COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

Auditoria

Definies
Processo sistemtico, documentado e independente para obter evidncias de auditoria e avali-las objetivamente para determinar a extenso na qual os critrios de auditoria so atendidos.
Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011

Auditoria

Definies
BS 8800
Exame sistemtico e independente, sempre que possvel, para determinar se as atividades e os resultados correlatos esto de acordo com as disposies planejadas e se estas esto efetivamente implementadas e so adequadas para atingir a poltica e os objetivos da organizao.

OHSAS 18001
Exame sistemtico para determinar se as atividades e os resultados correlatos esto de acordo com as disposies planejadas e se estas esto efetivamente implementadas e so adequadas para atingir a poltica e os objetivos da organizao

Auditorias em Sistemas de Gesto

Atividades Sistemticas Detectar vcios Avaliar degradao Atividades Independentes No pertencer rea auditada Ter mente aberta Critrios de auditorias adotados Eficcia (O que fazer) Eficincia (Como fazer)

As Auditorias . . . Verificam Conformidade Avaliam controles (diferentes de inspeo) No possuem carter punitivo Constituem processo amostral

IDIAS E CONCEITOS COMUNS PARA AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 E BS 8800

Auditor - Pessoa com competncia para realizar uma auditoria. Cliente da Auditoria - Organizao ou pessoa que solicita uma auditoria. Auditado - Organizao que est sendo auditada. Constatao de Auditoria - Resultados da avaliao de evidncias de auditoria coletada e comparada com os critrios de auditoria. Evidncia de Auditoria - Registros, apresentao de fatos ou outras informaes pertinentes aos critrios de auditoria, e verificveis. Critrio de auditoria - Conjunto de polticas, procedimentos ou requisitos.

ATRIBUIES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

LDER DE EQUIPE DA AUDITORIA
ZELAR PELA QUALIFICAO DO GRUPO DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA CONDUZIR REUNIES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO

RESOLVER IMPASSES CRTICOS

FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO ATENDER TODAS AS ATRIBUIES DO AUDITOR

AUDITOR
ZELAR PELA SUA QUALIFICAO PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NO CONFORMIDADES SER IMPARCIAL E OBJETIVO ESCLARECER DVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A TICA

ATRIBUIES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

AUDITADO
COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAO

FACILITAR O ACESSO S FUNES, REAS E INFORMAES PERTINENTES

PROVIDENCIAR AS AES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABVEIS

CLIENTE DA AUDITORIA
DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA

DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITRIOS DE AUDITORIA

DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO) RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AES CABVEIS

Tipos de Auditoria
Finalidade Auditoria de adequao ou conformidade

Interao entre as partes

Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes

Objeto de auditoria

Processo, produto ou sistema

Etapas das Auditorias

PLANEJAMENTO * ESCOPO * OBJETO * OCASIO * CRITRIOS DE AUDITORIA PREPARAO * ESTUDO DOS DADOS * LISTAS DE VERIFICAO * NOTIFICAO CONDUO RELATO * VERBAL * DOCUMENTADO

* REUNIO DE ABERTURA * EXECUO * REUNIO DE ENCERRAMENTO

AO PREVENTIVA / CORRETIVA * REA AUDITADA * CONSENSO

AVALIAO DA EFETIVIDADE * NOVA AUDITORIA * ENVIO DE DOCUMENTOS / REGISTROS

AVALIAO DAS AUDITORIAS * GRUPO AUDITOR * AUDITADO

SISTEMTICO

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

ESCOPO

Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor lder e consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e recursos
OBJETIVO

Pode ser conformidade da documentao (auditoria de adequao) e/ou conformidade da implementao (auditoria de conformidade)

CRITRIOS DE AUDITORIA

Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

GRUPO AUDITOR

Designado considerando-se
Critrios de auditoria Tipo de organizao e processos Capacidade de comunicao Requisitos legais aplicveis
OCASIO

