MODULO I:

GESTIN DE PROCESOS APLICANDO UNA POLTICA DE MEJORA CONTNUA

Semana III.- Mejora Continua de Procesos

I.- Conceptos bsicos

Que caracteriza a una empresa de clase mundial?

Tener resultados destacados en todos los temas que estn relacionados con su gestin empresarial: Nivel de satisfaccin de sus clientes Imagen e impacto en la comunidad (desarrollo sostenible) Slida posicin en el mercado Logros econmicos y financieros Desempeo operacional de todos los procesos Niveles de desarrollo y satisfaccin de su personal Grado de interaccin con sus proveedores Haber desarrollado los mecanismos de gestin que le permiten no slo obtener los resultados anteriormente mencionados, sino mantenerlos e incluso MEJORARLOS CONTNUAMENTE; es decir tener la mejores maneras de hacer las cosas: eficaces, creativas, difundidas y aplicables en toda la organizacin

Entonces. Que es Mejora Contnua?:

Filosofa que busca continuamente mejorar las operaciones, no slo se refiere a la calidad sino al mejoramiento de los procesos, eliminar las actividades que no agregan valor
Enfoque sistemtico que se utiliza con el fin de lograr crecientes e importantes mejoras en los procesos La forma ms efectiva de mejorar la Calidad y eficiencia de las Organizaciones Actitud general que debe ser la base de la estabilizacin de los procesos y la bsqueda permanente de su mejora Herramienta prctica y poderosa que puede ayudarlo a promover y mantener la calidad en su lugar de trabajo y vida personal La mejora continua debe ser vista como una actividad sostenible en el tiempo y regular y no como una solucin rpida a un problema puntual

MEJORA CONTNUA

Objetivo del Proceso de Mejora Contnua:

Estrategia que desarrollan las organizaciones con la finalidad de alcanzar Niveles de Excelencia en su gestin (llegar a ser una empresa de clase mundial)

Requisitos para aplicar un Proceso Mejora Continua

El deseo de mejorar los actuales procesos personales o de negocios y obtener resultados ms exitosos Estar dispuesto a tomar medidas necesarias para lograr los objetivos de la mejora Apoyo en la gestin, usar herramientas del control estadstico de procesos Feedback y revisin de los pasos de cada proceso Claridad en la responsabilidad de cada acto realizado Poder para el trabajador (empowerment). Integrar equipos de trabajo Forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada proceso

Condiciones para aplicar un PMC:

El proceso a mejorar debe estar definido y documentado

Los responsables del proceso deben participar de cualquier decisin de mejora (sentido de pertenencia)
Ambiente de transparencia (fluyan las recomendaciones) Cualquier cambio en el proceso debe ser acordado, documentado, comunicado y medido en un marco temporal que asegure su xito

Formar equipos de trabajo (Circulos de calidad, Mininegocios etc etc) que utilicen herramientas para la solucin de problemas

Utilidad del Proceso de Mejora Contnua:

Para los Clientes:
Mejora e innovacin en los productos y servicios Aseguramiento de la calidad invariable de los productos y servicios Mayor nfasis a escuchar la voz de los clientes y traducirla en acciones de mejora en los procesos Mayor satisfaccin.

Para el Personal de la organizacin:

Mayor entendimiento e interiorizacin la filosofa de calidad de gestin de la organizacin Mayor capacidad para operar y gestionar las actividades que son de su responsabilidad Mayor participacin en las mejoras e innovaciones de su rea de trabajo (involucramiento)

 La empresa pone mayor nfasis en conocer y trabajar en torno a las inquietudes y necesidades de sus trabjadores (Mejora del Clima Organizacional) Mayor conciencia de trabajo en equipo y por ende mayor integracin Compartir los resultados (empresa/trabajadores) Mayor posibilidad de desarrollo y participacin. Para la Empresa: Mejora de los resultados econmicos Reforzar su posicin de liderazgo en los mercados que compite (por resultados y calidad de gestin) Mejora de su desempeo operativo (efectividad de su lnea de produccin, menores mermas de materias primas, insumos y productos, menor tiempos de cambio de formato, menores consumos de recursos)

Para los Accionistas: Mayores rendimientos actuales de sus capitales invertidos Saber que cuentan con organizaciones que mejoran e innovan sistemticamente, garanta de mayores rendimientos a futuro Para la comunidad: Difundir y compartir las experiencias de Calidad de Gestin valioso para cualquier organizacin

