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1. INTRODUCCIN
Definicin de una Base de Datos: un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, para la gestin de los productos o cargas en un barco, ... Las tablas, los registros y los campos: El conjunto de informacin que se guarda es una base de datos esta organizada en tablas. Una tabla esta formada por filas y columnas. Las filas son equivalentes a los registros de un archivo y las columnas son los campos.
Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para gestionar un determinado tipo de informacin. Ejemplos: la base de datos de la gestin acadmica de una universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la base de datos de Hacienda. Por lo tanto, la base de datos est constituida por la estructura de informacin y la informacin en ella contenida. Es frecuente denominar a Access como una base de datos. Para ser exactos Access es una aplicacin de gestin de base de datos. Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textos como Word y un documento de Word. Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, ndices, consultas, relaciones, informes, formularios, etc. Todos los objetos de una base de datos se almacenan fsicamente en un slo fichero. Este fichero tiene la terminacin .mdb.
Access es multiusuario, Excel no. Access es un gestor de bases de datos relacionales, Excel no. Access soporta ms de 65.536 registros (filas), Excel no. Salvo la nueva versin de Excel que sali el 30 de enero del 2007, que ya soporta un milln de filas. Por el contrario, Excel es mucho ms intuitivo, y para clculos estadsticos o de carcter general es mucho mejor que Access. Adems Excel genera grficos con sencillez.
Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: simples (planas) y relacionales. Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excel, donde tenemos toda la informacin en un sola tabla. Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse para cada uno de estos registros. Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la informacin de clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Direccin y Telfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) se repetiran para cada Cliente. En una base de datos relacional, como lo es Access, puede haber ms de una tabla con relaciones entre ellas. Por ejemplo, adems de tener la tabla de Clientes podramos crear una o ms tablas con elementos comunes (en nuestro caso podran ser Ciudades y Empresas) y a continuacin crear relaciones entre esta tablas.
Ejemplo: Tenemos una base de datos de un hospital. Si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendr gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz. Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente varias tablas que luego se relacionarn por un campo comn en ambas.
De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos tablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del mdico).
A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana. No todos los programas de gestin de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad. Generalmente todos los programas de base de datos de propsito mltiple de ltima generacin tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler, etc.
Otra base de datos posible para un hospital sera sta: guardar slo informacin sobre los pacientes, los doctores y las especialidades.
Asumiendo que cada mdico tiene slo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un mdico de cabecera la estructura de la base de datos sera sta:
Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar informacin de manera precisa y rpida. Esta base de datos relacional estar formada por tablas. con la caracterstica de que las mismas se relacionan entre s mediante uno o ms campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad ser una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas.
Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderamos ingresando una y otra vez la misma informacin. Y adems nos ayuda a reducir el nmero de errores y facilita la tarea de actualizacin de datos. Aqu se puede ver un ejemplo de cmo Access maneja las relaciones.
El uso de una base de datos de un listado telefnico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listado telefnico slo lo utilizar una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarn ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el mdico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administracin necesitarn los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalizacin. Todos ellos necesitarn por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.
Esto sera imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder ms que sentndose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del da y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendra nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sera fiable. Para este tipo de bases de datos con mltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. Estas estn situadas en un nico ordenador llamado servidor y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ellas (los llamados clientes). Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, est introduciendo datos en la base.
Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que estn pensados para este uso y no se emplean para bases de datos personales. FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeas empresas, que no necesitan un nmero de accesos simultneos muy alto.
Una tabla es una coleccin de datos con la misma estructura. Si se disponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene el mismo tipo de datos, por ejemplo un nmero de carn, un nombre, etc. Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numrico, alfanumrico, fecha, etc. Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo. Un registro es cada una de las filas de la tabla, y est formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operacin. Ejemplo: una lista de clientes constituira una tabla en Access. Esta tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente, NIF_Cliente, Calle y Nmero. Cada uno de los clientes es un registro.
Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir: Barra de Ttulo: Consta de los siguientes elementos:
Men de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows. Nombre de la aplicacin: en este caso Microsoft Access, y nombre de la base de datos si su ventana est maximizada. Botn Minimizar: minimiza la aplicacin en la barra de tareas. Botn Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando la ventana a pantalla completa. Cuando la ventana est maximizada restaura el tamao de la ventana al tamao estndar. Botn Cerrar: cierra la aplicacin.