Definida considerando-se

Alteraes no sistema de gesto Requisitos legais Aes corretivas e preventivas

Preparao para a Auditoria

CONTATOS COM O AUDITADO * SOLICITAO DE DOCUMENTOS (CONFIDENCIALIDADE) * CONFIRMAO DOS PARMETROS PLANEJADOS

VISITAS S INSTALAES * SE NECESSRIO E VIVEL

ATIVIDADES A REALIZAR

GRUPO AUDITOR * DISTRIBUIO DE TAREFAS PELO LDER DE EQUIPE DA AUDITORIA * CONFECO DA AGENDA DA AUDITORIA * PREPARAO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO

EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAO

rea: Produo (PD) Data: 20/09/05

Lista de Verificao Responsvel: Paulo Roberto Auditor: Joo Marcos

Entrevistado: Pedro Pg.: 01/06 Observaes A definio no considera as utilidades (vapor e ar). O plano RQ-03 de 10/06/05 no est aprovado.

Referncia Objeto de Auditoria ISO 9001 / 6.3 e PRQ- Verificar a definio dos equipamentos 09, rev. 01, item 5.3. crticos de processo para a qualidade e aprovao do plano de manuteno. ISO 14001 / 4.4.6 e Verificar a coerncia entre os impactos PRA-06, rev. 03, item ambientais significativos e os equi3.2. pamentos que recebem manuteno preventiva e a aprovao e distribuio do plano de manuteno. OHSAS 18001 / 4.4.6 e Verificar como est estabelecida a interface PRS-10, rev. 00, itens entre a anlise de risco e os controles 3.5 e 3.6. (medidas pr-ativas e rea-tivas) para a manuteno.

OK

Plano em modificao, no estando disponvel a verso antiga (R-08 de 05/07/05).

CONDUO DAS AUDITORIAS

ETAPAS NA CONDUO DE AUDITORIAS

Reunio de abertura Visita s instalaes

Conduo da auditoria
Reunies parciais com o auditado

Reunio de encerramento

REUNIO DE ABERTURA
Apresentao dos auditores

Nas auditorias internas, muitas vezes dispensvel Confirmao do panejamento

Escopo, objetivo e critrios de auditoria

Confirmao da agenda
Alteraes devem ser feitas, se necessrio Confirmao dos arranjos administrativos Transporte, almoo, sala de reunio e etc.

REUNIO DE ABERTURA

Confirmao dos contatos Auditados e demais envolvidos Guia de auditoria Interferir, se necessrio Conhecer objeto e critrios de auditoria No auditado (a princpio) Caractersticas principais

Coordenada pelo auditor lder Rpida e objetiva Confirmao de parmetros Esclarecimento de dvidas

CONDUO DA AUDITORIA

Visitar as instalaes Se necessrio, antes da conduo da auditoria Apenas observar. Interferir em situaes de risco

Coletar evidncias por meio de

Entrevistas, documentos, registros e observaes de atividades

Realizar amostragem
Aleatria e em quantidade suficiente Utilizar documentos de trabalho Listas de verificao (diretriz) Realizar anotaes necessrias e reportar eventuais no conformidades na hora (verbalmente, pelo menos)

CONDUO DA AUDITORIA

Utilizar tcnicas de rastreamento Direto (trace forward), inverso (trace back) e/ou aleatrio (trace random)

Interferir o mnimo possvel

Solicitar permisso Gerenciar o tempo da auditoria Alterar agenda, se necessrio, em comum acordo com o auditado

Reunies parciais com o auditado

Objetivo: consolidar os resultados da auditoria
Envolver os auditados do dia (no mnimo) Realiz-la ao trmino do dia ou no incio do dia seguinte Reportar eventuais no conformidades ou observaes

> >

Facilita a reunio de encerramento Reunies semelhantes podem ser feitas apenas com auditores

REUNIO DE ENCERRAMENTO
Reapresentao dos auditores

Se necessrio, quando estiverem presentes pessoas que no estavam na reunio de abertura Agradecimentos ao auditado
Cooperao e tempo dedicado, por exemplo Reconfirmao do planejamento

