Gestin de Proyectos

Master en Evaluacin de Proyectos ITBA UCEMA

Semana 4: Estructura Organizacional

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Ing Pedro del Campo

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Estructura Organizacional
Flujo de trabajo y definiciones. Modelos organizacionales y desarrollo de proyectos. Anlisis de ventajas y desventajas. Criterios para seleccin de la estructura adecuada. Cambio de estructura. Manejo de la Transicin
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Desafos para la Organizacin

Naturaleza dinmica Capaz de cambiar rpidamente segn lo requiera el mercado Apta para enfrentar
alta competencia cambios en la tecnologa control de los recursos y la complejidad
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La Organizacin
Grupo de personas que deben coordinar sus actividades para lograr los objetivos organizacionales La coordinacin requiere
fuerte comunicacin clara comprensin de las interrelaciones e inter dependencias entre las persona

En su diseo influyen
intensidad de cambio complejidad disponibilidad de recursos caractersticas del mercado decisiones a tomar
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Diseo
No hay estructuras organizacionales buenas o malas; sino organizaciones apropiadas o inapropiadas
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Subsistema socio-tcnico

SISTEMA SOCIAL -Personas -Comportamiento Grupal

SISTEMA TECNICO -Tecnologa -Materiales -Equipo

Optimizacin de resultados balanceando ambos sistemas

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Balance
ESPECIALIZACION RUTINA

ACTITUDES
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Requerimientos del cambio organizacional

libre acceso entre las personas y los grupos comunicacin abierta y confiable interdependencia como base de la cohesin entre departamentos preponderancia de : confianza, asumir riesgos y proveer ayuda resolucin de conflictos minimizando los efectos negativos
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Limitaciones al cambio
Conformidad Desconfianza Falta de coraje para asumir riesgos Supervivencia Evitar ser identificado con fallas o errores

A largo plazo estos comportamientos adaptativos limitan la capacidad competitiva e innovadora de la organizacin
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Consideraciones de Diseo
Enfasis
Control Integracin

Razones
Sensibilidad a variaciones en el contexto Productos mltiples de alta tecnologa

Relaciones Externas

Regulaciones Sindicatos
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Definiciones
Autoridad
Autoridad + Responsabilidad= Responsabilidad Accountability Obligaciones Poder conferido

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Modelo de comportamiento organizacional Diagnstico congruencia

Organizacin

Informal

Insumos
Organizacin

Productividad
Estrategia

Entorno
Recursos

Tareas
Formal

Sistema
Unidad

Historia

Personas

Individuos

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ORGANIZACION FUNCIONAL
Director Ejecutivo

Organizacin Funcional
Coordinacin de Proyectos

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal afectado a Proyectos

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Ventajas Organizacin Funcional

Facilita el Planeamiento y Control Presupuestario Posibilita mejor control tcnico Provee continuidad
polticas procedimientos

Facilita el control al existir una sola lnea de reporte Canales de comunicacin bien definidos
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Desventajas Organizacin Funcional

Ninguna persona es responsable por el Proyecto Total Compleja Coordinacin Las decisiones se inclinan hacia los grupos funcionales ms fuertes Las iniciativas estn orientadas ms hacia lo funcional que a los proyectos en curso

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ORGANIZACION MATRICIAL DEBIL

Director Ejecutivo

Organizacin Matricial Dbil

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Coordinacin de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
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ORGANIZACION MATRIZ BALANCEADA

Director Ejecutivo

Organizacin Matriz Balanceada

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Project Manager

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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Organizacin Matricial Fuerte ORGANIZACION MATRIZ FUERTE

Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente de Project Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Personal afectado a Proyectos

Coordinacin de Proyectos

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Ventajas Organizacin Matricial

El project manager mantiene control ( a travs de los gerentes de lnea) sobre todos los recursos, incluyendo los costos y el personal Pueden establecerse polticas y procedimientos especficos para cada proyecto Respuesta rpida ante cambios, conflictos y necesidades de cada proyecto El costo de las personas es menor al ser compartida en diferentes proyectos Cada persona tiene un puesto cuando el proyecto termina Mejor balance entre tiempos, costos y resultados Autoridad y responsabilidad estn compartidas
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Desventajas Organizacin Matricial

