Teoras y tcnicas de gestin

Introduccin
En la actualidad, debido al carcter dinmico de las
organizaciones y en la medida en que avanzan los conocimientos cientficos y tecnolgicos las empresas aspiran obtener mayor productividad, menor precio, mayor volumen de ventas y al final mayor rentabilidad, por lo que requieren de la aplicacin de tcnicas y mtodos ms eficientes, eficaces y productivos. La tendencia moderna del pensamiento administrativo es la bsqueda de una sntesis entre los diversos elementos de la problemtica de la gestin empresarial, reconociendo la interaccin de los mismos, As, por ejemplo, se busca conciliar el enfoque racionalista Sistmico de Organizacin con los enfoques de Contingencia, de la Cultura Organizacional, de la Administracin por Objetivos.

Las Teoras y Tcnicas de Gestin son:

Teora de Sistemas o Enfoque de Sistemas Teora de Contingencia o Enfoque de Contingencia Administracin por Objetivos Administracin del Tiempo Organizacin y Conduccin de Reuniones Tcnicas de Decisin Cultura Organizacional Inteligencia Emocional El Capital Intelectual Gestin de Calidad Total Los Crculos de Calidad Las 5 S de la Calidad Sistema Justo a Tiempo Reingeniera de Procesos

Teora de Sistemas o Enfoque de Sistemas de la Administracin

Sistema: puede definirse como el conjunto de partes o componentes interrelacionados e interdependientes que conforman un todo unitario y organizado para el logro de objetivos comunes, en un medio ambiente y tiempo determinado. Sistema: el conjunto ordenado de procesos o procedimientos (mtodos y operaciones) interrelacionados e interdependientes que contribuyen a realizar una funcin.

El trmino sistema ha logrado gran difusin a travs del tiempo. As, se habla de sistema econmico, poltico, tecnolgico, administrativo, financiero, contable, de comercializacin, de informacin, de recursos humanos y otros. La caracterstica principal del sistema consiste en la interaccin de las partes de que est constituido. Al respecto existen los siguientes recursos crticos a considerar:

Las partes, rganos o elementos. Las relaciones e interdependencias entre las partes. Las interacciones del sistema con el ambiente.

Los componentes principales del sistema empresarial son:

Las Entradas (inputs): son los recursos o insumos que recibe el sistema para procesar o transformar y obtener los resultados o salidas deseadas. El Proceso o transformacin: es el conjunto de elementos y actividades mediante los cuales se procesan, convierten o transforman las Entradas o insumos en Salidas o resultados. Las salidas o productos (output): son los resultados del proceso o de las actividades realizadas. La Retroinformacin o retroalimentacin (feedback): es la comunicacin del resultado o producto del sistema a su entrada. Es un mecanismo de control que permite comparar los resultados obtenidos con los previstos. Ambiente: Es el medio que rodea a un sistema.

La empresa como subsistema de su ambiente de operaciones

La organizacin como sistema

El enfoque de sistema permite una visin global de la empresa y sus sectores o subsistemas componentes. La organizacin como sistema, constituye un conjunto de rganos o sectores interactivos, interrelacionados e interdependientes, para el logro de objetivos comunes.

Enfoque de contingencia de la Administracin

Esta teora estudia las relaciones e interacciones entre las empresas y su entorno. Considera las variables o condiciones del ambiente externo y cmo stas afectan a la organizacin y funcionamiento de las empresas. Entre los precursores de esta teora se pueden citar a: Joan Woodward, Pal R. Lawrence, Jay W. Lorsch, TOM Burns. Contingencia significa algo eventual o imprevisto que puede ocurrir; o la posibilidad de que algo suceda o no suceda en determinados sitios y circunstancias. El enfoque de contingencia se considera que no existe un modelo o una nica forma ptima de organizar y administrar que sea aplicable a todas las empresas, sino que todo depende de las condiciones del ambiente donde stas desarrollan sus actividades.

Todas las organizaciones desarrollan sus actividades en el marco de dos ambientes, uno externo y otro interno. El ambiente externo, a su vez se subdivide en: ambiente general o macro ambiente y ambiente de operaciones o micro ambiente. El enfoque de contingencia permite una mejor comprensin de las condiciones o situaciones del ambiente externo que afectan al funcionamiento de las organizaciones.