Escopo, objetivo e critrios de auditoria

Reconfirmao da agenda Destacar eventuais alteraes

Apresentao dos pontos de maior preocupao e positivos

Resumidamente

REUNIO DE ENCERRAMENTO
Entrega dos relatrios individuais de no conformidade
Se previsto no procedimento de auditoria ou outro procedimento. Caso contrrio, acordar prazo. Esclarecimento de dvidas, Se existirem Caractersticas principais

Coordenada pelo auditor lder Rpida e objetiva Confirmao de parmetros Esclarecimento de dvidas

RELATO DE AUDITORIA
* RELATO VERBAL
AO CONSTATAR UMA NO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUO DA AUDITORIA AO REALIZAR REUNIES PARCIAIS COM O AUDITADO AO REALIZAR A REUNIO DE ENCERRAMENTO

* RELATO DOCUMENTADO
NO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS CONCLUSO FINAL RELATRIOS ENTREGUES AO AUDITADO INDIVIDUAIS DE NO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS GERENCIAL COM CONCLUSO FINAL

* CARACTERSTICAS PRINCIPAIS
CONFIDENCIALIDADE PRAZO DE ENTREGA DO RELATRIO: O MAIS RPIDO POSSVEL

Relatrio Individual de NC
1 Data: / / Auditor/Emitente: Constatao: Padro: Item / Procedimento: Auditado: N:

Dimenso: 2 Pertinente?

Qualidade Sim Comentrios: No

Meio Ambiente

SSO

3 Anlise F Espordica r e Sistemtica q Disposio: 4 Causa Raiz: Menor Negligvel Importante Severidade Maior Marginal Catastrfica

Responsvel:

Data:

Ao Corretiva:

Responsvel:

Data:

Acompanhamento:

Responsvel:

Data:

Ao Corretiva Eficaz?

Sim

No

Evidncias: /

Procedimento modificado? Modificaes:

Sim

Responsvel: Data: / No Procedimento Alterado:

Aes Corretivas e Preventivas nas Auditorias NO CONFORMIDADES REAIS AO CORRETIVA POTENCIAIS

AO PREVENTIVA

> > >

Identificar a causa Propor soluo Implementar soluo

AUDITADO

AUDITOR

>

Avaliar efetividade

Avaliao da efetividade das aes preventiva e corretiva

* RESPONSVEL LDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO
* FORMA DE AVALIAO NOVA AUDITORIA ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LDER ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LDER PRXIMA AUDITORIA * FORMA DE DOCUMENTAO RELATRIO INDIVIDUAL DE NO CONFORMIDADE RELATRIO GERENCIAL (CONCLUSES)

QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES

REQUISITOS BSICOS
Formao acadmica, superior ou tcnica, apropriada atividade, produto ou servio associado ao sistema de gesto. Registros profissionais e/ou outros requisitos exigidos pela organizao ou entidade auditora (por exemplo, CREA, CRA etc). Formao especfica em tcnicas e mecanismos de auditoria e/ou certificao como auditor por entidade especfica ou conforme a necessidade. Conhecimento de estilos, tipos e fundamentos de gerenciamento utilizados. Conhecimento e aplicao de um cdigo de tica ou outras diretrizes especficas. Conhecimento de disciplinas contbeis e sistemas de custeio Conhecimento de tcnicas de planejamento e investigao e resoluo de problemas. Experincia em todas as etapas do processo de auditoria. Conhecimento de tcnicas estatsticas de uma maneira geral, particularizada para cada sistema de gesto. Conhecimento da cultura da organizao, o que abrange as suas estratgias de negcios, seus hbitos, comportamentos, atitudes e crenas, particularmente o tratamento dado ao conflito entre o compromisso com a melhoria contnua o real interesse, necessidade e/ou a exequibilidade de melhoria. Conhecimento da teoria da crise gerencial e de sua inter-relao com o intercruzamento de fatores como custos, comprometimento, estrutura e disciplina organizacional, contingncias, paradigmas, poder, status, comunicao, tempo e recursos. Conhecimento e capacidade de discernimento para verificar a consistncia entre a poltica, os objetivos, as metas e o contedo do programa documental que constitui os sistema.

QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES

SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE - ISO 19011 e outras referncias Conhecimento das normas aplicveis ao sistema de gesto da qualidade (ISO 9001, por exemplo), bem como outras normas pertinentes (ASTM, SAE, JIS, DIN, ABNT e etc). Conhecimento de tcnicas especficas de custeio da qualidade. Conhecimento de tcnicas estatsticas aplicveis a inspees por amostragem, projetos de experimentos, confiabilidade, controle estatstico de processo e outros tpicos aplicveis da estatstica descritiva e inferencial. Certificaes de engenheiro da qualidade, auditor da qualidade, engenheiro da confiabilidade, gestor da qualidade e outras que possam ser necessrias, dependendo da organizao ou entidade auditora. Conhecimento de tcnicas de gerenciamento de projetos (PERT e CPM, por exemplo) e ferramentas preventivas de projeto (FMEA e FMECA, por exemplo). Conhecimento de legislao associada a requisitos especficos da qualidade e aplicveis atividade, produto ou servio submetido auditoria. Conhecimento de tcnicas modernas destinadas melhoria da produtividade, tais como Kan Ban, JIST e TPM dentre outras.

QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES

SISTEMA DE GESTO AMBIENTAL - ISO 19011 e outras referncias Conhecimento da cincia e tecnologia ambiental para compreender o levantamento de aspectos e impactos ambientais e a respectiva consolidao dos mesmos em objetivos e metas; Conhecimento de legislaes e regulamentos, o que inclui, dentre outros, condies de licenas, limites estatutrios, resultados de visitas de autoridades reguladoras, mudanas potenciais na legislao, compensaes, reclamaes e processos judiciais. Conhecimento de sistemas de gesto ambientais e de normas contra as quais as auditorias podem ser realizadas, tais como ISO 14001; e Conhecimento de como avaliar resultados de balanos de massa, de energia e de momento, o que implica coerncia do modelo adotado e justeza e fidelidade desses resultados em relao ao mundo real. Viso de partes interessadas, o que abrange, dentre outros, os registros de reclamaes, pesquisas de mercado e de satisfao, meios de comunicao para reporte e auditorias extrnsecas destas partes na organizao. Anlises de riscos inferenciais e dedutivas que correlacionem causas aos efeitos conectados e avaliem a criticidade ou significncia destes efeitos em relao magnitude ou seriedade das consequncias de ocorrncia e probabilidade de ocorrncia, ou de outro modo que classifiquem tais efeitos em relao sua torelabilidade em relao a limites pr-estabelecidos. Conhecimento de fatores tecnolgicos, o que significa, dentre outros, nveis de pico, toxidade, sensibilidade de receptores, taxa de degradao, solubilidade, volatilidade, poder de absoro, hidrlise e fotlise, reaes secundrias, bioacumulao e microbiologia.

QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES

SISTEMA DE GESTO BS 8800/OHSAS 18001
Conhecimento da cincia da ergonomia e da engenharia de fatores humanos, particularmente da avaliao da habilidade de vigilncia humana em condies de "stress" varivel, de cansao face a situaes de tarefas simplrias e repetitivas, bem como dos efeitos das condies ambientais de rudo, vibrao, odor, poeira, temperatura e outras. Conhecimento e capacitao para interpretar anlises de risco e/ou de situaes de perigo no campo da segurana e da sade ocupacional, com ou sem a incluso de avaliao probabilstica e de criticidade formais Conhecimento e capacitao para interpretar a legislao, os regulamentos, as normas e/ou os acordos formais aos quais a organizao auditada se subscreve ou deve se submeter no campo da segurana e da sade ocupacional. Conhecimento para avaliar fatores econmicos que impactam recursos, ganhos e perdas realizadas pelo sistema. Conhecimento e capacitao para verificar os meios tecnolgicos e os resultados de medio da sade e de proteo da integridade ser humano, do meio ambiente prximo e das instalaes, bem como para avaliar os efeitos ambientais e de nveis operacionais, inclusive de tempo de trabalho e de exposio, sobre a sade e sobre a integridade fsica do ser humano e das instalaes. Conhecimento e capacidade de conduta para limitar o reporte da auditoria no nvel da organizao caso detecte-se desobedincia legislao, regulamentos, normas ou acordos, mantendo ou cancelando a auditoria de acordo com as prescries de normas que regem o desempenho da auditoria em curso.

PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES

CARACTERSTICAS BSICAS - SISTEMA GENRICO
Boas maneiras para se dirigir s pessoas e expor suas idias, afinal o auditor est conduzindo a auditoria na "casa do auditado". Integridade, tratando as informaes com a devida confidencialidade e respeitando o auditado e habilidade para comunicao verbal, escrita e fsica, bem como para perceber e entender o contexto dentro do qual a auditoria est sendo conduzida. Habilidade para saber ouvir, com pacincia e real interesse, e para se expressar demostrando confiana, segurana e conhecimento e humildade, para aprender junto com o auditado conhecimentos tcnicos e experincia no trato das pessoas. Independncia de idias e de esprito, isento de paradigmas e pr-julgamentos que possam comprometer a imparcialidade do auditor, sendo capaz de distinguir entre assero e avaliao. Organizao na forma de questionar, utilizar os documentos de trabalho e se comunicar com o auditado e liderana, se auditor lder, e capacidade de trabalhar em grupo, respeitando cada membro da equipe. Persistente, curioso e determinado na investigao e julgamento justo, habilidades analticas e tenacidade, para (i) perceber situaes de forma realista; (ii) entender operaes complexas a partir de uma perspectiva ampla; e (iii) compreender o papel de unidades individuais dentro de uma organizao Capacidade de obter e avaliar evidncia objetiva com justia; de permanecer fiel ao propsito da auditoria; de avaliar os efeitos das concluses da auditoria e das interaes pessoais Dedicao e suporte ao processo de auditoria; reao efetiva em situaes de presso; concluses geralmente aceitveis; e fidelidade a uma concluso

Desafios do Auditor
Primeiro desafio Lidar com pessoas Estabelecer confiana Acrescida de respeito: harmonia, transparncia e ganhos mtuos Segundo desafio Acrescida de credibilidade: reconhecimento da competncia (treinamento e experincia)

Distinguir entre avaliao e assero Exige do auditor

Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo

Capacidade de distinguir julgamentos de fatos
O tempo est ruim O tempo est nublado

A comunicao na auditoria ....

Qualificao inicial do auditado: Chame-o pelo nome Quebre o gelo inicial Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicao e busque a empatia Exemplo: O auditor apresentado ao auditado, gerente da rea. Depois de apresentado, faz o seguinte questionamento: - Qual a sua opinio sobre o processo de auditoria interna para preparar o sistema da qualidade para a auditoria de certificao? - Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras. - E vocs j conseguiram muitas melhorias?

- Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da qualidade...

A comunicao na auditoria ....

Oua o auditado: Conduza o dilogo No demonstre sinais de impacincia ou distrao Faa perguntas do tipo aberta O que, Quando, Como, Onde e Por que (observe a hierarquia) Mostre-me

Faa perguntas do tipo fechadas

Obter respostas Sim ou No Faa perguntas do tipo alternativas Fornecer alternativas no questionamento Considere a ansiedade do auditado Lembrar que o auditor visita e que deve relaxar o auditado Comunicao

Situaes tpicas de auditoria ....

O auditado .... Fala demais, desviando o assunto resistente Discorda das eventuais no conformidades Prepara balo fixo Chega atrasado Solicita sugestes E durante a auditoria .... O tempo planejado insuficiente O fato gera dvida ao auditor quanto existncia de uma no conformidade A independncia do auditor ameaada Outras pessoas tentam ajudar o auditado