Flujo multidimensional de trabajo e informacin Doble dependencia Cambio continuo de prioridades Dificultad inicial para establecer polticas y procedimientos Gerentes de lnea pueden tener sesgos hacia sus propios objetivos Las personas desarrollan roles con mayor grado de ambigedad respecto a la organizacin funcional
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Organizacin por Proyectos ORGANIZACION POR PROYECTOS

Director Ejecutivo

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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Gerenciamiento de Proyectos Influencia de la Estructura Organizacional en Proyectos

Tipo de Organizacin Funcional Caractersticas Autoridad del Lder o gerente del proyecto Dbil Poca o ninguna Limitada

Matriz Por Proyectos Balanceada Baja a Moderada 15-60% Fuerte Moderada a Alta 50-95% Alta a casi Total

% de personal afectado fulltime al proyecto

Practicamente ninguno

0-25%

85-100%

Rol del lder

Tiempo parcial

Tiempo parcial

Tiempo completo

Tiempo completo

Tiempo completo

Ttulo asignado al responsable del Proyecto

Coordinador del Proyecto/ Lder de Proyecto

Coordinador del Proyecto/ Lder de Proyecto

Gerente de Proyecto / Project Officer

Gerente de Proyecto / Program Manager

Project Manager Program Manager

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Aplicacin a PYMES
Los Gerentes de Proyecto reportan al nivel alto de la Organizacin especialmente cuando el proyecto tiene clientes externos No son vistos como amenazas Los clientes externos se sienten satisfechos cuando se designa una persona como responsable del proyecto
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Planeamiento Organizacional
Estructura Organizacional
Plan de Gestin de Personal afectado a Proyectos * Asignacin de Roles y Responsabilidades * Informacin de Soporte *

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Plan de Gestin de Personal

Describe cundo y cmo las personas se incorporan y se desvinculan del Grupo de Proyecto Puede incluir histogramas de carga de trabajo por especialistas

Los procedimientos de reasignacin de Personal deben tener en cuenta La reduccin de incertidumbres que daen la moral de los integrantes del equipo Eliminar la tendencia a estirar las actividades ya que incrementa los costos del proyecto
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Matriz de Asignacin de responsabilidades Persona Fase Requerimientos Funciones Diseo Desarrollo Testeo P= Participante I=requiere su input ; ; A A A A B C C C R R C A A ; D P P R R P E P I I F P P R ... P P P

R=Responsable

C=Control / Revisin

A=requiere su autorizacin

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Estructura Organizacional
Impacto en la organizacin Descripciones de Tareas
Misin Responsabilidad Autoridad Tareas Ambito de Trabajo

Necesidades de Capacitacin
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Incorporacin de Personal
Plan del Proyecto
Descripcin del Personal Disponible *

Prcticas y procedimientos de
reclutamiento

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Incorporacin de Personal
Entrevistas de reclutamiento
Negociaciones de asignacin de personal

Identificacin y obtencin de
servicios especializados Asignacin Directorio de Proyectos
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Personal Disponible
Experiencia previa Intereses personales Caractersticas Personales Grado de disponibilidad Competencias *

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Competencia
Pericia, aptitud, idoneidad para hacer o intervenir
Prctica profesional Secuencia de acciones que combinan conocimientos

Gestin de Recursos Humanos Gestin por Competencias Modelo - Niveles

Aptitud

Actitud

Intereses

Educacin

Entrenamiento

Experiencia

Nivel I

General

General

Nivel II

Tcnico

Especfica

Nivel III

Gerencial

Amplia

Modelo de Competencias
Nivel I: General II: Tcnico III: Gerencial
COMPETENCIA DEFINICION

PROACTIVIDAD

Capacidad para iniciar acciones conducentes al cumplimiento de los objetivos establecidos o percibidos