Barra de Mens: Contiene la lista de mens propios de Access. Se accede a ellos haciendo clic con el ratn. Dentro de estos mens se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Estos mens se adaptarn a la operacin que se est realizando, no mostrndose siempre los mismos. Tambin son dinmicos y solo muestran las ltimas operaciones realizadas. Si al abrir un men nos encontramos que al final hay unas flechas indica que el men contiene ms elementos que se mostrarn si pulsamos esta flecha.
Barras de Herramientas: Se encuentran debajo de la barra de mens, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botn de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opcin de la barra de mens. Al igual que los mens son dinmicas. Barra de Estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla, en ella se presenta una breve informacin acerca del elemento que ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access. Paneles: Son unas barras de herramientas especiales que permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de inicio, portapapeles, etc. rea de Trabajo: Es la zona que se utiliza para trabajar con la base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta rea de trabajo aparecer la base de datos con sus respectivos elementos: tablas, consultas, formularios, informes y macros.
Tablas:
La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El concepto de tabla se ha explicado al ver la relacin de Excel con las bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas (los campos) y filas (los registros). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la informacin de la base de datos. Una consulta de seleccin es una operacin realizada sobre la base de datos mediante la cual se realiza una seleccin de datos segn un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre varias. Las consultas tambin se pueden realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinacin de consultas y tablas. Adems de las consultas de seleccin, existen tambin consultas de accin, de tal forma que el resultado de la consulta no es una respuesta con informacin de la base de datos, si no que es una accin sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borrar o modificar registros y crear nuevas tablas.
Consultas:
Formularios:
Es una ventana diseada para la introduccin y edicin de datos. El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseado. La ventaja frente a la presentacin como hoja de datos es que los campos se presentan de manera ms adecuada al usuario, con un diseo que ayuda a su comprensin, utilizando los controles ms adecuados a cada tipo de informacin. Si el formulario es la forma idnea de introducir y editar los datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en una pgina impresa o mediante su representacin en la pantalla del ordenador. Access proporciona las herramientas para disear informes con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos deseados.
Informes:
En el men Archivo: Nueva base de datos. Seleccionar base de datos en blanco. Seleccionar la carpeta en la que desea guardar la base de datos con el nombre que se elija.
Al iniciar el programa se presentar el panel de Nuevo archivo, en el que podemos abrir y crear una base de datos.
Crear una base de datos nueva Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic.
Aparecer otro cuadro de dilogo en el que se dar nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.
Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestaas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos.
Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botn . Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botn , se crea un objeto del tipo seleccionado. El botn de la barra de herramientas cambia dependiendo del ltimo objeto creado. Al pulsarlo se crear otro objeto similar al ltimo creado. Si se quiere elegir otro objeto slo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se desplegar el men de todos los elementos de Access.
En este men se encuentran todos los elementos que componen Access. Para crear uno de ellos, basta con situar el ratn por encima de l y hacer clic.
Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pestaa es a travs del men Insertar.
2. Qu es una tabla?
En Access, una tabla es un objeto que almacena los datos en registros (filas) y campos (columnas). Una tabla es un conjunto de registros que contienen un tipo determinado de informacin. Los campos que forman parte de una tabla, caracterizados por el tipo de campo y la anchura, constituyen la estructura de la tabla.
Tablas
Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin. Igual que cualquier otro objeto de la base de datos, hay varias formas de crear una tabla nueva:
Para crear una tabla desde los mens hay que seleccionar el men Insertar y dentro de este el comando Tabla.
Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:
Vista hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. Vista diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla. Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y la genera automticamente. Importar tabla: esta opcin permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. Vincular tabla: crea vnculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efecten en los datos se transmiten a aqullas.
Para crear una tabla desde la barra de herramientas hay que pulsar el botn , y elegir el comando Tabla. Muestra el mismo cuadro de dilogo que si se hubiera realizado desde el men insertar.
Para poder crear una tabla desde esta ventana hay que tener seleccionado el botn de la barra de objetos.
Ahora hay dos opciones: Pulsar el botn : Nos volver a presentar el mismo dilogo de creacin que el de la transparencia 32. Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:
Crear una tabla en vista diseo. Corresponde a Vista diseo de los puntos anteriores. Crear una tabla utilizando el asistente. Corresponde al Asistente para tablas. Crear una tabla introduciendo datos. Corresponde a Vista hoja de datos.
