos. Existen diferentes tcnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observacin hasta tcnicas ms complicadas

Control de inventarios
Su objetivo primordial es determinar el nivel mas econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Un buen sistema de control de inventarios permite: a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa. b) Evitar prdidas considerables en ventas. c) Evitar prdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia. d) Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin. e) Reducir los costos.

Por consiguiente el control de inventarios se encarga de regular en forma optima las existencias en los almacenes. Este tipo de control protege a la empresa de costos innecesarios por acumulacin o falta de existencias en el almacn.

Clases de inventarios:

1. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningn cambio previo al proceso de produccin y son utilizadas directamente en el mismo. 2. Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboracin del producto y su aspecto a cambiado por resultado del proceso. 3. Productos terminados. Son los productos terminados que estn listos para su almacenamiento. 4. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas. Para el control de inventarios se usan: desde mtodos muy sencillos como tarjetas perforadas; hasta tcnicas mas complejas como la investigacin de operaciones.

Control de produccin
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas. Un sistema adecuado de control de produccin reporta los siguientes beneficios: Disminucin de los tiempos ociosos. Reduccin de costos. Evita demoras en la produccin. Permite cumplir al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes. Incrementa la productividad.

Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como: a) Seleccin adecuada de los proveedores. b) Evaluacin de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante. c) Control de los pedidos. d) Determinar el punto de pedido y de reorden. e) Comprobacin de precios

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar: a) Compras innecesarias, excesivas y caras. b) Adquirir materiales de baja calidad. c) Retrasos en los programas de produccin y otras reas.

Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor, es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboracin de planes de mercadotecnia.

Control de ventas
Los pronsticos y presupuestos de compras son esenciales para el establecimiento de este control ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar los costos que se deben cubrir para adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto entre otros factores.

Establece lineamentos para evitar prdidas y costos innecesarios y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios para la organizacin. Auxiliando de esta manera en la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar e manejo de sus recursos financieros.

Control presupuestal
Al permitir comparar los resultados reales en relacin con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las mediadas correctivas adecuadas. Un sistema de control presupuestado debe: Incluir las principales reas de la empresa Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos Detectar las causas que hayan originado variaciones y evitar que se repita. Contribuir a lograr las metas de la organizacin

Control contable
Ninguna empresa por muy pequea que sea puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna

acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un tiempo definido.

El control contable debe: Proporcionar informacin veraz y oportuna Orientar a la gerencia para determinar guas de accin Ser un instrumento que ayude a determinar las reas de dificultad Evitar malos manejos y desfalcos Detectar causas y orgenes y no limitarse al registro de operaciones La contabilidad que es parte primordial del control proporciona esta informacin

Costos
Es determinar el costo real de un producto con base en el calculo y anlisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricacin. A travs de esta informacin es posible no solo establecer el precio mas adecuado del producto, sino contar con daos acerca de reas que requieren atencin en cuanto a prdidas lo que permita a la gerencia tomar decisiones mas racionales

Auditoria
Su funcin es dictaminar si la informacin financiera presenta

fidedignamente la informacin de la empresa y si sus resultados son autnticos Como se puede seguir, la auditoria es el control aplicado al control financiero y su utilizacin es trascendental en cualquier empresa

Su funcin es evaluar la efectividad de la implantacin y ejecucin de los programas de personal as como el cumplimiento de los objetivos llevndose acabo bsicamente por la auditoria de recursos humanos

Auditoria de recursos humanos

Es la evaluacin de todas las funciones operativas del personal

su fin es corregir deficiencias Se recolectan datos estos se someten a un anlisis e interpretacin de acuerdo con la informacin estadstica de las areas que se mencionan:

Evaluacin de la actuacin
Mide la efectividad de los miembros de la organizacin, con base a los estndares de actuacin que evalan resultados teniendo los factores mas destacados : Rotacin Ausentismo Quejas Estos factores se determinan con base en registros estadsticos

Evaluacin de reclutamiento y de seleccin

Evala la efectividad de los programas y procedimientos

relativos a esta rea mediante el analizis de aspectos como Efectividad en el proceso de seleccin Las causas de retiros y despidos

Evaluacin de capacitacin y desarrollo

Es una de las mas difciles en evaluar pero es una de las mas

importantes para dicha evaluacin se deben de tomarse en cuenta los siguientes aspectos: Productividad Desarrollo del personal

Evaluacin de la motivacin
Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, su objetivo es medir la moral de su personal se realiza atreves de: Encuestas de actitud Frecuencia de conflictos Buzn de quejas y sugerencias Productividad

Evaluacin de sueldos y salarios

Esto responde a la pregunta son los salarios de la empresa equitativos y justos? Y se efecta con los siguientes puntos: Estudios de salarios de otras empresas conflictos salariales Presupuestos de salarios Evaluacin de presupuesto

Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones

La medida de la efectividad de estos programas se obtiene atreves de anlisis de registros relativos a ndices de accidentes Participaciones del personal en programas de servicios y prestaciones Anlisis de ausentismo Quejas y sugerencias Estudios de fatiga
Es importante mencionar que lo mencionado se refiere a todo el personal

Son las herramienta de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control las mas usuales son : Sistemas de informacin Graficas de diagramas Estudio de mtodos Mtodos cuantitativos Control interno

Sistemas de informacin
Son los medios a travs de los cuales el administrador se

allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organizacin. Lo sistemas de informacin comprenden tcnicas como: contabilidad,auditoria,presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, etc.

 Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de

informacin es aplicar los principios de excepcin de contabilidad y oportunidad para tener un mximo aprovechamiento.

Reportes e informes
Existen diversos tipos de informes bsicamente se pueden

clasificar en: Informes de control Reportes de informacin que presentan datos mas extensos a fin de que la gerencias pueda formular planes

Para elaborar un tema es conveniente tener lo siguiente en cuenta: Unidad de tema Concentracin sobre las opciones Claridad y concisin Complementar con representaciones graficas Uniformidad y variedad Frecuencia de los reportes Evaluacin de la informacin

Formas
Son elementos indispensables para transicin y registro de

datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento, facilitan la transicin de informacin y para registrar adecuadamente las operaciones

Control interno
Se refiere a la aplicacin de todo el funcionamiento de la organizacin sus objetivos son: Obtencin de informacin correcta y segura Proteccin de los activos de la empresa Produccin de la eficiencia de la operacin