As, mediante el anlisis minucioso del ambiente externo se pueden detectar y disponer de informaciones sobre las oportunidades y amenazas que presenta el ambiente de operaciones de una empresa. De la misma forma, mediante el adecuado anlisis del ambiente interno se pueden detectar y disponer de informaciones sobre las fortalezas y debilidades de la organizacin y funcionamiento de las empresas.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Direccin por Objetivos, Gerencia por Objetivos o Administracin por Resultados.
CONCEPTO: Es una tcnica de gestin, un estilo de administrar empresas asociando los objetivos organizacionales con la autorrealizacin de los directivos, gerentes y empleados y la satisfaccin de los clientes.

Peter F. Drucker:
Un proceso por el cual los gerentes superiores y subordinados de una organizacin identifican objetivos comunes, determinan las diferentes reas de responsabilidades, en trminos de resultados esperados, y utilizan esas medidas como guas para la operacin de los negocios.

Harold Koontz y Heinz Weihrich

Un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas claves de una manera sistemtica y est dirigido conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales. La tcnica de la Administracin por Objetivos comienza con la definicin clara y precisa de los objetivos y sigue con la planificacin y priorizacin de las actividades hasta la evaluacin de los resultados y toma de decisiones, mediante un trabajo conjunto entre directivos, gerentes y empleados. Al respecto enfatiza, entre otros:

-Que los objetivos deben ser definidos en trminos de resultados concretos y no de actividades. -Que los objetivos deben ser expresados en trminos claros, evitando las ambigedades. -Que los objetivos deben ser cuantificados y/o calificados, que sean medibles. -Que deben tener especificadas las fechas de comienzo y de finalizacin de las actividades. -Que los objetivos deben ser priorizados en base a reas claves de resultados. -Que los objetivos sean desafiantes o ambiciosos pero logrables. -Que se debe crear un ambiente de trabajo agradable y fomentar el trabajo en equipo, de manera a lograr la productividad deseada. -Que se debe satisfacer las necesidades de los clientes.

El logro de los objetivos o resultados requiere la:

Los pasos a seguir para una planificacin por objetivos son:

Especificar el resultado que desea lograr. Definir las actividades a ser realizadas para el logro del objetivo. Establecer las relaciones entre las actividades (cadena de actividades) Clasificar los roles y las relaciones del personal y asignar responsabilidades por cada actividad. Estimar lmites de tiempo y especificar fechas de realizacin de cada actividad. Identificar los recursos adicionales necesarios. Verificar tiempos lmites y modificar plan de accin.

La Administracin por objetivos es una tcnica administrativa que facilita las actividades de planificacin, organizacin, integracin del personal, gerenciamiento, control y evaluacin de resultados, la solucin de problemas, la toma de decisiones y otras funciones administrativas, mediante el trabajo en equipo. Tambin, este enfoque permite determinar:

El qu se debe hacer. El porqu se debe hacer. El cmo se debe hacer. El cundo se debe hacer. El dnde se debe hacer. El cunto costar. El cundo y dnde se deben efectuar las acciones correctivas.

LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Algunas afirmaciones interesantes sobre el tiempo: Nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, paradjicamente, todo el mundo tiene todo el tiempo disponible, por lo tanto, el problema no es el tiempo sino la forma como lo empleamos.

Los desperdiciadores de tiempo ms comunes en el mundo telfono, los visitantes y las reuniones- son los que los gerentes consideran que se puede resolver ms fcilmente. Mucho ms difcil es solucionar la falta de autodisciplina y de planificacin, la falta de objetivos y de delegacin, la indecisin, y dejar para maana lo que se puede hacer hoy (R. Alce Mackenzie).

El tiempo es su recurso ms precioso, ms limitado. Usted no puede alquilar, comprar, pedir prestado o robar ms tiempo. Haga usted lo que haga, la razn diaria est limitada a 24 horas y el da de ayer , ya es histrico (Eric Webster).

 En el ejercicio de la gerencia, uno de los factores

limitantes ms significativos es el tiempo, as como los recursos financieros, humanos, materiales, pueden aumentarse, de acuerdo a las necesidades, el factor tiempo es inelstico.
La medida de la productividad es el tiempo. El apresuramiento proviene generalmente de la

desorganizacin que, a su vez, dificulta el gerenciamiento.

