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ADMINISTRACIN Y TCNICAS DE MANTENIMIENTO.

UNIDAD 2: PROCESO ADMINISTRATIVO. ORGANIZACIN E INTEGRACIN.


Integrantes de equipo.
Luis Antonio Gmez Serna. J. Gerardo Castaeda Martnez. Nstor Gonzlez Vega. Isaac Angel Florentino.

ORGANIZACIN
Se piensan que administracin y organizacin son cosas separadas y diferentes pero que en alguna forma se encuentran relacionadas. La organizacin forma parte de la administracin como ha sido sealado por la mayora de los estudiosos de este campo del conocimiento, a partir de H. Fayol y hasta nuestros das por Koontz y ODonell.

La organizacin proviene de la determinacin y creacin de rganos o instrumentos que tienen la responsabilidad por la ejecucin de actividades de la misma naturaleza.

La funcin de la organizacin consistir en clasificar y ordenar todo este conjunto de actividades, de acuerdo con su naturaleza en grupos de tipo homogneo, con el fin de que sean agrupados para su correcta realizacin y control.

Forma de llevar a cabo el control es la siguiente: Divisin del trabajo.- Es una forma de lograr la eficiencia consiste en la especializacin de las tareas. Consiste en la elaboracin: Elaborar una lista de todas las actividades que deben encontrarse detalladas en los planes. Programas. Mtodos. Procedimientos y presupuestos. Ordenarlas de acuerdo con la naturaleza similar de las mismas.

Hay que tener el cuidado de incluir en estas listas todas aquellas actividades de apoyo que normalmente no aparecen detalladas en los planes, pero que s en los procedimientos y en los mtodos, como son actividades de tipo general; entre esas podramos mencionar trabajos de tipo secretarial, archivos, dibujos o planos, capacitaciones, etc.

LO QUE UN ORGANIGRAMA NOS INDICA.


El organigrama es la representacin grfica de la estructura organizativa, usualmente aplicados a empresas u organizacin. Los organigramas son sistemas de organizacin que de representan las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin.

El organigrama presenta grficamente las diversas funciones existentes en una organizacin. Tambin nos seala la forma como se ha delegado la autoridad y la responsabilidad correspondiente. Nos muestra los diferentes niveles jerrquicos que existen en una organizacin. Nos indica los canales formales de comunicacin existentes en una organizacin. El organigrama nos muestra las dimensiones del tramo de control.

Ejemplo de un organigrama.

tramo de control . Es el nmero de subordinados que se reportan a un jefe de superior jerarqua.

Al respecto es necesario realizar varias consideraciones para determinar de qu magnitud debe ser el tramo de control:

La naturaleza de las actividades que realizan los subordinados. La complejidad de las mismas.

La localizacin de los subordinados.

La atencin eficiente por parte del jefe superior a los problemas que se le puedan plantear.
La preparacin, capacidad y experiencia tanto del jefe como de los subordinados.

CRITERIOS PARA ESTABLECER LA ESTRUCTURA ORGNICA.


Agrupamiento por funcin. Las actividades relacionadas que tienen un propsito primario se agrupan juntas. Agrupamiento por producto. En esta alternativa se agrupan las actividades asociadas directamente con un producto o grupo de productos.
Agrupamiento geogrfico. Este tipo de estructura se utiliza cuando las actividades se realizan en localidades especficas, siendo utilizado particularmente en empresas de servicio y en organizaciones de ventas.

Agrupamiento por proceso. Las actividades se agrupan en una serie de pasos o etapas a travs de las cuales se desarrolla el trabajo. Agrupamiento por cliente. Aqu la caracterstica que distingue al criterio seguido para agrupar a las actividades es el tipo de cliente a quien se vende el producto o se le proporciona el servicio. Agrupamiento por tiempo. La razn de este tipo de clasificacin de las actividades obedece a la necesidad de separar las labores por turnos, en los cuales el trabajo realizado es el mismo, pero a diferentes horarios. Agrupamiento matricial. Este tipo de organizacin utiliza de hecho una combinacin de dos de cualesquiera de los tipos anteriormente estudiados, siendo la ms comn la combinacin de la estructura por producto y por funcin.

ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS.
Establecer

una estructura para una organizacin requiere del estudio completo de toda una serie de factores que determinarn cul es la mejor alternativa para esa institucin en particular, y en caso de ser necesario utilizar en forma combinada varios de los agrupamientos anteriormente estudiados, sin perder de vista que es ms fcil dirigir una institucin cuando se encuentra debidamente organizada.

En

un organigrama se representan funciones y no es recomendable tratar de incluir ms informacin, misma que puede anexarse en otro tipo de documentos, ya que a medida que aumenta la informacin el dibujo puede hacerse ms y ms confuso.

