INGENIERIA DE PROCESOS S1.

Dr. JUSTO SOLIS FONSECA

Definicion de Procesos

Proceso: es la abstraccin de un plan de trabajo puesto en ejecucin; pueden ser ejecutados en forma secuencial, paralela o mixta. Es la accin de ir adelante, hacia la consecucion de un fin previsto, mediante el cumplimiento de una mision que permita lograr los resultados esperados. Proceso es la forma natural de organizar el trabajo. Es una serie organizada de actividades relacionadas que conjuntamente crean un resultado o valor para los clientes

 p.e., cumplir con un pedido es un proceso compuesto de muchas actividades: Recibir y anotar los pedidos, comprobar la solvencia del cliente, asignar algunos elementos de las existencias, tomar las mercancas y embalarlas, planificar el transporte y realizar la entrega. 1. Ninguna de esas tareas por si sla genera el resultado deseado. El valor esperado por el cliente se crea por la totalidad del proceso, en el que todas las tareas se fusionan de un modo sistemtico

Definicion de Procesos

2. Las actividades del proceso no estn aisladas, si no que estn organizadas y relacionadas unas con otras. No incluyen ninguna actividad ajena o irrelevante y las que estn incluidas no se pueden realizar en cualquier secuencia.El proceso en el ejemplo de la complementacin de pedidos, el proceso es un flujo de actividades relevantes e interconectadas y que deben ser realizadas en una secuencia establecida:

Definicion de Procesos

2. No se comprueba la solvencia del cliente despues de haber enviado la mercanca; es decir siempre se debe realizar la actividad adecuada en el momento adecuado 3. Todas las actividades de un proceso deben ir dirigidas conjuntamente hacia un objetivo comn.Las personas que realizan las diferentes actividades de un proceso deben estar alineadas hacia una finalidad comn, en lugar de centrarse por separado sobre su tare particular.

Definicion de Procesos

4. El proceso no es un fin en s mismo tiene una finalidad que trasciende y modela todas sus actividades. El proceso de cumplimiento de pedidos lo hacemos para obtener un resultado que interesa a los clientes ; o sea es entregar los productos segn lo pedido

Definicion de Procesos

En la realidad ocurre que las actividades de la mayora de las Empresas no se pueden calificar como procesos por que no son conjuntas y organizadas. No estn conectadas o alineadas hacia una finalidad comn. Carecen de una estructura coherente que abarque todas las actividades y que especifique en forma exacta las tareas a realizar quien debe hacerlo, cuando y como, es decir no existe el diseo del proceso que es un requisito previo para que pueda ser replicado.

Definicion de Procesos

Vale decir que en las Organizaciones tradicionales no aumenta el valor aadido al cliente pero si aumentan los costos. En el nuevo entorno empresarial por el contrario los clientes, los resultados y los procesos estn unidos solidamente. La capacidad para ofrecer los resultados que el cliente espera depende en gran parte de la forma correcta en que se haya llevado a cabo el diseo y gestionado los procesos de la Empresa. Las Empresas consolidadas como IBM, FORD, 3M etc. , consideran al proceso como algo vital.

Definicion de Procesos

El caso de IBM fue aplicar una estrategia para integrar todas sus lineas de negocio y conseguir que la Empresa estuviera enfocada en el cliente ; mediante el diseo y gestin de la totalidad de los procesos redujo el ciclo de vida del desarrollo de productos y los costos de logstica en muchos millones de dlares salvandose de la quiebra. Otra Empresa del sector de los seguros debido a su enfoque de proceso creci 6 mil % en 20 aos. Es decir los costos se derriten la calidad no tiene techo y los tiempos de ciclo se reducen a algo muy pequeo de los que eran antes .

Definicion de Procesos

Los clientes de una consultora que habian adoptado el mtodo de procesos tanto para el trabajo como para los negocios en lo que es el cumplimiento de pedidos el tiempo de ciclo se haba reducido de un 60 a 90% y los pedidos que se entregan en la fecha pactada y sin ningn error aumentaron 25%, los costos de la logstica disminuyeron en mas del 80%, el tiempo de aprovicionamiento disminuy un 90%, el porcentaje de lanzamiento de nuevos productos subi del 30 al 50% , el tiempo para llevar un producto al mercado se redujo de un 50 a 75% .

Definicion de Procesos

Todas estas mejoras llevaron a la satisfaccin de los clientes, a la retencin de los clientes y ms beneficios para la Empresa. Otro ejemplo importante es de una Empresa de electrnica cuya duracin del ciclo de introduccin de nuevos productos en el mercado era muy alta, se detect la causa , que eran los fallos en el proceso de desarrollo de productos . La solucin fue redisear el nuevo proceso con la aplicacin de los mtodos mas avanzados para desarrollar los productos de una manera rpida y poco costosa .