A continuacin se citan algunos de los desperdiciadores de tiempo ms comunes, conforme al criterio de Mackenzie. a) Interrupciones telefnicas b) Visitantes casuales c) Reuniones d) Administracin por crisis e) Falta de objetivos, de prioridades y de plan diario f) Escritorio lleno, desorganizacin personal g) Delegacin poco efectiva h) Intentar hacer demasiadas cosas al mismo tiempo i) Falta de comunicacin o comunicacin poco clara j) Informacin inadecuada, imprecisa o demorada k) Inhabilidad para decir no l) Dejar tareas sin terminar m) Falta de autodisciplina

Los directivos, gerentes y tcnicos deben prestar especial atencin a los distintos aspectos relacionados con la administracin del tiempo, de modo a racionalizar su uso y permitir un adecuado control sobre el cumplimiento de las actividades planificadas as como el logro de los objetivos o resultados previstos.

ORGANIZACIN Y CONDUCCIN DE REUNIONES

Qu es una reunin? La reunin puede definirse como un grupo de personas que se juntan para tratar temas de inters comn. En una reunin se confrontan ideas u opiniones, puntos de vista, se discuten temas diversos, con miras a: La Planificacin de actividades La elaboracin de programas de accin El Seguimiento y evaluacin de resultados La Toma de decisiones concretas La Solucin de problemas

Hoy da las reuniones son inevitables en las organizaciones teniendo en cuenta el volumen y la naturaleza de las actividades que se realizan. Estos hacen que el proceso administrativo sea cada vez ms consultivo y participativo, pues cada responsable maneja conocimientos y habilidades especficas, y las decisiones ya no dependen, en la mayora de los casos, de criterios individuales sino de esfuerzos de grupos.

Medidas recomendadas para obtener mayor provecho de las reuniones:

Respecto a la preparacin de la reunin Antes de concretarse la realizacin de una reunin debe asegurarse de que la misma sea necesaria. Definir claramente los objetivos de la misma, es decir cules son los resultados esperados. Determinacin del contenido y duracin de la reunin. Definicin del horario de la reunin. Seleccin de participantes. Determinacin del nmero de participantes. Seleccin del local para la reunin. Convocatoria de la reunin.

Respecto al proceso de la reunin Recepcin de los participantes. Iniciar la reunin a la hora establecida. Comenzar el desarrollo con el temario de la reunin. Propuesta de mtodos y procedimientos a seguir durante la reunin. Estimular la participacin de todos. Mantener el debate dentro del tema en estudio. Controlar el tiempo. Clasificar y resumir los puntos importantes. Evaluar la reunin. Terminar la reunin a la hora predeterminada. Despus de la reunin, preparar actas o informes con las conclusiones y recomendaciones de cada tema tratado.

Respecto al modo de conducir la reunin Estilo autoritario, se basa en la autoridad del responsable de dirigir la reunin; es decir, por la posicin que ocupa el encargado de conducir acta en forma autoritaria, dando instrucciones, sin dar participacin a los miembros del grupo. Sirve para proporcionar y recibir informaciones e instrucciones.

Estilo consultivo, se basa en la consulta a los participantes sobre sus opiniones, puntos de vista, sobre un tema determinado. Esta forma de conducir permite la participacin de los integrantes del grupo.

Entre los aspectos positivos: un ambiente de colaboracin, mejor comunicacin y un alto grado de participacin.
Pero, si los participantes no tienen la suficiente preparacin tcnica y cultural, como para responder las consultas, este estilo puede resultar contraproducente.

Estilo participativo, se caracteriza por la activa participacin de los miembros del grupo, estimula la iniciativa individual y grupal; el encargado de conducir la reunin acta como coordinador de las opiniones de los participantes y encamina los temas hacia los objetivos deseados. En este estilo es preciso que los participantes sean profesionales competentes y que tengan conocimientos suficientes sobre los temas a ser tratados, adems de espritu de cooperacin e integracin.

Respecto a la interaccin de los participantes Se describen algunos de los tipos caractersticos de participantes de una reunin: El Callado El Hablador El Colaborador El Sabelotodo El Tmido El Cuchicheador El Discutidor El Organizado El Gracioso El Optimista

Para ser un buen participante de una reunin es importante:

Prestar atencin a los temas en discusin Escuchar las opiniones de los dems Respetar las ideas de los dems Aportar sus ideas en el momento oportuno Cooperar con el grupo en todo momento.