Ejemplos de organigramas.

MANUAL DE ORGANIZACIN.

Es un documento donde se recopile toda la informacin necesaria para conocer cmo se encuentran estructuradas las funciones y actividades ms importantes que se realizan en una institucin. Desde luego que este manual puede, en el caso de instituciones muy grandes, estar constituido por varios volmenes, pero la costumbre hace que uno se refiera al mismo como si se tratara de uno solo.

En estos casos, lo que conviene es que un ejemplar describa las funciones generales de la institucin en su conjunto y ejemplares ms pequeos describan con mayor detalle cada divisin o departamento.

De acuerdo con Golightly y Horst (1970, pp. 2-35) un manual de organizacin debe explicar claramente cul es realmente el propsito de la empresa y cmo se relacionan, para dar una imagen completa de la misma, la estructura de su organizacin, su personal y su espritu de grupo. Adems, debe proporcionar una definicin de los conceptos relacionados con la importancia relativa de sus principales funciones.

DEFINICIN DE POLTICAS.

Esta seccin que sirve de introduccin debe contener por lo menos una declaracin de los objetivos generales de la empresa, las creencias o principios de la organizacin, las polticas adoptadas con relacin a las funciones ms importantes y, si es necesario, un glosario de los trminos administrativos de uso ms frecuente dentro de la empresa con significado especfico.

DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN.
Se debe incluir el organigrama de la empresa, mediante el cual es posible tener una idea general acerca del nmero de niveles jerrquicos existentes, el tramo de control en cada nivel, los canales formales de comunicacin y las funciones ms importantes.

En efecto, ya que es imposible describir todo lo que se quiere decir con las dos o tres palabras que se utilizan en el organigrama para designar a cada una de las funciones o subfunciones que en el mismo se representan; en esta seccin se deben describir tanto como sea necesario todas las actividades generales que dan lugar a las subfunciones y funciones, para que no queden dudas al respecto.

DESCRIPCIN DE PUESTOS.

De acuerdo con Golightly y Horst (1979, pp. 2-39) esta descripcin sirve para varios propsitos: Explican lo que se espera de cada ejecutivo. Ayudan en el proceso de reclutamiento. Proporcionan un criterio importante para los planes de compensacin de los ejecutivos. Auxilian en el proceso de evaluacin de desempeo de los mismos.

1. 2. 3.

4.

Golightly y Horst indican que una buena descripcin de puestos debe incluir lo siguiente: a) Funcin bsica. Descripcin de las responsabilidades bsicas sin caer en la descripcin de detalles intrascendentes. b) Autoridad. Los alcances y limitaciones con relacin a personas, dinero, activos fsicos y poder para que el trabajo se ejecute. c) Responsabilidad. Reportes y comunicaciones ascendentes: cmo se reporta esta posicin al jefe inmediato y qu tan bien se ejecuta la funcin. d) Relaciones laterales. La cooperacin y trabajo de equipo requerido; las relaciones que son necesarias para el cumplimiento efectivo de la funcin.

e) Estndares de actuacin. La parte de las objetivos de la empresa que deben ser logrados por ese puesto especfico; la medida del trabajo bien realizado, los criterios que servirn para evaluar la actuacin de la persona que ocupa el puesto; los criterios de remuneracin. f) Detalle de las funciones. Explicacin ms detallada de las funciones bsicas; trabajos especficos que deben ser realizados. g) Caractersticas de la persona que ocupe el puesto: una descripcin aproximada de la persona que debe ocupar el puesto y que tendr la responsabilidad de lograr esa parte de los objetivos de la organizacin; informacin relativa a edad, sexo, preparacin acadmica, experiencia y personalidad del individuo que desempear el puesto.

ACTUALIZACIN DE LA ESTRUCTURA.

Diremos que el manual de organizacin, incluyendo el organigrama y otros conceptos que se han descrito brevemente, deben ser un instrumento de trabajo que se mantenga al da y que describa, en todo momento, los rganos administrativos que existen dentro de la institucin, junto con sus funciones, jerarquas y responsabilidades. Consecuentemente estos instrumentos deben ser motivo de las modificaciones que sean necesarias para que siempre reflejen la realidad.

Al igual que un humano, que para conservar la salud requiere del sano funcionamiento de todos sus rganos, en la misma forma el cuerpo social o institucin necesita que todos sus rganos realicen las funciones que tienen encomendadas en forma eficiente. Y cuando uno de estos rganos ya no tienen razn de ser, porque las causas que dieron motivo para su creacin han desaparecido, el administrador debe preocuparse porque se elimine, ya que es motivo de problemas la existencia de rganos que ya no se justifican.