Definicion de Procesos

Para convertirse en una organizacin de proceso se necesita que el paradigma de procesos sea la norma: Centrarse en el resultado del trabajo , centrarse en el cliente , que el proceso sea holstico, que el xito de la Empresa es fruto de una manera de trabajar bien diseada.

Definicion de Procesos

 Procedimiento,

es un mtodo o secuencia de actividades para lograr un producto; p.e. , procedimiento para fabricar microprocesadores, un proceso es la puesta en obra de dicho procedimiento bajo ciertas condiciones previstas o estrategia. Los procesos deben interactuar es decir ,que compartan algo ; son algo que se puede gestionar Segun ISO 9000:2000 el proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan los cuales transforman elementos de entrada en resultados

Procesos
Sistema , conjunto de procesos que tienen por finalidad la consecucin de un objetivo. Version sistmica de procesos, se trata de un sistema donde se identifica: i. Tarea o nombre genrico del proceso ii. Punto de aplicacin representado por un objetivo, demanda, efecto deseado, etc, iii. Salida, output, o producto. iv. Un estado del proceso o throughput del proceso v. Entrada o input o recursos, incluyendo el feedback vi. Medio ambiente o entorno real y virtual.

Feedback

Procesos
En su versin de negocio, proceso es la transformacin sistemtica de recursos en productos, los mismos que se realizan para cerrar una brecha de demanda. El proceso requiere algo mas que la gestin: i. Objetivo o resultado a alcanzar dentro del marco de una estrategia ii. Mision de logro de dicho resultado esperado iii. Planeamiento para establecer el COMO cumplir la mision. iv. Organizacin para ejecutar el plan

PROCESOS
v.- conduccin de operaciones tcticas en el marco de la estrategia adoptada. vi.- coordinacin para racionalizar el esfuerzo de las operaciones tcticas. vii.- control para sujetarse al plan, adaptandose a las situaciones de contingencia Eficacia del proceso corresponde al nivel de logro del objetivo propuesto Eficiencia del proceso corresponde al tiempo de respuesta Un proceso es unitario o fundamental cuando se genera durante el planeamiento del proyecto

Niveles Empresariales
1. Nivel estratgico de la alta direccion Ejm: Proceso de formulacin, difusion,implantacion, monitoreo y revision de la estrategia Ejm: Proceso de determinacion, difusion, control y revision de objetivos Ejm: proceso de negocio, etc 2. Nivel Intermedio 3. Nivel Operacional

Niveles Empresariales

Estratgico

Tctico

Operacional

I.- Por Funcin de Negocio

Clasificacin de los Procesos

-Proceso Macro, cuando se refiere al rol general de la funcin el cual est indicado en la mision correspondiente, ejemplo la gestin de los recursos humanos para apoyar el logro del objetivo de consolidacin de un mercado. -Proceso Unitario, cuando se refiere a cada una de las tareas obligatorias y las que dan valor agregado que han sido definidas en el anlisis de la misin , por ejemplo; capacitacin del personal en la innovacin de procesos productivos para lograr productos ms econmicos. Proceso unitario es la unidad fundamental de los procesos

Clasificacin de los Procesos

-Proceso Micro, se refiere a cada uno de los procesos de los elementos subordinados en cada una de las tareas obligatorias y de valor agregado , por ejemplo capacitar al personal en optimizacin de procesos. Otros procesos micros seran capacitarlos en productividad, reingeniera , control estadstico de procesos de manera de lograr la tarea de capacitar al personal para innovar el proceso productivo de la Empresa. El proceso micro es un elemento del proceso unitario

II.- Por Nivel de logro del Objetivo

Clasificacin de los Procesos

-Proceso Estratgico, son los procesos macros de la funcin operaciones encargada del logro del objetivo propuesto por la Empresa , por ejemplo consolidacin del mercado actual en un producto determinado en condiciones de desarrollar el mercado potencial. Una mision ms especfica sera , realizar la innovacin de los procesos productivos para lograr bienes y servicios ms econmicos. Las otras funciones de negocios realizan sus planes correspondiente para apoyar operaciones . Estos procesos corresponden a las operaciones estratgicas para consolidar un mercado actual.

Clasificacin de los Procesos

Otras operaciones estratgicas son las que se realizan para lograr el objetivo de posicionarse en un mercado potencial -Proceso Tctico, son los procesos unitarios resultantes del anlisis de la misin de la Empresa, Por ejemplo la tarea de reingeniera ;Estos procesos corresponden a las operaciones tcticas para por ejemplo consolidar un mercado y que corresponden a las operaciones de optimizacin , productividad, Control estadstico de Procesos , etc. Suceptibles de dar un valor agregado, mejorando el resultado esperado de las operaciones de innovacin de los procesos.

