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INFORMTICA CONTABLE II

BPM business process management

CPCC. Susam Jara Vivar

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

QU ES BUSINESS PROCESS MANAGEMENT? BPM


Business Process Management (BPM) Administracin de los Procesos de un Negocio. Conjunto de funciones relacionadas, donde las relaciones son controladas por reglas del negocio. Estas reglas de negocio son especficas para una empresa, en un momento determinado.

QU ES BUSINESS PROCESS MANAGEMENT? BPM


Desarrollo de Aplicaciones en 3 capas

Lgica de Presentacin

Lgica del Negocio

Lgica de Acceso a Datos

QU ES BUSINESS PROCESS MANAGEMENT? BPM


BPM avanza sobre el entorno de 3 capas, componiendo dentro de la lgica del negocio la relacin entre reglas del negocio y lgica del negocio
Lgica del Negocio

Descripcin del proceso de negocio (Workflow)

Reglas del negocio

QU ES BUSINESS PROCESS MANAGEMENT? BPM


BPM puede ser visto como la unin entre las descripciones por medio de workflow orientados a las personas y la integracin de aplicaciones empresariales

BPM no es nada nuevo, pero el uso de la tecnologa para gestionar y mejorar la ejecucin de los procesos de negocio es ms reciente.

La implementacin tecnolgica de BPM se conoce como:

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEMS (BPMS)

PROBLEMTICA DE LAS ORGANIZACIONES


DEMANDA Y SOLUCIN
Organizacin

Clientes

Proveedores

Reduccin tiempo de respuesta al cambio Unificacin de Procesos de Negocios Cumplimiento del flujo del proceso Herramientas de gestin pertinentes a las funciones Integracin de procesos de negocios entre organizaciones

Reglas de negocios externas a las aplicaciones Integracin de aplicaciones al Proceso de Negocios Workflow - soporte de documentacin en lnea Interfaz nica de usuario Webenable

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEMS (BPMS)


Qu esperar de BPMS? Habilidad para implementar cambios en las reglas de negocio y objetivos Habilidad para medir la eficiencia de dichos cambios Separar el qu del cmo, logrando una independencia entre recursos de gestin y procesos Definir, cambiar e implementar los procesos de negocio de manera consistente

COMPONENTES TCNICOS (I)

Motor de Proceso (Engine Process): Implementa un proceso de negocio y administra la invocacin y terminacin de las actividades o funcionalidades del negocio. Gestor de recursos (Resource manager): Hace que los recursos necesarios para implementar las actividades o funcionalidades estn disponibles (RRHH, herramientas, documentacin)

COMPONENTES TCNICOS (II)

Calendario (Scheduler): Compatibiliza las restricciones de tiempo y las disponibilidades de los recursos Gestor de Auditora (Audit manager): Permite realizar un seguimiento de los procesos (qu, quin y cundo se hizo) Gestor de Seguridad (Security manager): Administra las autorizaciones y competencias de cada participante del proceso.

POR QU ES IMPORTANTE BPM?

Separa el qu del cmo Independiza la gestin de los procesos de negocios de la gestin de la infraestructura de IT Ayuda a manejar los cambios del entorno de negocios Facilita los cambios a nivel de infraestructura de IT

POR QU ES IMPORTANTE BPM?

Estructura de negocio tradicional No es suficientemente flexible Diseada para uso interno (no clientes, socios del negocio y proveedores) La imagen de la empresa son los empleados y su cultura

POR QU ES IMPORTANTE BPM?

NEGOCIO TRADICIONAL
CLIENTES
PROCESOS PROVEEDORES

INFRAESTRUCTURA IT

PERSONAL
SOCIOS DEL NEGOCIO

POR QU ES IMPORTANTE BPM?


Estructura e-business La imagen de la empresa involucra, adems a la infraestructura de IT Clientes, socios del negocio y proveedores se comunican, directamente, a travs de infraestructura tecnolgica (va Web) Los procesos y reglas del negocio, que fueron manejados por empleados, ahora son incorporados a la infraestructura de IT

POR QU ES IMPORTANTE BPM?

e-business
PROVEEDORES CLIENTES PROCESOS
B2B

CRM e-commerce

PERSONAL

INFRAESTRUCTURA IT SOCIOS DEL NEGOCIO

POR QU ES IMPORTANTE BPM?

Finalmente hoy es clave que: La ejecucin de los proceso deba reflejar los objetivos del negocio. Para ello es necesario que: Se integren la visin empresarial del negocio desde la definicin de los procesos hasta los recursos que participan en ellos.