TCNICAS DE DECISIN
La toma de decisiones constituye la actividad central de los directivos y gerentes de todos los niveles de una organizacin. La decisin consiste en el proceso de eleccin entre dos o ms posibilidades de que se dispone, para la solucin de un problema.

 Una decisin es el resultado de un proceso.

Antes de tomar una decisin hay que considerar,

adems de la propia opinin, otros puntos de vista.

El proceso de la toma de decisin tiene por objetivo

escoger la mejor alternativa para dar solucin a determinados problemas y lograr los objetivos deseados.

El proceso de la toma de decisin consta de las siguientes etapas: Determinacin del problema, detectar las situaciones que generan el problema Definicin, clasificacin y descripcin del problema Anlisis de las relaciones causa-efecto (diagnstico), las variables que intervienen como causales del problema. Definicin de la alternativa u opciones de solucin, disear y desarrollar las posibilidades para la solucin del problema. Evaluacin de las diferentes opciones y seleccionar la mejor opcin para la solucin del problema (toma de decisin), considerar la eficacia y efectividad de cada alternativa. Programacin y ejecucin de las acciones para la solucin del problema (objetivo), considerar los recursos necesarios para llevar a la prctica las medidas adoptadas.

Las decisiones constituyen elementos dinmicos de toda organizacin; toda decisin comprende tres actividades principales, que estn ntimamente relacionadas entre s: La actividad intelectual, que consiste en la bsqueda de condiciones que determinen las decisiones a tomar. La actividad creadora, que consiste en desarrollar y analizar los diferentes cursos de accin. La actividad de eleccin, que tiene por finalidad la de escoger un curso de accin entre los identificados y analizados por la actividad creadora. La informacin constituye el factor clave para la toma de decisiones, por lo que es importante disponer de la calidad y cantidad de informaciones requeridas, para el anlisis y seleccin de los cursos de accin.

CULTURA ORGANIZACIONAL
La cultura organizacional: Es el conjunto de creencias, valores, hbitos, paradigmas y pautas de comportamiento de los individuos y grupos que conforman una organizacin, as como las normas y procedimientos verbales y escritos, que deben ser administrados para el logro de los objetivos empresariales. Cultura organizacional: como la forma de pensar, de expresarse y de actuar de los accionistas, directivos, gerentes y empleados, as como de los sindicatos y asociaciones de empleados de una organizacin.

Toda organizacin est conformada por un conjunto de individuos y de grupos que cumplen funciones especficas, interrelacionadas e interdependientes y complementarias, en forma integrada y sistmica, de modo a lograr los objetivos empresariales.

A la organizacin se la debe concebir como constituida por tres elementos: Un sistema socio estructural, compuesto de relaciones entre las estructuras organizacionales, los objetivos, las estrategias, las polticas, los procesos gerenciales, etc. Un sistema cultural, conjunto de valores, creencias, costumbres, formas de vida, etc.

Gerentes y empleados como individuos, sus conocimientos, habilidades, esfuerzos, dedicacin al trabajo, etc.

Estos elementos constitutivos de la organizacin toman forma en sus interacciones con la sociedad, el pasado de la organizacin y las variables de contingencia.

Todas las organizaciones tienen una cultura que consiste en un conjunto de valores y paradigmas que son aceptadas por las personas que la componen. Esta cultura puede ser: Cultura Implcita: cuando los valores que se manejan son difusos y existe poca cohesin entre ellos, los cuales crean incertidumbre y generan un exceso de reglamentacin, limitando el potencial creativo y la satisfaccin del personal. Cultura Explcita: se manejan los valores organizacionales claros y coherentes, lo que permite mayor autonoma y creatividad del personal, y que centren sus energas al cumplimiento de los objetivos.

La cultura organizacional debe ser explcita, difundida y conocida por todos los miembros de la organizacin.