NIVEL I: EDUCACION GENERAL-APTITUDES ENTRENAMIENTO GENERALACTITUD

COMPETENCIA PROACTIVIDAD ANALITICA COMUNICACION DEFINICION Capacidad para iniciar acciones conducentes al cumplimientos de los objetivos establecidos i implcitos Capacidad de determinar con precisin las relaciones causa-efecto Capacidad de recibir, interpretar, validar y transmitir informacin con precisin, usando un vocabulario adecuado y un medio efectivo Capacidad de pensar y actuar usando aplicaciones originales e innovadoras de tcnicas, principios y conceptos Capacidad de obtener, clasificar y evaluar con precisin la informacin Capacidad de comprender y aplicar relaciones numricas Capacidad de considerar las implicancias relativas a la Calidad en cada actividad propuesta Capacidad del conocimiento de los detalles para llevar adelante las tareas hasta su finalizacin

CREATIVIDAD

PROCESAMIENTO DE INFORMACION MATEMATICA ORIENTACION A LA CALIDAD ORIENTACION A LO MINUCIOSO

NIVEL II: ENTRENAMIENTO TECNICO EXPERIENCIA ESPECIFICA INTERESES

COMPETENCIA COACHING DEFINICION Capacidad de mejorar los resultados de los dems, brindndoles informacin de retroalimentacin; de modo de impulsarlos hacia comportamientos deseados Capacidad de identificar, separar y analizar, los elementos de una situacin y sus costos; evaluando el impacto sobre los beneficios directos e indirectos Capacidad de entender el complejo sistema de las necesidades individuales, alinendolas con los objetivos organizacionales, para lograr una armoniosa interaccin de grupos Capacidad de comprensin del entorno, la estrategia, la cultura, organizacin y los procesos, considerando grados de interdependencia entre ellos Capacidad de construir rplicas simblicas de sistemas o conceptos Capacidad de reconocer e interpretar rdenes o patrones de un grupo de datos en un perodo y predecir comportamientos futuros la

ANALISIS COSTO / BENEFICIO RELACIONES HUMANAS

VISION DEL NEGOCIO

MODELIZACION SENSIBILIDAD A LAS TENDENCIAS

NIVEL III:

ENTRENAMIENTO GERENCIAL AMPLIA EXPERIENCIA / EXPOSICION OPORTUNIDADES

COMPETENCIA

DEFINICION

VISION GLOBAL

Capacidad de tener en cuenta una gran cantidad de variables situacionales y probables resultados a travs de la comprensin de las relaciones funcionales en una macro perspectiva considerando el impacto del tiempo
Capacidad de entender los elementos de cambio y actuar con flexibilidad para lograr la transicin hacia un nuevos conjunto de condiciones con las menores perturbaciones a los procesos existentes

GESTION DEL CAMBIO

COMPETENCIAS GENERICAS Proactividad Analtica Comunicacin Creatividad Procesamiento Informacin Matemtica Orientacin a la Calidad Orientacin a lo minucioso Coaching Anlisis Costo Beneficio Relaciones Humanas Visin del Negocio Modelizacin Sensibilidad a las tendencias Visin Global Gestin del Cambio COMPETENCIAS - MERCADO Comprensin del Mercado Conocimiento del Cliente COMPETENCIAS ARTISTICAS Juicio Esttico Lenguajes forneos Diseo artstico COMPETENCIAS TECNOLOGICAS Conocimiento de Materiales Mtodos Manufactura Equipamiento Formulaciones

COMPETENCIAS TECNOLOGICAS (c) Electrnica Estructuras Estadstica Qumica General Qumica Analtica Fsica Microbiologa Toxicologa Dermatologa Bioqumica Psicolgica Alimentos / Nutricin Botnica Ergonoma Anatoma Ingeniera de Empaque Desarrollo de test Epidemiologa Farmacologa Inmunologa Biofsica Medicina General COMPETENCIAS DE NEGOCIOS Planeamiento Administracin Control Negocios Internacionales Negociaciones Regulaciones

PERFIL DE COMPETENCIA DE PUESTOS

Puesto:
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Competencia 1

Fecha
2 3 4 5

1=mnimo 5=mximo