POR QU EL ENFOQUE POR PROCESOS?


Porque el enfoque por procesos cruza todas las reas

que intervienen desde el inicio hasta la finalizacin de un producto o servicio.

Dejando de lado:

el anlisis funcional tradicional,

las visiones parciales (propias de cada rea) concentradas en si mismas,

para centrarse en la secuencia de actividades, del principio (entradas) al fin (salidas).

. . . grficamente

Visin del anlisis por proceso rea 1 rea 2 rea 3 rea 4

Visin del anlisis por rea funcional

ANLISIS DE PROCESOS

ANLISIS DE PROCESOS

ANLISIS DE PROCESOS

LOS PROCESOS DE NEGOCIO (PN) HAN EXISTIDO DESDE UN PRINCIPIO


Por qu tiene vigencia la mejora de la gestin por

procesos?...

. . . porque:

Las Empresas comenzaron a darse cuenta que la

gestin es un conjunto de procesos organizados

(industria

automotriz pionera, con evolucin diferente segn el tipo de industria)

Sin importar el rea que se trate, toda Organizacin se

ha visto obligada a replantear sus negocios y orientarlos hacia los procesos (Nueva forma de pensar) Aplicar nuevos criterios de Valor de la operacin y hacia el Cliente:

Calidad, Servicio, Costo y Ciclo (desde la recepcin hasta la entrega)

Se tiene que pasar de una forma

de pensar en silos funcionales......

A una organizacin enfocada a procesos Los objetivos funcionales de cada rea deben compatibilizarse con los objetivos de los procesos

CRM

Conector 1

ERP

Conector 3

Conector 2

Conector 6

Conector 5

SCM

Conector 4

WMS

. . . porque:

Las Nuevas Tecnologas de la informacin permiten que PN sean: Automatizados Monitoreados Gestionados Optimizados Nos referimos a Sistemas de Administracin de Procesos de Negocio, tales como:
BPM (business process management)

EL RO DE DATOS

Conector 2 Conector 1 Conector 3 Conector 4

Sop. Post Vta. CRM ERP Logstica

Business Process Domain FRONT END

POWER
Unified User Interface

Digital Gate
Conector 1
Conector 2

Conector 3

Conector 4

BACK END CRM ERP

SCM
Information Systems Domain

WMS

Una primer sntesis

Este enfoque ha permitido ser efectivo al momento de:


Incrementar la eficiencia Mejorar la calidad Reducir tiempos de produccin y respuestas a

los clientes Tener clara definicin de objetivos y responsabilidades


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. . .Contribuir a las demandas de los tiempos actuales

Los principios del diseo de procesos son ...


Focalizar el qu (procesos)

Usar el quin (las personas) para arreglar el

qu

Usar la tecnologa para mejorar en forma

sustancial el desempeo del proceso


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Procurar que el cliente ayude en el proceso.

En consecuencia los procesos integran...

Tecnologa y Sistemas Personas E S T R A T E G I A

Procesos
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Procesos

Cliente Interno

Cliente Externo

El enfoque de proceso, a travs del Relevamiento, Anlisis y Diseo nos permite:


Visualizar la totalidad de lo que hace la

empresa en procesos Identificar las actividades que agregan valor y las que slo agregan costos Establecer mtodos (medir la performance de los procesos) Modelar distintas alternativas de procesos,
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hasta llegar a la ptima o deseada. Qu se debe hacer Quin lo debe hacer Cmo y con qu .......

En el anlisis se debe:
Poner en duda todo lo conocido,

Cuestionar la razn de ser de cada actividad, No poner lmites a las ideas y sugerencias, Pensar positivamente.
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Volviendo a la tecnologa ...

WF: ms orientado a definir reglas para gestionar la informacin, la secuencia del proceso y la intervencin de las personas BPM: evolucin natural del WF como plataforma de integracin de aplicaciones para gestionar de manera integral la organizacin y mejorar la carga de trabajo entre las distintas
reas Ambas son herramientas orientadas a soportar procesos
PD: Organizacin de Profesionales WorkFlow Management Coallition (WFMC), estndares de construccin

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Un WorkFlow soporta y controla la ejecucin de un proceso o subproceso en funcin de reglas previamente definidas. Empuja el proceso a travs de todo el sistema.

Lleva el proceso a las personas.