INTELIGENCIA EMOCIONAL
Todas las personas tienen sentimientos y emociones. Es evidente que las emociones afectan la vida personal y el desempeo de los individuos en las organizaciones (directivos, gerentes, jefes, empleados, asesores, etc.) por lo que merecen especial atencin. Para Daniel Goleman (psiclogo norteamericano), la Inteligencia Emocional comprende la estabilidad emocional, la autodisciplina, el dominio de uno mismo, la empata y la motivacin

Segn Martineaud y Engelhart, la Inteligencia Emocional abarca la capacidad para leer nuestros sentimientos, controlar nuestros impulsos, razonar, permanecer tranquilos y optimistas cuando nos vemos confrontado a ciertas pruebas y mantenernos a la escucha del otro.

La Inteligencia Emocional implica: o El conocimiento de uno mismo: Cada persona debe conocerse a s misma; quien no conoce sus propias emociones difcilmente podr moderarlas y manejarlas conscientemente. o El conocimiento de los dems (empata): Es la capacidad de captar las emociones de los dems. Significa conocer y comprender los sentimientos y emociones de las dems personas con quienes tratamos. o El control de las emociones: Las personas deben aprender a controlar sus emociones (estado de nimo) y sus impulsos; la impulsividad genera conflictos innecesarios en el relacionamiento de las personas y resulta perjudicial para el buen funcionamiento de las organizaciones, pues disminuye la productividad. o La motivacin de uno mismo: Las personas deben tener la capacidad para motivarse y evitar las rutinas, tanto en su vida personal como laboral.

 Para Howard Gardner la Inteligencia Emocional est

constituida por: Inteligencia Intrapersonal: es la sensibilidad y habilidad que tienen las personas para conocer y manejar sus propias emociones.
Inteligencia interpersonal o inteligencia social: es

la sensibilidad y habilidad para relacionarse con los dems. I

 Es necesario recordar que no se debe manipular a

las personas, como lo hacen a veces, algunos empresarios, gerentes, personas que se dedican a la actividad poltica-partidaria, para sacar provecho de las necesidades del personal o de la poblacin.
Sino, utilizar inteligentemente las emociones de los

miembros de un grupo, para lograr, conjuntamente, resultados satisfactorios que beneficien a ambas partes.

EL CAPITAL INTELECTUAL (Gerenciamiento del Conocimiento)

Toda empresa esta integrada por seres humanos. En un contexto empresarial globalizado es necesario realizar renovaciones frecuentes para dar respuesta a las condiciones cambiantes del ambiente; esto exige a las empresas contar con recursos humanos calificados (con conocimientos, habilidades y actitudes positivas) y motivados para enfrentar con xito los desafos del presente y del futuro. Los recursos humanos, con sus conocimientos, constituyen el capital intelectual o capital humano o activo intangible de las empresas. Una empresa que no valora su capital humano est llamado al fracaso(Daniel Goleman).

El Capital Intelectual (Ricardo Prado) es el conjunto de los conocimientos e informaciones que posee una persona o institucin y colocado activamente al servicio de objetivos econmicos. El conocimiento puede ser: Implcito: se basa en la intuicin de las personas o en las experiencias de situaciones similares para la toma de decisiones, por lo que no tiene fundamento cientfico. Explcito o codificado: est basado en datos e informaciones fidedignos, disponibles en un determinado momento y lugar.

El conocimiento es el activo ms valioso que poseen las personas y las organizaciones, por lo que es importante recordar algunos de los peligros al respecto: La creencia en los conocimientos y xitos del pasado. La creencia en modelos organizacionales y de procesos. La falta de capacitacin continua. Segn Pierre Levy el gerenciamiento del conocimiento es la manera por la cual las empresas crean, capturan y utilizan sus conocimientos para lograr los objetivos organizacionales.

TEORA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Esta teora centra sus estudios en la conducta interpersonal y las relaciones humanas, basadas en los procesos psicolgicos y sociales que influyen en el desempeo del personal en las organizaciones.

El recurso humano constituye el ms valioso elemento con que cuenta cualquier tipo de organizacin; la preocupacin de todo gerente debe ser la de cmo utilizar adecuadamente ese recurso y la energa de trabajo para lograr los objetivos de la empresa.