Clasificacin de los Procesos

- Proceso Operacional, son los procesos micros de la funcin operaciones , referidos al desarrollo a cada uno de los procesos tcticos , por ejemplo: El proceso micro de minimizacin de los recursos a la entrada al proceso de optimizacin, tambin se puede considerar la maximizacin en el estado del proceso , en el punto de aplicacin, en el feedback, y en la finalidad del proceso de optimizacin.

Naturaleza de los Procesos

Los procesos despues de nacer algunos se regeneran, otros se degeneran o fenecen. Nacen cuando se realiza un proyecto de Empresa Se regeneran , degeneran o fenecen cuando , segn la racionalizacin de los procesos , durante la Reingeniera y la Planificacin Estratgica. Los procesos son de carcter dinmico; la calidad de los procesos dependen de los valores y del nivel de sofisticacin del anlisis de la misin en la definicin de las tareas previo a su conversin a procesos unitarios . Se requiere que el proceso Macro se oriente a la visin, en el marco de la estrategia adoptada. Si la visin y la estrategia son inherentes a los valores, entonces los procesos unitarios son directamente proporcionales a estos valores

Naturaleza de los Procesos

El anlisis de la Misin genera procesos unitarios al margen del nivel de ambicin de los objetivos estratgicos . Del anlisis de la Misin se desprenden, las tareas obligatorias y las tareas de valor agregado. Las obligatorias son inobjetables, que se tiene realizar de todas maneras y de forma eficaz , para no fracasar en el cumplimiento de la mision . Las de valor agregado, se traducen en un nivel de innovacin entonces ms tareas de valor agregado implica mayor innovacin . Para convertir las tareas obligatorias y de valor agregado a procesos unitarios , fundamentales o tcticos, se aplica el Test Sistmico de las tareas .Que consiste en :

Naturaleza de los Procesos

Paso 1, verificar que cada tarea es un conjunto que tiene una salida, un punto de aplicacin, una entrada, un feedback, un estado de la produccin y un medio ambiente . Paso 2, las tareas son independientes, una con respecto a las otras; ningn elemento debe estar en ms de una tarea , lo cual implica que son mutuamente excluyentes. La redundancia es considerada como un proceso degenerativo que tiene que ser eliminado para asegurar la optima fluidez de la transformacin de recursos en productos , en busqueda de una satisfaccin de la demanda

Naturaleza de los Procesos

Paso 3 , las tareas que conforman una misin deben estar completas y que en una determinada tecnologa no pueden existir otras tareas. Las tareas de valor agregado son difciles de producir pues requieren de una eficaz creatividad ; estn orientadas a logros de ventajas significativas que aseguran siempre un mercado slido frente a la competencia . Paso 4 , hay una tarea de regulacin o feedback , que permite la gestin de las operaciones tcticas para lo cual se requiere : Supervisar el avance de los procesos unitarios Efectuar los ajustes para adaptarse a los cambios del entorno .

1. 2.

Naturaleza de los Procesos

3. Coordinar el empleo de las diferentes fuerzas y recursos en funcin de las contingencias del entorno 4 Evaluar la eficiencia de las operaciones 5 Monitoriar el nivel del logro del objetivo o finalidad Si las tareas aprueban el Test sistmico se engendran los procesos unitarios.

Importancia de los Procesos

Por su naturaleza regenerativa y degenerativa , los procesos son sujetos continuamente al diagnstico y reingeniera para maximizar el flujo de la transferencia de los bienes y servicios al cliente, Con la finalidad de consolidar su mercado; enseguida se realiza la planificacin estratgica correspondiente a la nueva visin de desarrollo del mercado. Para evitar el emcumbramiento y mostrar lo esencial en el anlisis se consideran solamente los Procesos Tcticos. Los Procesos Administrativos de las otras Funciones de Negocios no se estudiarn, pues al interior de cada funcin se comportan de la misma manera que en las de Operaciones.

Importancia de los Procesos

Como ejemplo para precisar las diferencias, tenemos que dentro de la Funcin del Marketing, la Valorizacin del mercado es un proceso administrativo en apoyo al Proceso Tctico Innovacin del producto de la Funcin Operaciones. Tampoco vamos a considerar en nuestra presentacin los Procesos Micros, no slo por lo tedioso del anlisis sino porque adems son inherentes al estilo y especialidad del responsable del proceso administrativo correspondiente .