Cualquiera de estas opciones es vlida para crear una tabla. Pero las opciones a travs de las cuales se crea personalmente una tabla son vista hoja de datos y vista diseo. Con la opcin vista diseo se crea la estructura para luego rellenar los datos en vista hoja de datos. Pero tambin se puede empezar directamente en vista hoja de datos introduciendo informacin y Access crea la estructura automticamente. Independientemente del mtodo utilizado para crear una tabla, se puede emplear la vista diseo en cualquier momento para personalizar ms la tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.
El asistente consta de 3 fases: Elegir los campos de las tablas: Se elegir el tipo de tablas que queremos que nos muestra y se seleccionarn las tablas para que muestre los campos que podemos elegir.
Nombre de tabla y clave principal: Se introducir el nombre de la tabla y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no.
Indicaremos si queremos modificar el diseo, introducir datos directamente o que el asistente cree un formulario para introducir los datos.
Obtenemos lo siguiente:
En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas: Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamacin (!), el acento grave (`) y corchetes ([ ]). No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). No pueden incluir comillas dobles (") Nos se pueden repetir en la misma tabla.
Para escribir el primer registro se sita el ratn sobre el campo y se escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratn o la tecla tabulador [ ]. Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se aaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y direccin. Access XP decidir las caractersticas de los campos segn los datos introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir ms datos, esto se hace en el modo de vista diseo.
Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseo para nuestra tabla, si no se haba hecho antes, o bien se puede modificar o agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar el Diseo de la tabla.
Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados pulsar el men Ver / ndices o el botn "ndices" de la Barra de herramientas. Todo esto parece ser demasiada informacin pero en la prctica normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades, muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.
Ya podis introducir todos los campos que queris en la tabla, y definir el tipo de datos que vais introducir en cada campo.
Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseo, o al pasar de la vista de datos a vista diseo, Access pedir que se le de un nombre a la tabla.
A continuacin aparecer otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se ver ms adelante en este manual.
Tamao
Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamao del campo.
Memo
Numrico Fecha/Hora
1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. de rplica).
8 bytes.
Moneda
8 bytes.
Objeto OLE
Hipervnculo
Autonumrico
Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.
4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. La rplica).
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
Tamao igual al del campo clave principal utilizado para realizar la bsqueda.
Precauciones - Cuando se establece una relacin de uno a varios, el campo comn de la primera tabla debe estar definido como clave principal. - Los tipos de datos y propiedades de los campos comunes deben ser iguales en ambas tablas. Procedimiento para hacer las relaciones 1. Activar la ventana de Base de Datos. 2. Elegir la orden Relaciones del men Herramientas. 3. Seleccionar las tablas o consultas a relacionar y pulse el botn agregar. 4. Para crear una relacin, haga clic en el campo comn (clave principal) de la primera tabla y arrstrelo hacia el campo correspondiente de la segunda tabla. Al soltar el botn del ratn se abrirn el cuadro de dilogo Relaciones.
3. Qu es una Consulta?
Una consulta es un objeto de Access que se utiliza para localizar, organizar o editar los datos contenidos en tablas.
Las consultas admiten tres modos de presentacin: Vista Diseo: abre la ventana Diseo de la consulta, en la que podremos crear o modificar su estructura. Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y presntal el resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o editar lo registros. Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL.
Para crear una consulta nueva en vista de diseo: Active la ventana Base de datos, seleccione la ficha Consultas y pulse el botn Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva Consulta, seleccione la opcin Vista Diseo y pulse el botn Aceptar. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Seleccionar la tabla(s) o consulta(s) cuyos campos desea incluir. Incluir los campos en la cuadrcula QBE. Cumplimentar las casillas de la cuadrcula QBE estableciendo cualquier criterio de ordenacin o bsqueda a travs de las filas Orden y Criterios respectivamente. Tambin se puede aadir del men Ver la opcin Totales para hacer clculos.
Criterios: >1000 (nmeros mayores que 1000) >=100 (nmeros mayores o iguales que 100) M* M?n (palabras que empiecen por M y con nmero indeterminado de caracteres) (palabras de tres letras con un carcter desconocido)
Si se introduce por ejemplo Murcia como criterio en un campo de poblaciones acces entiende que el criterio es poblacin=murcia. El texto tiene que estar entre y fechas entre #. Ejemplos: 100, Madrid, #25-12-96#.
Entre ... Y ...
4. Qu es un formulario?
Un formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder: Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo Calcular campos Crear y utilizar grficos Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc. Para crearlos es til utilizar el asistente.
5. Qu es un informe?
Un formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder: Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo Calcular campos Crear y utilizar grficos Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc. Para crearlos es til utilizar el asistente.