El estudio de las Relaciones Humanas en una organizacin est constituido por un conjunto de conocimientos y tcnicas especficas, destinadas a localizar y buscar la solucin a los diversos problemas que puedan surgir en las relaciones entre individuos, que persiguen un mismo objetivo en la organizacin.
Actualmente el hombre ya no puede trabajar solo, pues la divisin del trabajo y la especializacin en todos los campos es cada vez mayor, motivando el trabajo en equipo y haciendo que ste sea cada vez ms necesario e indispensable. De ah la importancia de las Relaciones Humanas en la Gestin Empresarial.

GESTIN DE CALIDAD TOTAL

La gestin de calidad total, denominada tambin calidad total en las organizaciones, gestin de calidad, o simplemente calidad total, es una tcnica de gestin para algunos y una filosofa de vida para otros, que tiene como fin la satisfaccin del cliente o consumidor final de los productos o servicios producidos por las empresas.
Para Peter Mears la gestin de calidad total es un sistema permanente y de largo plazo, orientado para alcanzar la satisfaccin del cliente a travs de la mejora continua de la calidad de los servicios y productos de la empresa.

 En la Gestin de Calidad Total se da relevancia al

cliente externo, de hecho la razn de ser de cualquier organizacin est en el ambiente externo, de donde provienen todos sus recursos, y adonde devuelve los resultados producidos.
En las prcticas tradicionales de muchas empresas,

que se interesan ms por la administracin de los recursos y resultados internos, como el aumento de la produccin, la disminucin de los costos operacionales, etc., la gestin de calidad centra su atencin en el cliente o consumidor final.

El concepto de la calidad total se basa en la medicin del factor beneficio-costo. O sea, cunto le cuesta a la empresa producir bienes o servicios que no renan las condiciones de calidad requeridas , y cul es el beneficio que se obtiene de la produccin de bienes o servicios con calidad. La gestin de calidad total se basa en la suposicin de que la gestin dirigida al ambiente externo impulsa los cambios del ambiente interno de la organizacin y que por ello es preciso centralizar la atencin y una dedicacin total al cliente o consumidor final.

En una empresa donde se aplica la gestin de calidad, los objetivos, las polticas, las estrategias, as como los mtodos, sistemas y procesos, son definidos y puestos en funcionamiento de modo a satisfacer los requerimientos de los clientes o consumidores finales.

Sin embargo, los directivos, gerentes y tcnicos no deben olvidar que para implantar la gestin de calidad total, adems de la satisfaccin del cliente externo tambin deben considerar los recursos y las necesidades de los clientes internos de la organizacin.

Para implantar el sistema de la gestin de calidad total es necesario contar con el compromiso de los integrantes de todos los niveles de la estructura organizacional, desde los accionistas hasta los empleados de los niveles operativos. Hay que recordar que todos los sectores de una organizacin son interdependientes, por lo que el resultado de uno de ellos afecta necesariamente a los otros.

NORMAS DE CALIDAD
Las normas de calidad fueron creadas con el fin de armonizar la creciente actividad internacional y la necesidad de producir bienes y servicios de alta calidad para la sobrevivencia empresarial en un mercado globalizado.

Como parte del proceso de la calidad total se han aplicado las normas de calidad, de entre las cuales se mencionan las normas de la serie ISO, que es un conjunto de normas de la calidad establecida por la Organizacin Internacional de Normas, y est constituida por la ISO9000, ISO9001, ISO9002, ISO9003, ISO10000, ISO14000 y otros.
La serie de normas ISO9000 tiene tambin como objetivo la optimizacin del uso de los recursos de la empresa, reducir los costos operativos, ofrecer productos de calidad y aumentar la rentabilidad de los negocios.

LOS CIRCULOS DE CALIDAD

Constituyen modelos o formas para mejorar la calidad integral de la organizacin y funcionamiento de los diferentes sectores o reas de una empresa y lograr mayor productividad, mediante la participacin de los gerentes y empleados de todos los niveles.

Los Crculos de Calidad son conformados por grupos de cinco a nueve personas. Estos grupos se renen en forma continua y regular, a los efectos de identificar y analizar las situaciones que afectan sus reas de trabajo y sugerir a la gerencia superior la alternativa de solucin. Los Crculos de Calidad estn integrados por el jefe o supervisor y los empleados de un mismo sector o rea. El jefe cumple el papel de lder del crculo y como tal dirige y modera las discusiones. El facilitador, colabora en las diversas actividades del crculo, consiguiendo y administrando los recursos. El coordinador coordina y supervisa las actividades del crculo.