Para los Proveedores: Mayor estabilidad en sus operaciones al trabajar con empresas slidas con procedimientos estructurados y eficientes Mayor conocimiento de las necesidades reales de la organizacin

Filosofa Japonesa: KAIZEN

El mejor mtodo para lograr el xito en un ambiente competitivo es implementar mejoramiento continuo a corto plazo (Kaizen). Para ello es necesario involucrar al equipo de trabajo

Cuando realice un proyecto Kaizen deber aplicar los siguientes pasos:

Otra metodologa:
LOS SIETE (7) PASOS
7. ACCIONES DE GARANTA 1. SELECCIONAR EL PROBLEMA

6. IMPLANTAR Y VERIFICAR LAS SOLUCIONES

2. CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA

5. DEFINIR Y PROGRAMAR LAS SOLUCIONES 4. ESTABLECER NIVELES EXIGIDOS (metas)

3. ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAZ

MODELOS DE CAMBIO
Indicador Indicador

MEJORA Indicador

tiempo

INNOVACIN

tiempo

ASEGURAMIENTO

tiempo

La resolucin de problemas es la base de la Mejora Continua

Modelo del sistema de procesos para la Gestin de la Calidad

Modelo Norma ISO9001

El enfoque a procesos tiene como objetivo mejorar la eficacia operacional (optimizar y mejorar continuamente todos los procesos de la empresa) para aumentar la satisfaccin del cliente Los procesos de medicin, anlisis y mejora recogen datos del funcionamiento diario de las operaciones, para debidamente procesados y analizados, convertirlos en inputs de acciones de mejora.

II.- Gestin de Procesos y mejora continua

Antecedentes:
Gestin y mejora son trminos similares, pues mejora es parte de la gestin El enfoque sistemtico de la mejora continua (gestin de la calidad), pasa por recoger, procesar y analizar datos que sirven para la toma de decisiones en busca de eficacia Gestin son las acciones tomadas previamente planificadas para lograr que los objetivos trazados se cumplan (eficacia) Gestin es hacer que las cosas ocurran, influir en la consecucin de los objetivos trazados Gestin es una capacidad, complementaria de la habilidad de liderazgo Para poder gestionar algo es necesario antes tenerlo identificado, medido y controlado. Aquello que no se puede gestionar se debe tener bajo control

Estrategia de Mejora Continua: El Ciclo PDCA

El ciclo de Mejora Continua se desencadena porque existe un Objetivo a conseguir o un Problema a solucionar.

Caractersticas de un objetivo/problema:
S Especfico Concreto en cunto a su campo de aplicacin Correctamente formulado
M Medible Conforme a criterios predefinidos y conocidos Asignar indicadores para el seguimiento peridico A Alcanzable Acordado por el jefe y colaborador Adecuadamente comunicado R Relevante Suponer un reto y esfuerzo personal T Tiempo/Tentador Para conseguirlo Motivador

Ciclo de Deming:
Planificar:
Que es lo que hay que hacer? Quin? Cuando? Con que recursos?

Ejecutar:
Implantar las acciones planificadas

Comprobar:
Verificar en un periodo definido si las acciones ejecutadas, previamente planificadas, han dado los resultados esperados

Actuar:
Aplicar las decisiones de mejora Implementar los cambios

Cuando el ciclo PDCA lo hacemos rodar sin parar en el tiempo estamos gestionando la mejora continua (Calidad total): una vez conseguidos los objetivos/ solucionados los problemas, nos proponemos otros ms ambiciosos y as sucesivamente

Herramientas para la Mejora Continua:

Existen tcnicas para el anlisis de datos que pueden ser herramientas tiles en un proceso de Mejora Continua y en la solucin de los diversos problemas a que stas se enfrentan. En la mayora de los procesos el mayor enemigo es la variabilidad, la cual puede ser observada en las caractersticas cuantificables de productos y los procesos, y existe en todas las etapas del ciclo de vida de los productos, el propsito de toda organizacin es su control.