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Grabar Historia

Herraminetas de administracin

Crear pasos

Sincronizar procesos

Asignar tareas

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Monitorear plazos Eventos de proceso

Organizar flujo de informacin

Fuente: SAP

BPM, plataformas para la integracin de la empresa con eje en sus procesos

Todas las empresas tienen un nmero de soluciones

puntuales, paquetes de aplicaciones y sistemas legacy, cada uno de los cuales es usado por grupos de individuos para un propsito especifico.
La administracin de un proceso de negocio puede

involucrar ERP / sistemas legacy, infraestructura IT y personas.


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Algunos procesos alcanzan a toda la extensin de la

organizacin incluyendo a terceras partes.

Son herramientas que permiten a las empresas disear soluciones con la integracin de aplicaciones existentes

Monitoreo

ERP

Nuevo Proceso

BPM

SCM

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WMS

CRM

Beneficios - Caractersticas BPM


Herramientas de modelado de procesos con

interfaz grfica

Sacan la lgica de los negocios afuera de las

aplicaciones (facilita las mejoras y cambios)


Facilitan el re-uso de procesos y/o

componentes

Invocan a las aplicaciones integradas Integridad de datos


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Monitoreo del flujo de trabajo, deteccin de

cuellos de botella

Crecimiento incremental

BPM Proceso de Negocio

conectores

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CRM ERP SCM Legacy

Work Portal

Web Portal

Work Portal

LDAP

Data Bus

SAP

Applications Data Bases

Ideafix

La Implementacin

Crear, redisear e implementar nuevos procesos es indispensable, pero no es sencillo, ni automtico, ni mgico
Factores crticos para su aplicacin: 1. Tomar procesos completos (no acotados)pero no toda la organizacin de golpe 2. Asignar dueo a los procesos a cambiar para que tome la iniciativa 3. Equipo de diseo dedicado 4. Lograr compromiso Gerencial 5. Hacer sentir a los empleados parte de la innovacin (sensibilizacin). Capital Humano 6. Predisposicin a la accin, enfrentar el cambio 7. La integracin de : procesos tecnologa, personas, clientes y la estrategia (recordar grafico)

Los procesos integran elementos indispensables:

Tecnologa y Sistemas Personas E S T R A T E G I A

Procesos
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Procesos

Cliente Interno

Cliente Externo

La Industria del SOFTWARE

La industria tiene necesidad de optimizar todos los aspectos del desarrollo de productos. La CALIDAD del PROCESO utilizado en la construccin impacta en la calidad final del soft desarrollado. Los estndares internacionales se basan en la CALIDAD de los PROCESOS. Caso del CMMI (modelo de Madurez de Capacidades) del SEI
Establece 5 niveles de madurez
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Un dato: Nov 2005, Guadalajara, temario 2da. SEPG Latinoamrica

CASO Rosario Polo Tecnolgico

8 Empresas implementaron normas CMMI

6 ya fueron evaluadas satisfactoriamente


Alcanzaron nivel 2 (administrado) Implica haber implementado mejoras prcticas y generado evidencias para 6/7 REAS de PROCESOS, Ej.:
Planificacin de proyectos Administracin de requerimientos Monitoreo y control Aseguramiento de Calidad Administracin de la configuracin Medicin y Anlisis

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Las mejoras de procesos de negocios, ES UN CAMINO o un enfoque metodolgico cada vez ms utilizado para mejorar la gestin apoyndose en la evolucin de las TECNOLOGAS de la INFORMACIN que cada vez reutilizan ms componentes.
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Las organizaciones que sean capaces de implementarlas correctamente y mantener una mejora continua en la gestin por procesos conseguirn:

Mayor productividad y agregar valor

Flexibilidad en los servicios/productos


Mejor atencin de los clientes
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FACTORES QUE IMPULSAN A BPM

TECNOLOGAS

MERCADO GLOBAL

PODER DE CLIENTES

FACTORES QUE IMPULSAN A BPM


INTERNET

TECNOLOGAS

MERCADO GLOBAL

PODER DE CLIENTES

LO QUE QUIERE EL CLIENTE

Cuando ordena algo por Internet quiere:


Conocer el estado de la orden de pedido Cundo se entregar Dnde estn y en qu condiciones est siendo transportado los pedidos realizados

PODER DE CLIENTES

BPM - OBJETIVO

En sistemas complejos y empresas abiertas: Se necesita una herramienta que permita, de manera flexible, acompaar los cambios del negocio sin perjudicar:
1. 2. Tecnologas de e-commerce integrando los sistemas de IT y los procesos de negocio. Clientes, socios y proveedores conectados directamente con los sistemas de informacin.