 En las reuniones, los miembros reciben instrucciones

especiales acerca del funcionamiento del crculo y de su participacin. Las decisiones son tomadas por el grupo y no en forma individual y las frecuencias de las reuniones son generalmente semanales, pudiendo ser tambin diario, de acuerdo con las necesidades. La conformacin de los grupos es completamente voluntaria y las reuniones se realizan en das y horas normales de trabajo.

Los principales objetivos de los Crculos de Calidad: Capacitar al personal a los efectos de disminuir los errores y mejorar la calidad Promover el inters y la integracin del personal, a travs del trabajo en equipo Facilitar los mecanismos y las tcnicas para el anlisis y solucin de problemas Facilitar y mejorar la comunicacin y coordinacin en la empresa Motivar, desarrollar y aprovechar la creatividad del personal Mejorar la productividad Eliminar la resistencia a los cambios Proporcionar un ambiente de trabajo agradable Controlar y mejorar los resultados mediante la participacin de todos los miembros del crculo, utilizando las tcnicas de la calidad total

La implantacin de los Crculos de Calidad pueden contribuir al desarrollo de las organizaciones mediante la valorizacin y utilizacin adecuada de las habilidades de sus recursos humanos y del mejoramiento del sistema de produccin de bienes y servicios.

LAS 5 S DE LA CALIDAD O MOVIMIENTO 5 S

La aplicacin del mtodo de las 5 S es fundamental para el mantenimiento del buen orden, que a su vez es la clave para la productividad en la empresa.

Las 5 S contienen los siguientes significados:

-SEIRI: Criterio de utilizacin (seleccin/evaluacin). Clasificar las cosas necesarias de acuerdo al tipo de trabajo, saber diferenciar lo til de lo intil. Solo lo que tiene utilidad inmediata debe estar en el rea de trabajo y en cantidad necesaria.

-SEITON: (Organizacin/orden).Significa poner en orden y en el lugar apropiado los elementos de trabajo, de modo a facilitar su utilizacin, es decir ordenar y ubicar los mismos en los lugares apropiados, considerando la facilidad de acceso y frecuencia de utilizacin.
-SEISO: (Limpieza).Significa mantener limpio el lugar de trabajo. Dejar siempre limpios y en condiciones adecuadas para su uso los materiales, tiles y el ambiente de trabajo. -SEIKETSU: Criterio de salud e higiene (aseo). Significa mantener el aseo y la prolijidad para cuidar la salud fsica, mental, intelectual, social y espiritual de las personas. -SHITSUKE: Criterio de disciplina. Significa buenos modales, responsabilidad, cumplir las normas de la empresa, tener principios ticos y morales, en sntesis autodisciplina.

SISTEMA JUSTO A TIEMPO

Es una tcnica de gestin que busca asegurar la produccin de bienes o servicios con la calidad necesaria, en el tiempo estipulado y a un costo razonable, de modo a satisfacer los requerimientos de los clientes o usuarios.

Este sistema tiene como principio producir solamente la cantidad necesaria de productos o servicios, en el tiempo requerido, eliminando todos los desperdicios. De este modo, se descartan los stocks de materias primas y de productos terminados, se utiliza mejor el tiempo del personal y se logra el aumento de la productividad, se mejora la calidad y se reduce los costos operacionales.
Segn esta teora el stock de productos se debe principalmente a la falta de planificacin y a deficiencias en el gerenciamiento de los recursos de la empresa

El sistema Justo a Tiempo utiliza las reuniones de los Crculos de Calidad para dar soluciones a los problemas que se plantean en el rea de produccin, de almacenamiento y de compras. En el rea de produccin, mediante la buena programacin de actividades y adecuado control de calidad se pueden mejorar las operaciones, eliminando las ineficiencias, corrigiendo los errores, disminuyendo los desperdicios, y aumentando la satisfaccin del personal, as como la productividad.

El sistema Justo a Tiempo, al igual que la gestin de Calidad Total, da atencin preferencial a la satisfaccin de las necesidades de los clientes o usuarios. A tal efecto, pone nfasis en el tiempo, pues aunque los productos sean de calidad, si no llegan al cliente o usuario en el momento requerido, puede resultar un fracaso.