III. Siete Grficos para el Mejoramiento Continuo

Ejemplo del uso de herramientas para mejorar la calidad:

La Wellington Fiber Board Company fabrica forros para techos de automviles, esos componentes de fibra de vidrio forman la parte interna del techo de los autos de pasajeros. La figura de la lmina adjunta muestra la aplicacin secuencial de varias herramientas para el mejoramiento de la calidad. Paso 1: A partir de los registros de produccin del mes anterior, se elabor una lista de verificacin de diferentes tipos de defectos Paso 2: Una grfica de Pareto, elaborada con los datos de la lista de verificacin, revel que las roturas en los tableros de fibra representaban el 72% de los defectos de calidad. El gerente decidi investigar ms a fondo el problema de los tableros de fibra rotos Paso 3: Un diagrama de causa efecto, para representar las roturas de los tableros de fibra, permiti identificar varias causas posibles del problema. La que pareci ms sospechosa a la gerente fue la insuficiente capacitacin de los empleados Paso 4: La gerente reorganiz los informes de produccin de acuerdo con los tres turnos de trabajo, ya que el personal de cada uno de ellos tena diferentes grados de experiencia. Una grfica de barras demostr que la mayora de los defectos se registraban en el segundo turno, al cul corresponda la fuerza de trabajo de menos experiencia. Una investigacin ulterior revel que los trabajadores no aplicaban los procedimientos apropiados para colocar los tableros de fibra al finalizar las operaciones de prensado, la cul ocasionaba formacin de muchas grietas y astillas.

Aunque el segundo turno no era el responsable de todos los defectos, al localizar el origen de muchos de ellos, se logr mejorar la calidad de las operaciones

Ejemplo del uso de herramientas para mejorar la calidad:

Ejemplo del uso de herramientas para mejorar la calidad:

Ejemplo del uso de herramientas para mejorar la calidad:

Ejemplo del uso de herramientas para mejorar la calidad:

IV. Otras herramientas para el Mejoramiento Continuo

Hoja de Inspeccin:

Hoja de Inspeccin:
Formato sencillo donde se recopila informacin sobre indicadores, causas de los problemas etc. Tambin es conocida como Hoja de Verificacin u Hoja de Chequeo. Indica el nmero de veces que ha sucedido algo, por ejemplo la cantidad de personas atendidas por hora en caja, tiempo de respuesta de promotores, causas de cheques devueltos, causa de solicitudes rechazadas, defectos en productos, etc.

El formato debe contener la siguiente informacin: rea o departamento al que se refieren los datos Fecha de recoleccin y hora si es necesario

 Se utiliza para conocer la frecuencia con que aparecen las causas posibles de los problemas Permite recolectar informacin de una forma sencilla y prctica de manera tal que no interrumpa las labores de la persona que est registrando la informacin. Permite responder a pregunta tales como Cundo ocurre ?. Dnde ocurre? En qu consiste?, Porque est sucediendo?, Cmo sucede? Con qu frecuencia ?

Para su elaboracin se requiere:

Acordar el evento a observar, para que todos enfoquen lo mismo y enfocar la atencin a analizar las caractersticas del proceso

Decidir el perodo de tiempo en el cual se recabarn los datos

Disear una plantilla clara y fcil de usar con suficiente espacio para registrar los datos Obtener los datos de manera consistente y honesta.

Metodologa 5S:

Propsito de las 5S
Objetivos: 1. Hacer visibles los defectos 2. Facilitando al mismo tiempo el trabajo.

Prctica de las 5S
S1 Separar elimina todos los objetos no esenciales en el lugar de trabajo. Se crea un ambiente de trabajo agradable y eficiente.

S2 Sacar brillo elimina la suciedad, la mugre y el polvo de toda la maquinaria, equipos, pisos y paredes del lugar de trabajo.

Prctica de las 5S
S3 Sealizar se asegura que todo debe tener y estar en su lugar. Todo debe estar sealizado de manera que el lugar de cada cosa est visualmente claro.

S4 Simplificar y Estandarizar se aplican principios de ergonoma para eliminar actividades que causen despilfarros, y se crea un ambiente de trabajo ms seguro y sencillo.

S5 Sostener el hbito se refiere a la disciplina necesaria para sostener las mejoras logradas al poner en prctica S1, S2, S3 y S4, y seguir mejorndolas continuamente.

La Respuesta es !S
El personal de organizaciones donde se ha implementado efectivamente las 5S puede responder afirmativamente a las siguientes preguntas:

Conoce exactamente qu cosas se necesitan y qu no se necesita en su lugar de trabajo?

Puede ubicar de un simple vistazo dnde se encuentran S! todas las cosas? Estn las cantidades de las cosas claramente visibles a simple vista?

Se ha facilitado el trabajo ms que antes?